ダッシュボードは、予約の承認率、予約リクエストの承認時間、予約・売上アップに関するヒントなど掲載者様のスペース運営において重要となるデータが集計されているページです。
スペースを運営する上で一番重要なことは、利用者様に最高の利用体験をしていただくことです。
そのためにインスタベースでは、特に利用者様の良い利用体験に繋がるポイントを指標化しています。
💡承認率・承認時間について
承認率・承認時間など、利用者様の利用体験に大きく影響を与える項目は、サイト上での検索順位に反映されます。
利用体験の向上につながる指標を確認し、改善することで売上アップを目指しましょう!
予約・見学受付
「今すぐ予約」と「予約リクエスト制」
今すぐ予約
利用者様からの予約申込と同時に予約確定となる予約受付方法です。
予約をした時点で予約確定となるため、利用者様がより安心して予約ができます。
予約リクエスト制
利用者様から受付けた予約リクエストの内容を確認の上、利用可否を回答いただく予約受付方法です。
スペース利用を希望される利用者様が予約リクエストを送信し、受付けた予約リクエストを掲載者様が「承認」すると予約が確定となり、「非承認」すると予約が不成立となる予約受付方法です。
■予約リクエスト制のフロー
利用者様:予約リクエストを送信
掲載者様:予約リクエストを「承認」または「非承認」
「承認」は予約確定、「非承認」は予約不成立
※「非承認」の場合は料金は徴収されず、キャンセル扱いとなります。
予約リクエスト制の注意点
予約リクエスト制で運用される場合、より丁寧に利用者様対応、空室管理を行う必要があります。
例えば、予約リクエストを受付けた後、回答を怠ると「予約リクエスト回答期限切れ」となります。
また、貸し出しのできない日程に予約リクエストが入ってしまうと、「予約リクエスト非承認」を行わなければなりません。
これらは、利用者様にとって非常に”悪い体験”となってしまいます。
「予約リクエスト回答期限切れ」「予約リクエスト非承認」が継続して行われる場合、承認率に影響し検索結果ページでの表示順が下がってしまいます。
承認率が低いスペースは、利用者様から「予約リクエストをしても非承認される可能性が高い」と判断されてしまうため、注意が必要です。
※ サイト全体の平均的な承認率は96%です
💁ヘルプページ
見学リクエスト
見学対応を可能にしている場合、無償での見学リクエストを受け付けることが可能です。
無償提供が難しい場合は「見学不可」に設定してください。
見学リクエストが送信されたら、詳細内容を確認し、見学可否の回答を行ってください。
承認後、「利用者回答待ち」の状態であれば、見学リクエストの承認を取り消すことが可能です。
”予約が入ってしまい見学できない“ など掲載者様の不都合があれば、回答のやり直しを行ってください。
また、見学予約確定後、入退室方法は利用者様にメールで通知されます。
入室できない!などの問題が生じぬよう、メッセージ機能を活用し、利用者様とコミュニケーションを図りましょう。
■見学リクエストフロー
利用者様:見学リクエストを送信
掲載者様:見学リクエストを「承認」
利用者様:見学リクエストを「確定」
見学確定
掲載者様が見学リクエストを「承認」しても、その後、利用者様が「確定」を行わないと、見学リクエストは成立しません。
予約リクエストと違い、承認後に利用者様による「確定」が必要となりますので、ご注意ください。
リクエスト回答切れとなってしまった場合、メッセージで日程を調整してください。
🚨見学リクエストは空室カレンダーに反映されません
予約(有償)の予定が優先されるため、見学リクエスト(無償)は空室カレンダーに反映されません。
Google カレンダーを連携させるなど、ご予約の利用者様とダブルブッキングが生じないようご注意ください。
管理画面のカレンダーでは、視覚的に分かりやすく空室状況を確認することができます。
予約や予約リクエスト中、ブロックしている日時など、以下の予定について確認いただけます。
インスタベース予約・予約リクエスト中
特別料金設定
準備・清掃時間(予約前後のブロック)
利用不可日時
Googleカレンダー予定(Googleカレンダー連携している場合)
その他(自社予約など)
カレンダーの予約情報をクリックすると、予約詳細ページに遷移します。
メッセージは、利用者様との信頼関係を築くチャンスの場です!
スペース使用方法の補足・リマインドや、利用者様からのお問い合わせ対応にお使いいただけます。
メッセージでのコミュニケーションを大切にすることで、レビューの高評価に繋がります。
メッセージが届くと、登録メールアドレス宛てに自動メールが送信されます。
便利ツールをぜひご活用ください。
💡メッセージ活用のメリット
1.予約情報を見逃さない
予約確定後、メッセージに予約状況が記載されます。
▼メッセージ内容例
【自動配信メッセージ】
予約ID:☓☓☓☓☓ の予約状況が「予約確定」になりました
2.退室報告にも使用可能
画像添付が可能です
3.利用者様の既読状況(開封済・未開封)が確認可能
スペース一覧は、登録済みの施設、スペースが表示されます。
公開状況(公開中・審査中・再審査・編集中)や、利用者様からの「お気に入り」数が確認することができます。
また、編集や、複製、予約受付停止、審査申請取消、削除の操作が可能です。
💡掲載審査について
掲載審査に関する詳細は、スペース掲載マニュアルをご確認ください。
特別料金設定では、指定した期間・日時(営業時間外を含む)に対して時間料金を設定いただけます。
繁忙期やイベント期間に限定して値上げ、値下げを行うことが可能です。
■例
通常予約 → 2,500円/時間を料金プランに設定
繁忙期 → 3,000円/時間を特別料金に設定
💁ヘルプページ
🚨注意事項
・1日単位の特別料金設定はできかねます。予めご了承ください。
・設定した特別料金を編集することはできかねます。一度、削除を行った後、再度設定を行なってください。
・特別料金を設定されている時間帯は、スペースに設定されている料金プランのうち、最も短い最低利用時間が反映されます。
予約確定した予約について、スペース・利用日時・オプション・利用料金の変更リクエストが送信可能です。
リクエストを受け取った利用者様が「承認」されると、変更内容手続きが完了します。
■予約内容の変更の流れ
掲載者様:管理画面の予約詳細ページから、予約内容の変更リクエストを送信
利用者様:変更内容確認し、リクエストに回答
承認された場合
予約内容が変更されます
非承認となった場合
予約内容は変更されません
予約内容の変更は、様々なシーンでご活用いただけます。
■主な事例
利用時間を変更したい。または、変更希望があった
一部、スペース料金の返金を行いたい
リピーター利用のため5%の割引を反映させたい
延長分の料金を請求したい
オプション料金を選択せずに予約が入った。オプション料金の追加請求をしたい
破損、無断利用の請求をしたい
🚨予約内容の変更リクエストの条件・注意事項
・予約状況が「予約確定」の場合のみ、予約内容の変更リクエストの送信が可能です。
・支払方法がクレジットカード決済、請求書払い(Paid)、もしくはAmazon Payの場合、予約内容の変更リクエストの送信が可能です。
・他の予約や空室管理によりカレンダーが埋まっている場合、予約内容を変更することはできません。
・午前0時を跨ぐ予約内容変更は行うことができません。
・1日単位のご予約では、時開変更はできません。利用日のみの変更となります。
・予約したプラン・オプションの削除を行った場合、変更できません。
・確定した予約に適用されている早割・直前割の割引は、変更後の予約には適用されません。
・利用者様が変更リクエストに未回答の状態で「スペース利用月の翌月9日」を過ぎた場合、期限切れとなります。
高評価のレビューは、利用者様からの感謝の言葉であると同時に、未来の利用者様の大きな安心材料となるため、掲載者様にとって貴重な財産にもなり得ます。
掲載者様が投稿可能なレビューは、以下の2種類があります。
どちらも投稿は任意ですが、可能な限り早めの投稿を推奨しております。
利用者様に対するレビュー(スペースページには表示されません)
※投稿期限:スペース利用日から7日間
利用者様から受け取ったレビューへの返信(スペースページに表示されます)
※返信期限:無期限
🚨レビューの禁止事項
・事実と異なる内容についての記載
・個人のプライバシーを侵害する行為
・誹謗中傷、誤解を招く断定的な表現
・ご自身が体験していない事柄についての感想
・掲載者及び関係者が自身の掲載スペースにレビューを投稿する行為
・値引き等の金銭的メリットと引き換えに高評価を要求する行為
・返金等の金銭的メリットと引き換えにレビューの削除を要求する行為
・レビューを削除するよう圧力をかける行為
利用者様から受け取ったレビューへの返信について
レビューには、良い意見もあれば悪い意見もあります。
掲載者様が意図しないレビューが投稿される場合もあるかと思います。
しかし、利用者様から投稿されたレビューはスペースを改善するチャンスです!
はじめから完璧にスペースを運営できる掲載者様はいません。
貴重なご意見を参考に、より素敵なスペース運営を目指しましょう。
また、悪い体験をしてしまった利用者様のレビューをそのままにしておくと、未来の利用者様の不安に繋がり、予約が入りづらくなってしまいます。
レビューへ返信した掲載者様のご対応を参考に他の利用者様からご予約をいただくケースもございますので、低評価のレビューも真摯に受け止め、丁寧にご返信いただくことを推奨しております。
💡高評価レビューを獲得するために
高評価レビューの多くが、「スペースの清潔さ」と「掲載者様の親切な対応」に関する内容です。
利用者様に快適にご利用いただけるように心掛けることが、高評価のレビューに繋がります。
清掃の頻度を増やすことが難しい場合は、利用者様と密にコミュニケーションを取ることから始めてみるのは、いかがでしょうか?
スペース利用の前からメッセージでやり取りをすることも重要ですが、利用者様がお帰りの際に「よろしければレビューを書いていただけますか?」 とお声がけするだけでも、十分レビューを投稿する動機付けになります。
無人対応で運営している場合には、スペースをご利用いただいた後、メッセージからレビューの投稿をお願いするのも効果的です。
高評価はお互いの信頼から生まれます。
利用者様への配慮を忘れずに、丁寧に対応いただくことでリピーターの獲得にも繋がります。
「予約したのに連絡が繋がらない…」「スペースに行ったら閉店していた…」「予約リクエストを送信したのに、承認されない…」など、利用者様にとっての悪い体験を回避するために、ログイン期限を設けています。
管理画面に2ヶ月以上ログインがない場合、以下の処理が実行されます。
スペースページにアラートが表示される
予約受付の締切時間が「21日前」に変更され、直近の予約受付ができなくなる
予約受付方法が「今すぐ予約」であった場合、「予約リクエスト制」に変更される
🛋スペースページのアラート
💡スペース情報のアップデートで予約率アップ!
多くの利用者様の目に留まるよう、画像やスペース紹介文をアップデートをしてみましょう。
お花見やハロウィーン、クリスマスなどのイベント時期の飾り付けもおすすめです!
約87%が「今すぐ予約」のスペースで成約しています
(参照:2023年1月~3月のインスタベース予約実績データ)
”今すぐ予約”は、利用者様からの予約申込と同時に予約確定となる予約受付方法です。
”予約リクエスト制”と比較すると、今すぐ予約スペースの予約件数は最大6.4倍、予約金額は最大3.8倍もの差があります!
予約リクエスト制のスペースでは、利用者様から受け付けた予約リクエストの確認やメッセージのやり取り等で、利用可否を回答する前にキャンセルされてしまう可能性がありますが、今すぐ予約では即時に予約が確定するため、「すぐに会場を手配したい」という利用者様のニーズに応えることができます。
また、今すぐ予約のスペースでは、申込期限(予約受付の締切設定)を最短0時間に設定できるので、「今すぐ使いたい」、「30分後から利用したい」という直前予約の獲得も見込めます!
Google カレンダー連携でダブルブッキングを防ぎましょう
今すぐ予約では、売上アップが見込める一方で正確な空室管理が必須となります。
万が一、ダブルブッキングが発生してしまうと、利用者様の体験を損ねるだけでなく、当日の参加者様に案内していたスケジュールにも影響が出てしまう可能性があります。
そのため、予約の受付方法に関わらず、「常に正確な空室状況が自動で更新されている状態」にすることが、ダブルブッキング防止の重要なポイントとなります。
インスタベースが提供しているGoogle カレンダーの連携機能では、インスタベース経由の予約とGoogle カレンダーに作成された予約(予定)が自動的に相互反映されるので、自社や他サイトで受け付けた予約を含めて、空室状況の一元管理を実現することができます。
キャンセル手続き
掲載者様の都合により予約がキャンセルとなる場合、利用者様のスケジュール ならびに インスタベースの信用に多大なる影響がでるため、原則として一度受け付けた予約をキャンセルすることはできません。
やむを得ず利用者様にスペースを提供することができない場合は、まず、利用者様へ「メッセージ」でキャンセルの経緯や理由のご説明をお願いいたします。
その後、利用者様からの了承が得られた場合、管理画面の予約詳細ページより「予約をキャンセルする」もしくは「キャンセル・返金リクエスト」を送信していただけますようお願いいたします。
(お支払い方法・予約ステータスによって手続き手順が異なります。各手順の詳細は、ヘルプページよりご確認ください。)
これらの手続きを行いますと、ご利用料金は全額返金となります。
🚨掲載者様によるキャンセル手続きを行う場合、キャンセル料金を徴収することはできません
キャンセルポリシーに基づいてキャンセル料金を徴収する場合は、利用者様にてキャンセル手続きを行っていただくようご案内をお願いいたします。
🚨キャンセル理由は利用者様へ通知されます
虚偽の申請や利用者様の気分を害する内容は記載しないよう、ご配慮ください。
💁ヘルプページ
検索順位への影響について
掲載者様の都合により予約がキャンセルとなる場合や、スペースを利用することができないことが続いた際には、該当スペースの検索順位に影響します。予め十分ご注意ください。
なお、天変地異・感染症の流行・行政機関からの要請など、スペース提供の中止がやむを得ない事情であると判断できる場合は、該当措置の対象外となります。
🚨検索順位に影響する条件
・掲載者様の一方的な都合により、確定後の予約がキャンセルとなる場合
・掲載者様の一方的な都合により、スペースを利用することができない場合
・掲載者様の一方的な都合により、利用者様に返金する場合
インスタベースでは、以下の機能を用いて簡単に空室状況を管理することができます。
正確な空室状況を利用者様に案内することで、予約受付の手間を大幅に軽減することが可能です。
Google カレンダー連携
お使いのGoogle カレンダーをインスタベースに連携することで、インスタベース経由の予約とGoogleカレンダーの予約(予定)を自動的に相互に反映させることが可能です。
インスタベース経由の予約が自動的にGoogle カレンダーに予定として作成されます
Google カレンダーに作成した予定の日時がインスタベース上でブロック(利用不可)されます
設定方法の詳細はこちら
利用不可日時の設定
既に予約が入っている日時やスペースを提供することができない期間(ゴールデンウィーク、お盆、年末年始など)がある場合は、事前に利用不可日時を設定することでダブルブッキングや承認率の低下を防ぐことができます。
設定方法の詳細はこちら
※利用者様が確認されるスペースページのカレンダーのマークに関しては、以下ご参照ください。
◎:空室率が80%以上
◯:空室率が40%以上
△:空室率が40%未満
-:営業時間外 or 終日満室
適切な時間料金を設定しましょう
スペース運営で安定的に収益を上げ続けるには、「いかに適切な時間料金を設定するか」という視点が大切です。
適正料金に関するヒントをご紹介します。
一人当たりの時間料金を参考にする
最適な料金設定は、立地条件や提供備品、利用用途などにより異なりますが、「一人当たりの時間料金」と定員人数をもとに設定するのも効果的です。
定員人数をもとに時間料金を設定すると高額になってしまう可能性もあるので、その際は、平均利用人数をもとに設定しましょう。
■ 時間料金の算出方法
一人当たりの時間料金 × 定員人数
一人当たりの時間料金 × 平均利用人数
以下の表は、インスタベースの実績をもとに算出した一人当たりの時間料金となります。ぜひご参考ください。
検索結果で上位表示されるスペースを参考にする
インスタベースでは、エリアや駅、会場タイプなどの条件を指定して検索するとスペースの検索結果が表示されます。
検索結果は、利用者様に最適なスペースが上位表示されるようになっているので、上位に表示されるスペースの時間料金を参考にするのもおすすめです。
スペースの利用用途によっては土日祝日に集中する傾向にあるので、土日祝日の料金を少し高く設定し、予約件数や利用者様の反応をもとに検証することも可能です。
時間料金はいつでも変更できるので、他スペースを参考にお試しください。
適切な最低利用時間について
予約件数を増やす上で、最低利用時間(最低何時間からの予約を受け付けるか)の設定は重要な要素となっています。
利用者様が希望する利用時間以上の最低利用時間を設定している場合には、サイトの検索結果にスペースが表示されず機会損失に繋がってしまう可能性があります。
例:利用者様が13時〜15時の2時間利用で検索した場合
最低利用時間が2.5時間以上のスペースは検索結果に表示されません。
各利用用途により平均利用時間が異なりますので、平均利用時間以上の最低利用時間を設定している場合には、見直してはいかがでしょうか。
「現地に行けば、担当者の方が対応してくれますか?」
「最寄り駅に着いたのですが、スペースはどこにありますか?」
「鍵の開け方を教えてください」
など、入室に関するお問い合わせを減らすために、予約確定時に通知される「入退室方法」を工夫しましょう。
建物の詳細を明記する
予約確定時に利用者様に通知されるメールには、住所と入退室方法が記載されますが、住所情報のみのご案内の場合、正しい建物か判断することが難しい場合もあります。
ビルの特徴や目印となる看板・お店などを含めてスペース内写真へ掲載したり、入退室方法へ記載するとイメージが湧きやすくなり、お問い合わせの軽減に繋がります。
💡記載例
当スペースは、代官山サンライトビル202号室にあります。
5階建ての建物(茶色の外観)が代官山サンライトビルです。
線路沿いにある建物となっております。
(ビルの外観は、掲載写真をご参考ください)
最寄り駅からの道順を明記する
最寄り駅からスペースまでの道順を明記すると共に、Google マップで取得した経路のリンクを入室方法に記載することも効果的です。
経路のリンクは簡単に取得できるので、ぜひお試しください。
(Google マップ>住所と最寄駅を入力>メニュー>地図を共有または埋め込む)
💡記載例
・明治神宮前駅 エレベーター専用出口より徒歩1分
神宮前交差点より表参道ヒルズ方面へ歩き、ローソンの次のビルです。
<明治神宮前駅からの道順はこちら>
https://goo.gl/maps/Nzjr1SCk2rQA76BV9
・表参道駅 A2出口より徒歩4分
表参道ヒルズを過ぎ、交番を過ぎた次の建物(ローソンの手前)です。
<表参道駅からの道順はこちら>
鍵の保管場所と解錠方法を明記する
事前にキーボックスの開け方や鍵の保管場所を案内することで、スムーズな入退室対応につながります。
動画・画像を使うと言葉や説明では伝わらない多くの情報を伝えることができるので、解錠方法や保管場所に関する動画・画像の共有リンクを取得し、入室方法にリンクを記載することをおすすめします。
💡記載例
現地スタッフはおりませんので、キーボックスから鍵を取り出してご入室ください。
入口ドアの横にキーボックスがあります。ダイヤルを暗証番号「☓☓☓☓」に合わせてキーボックスから鍵を取り出してください。
<キーボックスの保管場所・開け方はこちら>
https://〜.pdf
入退室の案内を少し工夫することで、大幅に対応コストの軽減と利用者様への不安解消へ繋がります。ぜひご参照ください。
また、無人運営のスペースの場合、以下のいずれかの運用方法を推奨しています。
鍵を郵便ポストなどに収納し、利用者様ご自身で鍵の解錠・施錠を行っていただく。
スペース入口付近に鍵付きキーボックスを設置し、キーボックスの暗証番号を予約・見学が確定した利用者様に案内する。
スマートロックなどの電子錠を導入し、予約確定後、暗証番号を利用者様に案内する。
🚨注意
▶️ 入退室方法は、予約が確定した利用者様にのみ通知されます。
スペースページには記載されませんので、ご安心ください。
クラウド録画サービス「Safie」とのシステム連携
管理画面の予約詳細ページから遠隔で取得した高画質の映像を簡単に確認できるようになります。
💡クラウド録画サービス「Safie」との連携のメリット
1️⃣ 掲載者管理画面よりライブ映像の確認が可能
2️⃣ 予約毎に利用中の様子を静止画で閲覧可能
3️⃣ スペース利用前後のスペース内の変化が分かる
Safieの詳細はこちら
ソラコムクラウドカメラサービス「ソラカメ」とのシステム連携
連携されたカメラのライブ映像がインスタベースの管理画面からスペース毎に閲覧でき、一元管理が可能です。
💡ソラコムクラウドカメラサービス「ソラカメ」との連携のメリット
1️⃣ 掲載者管理画面よりライブ映像の確認が可能
2️⃣ すでにソラカメ対応カメラ(ATOM Cam2 / ATOM Cam Swing)を単体で利用している場合、「ソラカメライセンス」を契約することで本機能を利用可能
ソラカメの詳細はこちら
スペースを快適にご利用いただくには、室内を清潔な状態に保つことが重要です。
利用者様から投稿されるレビューは、清潔感の評価軸が含まれるため、清掃が行き届いたスペースを保つことがリピーターや高評価のレビューに繋がります。
また、室内の清掃が行き届いていない場合、低評価のレビューが付きやすい傾向があります。
高評価を維持し長期的に予約を増やしていくために、清掃管理は重要なポイントとなります。
複数のスペースを運営している場合や、都度の清掃を行うことができない場合は、清掃の手間を軽減するために利用者様自身に簡単な清掃を行っていただくように促しています。
消耗品の補充や細部の清掃は、自社(清掃代行業者への委託など)で行う必要がありますが、移動した椅子・テーブルを元の位置に戻すことや、テーブル拭き、掃除機掛けなどの簡単な清掃手順を案内することがポイントとなります。
以下、実際に掲載者様が取り組まれている内容をいくつかご紹介します。
退室方法に清掃の手順を記載する
退室前の清掃と原状復帰が必須の旨を注意事項に記載する
メッセージで退室前の清掃をお願いしている旨を案内する
スリッパを用意し、土足禁止にする
室内の目立つ箇所に清掃マニュアルの張り紙を掲示する
清掃、ゴミ回収を有料備品(オプション)に設定する
清掃用具の準備や清掃手順を案内することにより、管理コストの削減に繋がります。
禁止事項・注意事項のご確認や退室時間の厳守について、スペースをご利用中の利用者様へのご案内が大変効果的です。
入り口や机の上など、スペース内の目立つ場所に掲示しましょう。
インスタベースでは、快適なスペース利用・運用のために、スペース利用時のトラブル防止を目的とした「スペースの使い方ポスター」をご提供しております。
簡易的な内容にはなりますが、ぜひご活用いただけますと幸いです。
また、管理画面の「スペース運営キット」画面から、スペース運営に便利な掲示物を、ネットワークプリントサービスを利用してコンビニエンスストアでの印刷が可能となりました。
併せてご活用ください。
スペース利用時のトラブルで多い原因の1つは、「掲載者に電話が繋がらない」です。
スペース情報に設定いただく「連絡先(電話番号)」は、予約・見学が確定した際に自動送信されるメールや、利用者様の予約詳細画面に表示されます。
利用者様は、多くの場合、緊急時に電話での連絡を希望されるため、電話対応ができなかった際には悪い体験となりやすく、評価の低いレビューにも繋がりやすくなります。
そのため、設定の際には、通話ができる電話番号のご入力をお願いしております。
運営体制により常時電話対応が難しい場合は、「注意事項」に電話対応の難しい時間帯や、メッセージでの対応となる旨を予め記載いただくことを推奨しております。
予約確定、メッセージ、キャンセルなど様々な通知がアプリ1つで完結します。
売上や予約件数も確認できて便利!ぜひご活用ください。
■ アプリケーションのダウンロードはこちら
マーケットプレイスでは、「どのような備品や設備を用意したら良いか分からない…」「鍵の受け渡しや入退室管理の運用コストを軽減したい…」といったお悩みをお持ちの掲載者様に向けて、レンタルスペースを収益化するために必要な、商品やサービスをご紹介しています。
ソファなどの家具やホワイトボード、プロジェクター、清掃用具のほか、スマートロックなどのIoT機器を揃えております。
ぜひご活用ください。
■マーケットプレイス利用方法