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FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
FOIRE AUX QUESTIONS
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FAQ - ALL USERS
FAQ - ALL USERS
FAQ - TOUS LES TYPES D’UTILISATEURS
FAQ - TOUS LES TYPES D’UTILISATEURS
Les messages Scolago tombent dans mes pourriels.
On demande à tous les employés d’ajouter le domaine scolago.com à leurs destinataires sécuritaires (et lbpsb.qc.ca et lbpearson.ca aussi, si ce n’est pas déjà fait).
Scolago messages are going to my junk/spam folder.
All employees are asked to add the scolago.com domain to their safe senders (and lbpsb.qc.ca and lbpearson.ca as well, if not already done).
The dashboard boxes (with a count by status) are not linked.
The dashboard icons for the count of each status type are not hyperlinked right now but it's something the developers may add in the future. To navigate, use the left-hand panel or the boxes which appear lower on your home page.
Les cases du tableau de bord (ayant un chiffre par statut) ne sont pas liées.
Les icônes du tableau de bord pour le chiffre de chaque type de statut ne sont pas encore activées par hyperlien, mais les développeurs pourraient l’ajouter plus tard. Pour naviguer, utilisez l’affichage de gauche ou les cases qui apparaissent plus bas dans votre page d’accueil.
Why can substitutes pre-accept several assignments and how are they assigned?
See Scolago's online help for more information about the options and status types and how the system functions. The default for LBPSB schools at the outset is for the system's algorithm to prioritize as follows:
teacher's preferred substitutes (regardless of qualification)
school's preferred substitutes (regardless of qualification)
qualification by specialty/grade
substitute's preferences by specialty/grade
Note that the Board and/or some schools may opt to adjust these settings in the future in order to best address replacement needs.
Pourquoi les suppléants peuvent-ils préaccepter plusieurs tâches et comment sont-elles attribuées?
Consultez l’aide en ligne de Scolago pour plus de renseignements sur les options et les types de statuts et pour connaître le fonctionnement du logiciel. Les écoles de la CSLPB du début servent à la priorisation par l’algorithme du logiciel comme suit :
Suppléants préférés par l’enseignant (peu importe la qualification)
Suppléants préférés par l’école (peu importe la qualification)
Qualification par spécialité/niveau
Préférences du suppléant par spécialité/niveau
Notez que la commission scolaire ou certaines écoles peuvent choisir d’ajuster ces réglages dans l’avenir pour répondre aux besoins de suppléance.
How do I... enable notifications? customize the hours for a shorter absence? stop receiving so many e-mail messages?
See Scolago's online help for technical questions related to the functionality and operations of the new platform. They have many FAQs, how-to videos, and live chat (for Facebook users).
Comment activer les notifications? Personnaliser des heures d’absence plus courte? Cesser de recevoir autant de messages par courriel?
Consultez l’aide en ligne de Scolago sur les questions techniques relatives aux fonctions et au fonctionnement de la nouvelle plateforme. Elles contiennent de nombreuses FAQ, vidéos explicatives et clavardages en ligne (pour les utilisateurs de Facebook).
FAQ - TEACHERS
FAQ - TEACHERS
FAQ - ENSEIGNANTS
FAQ - ENSEIGNANTS
I want to assign the substitute who has already agreed to replace me
In order to dispatch your request to ONLY ONE substitute, you must use the 'Search' method (NOT Absences). Click the magnifying glass to open a search and fill out the details for your absence. Note that you cannot add lesson plans in attachment when creating a search but you can add Comments about where to find it, or follow up with an e-mail message. After completing the information, click Search at the bottom and then check the box 'selected' on the substitute profile card for ONLY the one substitute who agreed to replace you. Then send the request. When you do it this way, the request will only be visible to that one substitute. They must accept it in order to be truly assigned. It can take a few minutes for their acceptance to be processed. If the substitute changes their mind and will not be accepting it, or if they cancel or refuse, you must to go back and search again and select another (or several) other substitutes in order to have it seen by anyone else.
Je veux affecter le suppléant qui a déjà accepté de me remplacer.
Pour envoyer votre demande à SEULEMENT UN suppléant, vous devez utiliser la fonction Recherche (PAS Absences). Cliquez sur la loupe pour ouvrir une recherche et remplir les détails de votre absence. Notez que vous ne pouvez pas joindre de plans de cours quand vous créez une recherche, mais vous pouvez ajouter des commentaires sur où les trouver ou faire un suivi dans un courriel. Une fois l’information entrée, cliquez sur Rechercher en bas puis cochez la case Sélectionné dans la fiche de profil du suppléant pour SEULEMENT un suppléant qui a accepté de vous remplacer. Envoyez la demande ensuite. De cette manière, la demande ne sera visible que par ce suppléant. Il doit l’accepter pour être réellement attribué. Il faudra peut-être quelques minutes pour que son acceptation soit traitée. Si le suppléant change d’idée et qu’il n’accepte plus, s’il annule ou s’il refuse, vous devez retourner et refaire la recherche et choisir un ou plusieurs autres suppléants pour que tous le voient.
I posted a request which still shows as pending - I am worried it will not be filled
When you open an existing request (by clicking the pencil icon on the record in question), scroll down to see the substitutes eligible to see it. For each substitute, you can see when they will receive or did receive their notification. The system avoids messaging during class time so it may start dispatching only at 4pm even if you post something at 1pm. If a substitute is still in the queue, they will not have received a notification. At the bottom of each substitute's profile card, hover over each small icon to see a tool-tip explaining the status (if they saw the e-mail, if they saw the assignment via Scolago web/app).
J’ai affiché une demande qui est encore indiquée comme en attente – je crains qu’elle ne soit pas traitée
Quand vous ouvrez une demande existante (en cliquant sur l’icône de stylo dans le dossier en question), faites défiler l’écran pour voir les suppléants autorisés à la voir. Pour chacun d’entre eux, vous pouvez voir quand la notification a été reçue ou non. Le logiciel évite d’envoyer des messages pendant les classes, alors il pourrait commencer les envois seulement à 16 h même si vous avez affiché une demande à 13 h. Si un suppléant est encore en file d’attende, il n’aura pas reçu la notification. Au bas de chaque fiche de profil de suppléant, passez la souris sur chaque petite icône pour voir un outil qui explique le statut (courriel lu ou affectation lue dans le Web ou l’app Scolago).
I used search and chose to send it only to my favourite substitutes but it has not been filled
For last-minute assignments, it’s probably best to select as many names as possible rather than restricting it to your favourite substitutes. Unless you have already booked someone in particular on your own and you are dispatching to only that one person because you know they will accept. For absences entered well in advance, selecting only your preferred/favourite substitutes will likely work out. If not, you have time to go back and add more names. If you use the Absence method, the robot will prioritize preferred substitutes anyway.
J’ai utilisé la recherche et choisi d’envoyer la demande seulement à mes suppléants préférés, mais elle n’a pas été remplie.
Dans les affectations de dernière minute, il vaut peut-être mieux choisir le plus grand nombre de noms possible plutôt que de limiter la demande à vous suppléants préférés, à moins que vous ayez déjà réservé quelqu’un en particulier vous-même et que vous vous adressiez seulement à cette personne parce que vous savez qu’elle acceptera. Pour les absences entrées longtemps à l’avance, le choix de vos suppléants préférés ou favoris fonctionnera vraisemblablement. Sinon, vous avez le choix de retourner et d’ajouter plus de noms. Si vous utilisez la méthode d’absence, le robot accordera la priorité aux suppléants préférés de toute façon.
Will the Special Leave options/choices be added?
In order to reduce the risk of error, options are limited to the main types of reasons. Please click here to see the Absence Guide explaining your options and the reasons to select on Scolago. When you select Special Leave or Other, remember to specify the exact reason in the field for internal notes. Data is not loaded directly into payroll from Scolago but your Secretary will need to know which specific reason to enter.
Est-ce que les options ou les choix de congé spécial s’ajouteront?
Pour réduire le risque d’erreur, les options sont limitées aux principaux types de raisons. Cliquez ici pour voir le guide d’absence qui explique les options et les raisons de sélectionner dans Scolago. Quand vous sélectionnez congé spécial ou autre, n’oubliez pas de préciser la raison exacte dans le champ pour les notes internes. Les données ne sont pas chargées directement dans la paie à partir de Scolago, mais la secrétaire devra savoir quelle raison précise entrer
I need to post for only half a day
There are no pre-populated half-days but you can adjust the start and end times to the minute when you click on the date (one field contains the date and the precise time) - double-check your AM/PM settings before you submit!
Je dois afficher le remplacement seulement pour une demi-journée.
Il n’y a pas de demi-journées préremplies, mais vous pouvez ajuster les heures de début et de fin quand vous cliquez sur la date (un champ contient la date et l’heure précise) – vérifiez deux fois vos réglages AM/PM avant d’envoyer!
My request includes multiple grades
The grade level is an optional field. If you are a specialist or a high school teacher teaching multiple grades, you may choose the predominant grade for that particular request, the multi-grade option or you can leave it blank. Either way, you should add more detail in the Comment field so the substitute will be aware.
Ma demande contient plusieurs niveaux
Le niveau est un champ facultatif. Si vous êtes un spécialiste ou un enseignant au secondaire qui donne des cours dans plusieurs niveaux, vous pouvez choisir le niveau prédominant pour cette demande en particulier, l'option multi-niveau ou le laisser vide. De toute façon, vous devriez indiquer plus de détails dans le champ des commentaires pour informer le suppléant.
My request includes multiple specialties or my specialty is not listed
The platform is designed in such a way that one specialty must be selected for each request. If you are a specialist or a high school teacher teaching multiple grades, you may choose the predominant grade for that particular request, or you may choose the subject you feel is the most relevant. Either way, you should add more detail in the Comment field so the substitute will be aware. The list of specialties is limited and aligns with the existing specialties configured for the substitute qualifications. If your specialty is not listed, choose the best match for the assignment or the closest to your official teaching category associated with your post.
Ma demande comprend plusieurs spécialités ou ma spécialité n’est pas indiquée.
La plateforme est conçue pour qu’une spécialité soit choisie à chaque demande. Si vous êtes un spécialiste ou un enseignant du secondaire qui donne des cours dans plusieurs niveaux, vous pouvez choisir le niveau prédominant pour cette demande en particulier ou encore la matière que vous croyez la plus pertinente. De toute façon, vous devriez indiquer plus de détails dans le champ des commentaires pour informer le suppléant. La liste des spécialités est limitée et correspond aux spécialités existantes configurées pour les qualifications du suppléant. Si votre spécialité n’est pas indiquée, choisissez la meilleure correspondance pour l’affectation ou la plus près de votre catégorie officielle d’enseignement associée à votre poste.
How do I identify my preferred substitutes?
If you had identified substitute preferences in your Aesop profile, these should be reflected when you view substitutes’ profiles (click Substitutes on the left to see them). Going forward, HR cannot edit these preferences on your behalf. Employees must update these selections independently using the heart (favorite) and no entry (stop) icons which appear on each substitute’s profile card. IMPORTANT: preference/exclusion information from Aesop can only be carried forwarded for substitutes who were active at the time of the data migration. Teachers are responsible for monitoring preferences and updating them accordingly as new and/or former substitute profiles are activated / re-activated.
Comment identifier mes suppléants préférés?
Si vous aviez indiqué des préférences de suppléants dans votre profil Aesop, elles devraient se trouver quand vous consultez les profils de suppléants (cliquez sur Suppléants à gauche pour les voir). À compter de maintenant, les RH ne peuvent plus modifier ces préférences en votre nom. Vous devez mettre ces choix à jour vous-même en activant le coeur (favori) et les icônes d’interdiction d’entrée (arrêt) qui s’affichent sur la fiche de chacun des suppléants. IMPORTANT: l’information sur les préférences et l’exclusion d’Aesop ne peut être reportée que pour les suppléants qui étaient actifs au moment de la migration de données. Les enseignants ont la responsabilité de vérifier les préférences et de les mettre à jour en fonction des profils de nouveaux ou d’anciens suppléants qui sont activés ou réactivés.
Where is the calendar view for teachers?
The calendar view for teachers is on the Home page
Où est l’affichage du calendrier pour les enseignants?
L’affichage de calendrier pour les enseignants se trouve sur la page d'accueil
What are tags and how do they work?
The link appears for teachers but it is not a feature that teachers will use. Please ignore it.
Que sont les marqueurs et comment fonctionnent-ils?
Le lien s’affiche pour les enseignants mais ce n’est pas une fonction que les enseignants utiliseront. N’en tenez pas compte.
I would like to offer to substitute for some of my teacher colleagues
There are no plans to add full-time teachers as substitutes in the system. You may inform your school office that you are open to internal substitution when they are facing unfilled absences.
J’aimerais offrir à certains de mes collègues enseignants de les remplacer.
Il n’y a pas de plans dans le logiciel pour ajouter des enseignants à temps plein comme suppléants. Vous pouvez informer le bureau de votre école que vous êtes ouvert à faire de la suppléance à l’interne quand es absences ne sont pas comblées.
FAQ - SUBSTITUTES
FAQ - SUBSTITUTES
FAQ - REMPLAÇANTS
FAQ - REMPLAÇANTS
What is the difference between queued requests and pending requests?
Scolago creates something like a waiting list for each request. If an absence is posted for all available/eligible substitutes, or if a list of substitutes are selected, then the assignment shows up as queued for the whole list and the request is sent to one person at a time. The schedule for the requests, and how long between each one being sent, is determined based on how long before the job begins and the number of eligible substitutes in the queue. A job posted today for tomorrow would start sending requests more quickly and with a short time span in between requests.
When a substitute's turn comes up in the queue, the request changes to pending and can be accepted right away (that is also the time at which the e-mail or app notification would be received by that substitute). If you see an assignment as queued, you may pre-accept to indicate that you would be interested in that assignment if it reaches your turn in the queue before someone else fills it. If you have pre-accepted a request while it was queued, and your turn comes up before someone else has filled it, then the status will change to accepted (you will not see the status of pending).
Pre-accepting is only an indication of your interest/willingness - it does not guarantee you will be assigned. If you have multiple assignments pre-accepted for the same time, the system will attach you to the first one which is not filled when it reaches your name in the queue (if any).
The system is using an algorithm for each request so your order in queues will vary widely. You cannot see exactly where your name appears in the queue but you can see what time it would reach you if it is not filled before (look for the notification date/time when you open a request).
If you do not like the pre-accept feature, you may opt to ignore any/all queued assignments and only accept or refuse when you receive a request or see assignment marked as pending.
Quelle est la différence entre des demandes en file d’attente et des demandes en attente?
Scolago crée une liste d’attente pour chaque demande. Si une absence est affichée pour tous les suppléants disponibles ou admissibles ou si une liste de suppléants est choisie, alors l’affectation s’affiche comme en file d’attente pour toute la liste et la demande est envoyée à une personne à la fois. Le calendrier des demandes et l’intervalle entre l’envoi de chacune sont déterminés selon le temps qui s’écoulera avant que la tâche commence et le nombre de suppléants admissibles dans la file d’attente. Pour une tâche affichée aujourd’hui pour demain, l’envoi des demandes commencera plus rapidement et selon un plus court délai entre les demandes.
Quand le tour d’un suppléant arrive dans la file, la demande passe à en attente et elle peut être acceptée tout de suite (c’est aussi le moment où la notification par courriel ou app sera reçue par ce suppléant). Si vous voyez une tâche dans la file, vous pouvez préaccepter pour indiquer que vous seriez intéressé à cette affectation si elle atteint votre tour dans la file avant que quelqu’un l’accepte. Si vous avez préaccepté une demande pendant qu’elle était dans la file et que votre tour arrive avant que quelqu’un l’ait acceptée, le statut deviendra accepté (vous ne verrez pas le statut en attente).
La préacceptation n’est qu’une indication de votre intérêt ou disposition – elle ne garantit pas que vous serez affecté à une tâche. Si vous avez accepté plusieurs tâches pour la même heure, le logiciel vous reliera à la première qui n’est pas comblée quand il arrivera à votre nom dans la file d’attente (s’il y en a une).
Le logiciel utilise un algorithme pour chaque demande et l’ordre dans la file variera beaucoup. Vous ne pouvez pas voir exactement où votre nom figure dans la file, mais vous pouvez voir à quelle heure votre tour devrait arriver si la tâche n’est pas comblée avant (cherchez la date et l’heure de notification quand vous ouvrez une demande).
Si vous n’aimez pas la fonction de préacceptation, vous pouvez choisir d’ignorer la ou les tâches en file d’attente et de n’accepter que quand vous recevez une demande ou que vous voyez une tâche en attente d’affectation.
Do I have to upload my authorization and my CV? Who will see it?
Uploading your Brevet/credentials and CV for your Scolago profile is recommended, especially if you are interested in being considered for long-term replacements or contracts. If you are already approved for substitution, you may opt to leave it blank and will not affect the functionality of the system. That section of your profile is visible only to school dispatchers (secretaries and administrators) and HR. Teachers see only a substitute's e-mail address and phone number.
If you have reservations about uploading your authorization to teach, please e-mail a scan or photo to dispatchHR@lbpsb.qc.ca. If you have any doubt about having sent a copy for your file, it's better to send it twice than not at all.
Dois-je télécharger mon autorisation ou mon CV? Qui les verra?
Il est recommandé de télécharger votre brevet/autorisation et votre CV pour votre profil Scolago, particulièrement si vous êtes intéressé à faire des remplacements ou des contrats à long terme. Si vous êtes déjà autorisé à faire des remplacements, laissez en blanc et les fonctions du logiciel ne seront pas touchées. Cette section de votre profil est visible seulement aux répartitrices dans les écoles (secrétaires et cadres) et aux RH. Les enseignants ne voient qu’une adresse courriel et un numéro de téléphone de suppléant.
Si vous avez des réserves sur le téléchargement de vos autorisations à enseigner, envoyez par courriel une numérisation ou une photo à dispatchHR@lbpsb.qc.ca. Si vous ne vous rappelez plus si vous avez envoyé une copie de votre dossier, il vaut mieux l’envoyer deux fois que pas du tout.
I want to add or remove schools from my list
The list of LBPSB schools which have been pre-populated for Aesop users will appear below the map (elementary, or secondary, or both were selected based on historical data).
Use the text search or interactive map to add or remove schools according to where you are willing to substitute (you may also use the yellow trash can on a school icon to remove it but you can only add through the map).
If you were set up for only elementary or only secondary but wish to consider replacements at any level, you can search for *Lester B. Pearson School Board under My schools and when you open that box on the map, you will see a few options including one to remove all schools and one to add all schools. If you are only replacing at a few schools, remove all schools and then select the ones you want. To select a longer list, you may add all schools and then remove the ones where you do not foresee accepting assignments.
Some users may encounter limitations or restrictions. If so, they may contact HR regarding possible corrections by e-mail to DispatchHR@lbpsb.qc.ca.
Je veux ajouter ou retirer des écoles de ma liste
La liste des écoles de la CSLBP qui a été préremplie pour les utilisateurs d’Aesop figurera sous la carte (primaires, secondaires ou les deux là où elles étaient choisies selon des données historiques).
Utilisez la recherche contextuelle ou la carte interactive pour ajouter ou retirer des écoles selon l’endroit où vous êtes disposé à remplacer (utilisez aussi la corbeille jaune sur une icône d’école pour la retirer. Cependant, les ajouts se font seulement avec la carte).
Si vos paramètres étaient réglés pour des écoles primaires seulement ou pour des écoles secondaires seulement, mais que vous désirez faire des suppléances à tous les niveaux, vous pouvez chercher dans la Commission scolaire Lester B. Pearson* sous Mes écoles et quand vous ouvrez cette case dans la carte, vous verrez quelques options dont une permettant de supprimer toutes les écoles et d’ajouter toutes les écoles. Si vous ne remplacez que quelques écoles, supprimez-les toutes puis sélectionnez celles que vous désirez. Pour sélectionner une liste plus longue, vous pouvez ajouter toutes les écoles puis retirer celles où vous ne prévoyez pas accepter des tâches.
Certains utilisateurs peuvent rencontrer des limites ou des restrictions. Si c’est le cas, contactez les RH par courriel à DispatchHR@lbpsb.qc.ca pour obtenir de possibles corrections.
What happened to the Job Offers section?
It was renamed. Please see the section entitled Bulletin board .
Qu’est-il arrivé à la section des offres d’emploi?
Elle a été renommée. Consultez la section intitulée Babillard.
How can I stop seeing requests for specialties I will not accept?
For some areas of teaching, there is more demand than substitutes who are interested/qualified. As a result, the teachers who did not prefer those specialties could see corresponding requests anyway. If you want to stop all requests for a specific specialty, please send your request to dispatchHR@lbpsb.qc.ca. Your profile can be edited by HR to reflect the outright refusal.
Comment cesser de voir les demandes pour des spécialités que je n’accepterai pas?
Dans certains secteurs d’enseignement, il y a plus de demandes que de suppléants qui sont intéressés ou qualifiés. Par conséquent, les enseignants qui n’ont pas indiqué de préférence pour ces spécialités pourraient voir des demandes correspondantes de toute façon. Si vous désirez arrêter de recevoir toutes les demandes dans une spécialité précise, envoyez une demande à dispatchHR@lbpsb.qc.ca. Votre profil peut être modifié par les RH pour indiquer le refus.
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