💡承認率・承認時間について

承認率・承認時間など、利用者様の利用体験に大きく影響を与える項目は、サイト上での検索順位に反映されます。
利用体験の向上につながる指標を確認し、改善することで売上アップを目指しましょう！

■見学リクエストフロー

1. 利用者様：見学リクエストを送信

2. 掲載者様：見学リクエストを「承認」

3. 利用者様：見学リクエストを「確定」

4. 見学確定

掲載者様が見学リクエストを「承認」しても、その後、利用者様が「確定」を行わないと、見学リクエストは成立しません。
予約リクエストと違い、承認後に利用者様による「確定」が必要となりますので、ご注意ください。
リクエスト回答切れとなってしまった場合、メッセージで日程を調整してください。

💡メッセージ活用のメリット

1.予約情報を見逃さない

予約確定後、メッセージに予約状況が記載されます。
▼メッセージ内容例
  【自動配信メッセージ】
予約ID：☓☓☓☓☓ の予約状況が「予約確定」になりました

2.退室報告にも使用可能

画像添付が可能です

3.利用者様の既読状況（開封済・未開封）が確認可能

💡掲載審査について
掲載審査に関する詳細は、スペース掲載マニュアルをご確認ください。

💁ヘルプページ

▶️ 特別料金の設定方法について

予約確定した予約について、スペース・利用日時・オプション・利用料金の変更リクエストが送信可能です。
リクエストを受け取った利用者様が「承認」されると、変更内容手続きが完了します。

■予約内容の変更の流れ

1. 掲載者様：管理画面の予約詳細ページから、予約内容の変更リクエストを送信

2. 利用者様：変更内容確認し、リクエストに回答

   • 承認された場合
     予約内容が変更されます

   • 非承認となった場合
     予約内容は変更されません

予約内容の変更は、様々なシーンでご活用いただけます。

■主な事例

• • 利用時間を変更したい。または、変更希望があった

  • 一部、スペース料金の返金を行いたい

  • リピーター利用のため5％の割引を反映させたい

  • 延長分の料金を請求したい

  • オプション料金を選択せずに予約が入った。オプション料金の追加請求をしたい

  • 破損、無断利用の請求をしたい

💁ヘルプページ

▶️ 予約内容の変更リクエストについて

▶️ 予約内容の変更リクエストが送信できない時の原因と対処方法

🚨レビューの禁止事項

・事実と異なる内容についての記載

・個人のプライバシーを侵害する行為

・誹謗中傷、誤解を招く断定的な表現

・ご自身が体験していない事柄についての感想

・掲載者及び関係者が自身の掲載スペースにレビューを投稿する行為

・値引き等の金銭的メリットと引き換えに高評価を要求する行為

・返金等の金銭的メリットと引き換えにレビューの削除を要求する行為

・レビューを削除するよう圧力をかける行為 

利用者様から受け取ったレビューへの返信について

レビューには、良い意見もあれば悪い意見もあります。
掲載者様が意図しないレビューが投稿される場合もあるかと思います。

しかし、利用者様から投稿されたレビューはスペースを改善するチャンスです！
はじめから完璧にスペースを運営できる掲載者様はいません。
貴重なご意見を参考に、より素敵なスペース運営を目指しましょう。

また、悪い体験をしてしまった利用者様のレビューをそのままにしておくと、未来の利用者様の不安に繋がり、予約が入りづらくなってしまいます。
レビューへ返信した掲載者様のご対応を参考に他の利用者様からご予約をいただくケースもございますので、低評価のレビューも真摯に受け止め、丁寧にご返信いただくことを推奨しております。

約87％が「今すぐ予約」のスペースで成約しています
（参照：2023年1月～3月のインスタベース予約実績データ）

”今すぐ予約”は、利用者様からの予約申込と同時に予約確定となる予約受付方法です。
”予約リクエスト制”と比較すると、今すぐ予約スペースの予約件数は最大6.4倍、予約金額は最大3.8倍もの差があります！

予約リクエスト制のスペースでは、利用者様から受け付けた予約リクエストの確認やメッセージのやり取り等で、利用可否を回答する前にキャンセルされてしまう可能性がありますが、今すぐ予約では即時に予約が確定するため、「すぐに会場を手配したい」という利用者様のニーズに応えることができます。

また、今すぐ予約のスペースでは、申込期限（予約受付の締切設定）を最短0時間に設定できるので、「今すぐ使いたい」、「30分後から利用したい」という直前予約の獲得も見込めます！

Google カレンダー連携でダブルブッキングを防ぎましょう

今すぐ予約では、売上アップが見込める一方で正確な空室管理が必須となります。

万が一、ダブルブッキングが発生してしまうと、利用者様の体験を損ねるだけでなく、当日の参加者様に案内していたスケジュールにも影響が出てしまう可能性があります。

そのため、予約の受付方法に関わらず、「常に正確な空室状況が自動で更新されている状態」にすることが、ダブルブッキング防止の重要なポイントとなります。

インスタベースが提供しているGoogle カレンダーの連携機能では、インスタベース経由の予約とGoogle カレンダーに作成された予約（予定）が自動的に相互反映されるので、自社や他サイトで受け付けた予約を含めて、空室状況の一元管理を実現することができます。

キャンセル手続き

掲載者様の都合により予約がキャンセルとなる場合、利用者様のスケジュール ならびに インスタベースの信用に多大なる影響がでるため、原則として一度受け付けた予約をキャンセルすることはできません。

やむを得ず利用者様にスペースを提供することができない場合は、まず、利用者様へ「メッセージ」でキャンセルの経緯や理由のご説明をお願いいたします。

その後、利用者様からの了承が得られた場合、管理画面の予約詳細ページより「予約をキャンセルする」もしくは「キャンセル・返金リクエスト」を送信していただけますようお願いいたします。
（お支払い方法・予約ステータスによって手続き手順が異なります。各手順の詳細は、ヘルプページよりご確認ください。）
これらの手続きを行いますと、ご利用料金は全額返金となります。

🚨掲載者様によるキャンセル手続きを行う場合、キャンセル料金を徴収することはできません

キャンセルポリシーに基づいてキャンセル料金を徴収する場合は、利用者様にてキャンセル手続きを行っていただくようご案内をお願いいたします。

🚨キャンセル理由は利用者様へ通知されます

虚偽の申請や利用者様の気分を害する内容は記載しないよう、ご配慮ください。

💁ヘルプページ

▶️ キャンセル手続き手順について

検索順位への影響について

掲載者様の都合により予約がキャンセルとなる場合や、スペースを利用することができないことが続いた際には、該当スペースの検索順位に影響します。予め十分ご注意ください。

なお、天変地異・感染症の流行・行政機関からの要請など、スペース提供の中止がやむを得ない事情であると判断できる場合は、該当措置の対象外となります。

空室管理を徹底しましょう

インスタベースでは、以下の機能を用いて簡単に空室状況を管理することができます。
正確な空室状況を利用者様に案内することで、予約受付の手間を大幅に軽減することが可能です。

Google カレンダー連携

お使いのGoogle カレンダーをインスタベースに連携することで、インスタベース経由の予約とGoogleカレンダーの予約（予定）を自動的に相互に反映させることが可能です。

• インスタベース経由の予約が自動的にGoogle カレンダーに予定として作成されます

• Google カレンダーに作成した予定の日時がインスタベース上でブロック（利用不可）されます

設定方法の詳細はこちら

利用不可日時の設定

既に予約が入っている日時やスペースを提供することができない期間（ゴールデンウィーク、お盆、年末年始など）がある場合は、事前に利用不可日時を設定することでダブルブッキングや承認率の低下を防ぐことができます。

設定方法の詳細はこちら

※利用者様が確認されるスペースページのカレンダーのマークに関しては、以下ご参照ください。

◎：空室率が80%以上
◯：空室率が40%以上
△：空室率が40%未満
-：営業時間外 or 終日満室

建物の詳細を明記する

予約確定時に利用者様に通知されるメールには、住所と入退室方法が記載されますが、住所情報のみのご案内の場合、正しい建物か判断することが難しい場合もあります。

ビルの特徴や目印となる看板・お店などを含めてスペース内写真へ掲載したり、入退室方法へ記載するとイメージが湧きやすくなり、お問い合わせの軽減に繋がります。

💡記載例

当スペースは、代官山サンライトビル202号室にあります。

5階建ての建物（茶色の外観）が代官山サンライトビルです。

線路沿いにある建物となっております。

（ビルの外観は、掲載写真をご参考ください）

最寄り駅からの道順を明記する

最寄り駅からスペースまでの道順を明記すると共に、Google マップで取得した経路のリンクを入室方法に記載することも効果的です。
経路のリンクは簡単に取得できるので、ぜひお試しください。
（Google マップ＞住所と最寄駅を入力＞メニュー＞地図を共有または埋め込む）

💡記載例

・明治神宮前駅 エレベーター専用出口より徒歩1分
神宮前交差点より表参道ヒルズ方面へ歩き、ローソンの次のビルです。

 ＜明治神宮前駅からの道順はこちら＞

https://goo.gl/maps/Nzjr1SCk2rQA76BV9

・表参道駅 A2出口より徒歩4分
表参道ヒルズを過ぎ、交番を過ぎた次の建物（ローソンの手前）です。

＜表参道駅からの道順はこちら＞

https://goo.gl/maps/LnjhGKXGBWXpJmME9

鍵の保管場所と解錠方法を明記する

事前にキーボックスの開け方や鍵の保管場所を案内することで、スムーズな入退室対応につながります。

動画・画像を使うと言葉や説明では伝わらない多くの情報を伝えることができるので、解錠方法や保管場所に関する動画・画像の共有リンクを取得し、入室方法にリンクを記載することをおすすめします。

💡記載例

現地スタッフはおりませんので、キーボックスから鍵を取り出してご入室ください。

入口ドアの横にキーボックスがあります。ダイヤルを暗証番号「☓☓☓☓」に合わせてキーボックスから鍵を取り出してください。

＜キーボックスの保管場所・開け方はこちら＞

https://〜.pdf

入退室の案内を少し工夫することで、大幅に対応コストの軽減と利用者様への不安解消へ繋がります。ぜひご参照ください。

また、無人運営のスペースの場合、以下のいずれかの運用方法を推奨しています。

1. 鍵を郵便ポストなどに収納し、利用者様ご自身で鍵の解錠・施錠を行っていただく。

2. スペース入口付近に鍵付きキーボックスを設置し、キーボックスの暗証番号を予約・見学が確定した利用者様に案内する。

3. スマートロックなどの電子錠を導入し、予約確定後、暗証番号を利用者様に案内する。
   
   

🚨注意
▶️ 入退室方法は、予約が確定した利用者様にのみ通知されます。

スペースページには記載されませんので、ご安心ください。

スマートロックとのシステム連携

インスタベース × スマートロックでカギの受け渡しが一切不要になります。

💡スマートロック連携のメリット

1️⃣ 予約毎に変わる暗証番号/解錠URLで安心のセキュリティ
2️⃣ システム連携で自動的に送付される暗証番号
3️⃣ 遠隔管理で対応コスト削減で簡単に入室管理

インスタベースでは、「RemoteLOCK」「Akerun」「くじらクラウドスマートロック」との連携が可能です。

RemoteLOCKの詳細はこちら
Akerunの詳細はこちら
くじらクラウドスマートロックの詳細はこちら

クラウド録画サービス「Safie」とのシステム連携

管理画面の予約詳細ページから遠隔で取得した高画質の映像を簡単に確認できるようになります。

💡クラウド録画サービス「Safie」との連携のメリット

1️⃣ 掲載者管理画面よりライブ映像の確認が可能
2️⃣ 予約毎に利用中の様子を静止画で閲覧可能
3️⃣ スペース利用前後のスペース内の変化が分かる

Safieの詳細はこちら