Avalduse vormistamine

Mis on avaldus?

Avaldus on dokument, millega isik pöördub tavaliselt isiklikes küsimustes organisatsiooni poole. Avaldused jagunevad järgmiselt:

• töötajate avaldused (puhkuseavaldus, lahkumisavaldus, üleviimise avaldus jms)
• avaldused eraisikutelt väljaspool asutust (personalikonkursil osalemiseks)

Avaldus vormistatakse valgele paberi-lehele formaadis A4. Vormingu elementide koosseis ja paigutus sõltub sellest, kas avalduse kirjutab organisatsiooni oma töötaja või isik väljastpoolt. Põhimõtteliselt lähtutakse avalduse vormistamisel ametikirja vormingust.

Avaldus vormistatakse valgele paberilehele (paberformaat A4). Avalduse koostamise erinevus ormistuselementide osas sõltub vajadusest, kelle poole pöördumine toimub.

• Organisatsiooni sisene avaldus (nt alluva avaldus);
• Eraisiku avaldus teisele organisatsioonile, eraisikule.

Kõik vormistuselemendid (v.a kuupäev ja eraisikuna avalduses esitatavad täissideandmed) algavad üldjuhul vasakust veerisest.

Avalduse vormistamise nõuanded

• adressaat (asukoht lehe ülaservast umbes 5 cm);
• kuupäev paigutatakse adressaadi ja aadressi 3 real ja joondatakse paremale;
• pealkiri AVALDUS (asub ülaservast umbes 8 cm);
• tekst (2-4 rida pealkirjast allpool);
• allkiri (allkirja jaoks jäetakse vaba ruum, 3 - 5 rida tekstist allpool), allkirja kohale võib panna salutatsiooni (lugupidamisega, parimate soovidega vmt;
• allkirjastaja eesnimi ja perenimi (asub allkirja all);
• alluva avaldusele ametinimetus, vajadusel struktuuri nimetus;
• eraisikuna esitataval avaldusel paigutatakse isiku täissideandmed adressaadi kohale avalduse ülaservast 2-3 cm allapoole (andmed võib joondada kas paremale või vasakule);
• märkus lisa(de) olemasolu kohta märgitakse allkirjastaja andmetest 2-4 rida allapoole (lisadena esitatakse dokumendid, mis tõendavad avalduse sisu, pöördumise põhjust või selgitust);
• kirjastiil valida soovitavalt enamlevinud (Times New Roma, Arial);
• tähesuurus 12 punkti, reavahe 1,0 punkti;
• vabad veerised: ülevalt ja alt servast 1,2 cm, paremalt 3 cm ning vasakult 1,5 cm.
• avalduse koostamisel kasutada lihtsat stiili
• jälgida, et kiri oleks korrektselt vormistatud ega sisaldaks kirja- või faktivigu

Töölt lahkumise avaldus

Soovid vahetada töökohta, aga ei tea, kuidas korrektne avaldus töölepingu lõpetamiseks vormistada? Siit leiad õpetuse.

Juhised ja sammud:

• Vormista avaldus valgele paberilehele A4 formaadis. Pea kinni lehevormingu nõuetest (veerised, kirja stiil ja suurus). Tungival vajadusel võid avalduse ka käsitsi kirjutada.
• Alusta adressaadi märkimisest. Kelle poole pöördud avaldusega? Kelle pädevusse personaliküsimused kuuluvad? Tavaliselt pöördutakse selle persooni poole, kellega on tööleping sõlmitud: juhatuse esimees, juhatuse liige, kontori direktor vms. Kui sa ei tea, kellele adresseerida, siis küsi otsese ülemuse või personalitöötaja käest. Pöördumisteksti peab joondama lehe vasakusse serva ülemisest servast umbes 5 cm kaugusele.

Näide:

Jüri Jürnas

AS Kukeri-kii direktor

• Märgi kuupäev. Kuupäev on oluline, sest see on etteteatamise ajaarvestuse aluseks. Kuupäev märgi saaja ametinimetusega ühele reale, kuid lehe paremasse serva.
• Kirjuta pealkirjaks AVALDUS. Pealkirja asukoht on umbes 9 cm lehe ülaservast. Punkti pealkirjale ära lisa.
• Sisu ehk oma soovi selgesõnaline sõnastus. Vältida tuleks tingimuslikku või kaheti mõistetavat sõnastust (vt. Näide 2). Lugeja peab teada saama töölepingu lõpetamise kuupäeva. Arusaamatuste vältimiseks peab täpsustama ka viimase tööpäeva (vt. Näide 2). Sisu ja pealkirja vahel peab olema 2 põhireavahet.

Näide 1 (hea näide): "Soovin lõpetada minu ja AS Kukeri-kii vahel 23.juunil 2005.a. sõlmitud töölepingu. Töölepingu lõpetamise kuupäevaks ja ühtlasi ka viimaseks tööpäevaks palun lugeda 26.09.2008.a."

Näide 2 (halb näide): "Ma sooviksin homsest töölepingu lõpetada kui minu palka ei tõsteta."

• Lõputervitus. Vormista lõputervitus 2 reavahet peale sisu. Kirjuta oma ees- ja perekonnanimi ning kindlasti ka ametinimetus. Allkirjale jäta piisavalt ruumi, soovitavalt 5 reavahet.

Näide:

Lugupidamisega,

(allkirja koht)

Joonas Hoolas

autojuht

Natuke uuri ka seadust lahkumisavalduse esitamise tähtaegade kohta.