Noţiuni generale
Pentru început este bine să înţelegem noţiunile de bază din Access: modul de organizare a unei baze de date, a noţiunilor de tabel, înregistrare, câmp, tip de dată al câmpului, proprietăţi ale câmpului.
Şi nu în ultimul rând, ce rost are împărţirea unei baze de date în mai multe tabele (normalizarea unei baze de date)?
Baza de date = o colecţie formată din unul sau mai multe tabele.
Tabele într-o bază de date, aşa cum sunt afişate în Access
Informaţiile memorate într-o bază de date se referă la un domeniu de activitate şi trebuie organizate şi grupate în mod logic astfel încât să răspundă scopului pentru care a fost creată acea bază de date.
Informaţiile referitoare la un tip de obiect sau de activitate sunt grupate împreună în acelaşi tabel (Table).
Se vor proiecta atâtea tabele câte sunt necesare pentru a memora informaţiile considerate utile din domeniul respectiv de activitate.
Într-un tabel al bazei de date ca şi într-un tabel obişnuit datele sunt organizate pe rânduri şi coloane.
Rânduri şi coloane din tabel
Rândurile conţin informaţii despre fiecare element din obiectul sau activitatea respectivă (în figura de mai sus, despre fiecare elev).
Coloanele reprezintă caracteristicile sau atributele elementului (aici ale elevului).
Desigur, pot fi adăugate mai multe coloane (adresa, nr. telefon etc).
Rândurile se mai numesc înregistrări (records), iar coloanele se mai numesc câmpuri (fields).
Altfel spus, la un tabel distingem structura sa şi datele propriu-zise pe care le conţine.
Structura tabelului poate fi vizualizată/ modificată din modul Design (Design View) şi conţine informaţii despre:
- denumirea coloanelor (câmpurilor);
- tipul de date;
- dimensiunea coloanelor - Field Size;
- alte proprietăţi ale acestora.
Structura tabelului elev
În figura de mai sus se poate observa cum fiecare câmp:
- are un nume - Field Name (aici cnp, nume şi prenume - se dau nume sugestive, care descriu pe scurt felul informaţiilor care vor fi introduse în acel câmp);
- poate stoca un anumit tip de informaţii - Data Type (aici de tip text) mai multe despre tipurile de date aici;
- poate avea şi o descriere - Description, unde se pot face adnotări referitoare la acel câmp;
- are proprietăţi corespunzătoare tipului de câmp - în fereastra din partea de jos (Field Properties) sunt afişate proprietăţile câmpului selectat (în acest caz, câmpul selectat este evidenţiat cu culoare galbenă - câmpul nume).
O descriere a proprietăţilor unui câmp se află aici.
Descrieri detaliate se pot găsi şi pe alte site-uri: de ex. Office Microsoft.
Crearea bazei de date
Pentru a evita descrierea construirii unei baze de date la fiecare subiect, am creat o pagină separată aici.
Realizarea relaţiilor între tabele
Prin modul de proiectare a tabelelor şi a structurii acestora, se urmăreşte reducerea redundanţei datelor (repetarea datelor) prin înregistrarea unei informaţii o singură dată şi accesarea ei oriunde este necesar.
De exemplu, o bază de date care îşi propune să gestioneze informaţiile dintr-o bibliotecă poate conţine în principal câteva tabele cum sunt: Autori, Cărţi, Clienti, Edituri, Împrumuturi.
Prin realizarea mai multor tabele (în locul unui singur tabel) şi a relaţiilor între acestea, se elimină repetarea datelor, deci un volum mai mic de muncă şi o bază de date de dimensiuni reduse.
Descrierea realizării relaţiilor între tabelele unei baze de date se găseşte aici.