วิโรจน์ สารรัตนะ (2555 : 1) กล่าวว่า การบริหาร หมายถึง กระบวนการ ดำเนินงานเพื่อให้ บรรลุจุดมุ่งหมายขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ โดยอาศัยหน้าที่ในการบริหาร ได้แก่ การวางแผน (Planning) การจัดองค์กร (Organizing) การชี้นำ (leading) และการควบคุมองค์กร (Controlling)
ความหมายของการจัดการนั้น ภาษาอังกฤษใช้คำว่า “Management” อาจแปลว่า การ จัดการหรือการบริหารจัดการ ก็ได้เดล (Dale, 1968 : 4) ให้ความหมายว่า เป็น กระบวนการจัดองค์การและการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
ความสำคัญของการจัดการ
ความสำคัญของการจัดการ มีหลายประการ (วรพจน์ บุษราคัมวดี, 2552 : 2-3)ดังนี้
1. ทำให้การดำเนินงานตามภารกิจขององค์การเป็นไปเพื่อประสิทธิผล (Effectiveness) และ ประสิทธิภาพ (Efficiency) ผู้บริหารจำเป็นต้องมีการจัดการในองค์การที่ดีเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย มีการ กำหนดเป้าหมายชัดเจน ประเมินได้ และทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมุ่งสู่การบริหารเพื่อต้นทุนที่ถูกกว่า (low cost)ดีกว่า (better quality) เร็วกว่า (higher speed) บริการที่ดีกว่า (better service)
2. ในมุมมองของนักเศรษฐศาสตร์ การจัดการที่ดีจะช่วยลดค่าใช้จ่ายให้ต่ำสุด (lowest cost) และผลตอบแทนให้ได้สูงสุด (highest benefit)
3. การจัดการเป็นไปเพื่อให้สอดคล้องและปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมโดย เฉพาะในยุคโลกาภิวัตน์การจัดการต้องมีการจัดโครงสร้าง (Structure) และการออกแบบ (Design) ให้สอดคล้องต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม กล่าวคือ ถ้าต้องการให้องค์การเป็นแบบใดก็ออกแบบให้เป็นแบบนั้น เช่นหากต้องการให้บริการรวดเร็วจำเป็นต้องออกแบบองค์การแบบรื้อปรับระบบ (Reengineering) ถ้าต้องการให้คนในองค์การทำงานอย่างมีความสุข สนุกในการทำงานจำเป็นต้อง ออกแบบองค์การแบบสิ่งมีชีวิต (Organic Organization) และองค์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) การบริหารองค์การสมัยใหม่จึงต้องเริ่มที่การจัดองค์การ (Organizing) โดยมุ่งสู่การ จัดการโครงสร้างและออกแบบองค์การเป็นสำคัญ
4. การจัดการก่อให้เกิดการอบรมขัดเกลาทางสังคม (Socialization) เพราะการปฏิบัติงานใน องค์การจะมีสถาบันหล่อหลอม อบรม สั่งสอน ขัดเกลา ให้มีบุคลากรที่เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ หากต้องการบุคลากรที่มีความเป็นเลิศ “ฉลาด เก่ง และมีสุข” จำเป็นต้องมีการบริหารทรัพยากรมนุษย์และการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์
5. การจัดการจะช่วยให้องค์การมุ่งสู่บริหารจัดการงานอย่างเป็นระบบ มีการค้นคว้า ทดลอง พิสูจน์ได้ด้วยวิธีการทางวิทยาศาสตร์ (Scientific Method) การจัดการองค์การสมัยใหม่ต้องมีการนำเอาศาสตร์การจัดการ (Management Science)และศาสตร์เชิงปริมาณ (Qualitative) ซึ่งได้แก่การวิจัยเชิงปฏิบัติการ คณิตศาสตร์ สถิติ รวมทั้งระบบเทคโนโลยีและสารสนเทศเพื่อการบริหาร จะทำให้ องค์การไปสู่ความสำเร็จและมุ่งสู่ความเป็นเลิศได้
6. ศาสตร์และองค์ความรู้ด้านการจัดการที่ผ่านมา ทำให้เกิดเป็นแนวคิดหรือพาราไดม์ใหม่ เกี่ยวกับการจัดการว่าแปรเปลี่ยนไปตามยุคใหม่ที่แปรเปลี่ยนไปตามบริบท (Context) ทางสังคม เศรษฐกิจ การเมือง เทคโนโลยี รวมทั้งสภาพแวดล้อมของงาน (Task environment) ได้แก่ ลูกค้า (Customer)คู่แข่ง (Competitor) ผู้สนับสนุนหรือผู้ป้อนวัตถุดิบ (Supplier) และผู้ควบคุม (Regulator)
7. การจัดการในปัจจุบันช่วยสะท้อนให้เห็นว่าผู้รับบริการมีความสำคัญและเป็นกลไกที่ทำให้ องค์การภาครัฐปรับเปลี่ยนมายึดหลักการบริหารสาธารณะที่ทำให้ประชาชนได้รับประโยชน์สูงสุด พึง พอใจสูงสุด โดยทำงานแบบยึดหลักประสิทธิผลที่มุ่งสู่การบริหารจัดการ การบริการ (service) ที่ดี เน้นการทำงานแบบบูรณาการของผู้นำและทีมงานร่วมกันทำงานเพื่อมุ่งสู่การเป็นเลิศและพัฒนาคุณภาพของ ภาคราชการ
จากความสำคัญของการจัดการ สามารถสรุปได้ดังนี้
การจัดการทำให้การดำเนินงานตามภารกิจ ขององค์การเป็นไปเพื่อประสิทธิผล การจัดการที่ดีจะช่วยลดค่าใช้จ่ายให้ต่ำสุด การจัดการเป็นไปเพื่อให้ สอดคล้องและปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมโดยเฉพาะในยุค โลกาภิวัตน์การจัดการ ก่อให้เกิดการอบรมขัดเกลาทางสังคม การจัดการจะช่วยให้องค์การมุ่งสู่บริหารจัดการงานอย่างเป็น ระบบ มีการค้นคว้า ทดลอง พิสูจน์ได้ด้วยวิธีการทางวิทยาศาสตร์ศาสตร์และองค์ความรู้ด้านการจัดการ ที่ผ่านมา ทำให้เกิดเป็นแนวคิดหรือพาราไดม์ใหม่เกี่ยวกับการจัดการว่าแปรเปลี่ยนไปตามยุคใหม่ที่แปร เปลี่ยนไปตามบริบท และนอกจากนี้การจัดการในปัจจุบันช่วยสะท้อนให้เห็นว่าผู้รับบริการมีความสำคัญ และเป็นกลไกที่ทำให้องค์การภาครัฐปรับเปลี่ยนมายึดหลักการบริหารสาธารณะที่ทำให้ประชาชนได้รับ ประโยชน์สูงสุด
ปัจจัยสิ่งแวดล้อมที่มีอิทธิพลต่อการจัดการ
สิ่งแวดล้อมที่มีอิทธิพลต่อการจัดการขององค์การ หมายถึง ปรากฏการณ์ที่อยู่ภายนอกของ องค์การและมีศักยภาพในการสร้างผลกระทบต่อองค์การโดยรวมหรือส่วนใดส่วนหนึ่งขององค์การ (Daft, 1998) และทำให้องค์การจะต้องดำเนินการตอบสนองด้วยแนวทางใดแนวทางหนึ่งเพื่อทำให้องค์การ สามารถดำรงอยู่รอดได้
แนวคิดเกี่ยวกับการจัดการ
แนวความคิดเกี่ยวกับกระบวนการจัดการ (Process of management) เป็นการวิเคราะห์ให้ เห็นว่าผู้จัดการมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรบ้าง มีงานอะไรจะต้องทำ และควรจะทำอย่างไรก่อนหลัง นับเป็นสิ่งสำคัญยิ่งสำหรับผู้จัดการที่จะได้ยึดเป็นหลักในการปฏิบัติงานเพื่อบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิ ภาพ อาจกล่าวได้ว่าหัวใจของกระบวนการจัดการคือหน้าที่ของการบริหาร (Function of the executive) นั่นเองแนวความคิดเรื่องกระบวนการจัดการซึ่งเป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปมีดังนี้ (สมคิด บาง โม, 2558 : 70 – 71 ; วิเชียร วิทยอุดม, 2551 : 14-26 และ ฐานปนา ฉิ่นไพศาล, 2559 : 2-5)
หน้าที่ของการจัดการและบทบาทของผู้จัดการ
1. หน้าที่ของการจัดการ หน้าที่ของการจัดการมี 4อย่าง คือ การวางแผน (Planning) การจัด โครงสร้างองค์การ (Organizing) การเป็นผู้นำ(Leading) และการควบคุม (Controlling) การปฏิบัติงาน นี้เรียกว่า กระบวนการจัดการหรือ ชื่อย่อว่า P
การวางแผน (Planning) หมายถึง การกำหนดเป้าหมายและวิธีการปฏิบัติให้บรรลุผลสำเร็จโดย ผู้จัดการต้องเลือกทางที่ดีที่สุด
การจัดโครงสร้างองค์การ (Organizing) หมายถึง การเตรียมงาน คน และทรัพยากรอื่น ๆ เพื่อให้งานสำเร็จ เช่น กำหนดงานที่ต้องทำ ผู้รับผิดชอบ ลำดับขั้นตอนองค์การ ขอบเขตอำนาจหน้าที่ ของแต่ละตำแหน่ง เป็นต้น
การควบคุม (Controlling) หมายถึง การควบคุมระสิทธิภาพในการท างาน โดยเปรียบเทียบกับ เป้าหมาย และการปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมายที่ก าหนด
การเป็นผู้น า (Leading) หมายถึง การจูงใจ การสั่งการ และการมีอิทธิพลเพื่อโน้มน้าวคนให้ ท างานอย่างหนักเพื่อบรรลุตามเป้าหมายขององค์การ โดยที่แต่ละกลุ่มมีความจ าเป็นและความต้องการที่ แตกต่างกันมาก ดังนั้น จึงเป็นส่วนส าคัญอย่างหนึ่งที่ผู้บริหารต้องแก้ไขความแตกต่างเหล่าน
2. บทบาทของผู้จัดการ
ผู้จัดการที่ดีนั้นจะต้องมีการตั้งใจทุ่มเทการทำงานเป็นเวลานานภายใต้สถานการณ์ที่มีความ กดดันได้โดยงานที่ได้รับมอบหมายนั้น ส่วนใหญ่จะมีลักษณะคือไม่เป็นระบบ มีระยะเวลาสั้น และมีความ หลากหลายมักเป็นงานที่เกี่ยวกับการเจรจามากกว่างานเอกสาร ดังนั้นผู้จัดการส่วนใหญ่จะต้องมีการ เรียนรู้ในองค์ประกอบการบริหารจัดการที่มากขึ้นเพื่อให้งานบริหารต่าง ๆ ประสบผลสำเร็จตาม เป้าหมายที่กำหนดไว้
2.1 บทบาทความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล (Interpersonal Roles) ผู้จัดการต้องติดต่อสื่อสาร กับบุคคลต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ
2.2 บทบาทด้านข่าวสารข้อมูล (Informational Roles) คือ การควบคุม การเผยแพร่ และ การเป็นนักพูด ตามแนวคิดของ Mintzberg เขาเชื่อว่างานที่สำ คัญส่วนหนึ่งของผู้จัดการคือการจัดการ ด้านข้อมูลเพราะการมีข้อมูลที่เชื่อถือได้จะช่วยให้การตัดสินใจที่ต้องใช้ไหวพริบมีความถูกต้องและทันต่อ เหตุการณ์