Email & Internet gebruik

Email en Internet gebruik

Gedragscode internet- en e-mailgebruik

Overwegingen

Deze tekst omschrijft het gebruik van internet en e-mail voor het Minkema College

De volgende punten zijn overwogen bij het vaststellen van deze gedragscode:

1. Gebruik van het internet. e-mail en social media is voor velen binnen het Minkema College nodig om onderwijs te kunnen geven en volgen. Maar onjuist hiermee omgaan kost tijd en capaciteit van mensen en apparatuur, en brengt diverse risico s met zich mee.
2. Internet kent verschillende verschijningsvormen. Dit zijn onder andere e-mail (via internet en via intranet), World Wide Web (surfen), File Transfer (bestandsuitwisseling), Usenet (nieuwsgroepen), chat (babbelbox) en social media (Twitter, Facebook). Aan het gebruik van het internet zijn, per verschijningsvorm, risico's verbonden die nopen tot het stellen van gedrags- en gebruiksregels. Bij risico's valt te denken aan beschadiging van het netwerk door virussen, uitlekken van gevoelige informatie en het in diskrediet brengen van de goede naam van de school.
3. Ter vermijding van dergelijke risico's kan het Minkema College voorschriften geven voor, en maatregelen nemen ter bevordering van de goede orde in de school. De hierna weergegeven regels vallen onder deze bepaling.
4. Tegen de achtergrond van de risico's van het gebruik van internet, e-mail en social media wordt van de gebruiker professioneel en integer handelen verwacht.
5. Het gebruik van internet en e-mail kan worden vastgelegd. Deze registratie geschiedt om de continuiteit van de technische infrastructuur te waarborgen, verstoring van bedrijfsprocessen en andere (financiele) schade tegen te gaan en om toezicht te houden op de naleving van de gedrags- en gebruiksregels door de gebruiker.
6. Inhoudelijke controle van het internet- en e-mailgebruik kan plaatsvinden indien sprake is van een vermoeden van strijd met de gedrags- en gebruiksregels door de gebruiker. Niet naleving van deze regels kan leiden tot disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen.
7. Deze gedragscode omtrent internet, e-mail en social media betreft:
   • de regels waaraan de gebruiker zich moet houden bij het gebruiken van de door het college ter beschikking gestelde internetvoorziening- en e-mailsystemen;
   • De omstandigheden waaronder het college besluit tot het registreren, verzamelen en monitoren van tot personen herleidbare data omtrent internet- en e-mailgebruik

1. Werkingssfeer

1.1

Deze regeling geldt voor iedereen die op het Minkema College werkt of onderwijs volgt.

2. Algemeen

1. 2.1
2. Het Minkema College behoudt zich het recht voor om de toegang tot bepaalde sites te beperken. Met name sites met een pornografische, racistische, discriminerende of een op entertainment gerichte inhoud kunnen worden geweerd.
3. 2.2
4. De school kan het recht tot gebruik van (een deel van) internet toestaan, maar ook altijd weer intrekken. Zonder dat recht is gebruik van (een deel van) internet niet toegestaan.
5. 2.3
6. De gebruikelijke gedragsregels, zoals de regels die momenteel gelden voor het ondertekenen van schriftelijke correspondentie, het vertegenwoordigen van de school en voor het verzenden van post (zoals correct taalgebruik) zijn ook van toepassing op e-mail en andere toepassingen (zoals nieuwsgroepen, telefoneren via internet).

3. Gebruik

• 3.1
• Gebruikers mogen uitsluitend beperkt persoonlijk gebruikmaken van internet. Gebruik is dus verbonden met taken/bezigheden die voortvloeien uit de functie. Daarbij dienen zij zich te houden aan de door de school opgestelde regels en procedures.
• 3.2
• De infrastructuur voor elektronische communicatie kent een eigen vorm van kwetsbaarheid, en een eigen vorm van beveiliging. Deze vraagt om speciale aandacht op tenminste de volgende punten:
  • user-identificatie (inlog-naam) en wachtwoord zijn persoonsgebonden en mogen niet aan anderen worden doorgegeven;
  • het downloaden van software en applicaties is niet toegestaan tenzij vooraf toestemming is verleend door het hoofd van de afdeling automatisering.
  • Gebruik van software mag alleen als is voldaan aan de geldende rechten en eventuele licenties zijn betaald. Gedownloade software en applicaties moeten op virussen zijn gescand voor gebruik;
  • vertrouwelijke gegevens en schoolgevoelige informatie mogen niet zonder toestemming naar buiten de school worden verstuurd;
  • het is niet toegestaan inkomende prive-berichten te genereren door deel te nemen aan niet-zakelijke nieuwsgroepen, abonnementen op e-zines, nieuwsbrieven en dergelijke.
  • Onbedoelde inbreuken op beveiliging, van binnenuit of vanuit de buitenwereld, dient u aan de systeembeheerderautomatiseringsafdeling te melden.
• 3.3
• Het is niet toegestaan internet en email voor persoonlijke doeleinden te gebruiken. De gebruiker die niet-zakelijke e-mail ontvangt, behoort de verzender te vragen om de verzending daarvan te stoppen. Bij persoonlijk gebruik van internet moet onder andere worden gedacht aan het spelen of downloaden van spelletjes, winkelen, gokken of deelnemen aan kansspelen en het bezoeken van chat-/babbelboxen.
• 3.4
• Het is in het bijzonder niet toegestaan om op internet:
  • sites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten;
  • pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal te bekijken of te downloaden;
  • zich ongeoorloofd toegang te verschaffen tot niet openbare bronnen op het internet;
  • opzettelijk informatie waartoe men via internet toegang heeft verkregen zonder toestemming te veranderen of te vernietigen. Indien u ongevraagd informatie van deze aard krijgt aangeboden, dient u dat aan het hoofd automatisering te melden.
• 3.5
• Het is bovendien niet toegestaan om door middel van e-mail of sociale media:
  • dreigende, beledigende, seksueel getinte, racistische dan wel discriminerende berichten en kettingmailberichten te verzenden of door te sturen;
  • iemand elektronisch lastig te vallen.
• Indien u ongevraagd informatie van deze aard aangeboden krijgt, dient u dit te melden aan het hoofd van de automatiseringsafdeling.
• 3.6
• Het is ook anderszins niet toegestaan op internet in strijd met de wet of onethisch te handelen.

4. Controle

4.1

Om de veiligheid van het netwerk te waarborgen en toe te zien op een zorgvuldig gebruik overeenkomstig deze regeling, worden van tijd tot tijd controles uitgevoerd. Hiernaast wordt toegezien op de technische integriteit en beschikbaarheid van de infrastructuur en diensten.

Het toezicht op het gebruik zal bestaan uit het steekproefsgewijs controleren van het gebruik van internet en e-mailverkeer (tijdsbesteding, sites die bezocht worden). Daartoe kunnen anonieme lijsten van bezochte internetsites en van verstuurde e-mails worden uitgedraaid.

4.2

Binnenkomende internet- en e-mailverkeer wordt zo goed mogelijk gecontroleerd op virussen en soortgelijk ongerief. Mocht blijken dat een e-mailbericht een virus bevat, dan wordt het automatisch tegengehouden. Indien desondanks een e-mail wordt ontvangen dat mogelijk een virus bevat, dan dient de ontvanger onverwijld contact op te nemen met het hoofd automatisering.

1. 4.3
2. Indien mocht blijken dat in strijd met deze regeling wordt gehandeld of indien daarvoor aanwijzingen zijn (zoals klachten, signalen van binnen of buiten de organisatie en systeemstoringen), dan kunnen gegevens van (de) betrokken gebruiker(s) worden uitgedraaid, bekeken en gebruikt.
3. 4.4
4. De betreffende gegevens worden bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een gebruiker noodzakelijk is.

5. Sancties

1. 5.1
2. Bij handelen in strijd met deze regeling, het belang van de school of de algemeen geldende normen en waarden voor het gebruik van internet, kunnen afhankelijk van de aard en de ernst van de overtreding maatregelen worden getroffen. Hierbij gaat het om disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen zoals berisping, schorsing, verwijdering van school, beeindiging van de arbeidsovereenkomst.
3. 6. Slot
4. 6.1
5. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de directie van het Minkema College.
6. 6.2 Deze regeling treedt in werking per 1 februari 2007