Recepcionista

Essa tela será acessada somente pelo usuário de Recepcionista. É necessário sempre realizar o Login nessa tela no começo do expediente, e finalizar a sessão o término do mesmo.

Lembrando também, que é obrigatório que o usuário tenha um device para realizar e receber as ligações, sejam um aparelho IP, Ata, ou celular/computador com Webex instalado e logado com a mesma conta do painel de recepicionista.

Próximo passo, você deverá logar com suas credências (mesmas do Webex), no painel.

Lembre-se de marcar a opção “stay singned in” para te manter conectado no sistema até que você finalize por completo a sessão. 

Veja a imagem abaixo do Login sendo realizado:

Após realizar o Login, você será redirecionado para a tela principal do painel, veja abaixo:

Temos:

• Procurar: Utilizado para procurar um contato da sua empresa ou grupo;

• Favoritos: Onde iremos verificar os usuários marcados para monitoramento;

• Empresa: Aba destinada para verificação da empresa de forma geral;

• Grupo: Aba destinada para verificação do grupo da sua empresa;

• Pessoal: Diretório para personalização de contatos personalizado para a recepcionista;

• Discagem rápida: Fila de discagem rápida;

• Filas: Filas do callcenter;

• Diretório: Diretório de rede;

Para uma melhor utilização, você pode deixar somente a “aba” Favoritos habilitada para análise e Fila, caso você possua callcenter. Conforme imagem abaixo:

Orientamos deixar somente essas “abas” habilitadas, pois facilita a gerência e envia informações redundantes em várias telas, isso se dá por conta da aba Favoritos já possuir todas as informações necessário para o serviço de recepcionista.

Nota: Para “minimizar as outras abas” basta clicar no “X” no canto direito de cada uma delas.

Na “aba” de favoritos, podemos visualizar todos os ramais que iremos monitorar (Lembrando que esses ramais são configurados pela Equipe Voice Manager, para que seja possível visualiza-los no portal).

Como isso podemos visualizar se os usuários, estão em uma ligação, em pausa, desvio habilitado, não perturbe, ocupados, entre outros...

Abaixo iremos demonstrar os principais alertas na tela de recepção:

Disponível: Não está recebendo nenhuma ligação e não há nenhum serviço habilitado.

Indisponível: O usuário está com o Não perturbe habilitado.

Ocupado: O usuário está em uma ligação no momento. Basta clicar em cima do nome do mesmo para visualizar demais informações da chamada em curso.

Desvio: O usuário está com um serviço de desvio habilitado para seu ramal.

Acima são os principais ícones que o painel de recepcionista trás para facilitar a uilização do serviço. Ainda temos outros, como Tocando, Finalizando e off-line, entre outros...

Com essas informações já possível que o (a) recepcionista direcione as ligações da maneira correta, sem incomodar, por exemplo uma pessoa que já está em ligação no momento.

Lembrando que ela (ele) sempre atenderá a chamada no seu Device e irá realizar as transferências para o ramal desejado. Podemos utilizar o Webex ou aparelhos para as transferências, ou até mesmo o próprio portal, utilizando a opção de arrastar e soltar, conforme mostra a imagem abaixo:

Veja que na imagem acima, a (o) recepcionista, pode colocar a chamada em “Hold” (espera), “Estacionar”, ou conforme mostra ele clica em cima da chamada e arrasta para o ramal que deseja transferir. Aparecendo o ícone de “TRF” para ele concluir a transferência. 

Nota: Ao clicar no “TRF” ele te dar duas opções, “Chamar” para chamar primeiro o usuário antes de transferir, (transferência com consulta), ou podendo simplesmente transferir (transferência cega).

Por fim, para habilitar ou desabilitar a opção de “Arrastar e soltar” mencionada acima, basta acessarmos a área de configuração:

E marcamos a caixa “Arrastar e soltar"

Por fim devemos sempre salvar o espaço de trabalho para guardar as informações das telas configuradas acima: