Embedded Files
Alates 2006 on reguleeritud ametikirjade, s.h e-kirjade, vormistamist kirjastandardiga EVS 882-1:2013/AC:2015 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri”. Standardi eesmärgiks on:
- määratleda elemendid ja tagada nende ühesugune mõistmine ja kasutamine
- lihtsustada dokumentide hõlmamist dokumendisüsteemi
- luua ühesugune kirja esitlusvorm nii e-kirja kui paberkandjal dokumentide jaoks eesmärgiga tagada nende parem mõistetavus ja kiirem kasutamine
- ühtlustada elementide kasutamist ja paigutamist e-kirjades.
Kiri on sisult erinevate dokumentide dokumentide üldistatud nimetus.
Dokumendiplangid
Dokumendiplangid
Üldplangi näidis.pdfÜldplangi näidis
Kirjaplangi näidis.pdfKirjaplangi näidis
Dokumendid vormistatakse dokumendiplangile. Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks.
Sõltumata teabekandjast peab dokument olema vormistatud korrektselt ja vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga.
Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse enamasti paberformaati A4 (210x297 mm).
Dokumendiplangid jagunevad:
- üldplank – millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp (logo) ning mida kasutatakse korraldavate dokumentide (käskkirjad, korraldused, aktid, esildised jms), protokollide, aktide ja muude asutuse tegevust korraldavate dokumentide vormistamiseks. Üldplankide alusel võib valmistada konkreetseid dokumendi planke;
- kirjaplank – kasutatakse ametikirjade vormistamiseks;
- vajadusel võib kasutada erivormistusega planke, näiteks tänukirjad, kutsed jms.
Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. Organisatsioonile on kohustuslikud üldplank ja kirjaplank. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks.
- vasak veeris 3,0 cm
- parem veeris 1,5 cm
- ülemine veeris 1,2 cm
- alumine veeris 1,2 cm
Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles, vajadusel lisatakse tõlge võõrkeelde. Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale elemendid eesti keeles, seejärel ladina tähestiku järjekorras võõrkeeltes. Plangile trükitud elemendid peavad olema sellise tumedusastmega, et neid oleks võimalik kopeerida. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilimiskindel.
Elektroonilised dokumendid vormistatakse organisatsiooni dokumendipõhjadele ja asuvad sisevõrgus või töötajate arvutitesse installeeritud. Elektrooniline plank ehk dokumendi põhi (mall) annab vaikimisi kohad dokumendielementide vormistamiseks. Elektroonilise dokumendi puhul kuuluvad plangi elemendid dokumendi vormingusse.
Kui dokument vormistatakse nii elektrooniliselt kui ka paberkandjal, tuleb tagada nende identsus. Elektrooniliselt vormistatud dokumendist paberile tehtud väljatrükk peab vastama paberdokumentidele esitatud nõuetele.
Ametikirjade koostamise hea tava:
Ametikirjade koostamise hea tava:
- Dokumendiplangil on veerised - vasak veeris 3 cm, parem veeris 1,5 cm, üleval ja all 1,2 cm.
- Kirja stiil Times New Roman või Arial.
- Kirja suurus 12 (Ariali puhul võib ka 11, kui nii on asutuse asjaajamiskorras sätestatud).
- Tekst joondatakse vasaku veerise järgi.
- Sisu iseseisvad mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena. Lõikude vahele jäetakse üks põhireavahe.
- Taandrida ei kasutata.
- Teksti sisuosas võib olla tabeleid, pilte, graafikuid. Sellised sisuosad joondatakse kas vasakule või keskele.
- Kehtivad eesti õigekirjakeele nõuded.
Dokumendielemendid
Dokumendielemendid
Kirja esitlusvormil on järgmised väljad:
- Kirjapeaväli – kirjapeavälja trükikirja suurus on 12 – 24 punkti
- Adressaadiväli
- Viidaväli
- Tekstiväli
- Kontaktandmeväli - trükikirja suurus 8 - 10 punkti
Tulenevalt Vabariigi Valitsuse 03.06.2017 määrusest "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" on asutuse loodud dokumendil kohustuslikud elemendid, milleks on:
- Dokumendi andja
- Kuupäev
- Sisu
- Allkirjastaja või sisu kinnitaja või märge asutuse automaatse kinnituse kohta
Sama määrus sätestab ka, et asutuse loodud dokumendi tekst peab oleme üheselt arusaadav ja võimalikult lühike ning vastama eesti kirjakeele normile.
Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud.
Tänapäeva dokumendihalduses edastatakse enamik kirju e-kirja manusena. Siis on e-kiri ainult sõnum manusena lisatud kirja edastamiseks e-posti kaudu, mitte ametlik kiri.
Kiri koos elementide selgitustega.pdfReport abuse