Proprietăţile unui câmp:
- dimensiune - Field Size
- Byte (echivalent cu un caracter) pentru valori între 0 şi 255 (fără zecimale)
- Integer, pentru valori între -32.678 şi 32.767 (fără zecimale)
- Long integer pentru valori întregi între 2.147.483.648 şi 2.147.483.647 (fără zecimale)
- Single pentru valori între -3.402823 E38 şi -1.401298 E-45 în cazul numerelor negative
şi între 1.401298E-45 şi 3.402823E38 în cazul numerelor pozitive
- Double pentru valori între -1.79769313486231 E308 şi -4.94065645841247 E-324,
respectiv 1.79769313486231 E308 şi 4.94065645841247 E-324
- Replication ID folosit în cazul bazelor de date replicate
- Decimal, folosit numai la tipurile de date numerice, tip de dată numeric exact care reține valori de la -10^28 - 1 până la 10^28 - 1. Se poate preciza scala (numărul de cifre total maxim) și precizia (numărul maxim de cifre din dreapta semnului zecimal).
Câmpul Autonumber este de tip Long integer. Această proprietate nu poate fi folosită în cazul altor tipuri de date.
- formatare - Format (modul în care este afişat/imprimat câmpul în formulare, rapoarte - la anumite tipuri (Number, Date) se pot folosi sabloanele dinWindows/Control Panel/Regional Settings). Aeceastă proprietate poate fi stabilită pentru orice tip de dată în afară de OLE object şi Autonumber;
- număr de zecimale - Decimal places (aici se indică numărul de zecimale care vot fi afişate - se foloseşte în cazul datelor de tip Number sau Currency);
- mască de intrare - Input Mask - definesc forma datelor acceptate într-un câmp. O descriere mai amănunţită găsiţi aici;
- legendă - Caption - ataşează o etichetă inteligentă la câmp. Această proprietate ne oferă posibilitatea să stabilim cum vrem să vizualizăm titlul câmpului. De exemplu pentru câmpul nume putem stabili să fie afişat la titlu Nume elev, iar pentru câmpul datanast se poate scrie eticheta Data naşterii (la vizualizarea tabelului sau în rapoarte se va afişa eticheta).
- valoare implicită - Default Value - specifică o valoare șir care este introdusă automat într-un câmp atunci când se creează o înregistrare nouă. De exemplu, într-un tabel Adresă, aveți posibilitatea ca, pentru câmpul Oraș să setați valoarea implicită Bucureşti. Când utilizatorii adaugă o înregistrare la tabel, ei pot să accepte această valoare sau să introducă numele unui alt oraș;
- regulă de validare a informaţiei din acel câmp - Validation Rule - această proprietate ne permite să controlăm valorile introduse. Trebuie stabilite anumite criterii pentru aceste valori. De exemplu, dacă într-un câmp anume vrem să avem valori între 100 şi 5000, vom scrie la Validation Rule
>=100 AND <=5000. Această proprietate poate fi folosită în cazul tuturor tipurilor de date, exceptând tipurile OLE object şi Autonumber.
- text validare care se afişează în cazul în care nu este respectată regula de validare - Validation Text - mesajul scris aici trebuie să fie explicit, astfel încât utilizatorul să-şi dea seama de greşeala făcută şi să încerce s-o corecteze. Această proprietate poate fi folosită în cazul tuturor tipurilor de date, exceptând tipurile OLE object şi Autonumber.
- dacă este obligatoriu ca informaţia să fie introdusă în acel câmp - Required. Selectând Yes, utilizatorul este obligat să introducă o valoare corectă în acest câmp. Selectând No, utilizatorul poate lăsa acest câmp necompletat. Această proprietate poate fi folosită în cazul tuturor tipurilor de date, exceptând tipul Autonumber;
- indexat - ordonat crescător sau descrescător. INDEXUL se asociază tabelelor bazei de date pentru a creşte viteza de căutare a anumitor înregistrări sau de ordonare a acestora. De obicei se indexează acele câmpuri după care se caută în mod frecvent date (câmpuri de tip numeric, text sau dată calendaristică). Trebuie să fim totuşi reţinuţi în folosirea indecşilor deoarece aceştia încetinesc adăugarea, modificarea şi ştergerea datelor din tabele. Indexarea se poate face după unul sau mai multe câmpuri în funcţie de necesităţile de prelucrare a datelor. Pentru a seta un câmp de index, se selectează un câmp folosit la căutarea înregistrărilor şi se seteză proprietatea Indexed la Yes (Duplicates OK) dacă sunt permise înregistrări multiple cu aceleaşi valori sau Yes (No Duplicates) pentru a preveni duplicatele. Access creează un index după cheia principală. Se doreşte uneori realizarea de indecşi după un alt câmp sau după mai multe. Pentru fiecare tabelă se pot crea cel mult 32 indecşi iar 5 dintre ei pot fi de tipul multicâmp; fiecare index multicâmp poate conţine cel mult 10 câmpuri.
Succesiunea operaţiilor pentru un index după un singur câmp este:
1. Se selectează câmpul care va deveni index.
2. Se selectează caseta de text Indexed din fereastra Field Properties.
3. Se deschide lista derulantă Indexed şi se alege opţiunea dorită.
Pentru a crea index după mai multe câmpuri :
1. Se deschide fereastra Indexes cu butonul Indexes. Apar indecşii deja existenţi.
2. Se tastează numele indexului compus.
3. Se selectează în câmpul Field Name, succesiv, câmpurile care vor forma noul index.
Proprietatea LookUp
La câmpurile de tip Number, Text sau Yes/No, se poate atasa proprietatea LookUp, care permite introducerea de date prin intermediul unui control List Box(lista derulantă) sau Combo Box(Lista ascunsă) direct din una din următoarele trei tipuri de surse: