Les dates importantes dans le cadre de la gestion sont les suivantes :
- Toute l'année : contrôle des factures le plus régulièrement possible pour contrôler le relevé de dépenses courant / trésorerie et identifier au plus tôt les problèmes.
- Fin décembre / début janvier : relever l'index au niveau du compteur général en façade de l'immeuble et fournir cette information au fournisseur de gaz afin d'avoir une consommation au réel. Vous trouverez le contact sous Les contrats
- Début d'année (janvier/février) : relever les index dans chaque logement des compteurs d'eau froide et d'eau chaude. Il est important de le faire à cette date pour être sur une année complète.
- Pour éviter tout problème, il est toujours bon d'envoyer au moment de la relève une photo des compteurs et positions des index à chaque copropriétaire.
- Adaptation du fichier Excel. Pour une compréhension plus précise, voir la section Individualisation de l'eau
- Une fois la tâche réalisée pour l'ensemble des logements, il faut envoyer au syndic l'ensemble des index en faisant un copier-coller du fichier Excel afin qu'il effectue par la suite la régularisation des comptes. (un exemple en pièce jointe)
- Fonction des travaux : suivi des travaux pour assurer une adéquation entre le devis retenu en AG et la réalisation effective par la société. Si délégation au conseil syndical, alors il est nécessaire au préalable de réaliser différents devis.
- En préparation de l'AG (en général premier semestre) : itérations avec le syndic pour les comptes (voir la section Suivi des charges) et aussi les projets de résolution soumis par le conseil syndical dans le cadre des travaux d'entretien, d'amélioration de la copropriété.
- Fonction de la rigueur de l'hiver mais vers fin Avril/Mai : date d'entretien annuelle du corps de chaufferie et passage mode hiver / été pour les températures de consigne. Vous trouverez le contact sous Les contrats
Au final, cela ne s'arrête pas beaucoup surtout lorsque vous avez un imprévu genre dégât des eaux et que vous devez solliciter une dommage ouvrage et/ou assurance immeuble.