Boîte a outils

Vous trouverez sur cette page tous les documents indispensables à la création d'une APEL, à la modification des statuts, la modification de bureau, des modèles de PV, de convocation, etc...

Quelques conseils :

les seuls documents qui sont à envoyer à la préfecture, pour la vie légale de votre association sont :

- les changements de bureau, à faire chaque année, dans les 3 mois qui suivent votre AG (sauf si le bureau est identique à l'année précedente). Cela permet à la préfecture de toujours connaître votre existence et ainsi de garder une existence légale. Certaines APEL ont disparu des listings de la préfecture car elles n'ont rien envoyé pendant des années ; elles n'ont plus d'existence légale, et l'association est à recréer. Vous pouvez ainsi aller à la préfecture afin de récupérer vos statuts (les services de la préfecture gardent vos derniers statuts que vous leur avez envoyé) et vérifier s'ils concordent avec ceux que vous avez conservé à l'école.

- Modifications de statuts : penser à déposer vos nouveaux statuts en précisant sur votre PV d'AG les différentes modifications.

La préfecture de Marseille est très longue, compter parfois 6 à 8 mois pour recevoir des réponses, soit une année scolaire entière !

Nous vous convions à nous envoyer vos statuts à jour, votre numéro d’enregistrement à la préfecture, le PV d'assemblée générale extraordinaire ou le PV d'assemblée générale ordinaire de votre conseil d'administration qui modifie le bureau. Désormais la déclaration de la préfecture se fait en ligne.

Voici deux documents pour vous aider à préparer vos assemblées générales :

- Conseils pour organiser une assemblée générale

- déroulement d'une assemblée générale

Les statuts

Les documents ci après comportent les dernières mises à jour des statuts qui permettent un fonctionnement uniforme pour toutes les APEL de France, même si l'établissement accueille des élèves majeurs.

statuts type pour école maternelle, primaire, collège  

Statuts type pour APEL de lycée

Statuts type pour établissements supérieur qui ne comporte pas de lycée

La convocation peut se faire par tous les moyens à votre disposition : mail, affichage, courrier personnel, courrier dans les carnets de correspondance, prospectus à distribuer. Cette convocation doit se faire au moins 15 jours avant (délais usuel).

Modèle de lettre (peut être envoyer par mail également)

Modèle d'affiche

Les annotations en rouge sont des indications que vous devez bien entendu effacer avant d'imprimer !

Le pouvoir

vérifiez dans vos statuts si les pouvoirs existent ! Dans les statuts types proposés les pouvoirs n'existent pas.

Modèle de pouvoir

Le mandat au conseil d'administration

Les parents d'élèves membres peuvent se présenter au conseil d'administration pour une durée de 3 ans (à vérifier dans vos statuts) ; ils doivent le faire par écrit, même en rentrant au début de l'assemblée générale. Pour les non membres, vous pouvez bien évidement accepter leur candidature, prenez soin de vérifier s'ils sont conscients qu'ils doivent régler leur cotisation immédiatement ou dans les jours suivants ! Si l'établissement récupère les adhésions pour vous (mise en commun des moyens) vérifier dès le lendemain qu'une personne qui a été élue a bien accepté l'adhésion sur les documents adressés par l'établissement.

Modèle de mandat

Procès verbal d'assemblée générale

La secrétaire du bureau est chargée de prendre des notes et de rédiger ce PV. Voici un modèle qui regroupe les indispensables délibérations. Ce PV doit être conservé dans un classeur ou collé dans un registre spécial (cahier par exemple)

Modèle PV d'assemblée générale

Convocation à un conseil d'administration

Voici un modèle de convocation à un conseil d'administration

Modèle de convocation à un CA

Procès verbal de conseil d'administration

Voici un modèle simple

Modèle PV de conseil d'administration

Convention de mise en communs des moyens

Un moyen de faire augmenter votre nombre de cotisants : faire récupérer par l'établissement les adhésions et leur montant. La cotisation APEL peut figurer sur l'une des factures de l'école adressée aux parents. L'APEL apparaîtra comme un maillon indispensable de la communauté éducative. 

Convention nationale de mise en communs des moyens

Tableau de présentation des comptes

Ce tableau est un exemple de présentation simple : tableau 1

L'APEL n'a pas lieu de thésauriser, il est important de ne garder pour son fonctionnement qu'un exercice d'avance.