Handbook

Le ELSA Delegations consistono in un progetto finalizzato a consentire ai Delegati selezionati di rappresentare ELSA in sessioni, assemblee e sedute di organizzazioni internazionali o istituzioni con le quali ELSA collabora o presso le quali gode dello status di Membro Osservatore (ad esempio Consiglio d'Europa, UN OHCHR, WIPO, UNESCO, UNCITRAL).

☎️4-5 call dalla durata di circa 10-12 giorni, la cui diffusione avviene tramite i canali di ELSA International ed ELSA Italia.

⚠️All’inizio di ogni anno il VP S&C di ELSA Italia condivide con le Sezioni Locali il calendario con le date di apertura e chiusura di ciascuna Delegation.

2. COME CANDIDARSI -> compila il form

→È possibile presentare fino a tre diverse candidature durante la stessa call!

⚠️Si consiglia di preparare in anticipo (ad esempio su un documento word) tutte le informazioni, così da poterle riportare all’interno del form in quanto è da compilare interamente senza possibiltà di redigere bozze.

All’interno del form verranno richiesti (interamente in inglese):

1) dati generali: nome, cognome, indirizzo mail, etc;

2) curriculum vitae: percorso di formazione, esami specifici sul tema, corsi, esperienze lavorative;

3) curriculum ELSiano: eventi partecipati e organizzati, conoscenza di ELSA e dei programmi internazionali in particolare;

4) lettera motivazionale: breve presentazione, cenni all'organizzazione di riferimento, cenni alla tematica oggetto della specifica sessione, programmi futuri (corsi, tesi di laurea, master).

3. COME PROMUOVERE LE DELEGATIONS

Lo sappiamo, le Delegations sono eventi di grande prestigio, che conferiscono grande valore alla nostra associazione e ci consentono di affermare le potenzialità e le strutture internazionali di ELSA. Tuttavia pubblicizzarle può risultare difficile ed ecco alcuni spunti per descrivere al meglio il format e coinvolgere sempre più soci nelle candidature!

3.1 EVENTI

Organizzare banchetti informativi, sia fisici che online, è una carta sempre vincente per arrivare in maniera diretta a soci e potenziali tali. L’importante è saper spiegare al meglio il progetto (leggi sopra) e saper rispondere alle domande più frequenti (leggi sotto).

Un modo efficace per coinvolgere gli interessati può essere organizzare eventi scientifici ad hoc sulle materie oggetto dei lavori o sulle organizzazioni stesse: in questo modo, tramite le materie e le istituzioni, si può arrivare facilmente ad attirare persone nel format delle Delegations.

Sfruttiamo il potere del nostro Network: organizzare seminari sull’internazionalizzazione può essere il modo migliore per coinvolgere i Testimonial, persone che in passato hanno preso parte ad una Delegation e che sono i migliori volti per convincere a candidarsi e a diffondere il verbo sul progetto!

Ancora Testimonial: coinvolgiamo chi ha partecipato ad una Delegation anche in una campagna pubblicitaria online tramite interviste, presentazioni video e Instagram stories dirette e attrattive!

3.2 CONOSCERE LE F.A.Q.❓

Non rimanere senza parole di fronte alle domande più frequenti ci rende più sicuri sia all’interno che all’esterno: per questo è importante avere un’idea dei dubbi più comuni dei nostri soci.

È previsto un rimborso, anche parziale, delle spese sostenute per la partecipazione?

No, costi (come viaggio e accomodation) sono interamente a carico dei Delegati. In ogni caso ELSA International fornisce alcune linee guida con suggerimenti relativi ad alloggi più o meno economici presenti nella città di riferimento.

È possibile assentarsi durante una o più sessioni nel corso della Delegation?

In linea generale, per ottenere la certificazione, è importante partecipare a tutte le sessioni e rispettare il numero massimo di assenze, se previsto. In caso di impedimento a prendere parte ad una sessione, è consigliabile comunicare all'Head of Delegation l'assenza e i motivi della stessa.

Posso rinunciare al programma dopo la comunicazione della selezione?

In caso di impedimento è ovviamente possibile non partire. Tuttavia, prima di candidarsi per una Delegation, è opportuno accertarsi di avere la possibilità di prendervi parte ed esserne sicuri. È bene ricordare che sono numerose le application per questo programma e una rinuncia dell'ultimo minuto potrebbe sottrarre questa occasione ad una persona realmente motivata.

4.LA MOTIVATION LETTER

L'IMPORTANZA DELLA LETTERA MOTIVAZIONALE (E DUE DRITTE CHE NON FANNO MAI MALE)

La Lettera Motivazionale è una parte fondamentale dell’application, per cui riservatele il tempo e l'attenzione opportuni: dovrete condensare le vostre motivazioni e mettere in luce i giusti concetti in non più di 500 parole. Ecco alcune tips per la redazione della vostra lettera:

DOs:

1. Assicuratevi di evidenziare le vostre forti motivazioni a partecipare alla specifica adunanza;

2. Fate capire a chi seleziona perché siete le persone più giuste per la specifica Delegation;

3. Mettete in luce le vostre esperienze pregresse che vi rendono persone adatte a ricoprire il ruolo di Delegate e a rappresentare ELSA.

DON'Ts:

1. Vietato copiare e incollare e assolutamente vietato utilizzare l'intelligenza artificiale (IA). Se fate domanda per più Delegation, personalizzate ogni Lettera ad hoc per la specifica posizione;

2. Quando indicate le vostre esperienze, ricordate che non è necessario elencarle tutte e che non si tratta di una lettera motivazionale per un posto di lavoro. Lasciate l'elenco della spesa sul frigo e piuttosto scegliete accuratamente alcune esperienze, magari elaborandone il contenuto, lasciando grande spazio alle ragioni per le quali avete deciso di candidarvi e a cosa pensate di ottenere partecipando a una Delegation;

3. Regola d'oro che vale per la lettera ma anche per la vita (mia madre ancora me lo ripete): U M I L T À. È giusto farsi forti delle proprie esperienze e qualità e mettere in luce l'apporto che si può e vuole dare alla Delegation, ma fate attenzione a non sforare mai nell'arroganza;

4. La professionalità è la vostra parola d'ordine: redigete la lettera con il linguaggio adatto ed evitate distrazioni ed errori ortografici o grammaticali. Rileggete la vostra lettera prima di inviarla, e fatela rileggere da un esterno, o anche da due. Infine, ricordate che è sempre meglio un pelo in più di formalità che un pelo di meno, ma che professionalità non è uguale a faziosità e prolissità.

5. Non inserite i voti degli esami universitari nella lettera motivazionale a supporto della vostra esperienza: chi leggerà la vostra application, probabilmente sarà abituato ad altri sistemi di valutazione, perciò non terrà in considerazione i vostri voti, anzi inserirli potrebbe risultare non allineato all'ELSA Spirit e comportare la diminuzione del punteggio.

UNA LETTERA SCRITTA BENE (E PERCHÉ)

5. CRITERI DI SELEZIONE E PUNTEGGI

Pensate a questa application come a un esame di maturità: ogni elemento da inserire nel form è una prova, ognuna delle quali vi darà punti. Grazie ad un rigido sistema di criteri di valutazione, vi sarà assegnato un punteggio per ogni criterio, che contribuirà alla valutazione complessiva dei vostri punti di forza e debolezza. Per cui, come alla prova di maturità, dovete dare il meglio in ogni prova.

ELEMENTI DA INSERIRE NEL FORM OGGETTO DI VALUTAZIONE

Ecco i quattro elementi che saranno valutati con particolare attenzione nella vostra application:

1. Curriculum Vitae: includete sia il percorso accademico che professionale, assicurandovi, qui come nella lettera di motivazione, di mettere in luce quelli che sono gli aspetti della vostra formazione che più si addicono a farvi raggiungere il vostro scopo. Naturalmente, redigete il vostro curriculum nella maniera più ordinata e professionale possibile; se non avete esperienza, fatevi aiutare da genitori e amici, o da noi Officer!

2. Lettera motivazionale, di cui abbiamo abbondantemente parlato;

3. Curriculum ELSiano: la vostra conoscenza di ELSA, dei suoi valori e attività, nonché la vostra personale partecipazione ad iniziative ELSiane, saranno il terzo elemento valutato nella vostra application. Se non avete tantissima esperienza o se non siete Officer, non scoraggiatevi: la vostra aderenza ai principi ELSiani ed il vostro entusiasmo verso l'associazione possono comunque farvi ottenere un buon punteggio!

4. Apprezzamento di ELSA International: l'ultimo elemento che vi darà punteggio sarà una valutazione complessiva della vostra candidatura da parte dell'International Board di ELSA. Per cui, sfoderate tutta la vostra grinta e dimostrate anche all'IB che you are the one!

⚠️ Le application che non soddisfano i seguenti criteri formali, che siano state inviate fuori tempo massimo, incomplete in tutti o alcuni campi, non scritte in lingua inglese, saranno cancellate senza alcuna ulteriore valutazione.

Di seguito si offre un dettaglio dell’assegnazione dei punteggi per ogni singolo criterio preso in considerazione da ELSA International.

⚠️I punteggi sono calcolati da un minimo di 1 ad un massimo di 10. La cifra numerica riportata sotto si riferisce all’intervallo di punteggi realisticamente assegnato da ELSA International nelle descritte fattispecie.

CURRICULUM VITAE (“CV”)

1-2: CV assente.

5-6: CV di medio livello. CV completo che presenta esperienza rilevante per la rispettiva ELSA Delegation per cui ha presentato application, oltre ad un background giuridico formativo e professionale.

9-10: CV di alto livello. CV eccezionale che contiene esperienza formativa e professionale rilevante per la rispettiva ELSA Delegation; e in cui sono evidenziate le attività extracurriculari che abbiano diretta attinenza con la rispettiva ELSA Delegation per cui si è presentata application.

MOTIVATION LETTER

1-2: assenza di motivazione. La motivation letter manca o mostra basso interesse nelle ELSA Delegations per cui si fa domanda e nei confronti dell’argomento delle rispettive sessioni. Non argomenta in alcun modo su come la partecipazione alla ELSA Delegation selezionata porterà benefici dal punto di vista accademico o professionale. Non supera le 200 parole.

5-6: motivazione di medio livello. La motivation letter mostra l’interesse nelle ELSA Delegation per cui ha presentato domanda e nei confronti dell’argomento principale delle rispettive sessioni. Argomenta mediamente su come la partecipazione alla rispettiva ELSA Delegation porterà benefici dal punto di vista accademico o professionale. Supera le 300 parole.

9-10: motivazione di alto livello. La motivation letter dimostra una seria motivazione, sulla scorta di conoscenze approfondite e di un CV rilevante nel quale sia possibilmente compresa esperienza professionale nel campo dell’argomento della rispettiva sessione.

Argomenta in maniera completa ed esaustiva come la partecipazione alla rispettiva ELSA Delegation porterà benefici dal punto di vista accademico o professionale. Supera le 300 parole.

CONOSCENZA DI ELSA E CONTRIBUTO ALLE ATTIVITÀ DI ELSA

1-2: assenza di conoscenza di ELSA e assenza di contributo alle attività di ELSA. Scarsa conoscenza di ELSA, dei suoi progetti e attività. Non ha mai partecipato né organizzato un evento di ELSA, oppure non ha fornito alcun CV ELSiano.

5-6: medio livello di conoscenza di ELSA e scarso contributo alle attività di ELSA. Membro o un alumnus di ELSA, conosce la Vision ed è in grado di spiegarne il funzionamento.

Ha preso parte a più di 3 eventi ELSA e ha contribuito alla organizzazione di almeno un evento.

9-10: alto livello di conoscenza di ELSA e alto contributo alle attività di ELSA. Dimostra un impressionante livello di conoscenza riguardo l’associazione, la sua struttura e il suo funzionamento. Ha preso parte a meno di 5 eventi ELSA e ha contribuito alla organizzazione di almeno 3 eventi.

APPREZZAMENTO DI ELSA INTERNATIONAL

1-2: application nulla. ELSA International crede che la candidatura non dovrebbe essere selezionata a causa di scarsa qualità, la quale non rientra in alcuno tra gli standard

internazionali di cui si tiene conto, è mancante nella motivazione, presenta conoscenze non sufficienti ed esperienze irrilevanti per l’argomento della sessione, oppure è offensiva o inappropriata.

5-6: application di medio livello. ELSA International crede che, nonostante alcune mancanze ed imprecisioni, la candidatura debba essere avere almeno la possibilità di essere selezionata per il ruolo sostitutivo di Delegate che abbai già superato la selezione ufficiale, qualora questi rinunci.

9-10: application di alto livello. ELSA International crede che la persona candidata, la quale ha presentato una eccellente application, abbia tutte le caratteristiche necessarie per rappresentare ELSA all’interno delle sessioni ufficiali di organizzazioni internazionali. La persona candidata potrebbe ricoprire il ruolo di Head of Delegation.

6. BUDGET PLAN💰

💰 BUDGET PLAN

7. COSA ACCADE UNA VOLTA SELEZIONATI📩

LA SELEZIONE

Entro circa 7-10 giorni dalla chiusura della call viene comunicato via email l'esito della selezione.

In caso di esito positivo, il Coordinator preposto da ELSA International provvederà a mettere i Delegati in contatto tra loro, a diffondere i materiali utili per seguire al meglio i lavori e ad organizzare eventualmente una chiamata conoscitiva.

SVOLGIMENTO

Ogni delegazione è composta da circa 4-5 persone, tra cui ELSA International individua l’Head of Delegation, persona deputata a coordinare il gruppo e a fungere da punto di riferimento durante lo svolgimento delle giornate e anche successivamente.

La durata di una Delegation può variare dai 2 ai 15 giorni e alcune organizzazioni prevedono la possibilità di seguire anche da remoto. In quest’ultimo caso, se la sessione è totalmente da remoto ELSA International provvederà a fornire via mail tutti i link cui collegarsi. Se invece la sessione è “ibrida” il Coordinator chiederà, sempre via mail, in che modalità si preferisce prendere parte (se full on site, full online o metà in una o altra modalità).

Quando la sessione è interamente in presenza o si sceglie la modalità full on site, partecipare ad una Delegation significa letteralmente entrare all’interno dell’istituzione e prendere parte ai lavori della sessione. Come i rappresentanti degli Stati hanno la propria postazione all’interno dei locali, così troverete il segnaposto “ELSA” in cui collocarvi accompagnati dagli addetti all’organizzazione.

In generale è importante partecipare a tutte le sessioni e rispettare il numero massimo di assenze, se previsto. In caso di impedimenti particolari, è importante comunicarlo tempestivamente all’Head of Delegation.

Se la delegazione si svolge in sede è importante e necessario tenere un comportamento professionale, anche rispettando il dress code richiesto dall'istituzione tramite le linee guida trasmesse in sede di selezione.

Le sessioni sono come delle “conferenze”, gestite da un Presidente e scandite da un Segretariato, in cui tutti gli Stati e le organizzazioni partecipanti discutono delle tematiche in oggetto prendendo in considerazione i punti all’ordine del giorno contenuti dell’agenda dei lavori: tutti questi documenti sono trasmessi in tempo utile da ELSA International insieme a eventuali documenti e materiali preparatori.

Spesso sono previsti side events quali aperitivi, pranzi, cene, coffee break, a cui è consigliato partecipare per socializzare e prendere contatto con le personalità presenti all’interno della sessione e per consolidare il rapporto con gli altri delegati.

È consigliato prendere qualche appunto nel corso delle sessioni, anche in vista del breve report che andrà redatto e inviato ad ELSA International. Al termine dell’esperienza, infatti, verrà chiesto via mail di compilare un form conclusivo in cui, di regola, viene chiesto come si è svolta la delegazione, quali tematiche sono state maggiormente affrontate, a quali side events si è preso parte e qual è il bilancio generale dell’esperienza.

8. GUIDE ALLE ISTITUZIONI

Per alcuni dei nostri abituées tra le organizzazioni che offrono delegazioni, ELSA International fornisce delle Guide apposite per aiutarvi ancora di più nella scelta della vostra Delegation. Eccole di seguito:

Guidelines (2025):

Academic Preparation Handbooks (2025):

9. ALTRE INFORMAZIONI

Bisogna sempre tenere presente che ELSA è apartitica. Vista la delicatezza degli argomenti di alcune Delegations, durante le sessioni delle istituzioni internazionali potrebbero venire discussi argomenti che rischiano, a volte, di sfociare in un conflitto di idee e opinioni politiche. Se ciò accade, i Delegati ELSA non devono mai rendere dichiarazioni di tipo politico.

I Delegati sperimenteranno in prima persona il funzionamento delle istituzioni internazionali. Per riuscire a seguire fino in fondo i lavori dell’istituzione è necessaria una adeguata preparazione accademica. Per questo è importante che i Delegati si preparino accuratamente per le sessioni cui parteciperanno, sulla base dei materiali che verranno condivisi tra l’avvenuta selezione e l’inizio della sessione. È meglio non applicare se non si è disposti a prepararsi dal punto di vista accademico. I Delegati inoltre devono partecipare all’intera sessione, ovvero dall’apertura della sessione fino alla sua chiusura. Eventuali assenze andranno segnalate dall’Head of Delegations a ELSA International e potranno essere giustificate solo in eccezionali circostanze.

È possibile presentare application per più sessioni. Se lo si fa, bisogna indicare chiaramente l’ordine con il quale si desidera partecipare alle adunanze e se, nel caso in cui si venisse selezionati per più di una Delegation, si è disposti a partecipare a tutte. Si deve dichiarare di essere disposti a partecipare a più sessioni solo se si ha l’assoluta certezza. Questo perché non è appropriato essere selezionati e ritirarsi in un secondo momento, non permettendo magari a un’altra persona di fare la medesima esperienza.

Se, una volta presentata l’application, e prima che si chiuda la Call, ci si rende conto che non si potrà prendere parte alla sessione, allora è bene informare immediatamente ELSA International, senza aspettare le selezioni. I candidati che si ritirano senza una motivazione valida non potranno più candidarsi per le ELSA Delegation.

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