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Privacy Policy (個人情報保護方針) — SET & sport.japanwithease.com
Privacy Policy (個人情報保護方針) — SET & sport.japanwithease.com
Effective Date: September 1, 2026
Operator: SET
Website: https://sport.japanwithease.com
Contact Email: sport@japanwithease.com
English Version
English Version
1. Introduction & Overview
1. Introduction & Overview
SET ("we", "us", or "our"), operating the website sport.japanwithease.com, is committed to protecting the privacy and personal data of our athletes, parents, legal guardians, and website visitors. This Privacy Policy explains how we collect, use, store, and safeguard your personal information in compliance with Japan's Act on the Protection of Personal Information (APPI / 個人情報保護法).
2. Information We Collect
2. Information We Collect
We collect personal information necessary to deliver high-quality sports coaching, process bookings, and maintain administrative records:
Athlete & Parent Data: Full names, child's age/date of birth, emergency contact phone numbers, email addresses, and skill levels.
Payment & Transaction Details: Payment history and billing metadata handled securely via our payment processor, Stripe. (Note: SET does not store raw credit card numbers on its servers).
Communication Records: Email inquiries, contact form submissions, and LINE/WhatsApp messages.
Media & Visual Content: Photos and short video clips captured during coaching sessions for instructional analysis or marketing (subject to your consent).
Technical Data: IP addresses, browser types, and cookies collected when browsing sport.japanwithease.com.
3. Purpose of Use
3. Purpose of Use
Your personal data is used strictly for the following operational purposes:
Managing lesson bookings, court scheduling, and student attendance.
Sending court location details, weather updates, and session reminders.
Processing online payments and issuing digital receipts via Stripe.
Responding to customer inquiries and support requests.
Technical swing analysis and athletic progress tracking.
Promotional media on sport.japanwithease.com and social channels (unless opted out).
4. Third-Party Disclosure & Data Processing
4. Third-Party Disclosure & Data Processing
We do not sell, rent, or trade your personal information to third parties. We share data only with trusted service providers essential to business operations:
Payment Gateway: Stripe, Inc. (for secure online payment processing).
Communication & Cloud Tools: Google Workspace and cloud storage services used for record archiving.
Legal Requirements: When required by Japanese law, government authorities, or court order.
5. Data Security & Storage
5. Data Security & Storage
We implement strict administrative, technical, and physical security measures to protect your personal data against unauthorized access, loss, or alteration. All electronic records are stored in secure cloud systems. In accordance with Japanese tax regulations, transaction and invoice records are archived for 7 years.
6. Your Rights & Opt-Out Options
6. Your Rights & Opt-Out Options
Under Japanese privacy law, you have the right to:
Request access to, correction of, or deletion of your personal data.
Opt-out of media capture (photos/videos) at any time by emailing us at sport@japanwithease.com.
Unsubscribe from marketing communications.
7. Inquiries & Contact Information
7. Inquiries & Contact Information
If you have any questions or requests regarding this Privacy Policy, please contact us:
Email: sport@japanwithease.com
Inquiry Form: Available on https://sport.japanwithease.com
日本語版（個人情報保護方針）
日本語版（個人情報保護方針）
1. 基本方針
1. 基本方針
SET（SET Sports Coaching、代表：Beata Zalka）およびウェブサイトsport.japanwithease.comは、受講者、保護者様、およびウェブサイト利用者の個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）を遵守し、適切な取り扱いと保護に努めます。
2. 収集する個人情報
2. 収集する個人情報
当クラブは、サービス提供に必要な範囲で以下の情報を取得します：
保護者・受講者情報: 氏名、お子様のお名前・年齢、電話番号、メールアドレス、テニス経歴。
決済情報: オンライン決済プラットフォーム（Stripe）を通じた利用履歴・請求データ（※クレジットカード情報はStripe社が厳重に管理し、当クラブのサーバーには保存されません）。
通信・お問い合わせ履歴: メール、お問い合わせフォーム、LINE/WhatsApp等でのやり取り。
メディア情報: レッスン中に撮影されたフォーム分析用または広報用の写真・動画（事前に同意をいただいた場合のみ）。
3. 個人情報の利用目的
3. 個人情報の利用目的
取得した個人情報は、以下の目的でのみ利用いたします：
レッスンの予約管理、コート調整、出席確認。
雨天中止連絡、レッスン振替案内、スケジュール通知。
受講料の決済処理および領収書の発行。
お客様からのご質問・ご相談への回答。
指導用のフォーム分析および上達記録の管理。
ウェブサイト（sport.japanwithease.com）や広報資料への活動風景の掲載（配信停止申請がない場合）。
4. 第三者提供の制限
4. 第三者提供の制限
当クラブは、以下の場合を除き、個人情報を第三者に開示・提供することはありません：
お客様の同意がある場合。
決済処理（Stripe社）やデータ保管（Google等）に必要な業務委託を行う場合。
法令に基づき、行政機関や裁判所からの開示請求があった場合。
5. 情報の安全管理と保存期間
5. 情報の安全管理と保存期間
個人情報への不正アクセス、紛失、改ざんを防止するため、適切なセキュリティ対策を実施します。なお、税法上の規定に基づき、決済・取引関連データは7年間適切に保管されます。
6. 開示・訂正・利用停止のご請求
6. 開示・訂正・利用停止のご請求
お客様は、ご自身の個人情報の開示、訂正、削除、または写真・動画の掲載停止を請求することができます。ご希望の場合は、下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。
7. お問い合わせ窓口
7. お問い合わせ窓口
Eメール: sport@japanwithease.com
ウェブサイト: https://sport.japanwithease.com
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