SET Cancellation & Weather Policy (キャンセル・雨天規定)

Effective Date: September 1, 2026
Operator: SET
Website: https://sport.japanwithease.com
Contact Email: sport@japanwithease.com

English Version

At sport.japanwithease.com, we strive to provide clear, fair, and transparent cancellation and rain rules for all participants. By booking a session or purchasing a term package, you agree to the policies detailed below.

1. Private Individual Sessions

• Client Cancellations & Changes: You must notify us at least 72 hours prior to the scheduled session start time by emailing sport@japanwithease.com. Eligible sessions may be rescheduled at a mutually convenient time.

• Late Cancellations & No-Shows: Cancellations made with less than 72 hours notice, or no-shows without prior notification, will be charged 100% of the session fee with no refund or rescheduling.

2. Group Sessions & Term Packages

• Non-Refundable Group Term Fees: Due to public court reservations and group roster management, term fees and group package payments are non-refundable once the term has commenced.

• Missed Group Classes: Individual absences from group sessions cannot be refunded or credited.

3. Rain & Weather Policy (Outdoor Courts)

Outdoor tennis sessions are subject to weather conditions. Rain cancellations are valid only when declared by the instructor at least 1 hour prior to the scheduled lesson start time.

If an active lesson is interrupted by rain on court, the following 3-tier rule applies:

• 5–10 minutes played: The lesson is declared a rainout and will be rescheduled.

• 10–25 minutes played: A 50% session fee applies. No further refund or rescheduling is offered.

• Over 25 minutes played: The lesson is considered complete and 100% full charge applies.

Term Weather Extension Rule:

If rain or extreme weather delays outdoor group sessions during any coaching term, SET may extend the coaching schedule into subsequent weeks or months to complete all sessions, without altering the total fixed term fee.

4. Club / Coach-Initiated Cancellations

If SET must cancel a session due to coach illness, emergency, or court facility issues, clients will be offered either:

1. A rescheduled makeup lesson at a mutually convenient time; or

2. A full refund for the specific cancelled lesson.

5. Private Lesson Ticket Packages

• Purchased ticket packs or session blocks are valid for 3 months from the date of purchase.

• Expired tickets are non-refundable, non-transferable, and cannot be extended.

6. Payment Method & Zero-Cash Rule

All payments must be completed online via Stripe or direct bank transfer prior to sessions. SET coaches do not accept physical cash payments on or off the court under any circumstances.

日本語版（キャンセル及び雨天規定）

1. プライベートレッスン（個人指導）

• 変更・キャンセル: レッスン開始日時の72時間前までに、メール（sport@japanwithease.com）にてご連絡ください。72時間前までのご連絡に限り、振替等の対応が可能です。

• 直前キャンセル・無断欠席: レッスン開始まで72時間を切ってからのキャンセル、および無断欠席の場合は、受講料の**100%（全額）**のキャンセル料が発生し、返金・振替は行えません。

2. グループコース・ターム受講料

• ターム受講料の不返金: コート確保および定員管理の都合上、ターム開始後の受講料返金・中途解約は承っておりません。

• 自己都合欠席: お客様の都合によるグループレッスンの欠席について、個別の返金や控除は行えません。

3. 雨天・悪天候規定（屋外コート）

屋外レッスンの雨天中止判定は、レッスン開始の1時間前までにコーチが判断した場合にのみ有効となります。

レッスン開始後に降雨により中断した場合、以下の基準を適用します：

• プレイ時間 5分〜10分: 雨天中止（レインアウト）とみなし、後日振替レッスンを行います。

• プレイ時間 10分〜25分: 受講料の50%相当を適用します（追加の振替・返金はありません）。

• プレイ時間 25分超: レッスン成立とみなし、**受講料の100%（全額）**を適用します。

ターム受講期間・補講延長規定:

雨天や悪天候により屋外グループレッスンが延期となった場合、SETは全回数を消化するために受講期間を翌月以降へ延長してレッスンを行う場合があります。この場合もターム受講料総額の変更はありません。

4. 当クラブ都合による中止

コーチの急病や施設都合によりレッスンが実施できない場合、以下のいずれかの対応を行います：

1. 代替（振替）レッスンの実施

2. 該当レッスン分の受講料の全額返金

5. 回数券（チケットパック）

• ご購入いただいたレッスン回数券の有効期限は発行日より3ヶ月間です。

• 有効期限が切れたチケットの返金、延長、換金は一切行えません。

6. 決済方法及び完全キャッシュレス規定

すべての受講料のお支払いは、Stripeによるオンライン決済または事前銀行振込にて行います。現地コート等での現金（キャッシュ）によるお支払いは一切受け付けておりません。