INCORPORACIÓN DE DATOS BIOLÓGICOS

Para incorporar datos biológicos en la I2D es necesario que tenga en cuenta los aspectos descritos a continuación.

SOLICITUD DE INCORPORACIÓN

Una vez los datos se encuentran aprobados por el supervisor del contrato o convenio, el encargado de la incorporación de datos (contratista o investigador encargado del convenio) debe realizar la solicitud formal para la incorporación de datos en la I2D, a través del formulario “Solicitud para la documentación e incorporación de datos biológicos”, en el cual diligencia información básica sobre el contrato o convenio, tipo de datos a incorporar, además del tipo de acceso del producto y fecha de liberación de los datos (cuando aplique). El tipo de acceso a los datos será definido por el supervisor y contratista teniendo en cuenta los acuerdos contractuales.

Una vez diligenciado el formato por el generador del producto, la I2D valida la información y envía tanto los instructivos como las credenciales (usuario y contraseña) que se requieren para iniciar el proceso de incorporación, lo cual incluye la documentación de metadatos en CEIBA.

Documentación de metadatos

Los metadatos son componentes clave para los sistemas de administración de datos, porque describen aspectos como el “quién, qué, cómo, cuándo y dónde” de un conjunto de datos. Los metadatos permiten principalmente identificar y descubrir la existencia de un conjunto de datos y entender el uso de la información y el cómo acceder a esta. La I2D, dentro de su propósito de integrar, asegurar y disponer la información generada o custodiada por el Instituto, adoptó el estándar GMP para la documentación de metadatos biológicos con algunas adaptaciones institucionales que no afectan la naturaleza del estándar.

Durante el proceso de documentación el usuario tiene la posibilidad de crear, editar, eliminar y manejar todos los recursos (datos y metadatos) generados con sus credenciales. El estándar GMP contiene 12 secciones listadas en la siguiente tabla.

Se recomienda revisar tanto el “Perfil Institucional de Metadatos Biológicos” como el “Manual de Usuario Catálogo de Información Biológica – CEIBA”, para llevar a cabo de manera más eficiente el proceso de documentación de metadatos.

SECCIÓN

DESCRIPCIÓN

Metadatos Básicos

Información general y resumida del recurso.

Cobertura Geográfica

Área geográfica cubierta por el recurso.

Cobertura Taxonómica

Descripción de las categorías taxonómicas que mejor representan el recurso.

Cobertura Temporal

Periodo(s) de tiempo cubiertos por el recurso.

Palabras Claves

Palabras clave para el recurso.

Partes Asociadas

Personas o instituciones que contribuyeron de alguna manera en la elaboración del recurso y que no se encuentren en los metadatos básicos.

Datos del Proyecto

Proyecto o línea de trabajo institucional bajo el cual los datos del recurso fueron generados.

Métodos de Muestreo

Métodos de muestreo o actividades realizadas para obtener y generar el conjunto de datos.

Referencias

Citación para este recurso, así como una lista de las referencias bibliográficas.

Datos de la Colección

Datos de la(s) colección(es) donde se encuentran depositados los especímenes.

Enlaces Externos

Vínculo o enlace externo (en caso de tenerlo) a la página web del recurso o a otros formatos disponibles en donde también se encuentren los datos documentados o derivados.

Metadatos Adicionales

Información adicional del recurso.

VALIDACIÓN DE DATOS Y METADATOS

Una vez se finaliza el proceso de documentación de metadatos y los conjuntos de datos finales son enviados según las indicaciones dadas en los instructivos, la I2D inicia el proceso de validación del recurso (metadato+datos). Si el recurso requiere de ajustes, estos serán enviados a vuelta de correo electrónico para que sean realizados por el contratista o por el encargado de realizar la incorporación. Este proceso se puede repetir cuantas veces sea necesario, por lo cual es importante ser cuidadosos en la documentación y estructuración de los datos para evitar que el proceso se alargue más de lo previsto, por esta razón se hace especial énfasis en la importancia del uso de las herramientas útiles para la estructuración de datos (estás herramientas son también utilizadas para realizar validación).

El tiempo que se toma la I2D para realizar la validación de los datos y metadatos es generalmente de 5 días hábiles. Sin embargo, este tiempo puede ser mayor según el volumen de solicitudes por parte de otros contratistas o convenios.

Una vez la I2D valide y apruebe el recurso, se realiza la publicación del mismo (teniendo en cuenta el tipo de acceso definido al iniciar el proceso) y finaliza el proceso al expedir el certificado de metadatos que se requiere para liquidar el contrato o convenio. El certificado es enviado al contratista o encargado de la incorporación, con copia al supervisor.

PARA TENER EN CUENTA:

Para los contratos o convenios que incluyen colectas de especímenes que deben ser depositadas en las Colecciones del IAvH, tener en cuenta que una vez se realiza la revisión del conjunto de datos por parte de la I2D, este debe ser revisado por el equipo de colecciones para corroborar que los especímenes ingresados coincidan con el conjunto de datos. En este caso los certificados se emiten de manera simultánea. Por tal motivo, se recomienda a los encargados de la incorporación asegurarse que la información contenida en los conjuntos de datos coincide fielmente con las etiquetas de los ejemplares depositados en las colecciones del IAvH, de otra forma el conjunto de datos será devuelto y será necesaria una nueva validación (este proceso se repite hasta que haya coincidencia total).

Última actualización: Septiembre 2025

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