Google for Education è un insieme di strumenti, applicazioni e servizi ideati da Google appositamente per l’utilizzo in ambito scolastico e consentire a insegnanti e studenti di lavorare sia in presenza che a distanza. Il 17 febbraio 2021 Google ha annunciato la trasformazione da Google Suite for Education a Google Workspace for Education: una versione migliorata della nota suite per le scuole, con tutti i prodotti e gli strumenti più utilizzati - come Google Classroom, Meet, Moduli, Drive - in una veste totalmente rinnovata.

L’Istituto Tecnico Grazia Deledda ha scelto di utilizzare tutti i servizi denominati Google Suite for Education (oggi Google Workspace for Education) dall’a.s. 2016/2017, ben prima che l'emergenza Covid-19 imponesse l’attivazione nelle scuole di modalità di didattica a distanza.

La scelta è stata dettata dai molteplici vantaggi offerti dai servizi offerti da Google nell'ambito delle attività di supporto alla didattica, consentendo la produzione, la circolazione e la condivisione di materiali didattici e di apposita modulistica, la gestione degli impegni e degli aspetti formativi della didattica sia in presenza che a distanza.

La piattaforma consente, inoltre, di gestire in modo efficace il flusso informativo fra docenti, studenti, e personale amministrativo dell’Istituto, attraverso quattro strumenti principali in ambiente controllato e chiuso rispetto al web: la posta elettronica (Gmail), la gestione dei documenti (Drive), la classe virtuale (Classroom) e il calendario (Calendar).

I servizi vengono forniti all'istituto scolastico in conformità al relativo Contratto che descrive le modalità di utilizzo e di condivisione dei dati del cliente e si applica esclusivamente ai servizi principali.

L’Istituto Tecnico Grazia Deledda ha affidato la gestione amministrativa dei servizi Google con dominio @itdeleddalecce.edu.it a un gruppo di docenti, designando espressamente due di essi quali soggetti autorizzati al compimento di operazioni connesse al trattamento dei dati personali indispensabili al corretto e necessario svolgimento delle attività affidate loro quali amministratori della piattaforma, compresa l'attribuzione delle credenziali agli interessati.

Al momento dell’attivazione dell’account, Google fornisce un messaggio con richiesta di conferma da parte dell’utente che include la seguente frase: “Tieni presente che quando utilizzi i servizi Google l’amministratore del tuo dominio ha accesso alle informazioni del tuo account, compresi i tuoi messaggi email”.

È importante precisare che tale messaggio è un avviso standard a mezzo del quale Google intende specificare che le attività degli amministratori non sono di sua competenza, non assumendosi quindi la responsabilità del loro l'operato.

In realtà, gli Amministratori GSuite operano ​con le seguenti modalità:

• creano gli account e le caselle di posta per gli utenti e generano le credenziali per il primo accesso;

• gestiscono i gruppi e relativi account collettivi;

• possono modificare le credenziali di accesso di un utente ​SOLO su richiesta esplicita dell’utente stesso (ad esempio se l’utente non riesce più ad accedere al proprio account);

• possono visualizzare statistiche sull'utilizzo del sistema (ad esempio: data dell’ultimo accesso o spazio utilizzato);

• non sono in possesso ​delle password di accesso al sistema dei singoli utenti. Le password iniziali, dopo la trasmissione agli utenti, vengono distrutte;

• non sono in alcun modo in grado di accedere alle caselle di posta degli utenti​, né ad altri dati personali degli utenti contenuti nelle varie applicazioni (Calendari, Google Drive, etc.), salvo che tali informazioni non siano condivise dall'utente stesso.

Le credenziali vanno richieste dagli interessati mediante l'apposito modulo da inviare agli amministratori GSuite.

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