ผู้บริหารทุกคนย่อมต้องการทำงานให้สำเร็จ และมีความคิดหลายอย่างที่จะหาวิธีให้ภาระงาน บรรลุตามเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ ความคิดของผู้บริหารอาจเลื่อนลอยไม่ชัดเจนอาจเป็นไปได้หรือเป็นไปไม่ได้ แต่สิ่งที่ทำให้ความคิดของผู้บริหารเป็นความจริงก็คือการวางแผนเชิงกลยุทธ์ในการบริหารงาน หากขาดการวางแผนหนทางที่จะบรรลุผลก็เป็นไปได้ยาก ในแง่ของการบริหารงานการวางแผนเป็นหน้าที่แรกสุดแล้วก็ตามด้วยหน้าที่การจัดองค์การ การจูงใจ หรือการนำและการควบคุมการวางแผน ดังนั้นการวางแผนเชิงกลยุทธ์มีความสำคัญมากที่จะบอกได้ว่าองค์กรจะประสบความสำเร็จในการแข่งขันกับองค์กรอื่นหรือไม่ แผนเป็นสิ่งที่แสดงให้เป็นว่าองค์กรพยายามที่จะทำให้ดียิ่งขึ้นกว่าที่กำลังกระทำอยู่และพยายามทำให้ดีกว่าคนอื่น การวางแผนเชิงกลยุทธ์เป็นการตัดสินใจล่วงหน้าก่อนที่จะเกิดเหตุการณ์จริง
การบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์หรือเรียกย่อๆ ว่า MBO เป็นกระบวนการร่วมกันกำหนดวัตถุประสงค์และการควบคุมระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งเป็นการเชื่อมหน้าที่ทางการบริหารระหว่างการวางแผน และการควบคุมเข้าด้วยกัน
MBO ย่อมาจาก Management by Objectives เป็นแนวคิดทางการบริหารที่ได้รับความสนใจเป็นอย่างมาก
ความเป็นมาและแนวความคิดเกี่ยวกับการบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO)
ความเป็นมาการบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO)
การบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO)นั้น เป็นเทคนิคการบริหารงานแบบหนึ่งที่ได้รับความนิยมแพร่หลายมาก ซึ่งถูกสร้างขึ้นมาโดยนักวิชาการคนหนึ่งชื่อ Peter F. Drucker ซึ่ง ได้เสนอแนวความคิดเรื่องนี้เป็นคนแรกที่อเมริกาเมื่อปี ค.ศ.1954 ในหนังสือของเขาชื่อ The Practice of Management Drucker ซึ่งชี้ให้เห็นว่าทุกองค์การต้องมีเป้าหมาย เพื่อนำทางบุคคลที่บริหารงานองค์การ ประสานเป้าหมายของพวกเขาเข้ากับเป้าหมายขององค์การและส่งเสริมการทำงานเป็นทีม ชี้ให้เห็นความจำเป็นของการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนเพื่อนำองค์การไปสู่ต้องการ
การบริหารแบบนี้มีเรียกกันหลายชื่อ เช่น Management by Results (MBR) หรือ Management by Objectives and Results (MOR) ในส่วนภาษาไทยที่เรียกชื่อการบริหารในลักษณะนี้ที่คล้าย ๆ กัน เช่น การบริหารงานโดยมีวัตถุประสงค์ การบริหารงานโดยกำหนดวัตถุประสงค์ หรือ การบริหารงานตามวัตถุประสงค์
ในการบริหารงานอีกแบบหนึ่งที่ตรงกันข้ามกับ MBO เหมือน ฟ้ากับดิน คือ Management by Activities and Results (MAR) ซึ่งมุ่งที่ผลที่จะเกิดขึ้นหรือจะได้รับเท่านั้น โดยไม่มีการกำหนดวัตถุประสงค์เลย เช่น ต้องการขายสินค้าให้ได้มากที่สุด โดยไม่มีการกำหนดเป้าหมายและวางแผนที่แน่นอนว่าจะขายให้ได้เท่าไร โดยวิธีใด แล้วก็ทำการโหมโฆษณา หรือตีปีป อย่างเต็มที่เพื่อให้ขายให้ได้มากที่สุดก็แล้วกัน ซึ่งเป็นการบริหารแบบโบราณที่ผิดหลักวิชา ในปัจจุบันก็มีนักบริหารใช้วิธีการนี้เช่นกัน เช่น เชิญสื่อมวลชน มาทำข่าวให้ดัง โดยไม่คำนึงว่า จะทำได้ตามเป้าหมายหรือไม่ มีเพียงวัตถุประสงค์ที่แน่นอนคือให้ดังก็พอแล้ว
แนวคิดเกี่ยวกับการบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO)
แนวความคิดของ การบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO) มีคุณลักษณะพิเศษหลายอย่าง เช่น เน้นสิ่งที่ต้องกระทำแทนที่จะเป็นกระทำอย่างไร บุคคลมีความสำคัญกว่าวิธีการ และการมอบหมายอำนาจหน้าที่ดีกว่าการควบคุม บุคคลถูกคาดหวังให้ควบคุมตนเอง พวกเขาถูกสนับสนุนให้มีส่วนร่วมอย่างจริงจังในทิศทางขององค์การ และตามทัศนะของเสนาะ ติเยาว์. (2543) การบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์หรือเรียกย่อๆ ว่า MBO เป็นกระบวนการร่วมกันกำหนดวัตถุประสงค์และการควบคุมระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งเป็นการเชื่อมหน้าที่ทางการบริหารระหว่างการวางแผน และการควบคุมเข้าด้วยกันซึ่งมีแนวคิดสำคัญ 4 อย่าง คือ
ในแง่ขอกระบวนการบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO) ผู้บังคับบัญชาร่วมกับผู้ใต้บังคับบัญชาในการวางแผนและการควบคุม ส่วนในการดำเนินงานผู้ใต้บังคับบัญชามีอิสระที่จะเลือกวิธีทำงานของตัวเอง ผู้บังคับบัญชามีหน้าที่สนับสนุนและช่วยแก้ปัญหาการทำงานที่อาจเกิดขึ้น
ความหมายของการบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO)
จากความหมายดังกล่าวมาข้างต้น จะเห็นได้ว่า การบริหารตามวัตถุประสงค์ (MBO) จะต้องมีการกำหนดเป้าหมายของงานไว้ล่วงหน้า โดยความร่วมมือของผู้บริหารทุกระดับในองค์กร มีการมอบหมายงานให้บุคลากรปฏิบัติ มุ่งเน้นที่วัตถุประสงค์และผลงานที่จะทำให้สำเร็จซึ่งมีกลไกควบคุมการตรวจสอบการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามเป้าหมาย ดังนั้นการบริหารแบบนี้จึงจำเป็นต้องให้ความสำคัญแก่ผู้ปฏิบัติงานทุกระดับ ให้ทุกคนร่วมมือกันทำงานด้วยความเต็มใจจึงจะได้ผลผลิตออกมาอย่างมีประสิทธิภาพ
สรุปได้ว่า การบริหารตามวัตถุประสงค์ (MBO) เป็นระบบบริหารงานโดยผู้บริหารกับผู้ร่วมงานกำหนดวัตถุประสงค์ เพื่อให้ดำเนินงานไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ ร่วมกัน มีทิศทางการทำงานที่แน่นอน ทำให้บุคคลในองค์การทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
กระบวนการบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO)
การบริหารตามวัตถุประสงค์ที่จะนำไปใช้ในองค์การนั้น อาจทำได้ สองลักษณะคือ ทำเป็นโครงการกึ่งเต็มรูป โดยนำ การบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO) มาใช้เฉพาะการบริหารส่วนใดส่วนหนึ่งขององค์การก่อน และโครงการเต็มรูป เป็นการนำ การบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO) มาใช้ปรับปรุงองค์การในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ซึ่งอาจจะเป็นระยะเวลา 3 – 5 ปี จึงจะสมบูรณ์แบบ กระบวนการหรือขั้นตอนในการบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO) งานมี 4 ขั้นตอนที่สำคัญดังนี้
4.2 การประเมินผลงานตามหลักการนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อนำไปใช้ในการพัฒนาบุคคลและเพิ่มประสิทธิภาพงานมากกว่าที่จะใช้การประเมินผลเพื่อพิจารณาความดีความชอบหรือการลงโทษ
4.3 เน้นการวัดผลการปฏิบัติงานที่ผลงานขั้นสุดท้าย นอกจากนั้นยังเน้นความสำเร็จของผลงานและการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้ามากกว่าความประพฤติของผู้ปฏิบัติงาน
4.4 ใช้วัตถุประสงค์และผลงาน เป็นตัวประเมินมากกว่าการให้คะแนน หรือเครื่องหมาย
4.5 การประเมินผลงานกระทำเมื่อผลงานขั้นสุดท้ายเสร็จสิ้นลง โดยผู้ประเมินและผู้ได้รับการประเมินได้มีโอกาสปรึกษาหารือร่วมกัน ทั้งในระยะกำหนดวัตถุระสงค์และระยะประเมินผลงาน
สรุปโดยทั่วไปการบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO) ประกอบด้วยขั้นตอนต่างๆ ดังนี้
องค์ประกอบที่สำคัญบางประการของการบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO)
การนำแนวความคิดเกี่ยวกับ การบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO) ไปใช้ในการบริหารงานให้มีประสิทธิภาพนั้น ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบและเงื่อนไขที่สำคัญบางประการดังนี้
3.1 กลุ่มทำงานที่ตนเข้าไปมีส่วนร่วมในการบริหารด้วย จะทำงานมีประสิทธิภาพสูงกว่ากลุ่มที่ทำงานตามคำสั่ง
3.2 การมีส่วนร่วมในการตัดสินใจหรือการบริหาร จะมีส่วนสัมพันธ์กับผลผลิตที่ได้รับ
3.3 การมีส่วนร่วมทำให้ผู้ปฏิบัติงานยอมรับการวินิจฉัยสั่งการ อันจะมีผลต่อการทำงานร่วมกัน
3.4 การที่ผู้ปฏิบัติงานมีความพอใจในการทำงาน จะผลักดันให้เกิดความต้องการที่จะเข้าไปมีส่วนร่วมในการทำงานมากขึ้น
4. การจัดให้มีระบบข้อมูลย้อนกลับ เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน หรือเปิดโอกาสให้รู้ถึงผลงานที่กระทำไปแล้วเป็นองค์ประกอบสำคัญประการหนึ่งในการบริหารงานตามวัตถุประสงค์ ทั้งนี้ด้วยเหตุผลสองประการ คือ
4.1 เป็นเครื่องมือสำหรับผู้บริหารที่จะตรวจสอบว่า ผลงานนั้นเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้หรือไม่
4.2 เป็นเครื่องมือสำหรับผู้บริหารที่จะแก้ไขอุปสรรค หรือปัญหาที่เกิดขึ้นได้ทันท่วงที
การใช้ระบบข้อมูลย้อนกลับในทางปฏิบัติจำแนกออกได้เป็น สอง ประเภท คือ
1. ระบบข้อมูลย้อนกลับเพื่อแสดงให้ทราบถึงผลงานแบบวันต่อวัน
2. ระบบข้อมูลย้อนกลับเพื่อแสดงให้ทราบถึง ผลงานที่ได้ปฏิบัติไปในช่วงระยะเวลาหนึ่ง โดยปกติมักจะใช้เพื่อวัดหรือประเมนผลการปฏิบัติงาน
ระบบข้อมูลย้อนกลับที่ดีควรมีลักษณะสำคัญดังนี้
1. สามารถวัดผลสิ่งที่ต้องการวัดได้อย่างเฉพาะเจาะจงและถูกต้อง
2. สามารถชี้ให้เห็นถึงอุปสรรคหรือข้อบกพร่องในรูปแบบที่ง่ายไม่ยุ่งยากซับซ้อน
3. สามารถใช้เป็นเครื่องมือสำหรับผู้บริหารในการตัดสินใจ และควบคุมให้การปฎิบัติงานเป็นไปตามวัตถุประสงค์
องค์ประกอบที่สำคัญบางประการของ การบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO) ดังที่กล่าวมาแล้วนี้ ดับบลิว เจ เรดดิน ได้กำหนดเงื่อนไขซึ่งเป็นองค์ประกอบที่สำคัญเพิ่มเติมไว้ดังนี้
1. มีการละลายพฤติกรรมของผู้ปฏิบัติงานอย่างเพียงพอ
2. เน้นความสำคัญของการเปลี่ยนแปลง
3. ยอมรับความสำคัญด้านปัจจัยการบริหารที่เกี่ยวกับคน
4. มีข่าวสารและข้อมูลมากพอ
5. เน้นประสิทธิผลของงาน
6. เน้นความสำคัญของกลุ่ม
7. เน้นความสำคัญของสถานการณ์
8. เลือกใช้วิธีการเริ่มต้นที่ถูกต้อง
9. กำหนดอัตราความเร็วของการเปลี่ยนแปลงให้เหมาะสม
10. ใช้เครื่องมือต่าง ๆ ให้มากที่สุด
ประโยชน์ของการบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ (MBO)
จากการสำรวจเกี่ยวกับประสบการณ์ของผู้บริหารในเรื่องการบริหารโดยยึดวัตถุประสงค์ พบว่ามีจุดเด่นหรือประโยชน์ที่สำคัญ ดังนี้
1. ช่วยให้มีการกำหนดวิธีการวัดที่แน่นอนว่า บุคลากรในองค์การได้สร้างสรรค์ประโยชน์ให้กับองค์การได้มากน้อยเพียงใด
2. ก่อให้เกิดการประสานงานในกลุ่มผู้ปฏิบัติงาน เนื่องจากมีการกำหนดเป้าหมายและมาตรการในการวัดผลงานร่วมกัน
3. เป็นเครื่องมือช่วยแก้ไขปัญหาสำคัญในหน่วยงาน เกี่ยวกับการกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบของสมาชิกแต่ละคนในกลุ่มและองค์การ