Handbook Institutional Visit  e Study Visit

Aggiornamento a cura di 

Chiara Pezzotta, Vicepresidente S&C di ELSA Italia a.s. 2025/2026

A cura di 

Beatrice Vilimburghi, Assistant for Institutional & Study Visits

Gabriele Giudice, Director for Institutional & Study Visits

Alice Eraclei, Vicepresidente S&C di ELSA Italia

🔶1. INSTITUTIONAL VISIT

Le Institutional Visit sono visite presso organizzazioni nazionali o internazionali governative o non governative, amministrazioni pubbliche, istituzioni private, università o altre istituzioni per l’educazione superiore, in cui l'obiettivo principale dell’evento è conoscere il funzionamento e l’organizzazione dell’istituzione visitata.

⚠️ Consigli per un  contatto facilitato:

• Per contattare le istituzioni si consiglia di consultare i loro siti internet ufficiali e cercare l’indirizzo email/ modulo di contatto dedicato alle visite;

• Non esitate a chiedere al VP  S&C Nazionale un suggerimento sul miglior modo per contattare l’istituzione di vostro interesse;

• Se un’altra Sezione Locale ha da poco effettuato una visita presso un’Istituzione di vostro interesse potrebbe avere dei contatti brevi/telefonici da suggerirvi: non esitate ad informarvi!

Esempi di istituzioni da visitare:

1. Locali:

• Tribunale civile/ penale

• Tribunale per i minorenni

• T.A.R.

• Carcere

• Procura della Repubblica

• Filiali locali della Banca d’Italia

• Comune

• Consiglio Regionale

• Consiglio Provinciale

2. Nazionali:

• Parlamento

• Corte Costituzionale

• Corte Suprema di Cassazione

• Ambasciate

• Banca d’Italia

• Consiglio Nazionale dell’Economia e del Lavoro

• Direzione Investigativa Antimafia

• Consiglio di Stato

• Consiglio Superiore della Magistratura

• Quirinale

• Istituto Italiano Privacy 

3. Internazionali:

• Parlamento Europeo (Bruxelles e Strasburgo)

• Commissione  Europea

• Banca Centrale Europea

• Consiglio d’Europa

• Consiglio dell’Unione Europea

• Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO) - ha sede a Roma

• NATO

• Corte Europea  dei Diritti dell’Uomo

• Corte Penale Internazionale

• Corte di Giustizia dell’Unione Europea

• Vaticano

🔍Come raggiungere le istituzioni?

Una volta concordata data ed orario di visita è opportuno organizzarne anche gli aspetti logistici. 

• Se si tratta di una visita locale potreste dare appuntamento ai vostri soci direttamente nel luogo dell’Istituzione così da evitare costi e aggravi organizzativi. 

• Se la visita è nazionale è consigliabile, in sinergia con la tesoreria, effettuare richieste di preventivi per bus privati che possano rendere agevole il raggiungimento della città dove si trova l’Istituzione da visitare. In alternativa potreste organizzarvi con Flixbus/Itabus oppure andare in treno. 

• Se la visita è internazionale potreste sia organizzarvi nelle stesse modalità per quella nazionale, sia affidarvi ad un’agenzia di viaggio per la gestione di eventuali voli oppure lasciare che i partecipanti raggiungano la destinazione finale in autonomia. Quest’ultima opzione è sicuramente per voi la più comoda poiché vi evita di dover far dipendere la spesa dalle oscillazioni dei prezzi dei voli, tuttavia potrebbe rendere più macchinosa la partecipazione dei soci che dovrebbero organizzarsi in autonomia.

🔍 Sono tenuto ad organizzare anche i pasti e l’alloggio?

Non ci sono obblighi in merito, tuttavia se la Visita Istituzionale dura più giorni è fortemente consigliato prevedere almeno l’alloggio nello stesso hotel di tutti i partecipanti cercando strutture low cost.

Anche per quanto riguarda i pasti non vi sono obblighi ma è suggeribbile includerne nel prezzo di partecipazione almeno alcuni.

⚠️ Un pranzo al sacco  organizzato in autonomia dai partecipanti ed una cena tipica di gruppo organizzata da voi possono essere un buon compromesso organizzativo!

🔶1.1 ADEMPIMENTI PRELIMINARI

• Prima di organizzare l’Institutional Visit e di prendere dunque contatti con le istituzioni nazionali ed internazionali, è previsto dalle fonti chiedere l’approvazione dei contatti stessi ad ELSA Italia (solitamente il Presidente Locale compila l’apposito form fornito dal Presidente Nazionale ma in caso di Visite Istituzionali, il VP S&C locale  può contattare il VP S&C Nazionale  che si occuperà della procedura.)

⚠️ In caso di contatti internazionali, il VP S&C Nazionale dovrà a sua volta chiedere autorizzazione al VP S&C Internazionale, pertanto è necessario muoversi con largo anticipo perché le tempistiche potrebbero portare anche ad un’attesa totale di 10 giorni.

• Dopo aver organizzato, compilare il classico ESF ed inviarlo almeno 7 giorni prima dell’evento ai sensi dell’Art. 2 della Sezione III – IM (Internal Management) – Titolo VII del Decision Book di ELSA Italia  

🔶2. STUDY VISIT

Le Study Visit sono scambi accademici, culturali e sociali di gruppi ELSA a livello internazionale e nazionale.  Possono essere:

1. Unilaterali quando un gruppo visita un altro gruppo; 

2. Bilaterali quando due gruppi si visitano a reciprocamente; 

3. Multilaterali quando più di due gruppi locali effettuano visite reciproche o si recano congiuntamente da un altro gruppo.

🔶2.1 OBIETTIVO

Le Study Visit mirano alla comprensione reciproca e alla condivisione di esperienze culturali e prevedono un programma accademico tale da consentire lo scambio di conoscenze giuridiche. Una Study Visit deve coinvolgere almeno 5 partecipanti per gruppo. 

🔶2.2  REQUISITI FORMALI

N.B. La Sezione Locale deve informare il Vicepresidente Seminari e Conferenze prima di impegnarsi in una Study Visit – in particolare una volta avviate le discussioni con l'altra Sezione Locale e in fase di preparazione di una bozza di accordo.

Una volta firmato lo Study Visit Agreement, una copia di esso deve essere inviata dalle Sezioni Locali al Vicepresidente Seminari e Conferenze di ELSA International.

• Una Study Visit deve coinvolgere almeno 5 partecipanti per gruppo.  

• Quando la Study Visit è multilaterale il numero totale di partecipanti deve essere almeno pari a 5. 

• Il programma dovrà comprendere visite turistiche (che includano cibi e località tipiche) e un programma accademico. 

• Il programma accademico deve avere una durata minima di 3 ore al giorno (ammontare di programma accademico 3h x numero di giorni). 

• La Sezione Ospitante dovrà essere parte attiva della Study Visit, collaborare in tutto ciò che viene richiesto dal Gruppo Ospitante. 

• La predisposizione del programma accademico è onere della sezione ospitante quando si rientra nella fattispecie di study visit multilaterali o bilaterali. 

• L’ESF dovrà contenere una dettagliata descrizione del programma accademico per la parte di competenza della propria sezione locale, cenni dovranno esserci anche per quanto concerne il social programme. 

• Per quanto concerne, alloggio, fee e trasporti varrà quanto pattuito in sede di agreement. 

🔶2.3 TIPS

• Metodo selezione soci che prenderanno parte all’evento: criterio cronologico oppure tramite lettera motivazionale, curriculum ecc. )

• Pubblicazione dell’evento con largo anticipo (lancio dell’evento indicativamente due/tre mesi prima della partenza, comunicazione ai selezionati un mese/3 settimane prima della partenza). 

• Nel caso di bilateral study visit occorre contattare l'altra sezione con largo anticipo tramite mail o attraverso la pagina instagram della vostra sezione spiegando brevemente la vostra idee e proponendo una call per entrare nei dettagli ed accordarsi per quanto concerne periodo dell'anno, numero dei partecipanti ecc. 

• Gruppo whatsapp con i soci per avere comunicazioni immediate.

• Badge (con indicazione dei numeri utili OC, indicazione alloggio, numeri per le emergenze).

• Guida logistica contenente dettagli della visita, consigli,  suggerimenti ecc.

• Gadget.

• Policy rimborsi da inviare con la mail di lancio dell’evento. 

• Informativa/liberatoria partecipanti. ⤵️

🔶2.4  CONSIDERAZIONI FINALI

Eventi come le Study e le Bilateral Study Visit sono eventi complessi che non sono certamente solo di competenza dell’area S&C ma di tutto il direttivo, importante perciò coinvolgere in tutte le fasi un OC (Organizing Committee) con membri appartenenti a diverse area che si occuperanno dei vari aspetti della visit. 

(es. Segreteria per le comunicazioni, Tesoreria per la ricerca degli alloggi più convenienti e per le accomodati, marketing per la predisposizione di gadget ecc). 

⚠️ Importante prestare attenzione al principio di pareggio di bilancio: con l’iscrizione al terzo settore non è possibile guadagnare da questi tipi di eventi, motivo per cui diviene indispensabile una stretta collaborazione con tesoreria. 

 E  perché organizzarla allora❓❓

• I guadagni vi sono certamente con i tesseramenti che un evento di questo genere inevitabilmente comporta. 

• L’importanza di questi eventi si evince, soprattutto, in una visione lungimirante: i soci saranno portati ad affezionarsi all’associazione e spinti ad entrare nel direttivo, le statistiche dicono che 1/3 dei partecipanti alle Institutional e Study Visits entreranno poi nel direttivo come Directors.

• E poi…perché le visite sono fighissime!