Le contrôle budgétaire est par nature un exercice compliqué qui nécessite des compétences de compréhension d'un relevé de dépenses (clés de répartition suivant la nature des charges) et de ses annexes (travaux, individualisation, budget prévisionnel...)
Le message peut-être le plus important est le suivant : le président du conseil syndical peut contester des factures de la copropriété avant leur paiement par la comptabilité fournisseur sur le site internet du syndic. Il est très compliqué de récupérer dans les faits de l'argent lorsque celui-ci a été versé de manière non due.
Le fait de réaliser cette opération régulièrement permet de suivre le budget prévisionnel et aussi l'adéquation entre le relevé de dépenses et le grand livre de comptes (la position de la trésorerie de la copropriété). Par exemple, une facture d'eau très importante pourrait indiquer une fuite d'eau au niveau des parties communes qui nécessite une intervention rapide. La comptabilité fournisseur du syndic paie actuellement les factures en milieu et en fin de mois.
Un suivi particulier est réalisé sur les factures de chauffage car le poste chauffage est le premier poste de la copropriété. Pour de plus amples informations, vous pouvez consulter la section Suivi du chauffage
Le syndic envoie pour la tenue de l'AG une version préliminaire des comptes au conseil syndical pour approbation. Il est assez fréquent d'itérer sur les documents avec certaines factures qui ne sont pas forcément associés aux bonnes clés de répartition (par exemple une facture de chauffage qui se retrouve dans les charges générales)
La relève des index est à la charge du conseil syndical et est nécessaire pour l'individualisation (annexe comptable). Pour y voir plus clair dans les calculs comptables, vous pouvez consulter la section particulière Individualisation de l'eau
Il appartient aussi au conseil syndical d'échanger sur le budget prévisionnel avec le syndic qui sera proposé pour l'AG mais surtout en ayant une ventilation sur les différentes clés pour avoir un appel de charges par la suite cohérent pour l'année à venir.