学園のGoogleアカウント(Googleドライブ)で作成・保存しているドキュメントやスプレッドシートとといったファイルは、共有の設定をすることで、作成した本人以外のユーザーが閲覧したり編集したりできるようにすることができます。
しかし、課題の提出用ファイルや個人で作成したドキュメントなどが、「学園全体(N高グループ全体)」や「リンクを知っている全員」に公開されたままになっていると、他人に見られたくないファイルが見られてしまいます。
ファイルを他のユーザーと共有するときは慎重に権限を設定しましょう。
特に注意してほしいファイル
自分の名前や連絡先、写真が入っているファイル
部活動や委員会、行事などで作成した個人のデータ
提出が終わった課題やメモ類
共有したいファイルの共有ボタンを押します。
特定のユーザーにのみ共有する場合は、共有したいユーザーのメールアドレスを入力します。
「▼」を押して共有相手が共有したファイルに対して行える操作を設定します。
「有効期限を追加」から、共有相手がファイルにアクセスできる期間を設定することも可能です。
「通知」にチェックを入れると共有相手にファイルが共有されたことを通知できます。
共有相手、行える操作の設定が間違いないか確認できたら、「送信」または「共有」のボタンを押します。
共有後も、共有相手が行える操作を変更したり、共有相手からアクセス権を削除することができます。
N高グループに所属するすべての生徒からアクセスができるようにしたい場合は、「一般的なアクセス」を「N高グループ」に変更することで、URLを知っているN高グループ生であれば、だれでもファイルにアクセスできるようになります。
定期的に、自分が作ったファイルの中で「共有設定されているもの」を確認して、自分以外の方に見られたくないファイルや、個人情報(名前・連絡先・写真など)が含まれるファイルが誰でも見られる状態になっていないか、確認しましょう。
Googleドライブの上部にある検索バーの右端にある 「検索オプション」アイコンをクリックします。
「オーナー」(または所有者)の項目をクリックし、「自分がオーナー」 を選択して「検索」を押します。
ファイルの表示方法をリスト表示にします。
ファイルタイトルの右側に人型アイコンがあるファイルが共有されているファイルです。
「共有」を開き、アクセスできるユーザーに問題がないか確認します。
共有したくないユーザーにファイルが共有がされている場合は、アクセス権を削除しましょう。
※削除時にメール通知はされません
特定のユーザーにのみ共有をしたいのに一般的なアクセスが「N高グループ」になっていた場合は「制限付き」に変更しましょう。