Il passaporto per l’estero, definito “a libretto” per la presenza di diverse pagine (venti) di cui era composto, a differenza del vecchio lasciapassare di una sola pagina, è stato introdotto nella forma, sostanza e dimensioni, con il Regio Decreto n.36 del 31.01.1901 (Allegato A) "Regolamento di attuazione" della legge sull'emigrazione n. 23 del 31 gennaio 1901.
Il passaporto veniva rilasciato, in nome del re ai regnicoli, dal ministro per gli affari esteri, e su delega, dai prefetti, dai commissari distrettuali o dai questori, se autorizzati dal prefetto (art.1).
Figura 1
La richiesta dell’ottenimento del passaporto per l’estero poteva essere fatto in forma scritta o verbale, al sindaco del comune di residenza, il quale a sua volta lo richiedeva all’autorità competente, mediante l’invio di una dichiarazione di “nulla osta”, in cui indicava le ragioni della richiesta (lavoro o ricongiungimento). L’invio della richiesta da parte del sindaco (Fig.1), doveva avvenire entro 24 ore, e, nelle successive 24 ore, il richiedente otteneva, se le condizioni erano soddisfatte, il rilascio del passaporto, che gli veniva consegnato anche attraverso il sindaco (art.2).
Il passaporto non veniva rilasciato quando c'erano ragioni particolari, come per esempio la presenza di minori di 16 anni, laddove c’erano buone ragioni per supporre che l'intento era di condurli all’estero per svolgere attività immorali, come la prostituzione o l’accattonaggio, oppure per lavori in industrie pericolose.
Veniva negato anche a coloro che dovevano scontare una pena per reati commessi o se pendeva nei loro confronti un mandato di cattura. Così come era negato il rilascio ai ragazzi prossimi al compimento del diciottesimo anno d’età, senza il permesso esplicito del prefetto, per evitare la renitenza alla leva.
La durata della validità del passaporto per l’estero era di tre anni, rinnovabile.
L'adozione di un passaporto per l’estero formato da più pagine, consentì di destinare appositi spazi alle annotazioni, ai visti ed ai rinnovi del documento, ma c'era una mancanza: non era stato previsto lo spazio per la fotografia del titolare. Probabilmente, una tecnica, troppo moderna per l'epoca. In seguito però, considerata l’utilità, per via di un riscontro immediato della titolarità del passaporto, fu deciso di inserirla, incollandola su una delle pagine destinate ad altro scopo e non utilizzate. Molto spesso veniva collocata in seconda o terza pagina di copertina. Il passaporto a libretto, destinato ad uso esclusivo di emigrazione, riportava, sempre nel retro della pagina di copertina, le "Avvertenze agli emigranti", per mettere in guardia coloro che si apprestavano ad emigrare da eventuali truffe perpetrate ai loro danni da parte di Agenzie di emigrazione stabilite fuori d’Italia. Inoltre consigliavano per chi emigrava in America, l’acquisto di biglietti di passaggio in Italia, presso uffici autorizzati. Queste semplici “raccomandazioni”, evitavano problemi agli emigranti, soprattutto in caso di rimpatrio e nel contempo assicuravano all’emigrante che le osservava, tutte le tutele previste per legge.