A cura di

Ilaria Imperatrice, Director Seminari e Conferenze

Lucrezia Bolla, National Coordinator S&C

Francesca Coluccia, National Coordinator S&C

🟦 1. INTRODUZIONE

La trasversalità dell’area permette di far ricondurre e ricomprendere in essa eventi di qualsiasi genere, anche se non ricompresi tra quelli elencati e previsti come format standard.

Gli eventi di S&C posso ripartiti in tre categorie:

1. Eventi scientifici: seminari,  conferenze, lecture e panel discussion

2. Eventi (scientifici) digitali: ELSA Webinars e ELSA Webinars Academy

3. Eventi (scientifici) ibridi: eventi tenuti sia in presenza che online

🟦 2. PIANIFICAZIONE 

Prima di elencare nel dettaglio gli eventi dell’area, è doveroso soffermarci sulla descrizione degli oneri organizzativi precedenti all’evento, così da valutare al meglio l’organizzazione e le finalità che la sezione vogliono raggiungere e sulla base di tale punti valutare quale sia la tipologia di evento da organizzare.

 TIMELINE E ORGANIZZAZIONE DELL’EVENTO ⏱️

Elementi da valutare:

• Argomento oggetto dell’evento;

• A chi è rivolto l’evento? Il taglio da dare all’evento e gli interventi dei relatori si distinguono a seconda che il pubblico di riferimento sia di: studenti, studenti dei primi anni o che hanno già una base di conoscenze sull’argomento; laureandi o laureati; studenti di giurisprudenza o anche di altre facoltà ecc.);

• Data dell’evento: valuta bene le tempistiche necessarie per l’approvazione dell’ESF, (che ricordiamo dovrà essere inviato in approvazione secondo le fonti insieme alle locandine al entro 7 giorni dall’evento nel caso di eventi nazionali.  Nel caso di webinars viceversa non sarà necessario l’invio dell’ESF bensì sarà obbligatoria la compilazione del Contact Approval Form di ELSA International. Permane l’obbligo di invio delle locandine ad ELSA Italia).

⚠️ Oltre ai giorni obbligatori per l’approvazione dell’ESF e delle locandine, considerate  anche i giorni necessari per una adeguata pubblicizzazione dell’evento, nel merito valutare oltre una prima email anche un’email di reminder, l’affissione della locandina nelle bacheche universitari e pubblicizzazione ovviamente sui canali social; 

• Luogo dell’evento (in presenza, online o in modalità ibrida);

• Eventuale modalità di iscrizione: se l’evento è online sarà necessario raccogliere le iscrizioni per poter inviare il link di partecipazione. Se l’evento è in presenza ed avete un’aula piccola è consigliabile prendere le iscrizioni così da monitorare il numero dei presenti. Tale consiglio è valido anche per gli eventi online → verificate il numero massimo di partecipanti che può contenere la piattaforma scelta!;

• Individuazione dei relatori: è consigliabile appoggiarsi ai propri docenti per mantenere un buon rapporto con la vostra Università. Tuttavia, aprite la mente e contattate anche relatori di spicco non conosciuti dai vostri soci: attireranno maggiormente la loro attenzione!.

🟦 3. SEMINARI

I seminari sono eventi che possono durare anche pochi giorni e consistono in più lezioni. Si raccomanda che abbiano una discussione aperta in plenaria. È essenziale fornire agli studenti la possibilità di imparare cose che non imparano all'università o avere un approccio diverso e trasversale a tali argomenti. È più probabile che gli argomenti attuali interessino sia i potenziali relatori che i partecipanti, quindi gli organizzatori dovrebbero tenerlo a mente.

Essenziale dunque dei seminari è che gli stessi abbiano in diverse lezioni su una determinata tematica giuridica o uno specifico ambito del diritto. La tematica è oggetto di discussione con i partecipanti.

🟦 4. CONFERENZE

Le conferenze sono riunioni più scientifiche rispetto ai seminari, e possono comportare la partecipazione di esperti del mondo accademico, professionisti, rappresentanti di ONG o altri.

Una conferenza è solitamente suddivisa in lezioni e tavole rotonde sulla base di sottotemi all'interno dell'argomento principale. Una conferenza può svolgersi a livello locale, nazionale o internazionale. La conferenza dovrebbe mirare ad avere qualche risultato, a giungere a determinate conclusioni attraverso l'evento. 

  Le conferenze possono anche aprire o concludere qualche altro evento, come nel caso della Conferenza di apertura delle Assemblee Nazionali. 

Essenziale nel caso della conferenza è dunque la partecipazione individuale più marcata e attiva dei partecipanti, ovvero che vi sia un dialogo tra di loro e durante la discussione aperta in plenaria.

Al termine dell’evento si raccomanda di fare un resoconto sommario degli obiettivi raggiunti, soprattutto riguardo al contributo scientifico.

🟦 5. LECTURE

Una lecture è una singola lezione relativa ad una determinata tematica giuridica, tenuta da un relatore professionista. La tematica è oggetto di discussione con i partecipanti.

🟦 6. PANEL DISCUSSION

Una panel discussion è un evento in cui due o più esperti discutono su questioni e problematiche riguardanti un determinato ambito giuridico di fronte ad una platea.

A seguito della discussione fra i professionisti è possibile inserire un confronto con il pubblico che può rendere l’evento più interessante per i partecipanti.

🟦7. ELSA WEBINARS

Cosa sono i Webinars⁉️ 

Qualsiasi tipo di evento online! L'esclusivo formato online dei webinar consente una maggiore accessibilità all'evento. 

Tipologie di Webinar

1. Webinar interni:

• dedicati esclusivamente ai Volontari e ai Senior di ELSA;

• forniscono informazioni sull'associazione, progetti specifici o il lavoro dei membri del consiglio o di altri ufficiali;

• possono essere utilizzati per la formazione interna (es. transition);

2. Webinar esterni:

• Eventi digitali educativi rivolti a un pubblico più ampio;

• Includono lezioni, conferenze o seminari online;

• Tra i webinar esterni distinguiamo:

-  ELSA Webinars: sono eventi digitali che soddisfano i requisiti specifici del brand contenuti nell’ELSA Webinars Marketing Kit (officer.elsa.org);

- ELSA Webinars Academy (EWA): sono corsi online con durata minima di cinque webinar, in lingua inglese, con attestato di partecipazione, costi modici, visibilità internazionale.

Per maggiori informazioni sulle ELSA Webinars Academy, si rimanda Handbook specifico .

Adempimenti📝

Se si vuole organizzare un ELSA Webinars, bisogna seguire questi passaggi:

• Bisogna compilare uno specifico Webinar Specification Form  presente sul Portale Officers di ELSA International. 

Il Webinar Specification Form deve essere compilato almeno 14 giorni prima della data prevista per l'evento. Una volta  compilato  il modulo, un responsabile del team di ELSA International vi contatterà per confermare i dettagli del vostro evento e offrirvi aiuto nell'organizzazione dell'evento;

• ELSA International vi condividerà un link d’accesso per il Portfolio, dove vi verrà chiesto di indicare determinate  informazioni.  Dopo ELSA International pubblicherà il portfolio del vostro evento sul sito web dei webinar e il vostro webinar beneficerà della promozione unificata di  ELSA International.

Modalità ELSA Webinars 💻

• Webinar live: trasmessi in tempo reale per interagire con i partecipanti durante la presentazione;

• Webinar automatizzati: preregistrati e programmati per un determinato orario, ma con possibilità di comunicare tra partecipanti e moderatori tramite chat;

• Webinar on-demand: preregistrati e inviati ai partecipanti, che possono accedervi quando vogliono.

 Perché organizzare un ELSA Webinars? 🤔

• maggiore accessibilità a un pubblico globale;

• opportunità di invitare relatori da tutto il mondo;

• nessuna esigenza logistica o organizzativa per programmi sociali/culturali;

• zero spese di viaggio e alloggio per i relatori;

• spese organizzative e di marketing minime;

• ampia scelta di piattaforme (es.: ClickMeeting, Zoom, StreamYard, Facebook e Youtube Live, Microsoft Teams, GoToWebinar, AnyMeeting, Adobe Connect for Webinar, Cisco Webex); si ricorda di verificare le eventuali partnership di ELSA International o di ELSA Italia;

• Possibilità di reinvestire il budget in altre iniziative di marketing, in attrezzature di alta qualità (es. telecamere e microfoni) o in uno spazio fisico dedicato per le riprese e le registrazioni. 

Guida pratica  per organizzare un ELSA Webinar📌

Dopo aver programmato e organizzato l’evento secondo le linee guida per gli eventi S&C è necessario:

1. Scegliere una piattaforma in base al pubblico previsto e alle esigenze dell’attività e organizzare il set up (programmare l’evento; prevedere un’eventuale waiting room o delle breakout rooms; gestire la chat, i video e i microfoni, questionari online…);

2. Coordinare gli Officer e i relatori che intervengono/moderano (scaletta, sfondo professionale, prove audio-video, luce, connessione internet, utilizzo slide);

3. E’ caldamento consigliato che durante il webinar sia presente almeno un membro dell’associazione al fine di assistere i relatori in caso di problemi che potrebbero verificarsi ( come supportare i relatori durante la condivisione delle slide);

4. Raccogliere in anticipo e presentare le slides dei relatori (si può fornire anche il Template per un risultato più professionale; inserire una slide con i contatti dell’associazione alla fine);

5. Gli ELSA Webinars sono un ottimo progetto per attirare sia i Partner esistenti che quelli nuovi. Ci sono diversi modi per coinvolgerli nel vostro webinar ELSA. In primo luogo, potreste offrire a uno o più partner di intervenire durante il progetto;

6. Se decidete di rilasciare certificati di partecipazione, assicuratevi di prepararli in anticipo. All’interno del certificato deve essere presente almeno: nome e cognome del partecipante, la durata e il titolo dell’evento, una breve spiegazione del progetto e la firma dell’organizzatore principale.

ELSA Webinars vs. Eventi online: facciamo luce 🔦

Come sappiamo qualsiasi tipo di evento può essere traslato online e proprio per questo sorge spontaneo chiedersi qual è la differenza con i Webinars. 

Per non fare confusione, dobbiamo solamente ricordarci che gli ELSA Webinars per essere considerati tali, devono soddisfare determinati requisiti:

1. Viene utilizzato  un logo specifico contenuto nell’ELSA Webinars Marketing;

2. Si deve compilare non il classico ESF, ma un modulo  presente sul portale Officers di ELSA International.

🟦8. DIFFERENZA TRA I FORMAT S&C

🟦9. CONSIGLI❗️

• Pianificazione: cercate sempre di distanziare tutti gli eventi della sezione di  15/20 giorni così da non sovrapporre la pubblicizzazione dei singoli eventi e de supportarvi nel caso di necessità

• Trovare i relatori: dopo aver scelto il tema generico potete trovare i relatori tramite i canali universitari, il passaparola con professioni (vostri colleghi più grandi, senior, professori o altri professionisti), su LinkedIn, tra i vostri senior!

• Dopo aver scelto i relatori (consigliamo sempre di trovare già dall’inizio eventuali relatori come piano B nel caso che i primi contattati scompaiano), cercare i loro contatti (email, cellulare). Anche in questo caso internet e il passaparola sono la strategia migliore, mandate un messaggio ad esempio su LinkedIn o mandate un’ email o chiamate l’associazione o l’azienda dove il professionista scelto lavora per chiedere i suoi contatti.