Ryhmätyöalusta G Suite

Esittely

G Suite on joukko Googlen sovelluksia, joista tärkeimmät ovat seuran yhteinen Drive-dokumenttivarasto sekä seuran Gmail-sähköpostipalvelu (@helsinginsuunnistajat.fi -osoitteet).

Ryhmätyöalusta on seuran toimihenkilöiden käytössä ja sen avulla seuran sähköiset dokumentit on koottu hallitusti yhteen paikkaan. Tämä helpottaa sekä tiedonjakoa että viestintää.

Käyttöönotto

Pyydä käyttöoikeus G Suiteen jaostosi puheenjohtajalta tai seuran toiminnanjohtajalta. Hän järjestää sinulle uuden Google-tilin seuran palveluun. Tällöin saat HS-käyttäjätunnuksen, joka toimii myös HS-sähköpostiosoitteena: etu.sukunimi@helsinginsuunnistajat.fi. Tili tulee aktivoida, ja en voi tehdä henkilökohtaiseen sähköpostiisi tulevalla aktivointiviestillä. Sinun on annettava uusi, vahva salasana ensimmäisellä käyttökerralla.

Suosittelemme kaksivaiheisen kirjautumisen käyttämistä. Jos sinulle on annettu hallintaoikeuksia, edellytämme kaksivaiheisen kirjautumisen aktivointia.

Tili toimii kaikissa Googlen selain-sovelluksissa ja Android-appseissä. Voit käyttää esimerkiksi Gmailiä ja Driveä kuten ennenkin, mutta nyt sinulla on oman henkilökohtaisen tilisi lisäksi käytössä seuran tili. Voit vaihtaa tiliä sovelluksen ikkunan oikeasta ylänurkasta. HS-tiliä käytettäessä tili-kuvakkeen vieressä näkyy yleensä HS-logo. Google muistaa tilisi ja kirjautumisesi kunnes kirjaudut ulos tililtä.

Sovellusvalikoiman löydät selaimessa tili-kuvakkeen vierestä (9-pisteinen ruudukko oikeassa ylänurkassa). Voit kirjatua palveluihin myös suoraan verkko-osoitteilla: mail.google.com, drive.google.com, hangouts.google.com jne. Kokeile!

Valitsemalla ruudukosta Drive, pääset näkemään seuran hakemistopuun tai osan siitä.

Ylinnä on Oma Drive. Siellä voit säilyttää seuran dokumentteja, jotka kuuluvat vain sinulle.

Sen alla on Jaetut Drivet, joka on varsinainen seuran yhteinen dokumenttiarkisto. Sinne tallennetut tiedostot ovat yhteisessä käytössä. Hallituksella on oma hakemistonsa, samoin jokaisella jaostolla ja viestintätiimillä. Hakemistossa Valmennus on valmennustoiminnan yhteisiä dokumentteja. Hakemisto HS yhteiset näkyy kaikille, joilla on tunnus järjestelmään.

Jos lopetat toiminnan jaostoissa tai hallituksessa, käyttöoikeutesi kyseisiin kansioihin poistetaan. Jos jatkat seurassa, HS-tilisi säilytetään ja pääset edelleen HS yhteiset -kansioon ja Oma Driveen. Jaetut Drivet-hakemistoon tallentamasi tiedot säilyvät siellä, mutta et pääse niihin enää käsiksi. Jos eroat seurasta HS-tilisi poistetaan ja tilisi henkilökohtaiset dokumentit Oma Drive:ssäja Gmail-viestit katoavat. Vastuullasi on siirtää tarpeelliset tiedot pois ennen tilin lopettamista.

Tietojen siirto henkilökohtaiselta gmail-tililtä seuran tilille onnistuu vanhojen tietojen siirtoon kirjoitetun ohjeen mukaan.

Työkalut

G Suiten työkaluvalikoima löytyy hallintapaneelista sekä Googlen palveluissa selainikkunan oikean ylänurkan napista. Jokaisen sovelluksen sisällä on ?-linkki Googlen ohjekeskukseen. Googlen palvelusta löydät myös appsit ja käyttövinkkejä.

Tilitietosi sisältävät tärkeät henkilökohtaiset tiedot sekä tietosuoja-asetukset.

Gmail on useimmille hyvin tuttu sähköpostiohjelma, johon saat nyt uuden seuran tilin ja osoitteen "etu.sukunimi@helsinginsuunnistajat.fi". Kuten useimpia Google sovelluksia, voit käyttää myös Gmailiä selaimessa tai kännykän appsissä.

Drive on dokumenttiarkisto, jonka sisältä löydät Docs (tekstinkäsittely), Sheets (taulukkolaskenta) ja Slides ("powerpoint" esitykset) -työkalut. Googlen sovellukset linkittyvät hyvin toisiinsa mutta osaavat käsitellä myös MS Office-muotoisia dokumentteja.

Jaetut Drivet on seuran yhteinen dokumenttiarkisto Driven sisällä. Sinne tallennetut dokumentit ovat seuran yhteisessä käytössä. Jaetut Drivessä on oma pääkansio jokaiselle jaostolle. Jaosto on kaikkien kansion sisällä olevien dokumenttien ja alihakemistojen omistaja. Vain yksittäisten dokumenttien käyttöoikeuksia voi muokata.

Meet on videokokouksiin tarkoitettu helppokäyttöinen työkalu.

Sivustot (Sites) on helppokäyttöinen työkalu yksinkertaisten verkkosivuvustojen luomiseen (esimerkiksi tämä ohjesivusto). Seuran palvelussa luodut sivustot saavat osoitteen "https://sites.google.com/helsinginsuunnistajat.fi/sivuston-nimi". Varmista, että käytät sovelluksen uutta versiota (valitse tarvittaessa "New Google Sites" vasemmasta reunasta).

Drive File Stream on palvelu, jolla pääset käyttämään pilvessä olevia Drive-hakemistoja ja tiedostoja suoraan oman PC- tai Mac-tietokoneesi työpoydältä.

KÄYTTÖVINKKEJÄ

Huolehdi tietoturvasta heti ensimmäisestä käyttökerrasta alkaen.

Avaa HS-tilisi tiedot selaimen oikeasta ylänurkasta ja valitse "Tietoturva" tai mene suoraan osoitteeseen myaccount.google.com/security
Aloita tietosuojan tarkistus kohdassa "Pidämme tilisi suojassa"
Tarkista myös "Tapoja vahvistaa henkilöllisyytesi", jotta saat tarvittaessa uusittua salasanan helposti

"Prioriteetti"-etusivu näyttää viimeisimmät käsittelemäsi dokumentit sekä luomasi Työtilat Drivessä.

Työtila on kokoelma itse keräämiäsi dokumentteja (max 25 per työtila). Dokumentit säilyvät paikoillaan alkuperäisissä kansioissa ja työtilasta löydät helposti halutut ajankohtaiset dokumentit.

Ota "Prioriteetti"-etusivu käyttöön Drive-asetuksista (hammasratas oikeassa yläreunassa).

Ryhmät ja oikeudet

Käyttäjät kuuluvat yhteen tai useampaan ryhmään. Ryhmän muodostaa tyypillisesti jaosto. Jaoston puheenjohtaja pystyy päivittämään ryhmän kokoonpanoa tarpeen mukaan ilman ylläpidon apua. Valmennustoiminnalla on käytössä myös ryhmä HS Valmennus, johon kuuluu automaattisesti kaikkien neljän valmennustoimintaa tekevän jaoston jäsenet sekä toiminnanjohtaja. Kaikki HS-käyttäjät pyritään lisäämään ryhmään HS toimihenkilöt, mutta sinne voi HS-tunnuksella myös itse liittyä. Ryhmä HS ylläpito (Matti, Jouko ja Mikko) auttaa tarvittaessa G Suiten ongelmissa.

Jaetut Drivet kansioiden käyttöoikeudet määritellään ryhmien avulla. Oikeuksia kansioihin annetaan vain helsinginsuunnistajat.fi tunnuksille, ei jäsenten henkilökohtaisille käyttäjätunnuksille. Käyttöoikeuksissa on viisi tasoa, ylläpitäjä, sisällönhallinta (lisää, muokkaa, siirtää ja poistaa tiedostoja), tekijä (lisää ja muokkaa tiedostoja), kommentoija ja katsoja. Jaettujen kansioiden ylläpitäjänä toimii ryhmä HS-ylläpito ja hallituksen kansion kohdalla seuran puheenjohtaja. Jaoston jäsenten käyttöoikeus on tasolla sisällönhallinta, eli kaikki jaoston jäsenet voivat myös siirtää ja hävittää tiedostoja. Jaostot voivat halutessaan sallia omaan kansioonsa esimerkiksi kommentoija tai katsoja-roolin yksittäisille käyttäjille tai ryhmille. Toiminnanjohtajalla on sisällönhallinta-tason käyttöoikeus kaikkiin seuran Jaetut Drivet -kansioihin.

Jaetut Drivet kansioita on tätä kirjoitettaessa: Hallitus, Kilpailut, Kuntosuunnistus, Vihreä, Valkoinen, Sininen, Valmennus, Viestintä, Yhteislähtö, HS Yhteiset (käyttöoikeus kaikilla HS-käyttäjillä), ja gsuite siirtoapu (käyttöoikeus annetaan tarvittaessa).

Ryhmään liittyy postituslista, jonka avulla voi lähettää postia kaikille kerralla. Jaostojen ryhmät on tarkoitettu jaoston sisäiseen viestintään, joten ne ovat suljettuja, ja niihin voi lähettää postia vain siitä osoitteesta, johon posti saapuu. Esimerkiksi sininen@helsinginsuunnistajat.fi tavoittaa kaikki sinisen jaoston jäsenet. Tämän kanssa identtinen on hs-sininen@helsinginsuunnistajat.fi, mutta tätä osoitetta tuskin tarvitsee käyttää.

Kun lähetät postia ryhmälle, gmail ei lähetä sitä lähettäjälle, vaikka tämä olisi ryhmän jäsen. Lähetetty viesti näkyy lähteneiden viestien postilaatikossa. Asetuksia voi muuttaa tämän linkin ohjeilla.

Ulkoapäin tuleville posteille on ryhmiä, jotka lähettävät postin eteenpäin toisiin HS-osoitteisiin. Tällaisia ovat

iltarastit@helsinginsuunnistajat.fi ja firmaliiga@helsinginsuunnistajat.f, joihin asiakkaat voivat lähettää kysymyksiä.
info@helsinginsuunnistajat.fi, jossa myös alias palaute@helsinginsuunnistajat.fi
jasenkirjuri@helsinginsuunnistajat.fi, joka on tarkoitettu jäsenasioiden ja jäsenten laskujen kysymyksille
jasenpalvelu@helsinginsuunnistajat.fi, joka auttaa myClubin ongelmissa ja jonne kuka tahansa voi lähettää postia
jukola@helsinginsuunnistajat.fi
kayttotuki@helsinginsuunnistajat.fi, joka auttaa G Suite -ongelmissa ja jonne kuka tahansa HS-käyttäjä voi lähettää postia.
koulusuunnistukset@helsinginsuunnistajat.fi
laskut@helsinginsuunnistajat.fi
sihteeri@helsinginsuunnistajat.fi
some@helsinginsuunnistajat.fi, jossa myös twitter@helsinginsuunnistajat.fi ja instagram@helsinginsuunnistajat.fi
suunnistuskoulu@helsinginsuunnistajat.fi
verkkokauppa@helsinginsuunnistajat.fi

Ryhmät, joiden nimessä on "HS" on tarkoitettu vain seuran tai ryhmän sisäiseen käyttöön. Muut ryhmät ja niihin kuuluvat osoitteet ovat sellaisia, joihin kuka tahansa voi lähettää postia.

Ryhmissä on kolmenlaisia rooleja, omistaja, ylläpitäjä ja jäsen. Jäsen saa kaikki listalle tulevat postit ja hän voi lähettää listalle postia. Jäsenet pystyvät näkemään keitä muita jäseniä listalla on. Omistaja ja ylläpitäjä voivat edellisen lisäksi lisätä listalle tai poistaa listalta jäseniä.

Ylläpitäjiä varten todettakoon, että osoitteet puheenjohtaja@helsinginsuunnistajat.fi ja toiminnanjohtaja@helsinginsuunnistajat.fi on toteutettu HS-tilinhaltijoille määriteltyinä aliaksina.

Page updated