Jäsenpalvelu

Roolit 

Roolilla tarkoitetaan MyClubin käyttöoikeuksia. Ne ovat:

• Apuvalmentaja voi tehdä ja muokata tapahtumia ja tiedotteita ja seurata läsnäoloja

• Valmentaja voi edellisen lisäksi hallita ryhmän jäseniä.

• Tilinhoitaja voi edellisen lisäksi luoda laskuja. (Synnöve Miettinen, Ilkka Nurminen, Anu Pikkarainen)

• Pääkäyttäjällä on kaikki oikeudet palvelun käyttöön. (Matti Kaasalainen, Mikko Koskilaakso, Jouko Lahtinen, Pekka Lammi)

Käyttöoikeudet asetetaan ryhmäkohtaisesti. Vain pääkäyttäjät voivat muokata käyttöoikeuksia (rooleja) ja muita asetuksia sekä tehdä uusia ryhmiä.

Käyttöoikeudet valuvat ylhäältä alaspäin. Jos henkilöllä on apuvalmentaja-rooli ryhmässä Valmennus, hänellä on ilman eri valtuutusta sama rooli myös kaikissa sen alaryhmissä. Tämä on myClubin ominaisuus.

Kuten yllä olevasta käy ilmi termi valmentaja tarkoittaa eri asiaa riippuen siitä, missä yhteydessä sitä käytetään. Ensiksi meillä on seuran valmentajat, jotka toimivat urheilijoiden kanssa, sitten meillä on joissain ryhmissä jäsentasona valmentaja (tämä saattaa tietenkin tarkoittaa samaa kuin edellinen) ja kolmantena on sitten MyClubin rooli valmentaja.

Katso myös teksti Jäsentietojen käyttöoikeus tämän sivun lopussa.

Tapahtumien luominen

• Kun tapahtuma julkaistaan sille valitaan asetuksista kohdasta ilmoittautuminen ja näkyvyys sopivat vaihtoehdot: Näkyvyyden asetukset ovat:

  • piilotettu (tällöin kukaan ei näe sitä, mutta siihen voidaan antaa erillinen linkki)

  • näkyy ryhmälle (sille ryhmälle, jossa se julkaistaan ja kaikille sen alaryhmille)

  • näkyy seuralle (näkyy kaikille, jotka ovat seuran myClub-käyttäjiä)

  • näkyy kaikille (siis koko maailmalle). 

• Ilmoittautumisen asetukset ovat: 

  • ei ilmoittautumista  

  • valituille henkilöille (jos haluat pienen nimetyn ryhmän)

  • ryhmän jäsenille (Tämä on asetus, jota tulee ensisijaisesti käyttää) 

  • avoin kaikille (Ryhmän ulkopuoliset henkilöt pääsevät ilmoittautumaan) Tätä asetusta käytettäessä jokaisesta ilmoittautuneesta tulee myös ryhmän jäsen. Tämä on myClubin ominaisuus. Tätä asetusta tulee käyttää vain silloin, kun tavoitellaan johonkin ryhmään uusia jäseniä. Jos näkyvyys on näkyy kaikille ja ilmoittautuminen on avoin kaikille, ryhmään pääsee myös seuran ulkopuolisia; tätä ei yleensä tavoitella.

• jos lisäät itsesi tiedota ilmoittautuneista-listaan, saat heti tiedon, kun joku ilmoittautuu mukaan.

• Tapahtumaan on hyvä lisätä paikka. Käytä ensisijaisesti jo olemassaolevia paikkoja ettei meille synny useita versioita samasta paikasta. Tarvittaessa kerro tarkka paikka tapahtuman kuvauksessa. 

• Kun tapahtuman kaikki tiedot ja asetukset ovat kohdallaan, voit helposti monistaa tapahtuman toistumaan seuraaville viikoille/kuukausille: > Valitse monistettavat tapahtumat listasta (raksi vasempaan reunaan) > Valitse toiminto "Kopioi valitut tapahtumat" (tapahtumalistan yläosa)

Viestintä

Viestintää varten MyClubissa on tiedotteet, viestit ja julkaisut. 

Tiedotteet voidaan julkaista tietylle ryhmälle samaan tapaan kuin tapahtumat.  

• Tiedotteen näkyvyys voi olla julkinen, jolloin se näkyy kaikille  tai sisäinen, jolloin se näkyy vain sille ryhmälle, jossa se on julkaistu, ja sen alaryhmille.

• Tiedotteelle pitää asettaa julkaisuajankohta (JULKAISU) joka voi olla heti tai myöhempi päivämäärä ja kellonaika.

• Tiedotteelle kannattaa asettaa poistumumisaika (POISTUU). Poistumisajan umpeuduttua tiedote on vain ylläpitäjien nähtävissä. Suurin osa tiedotteita vanhenee, joten tiedotteen jättäminen pysyväksi kannattaa tehtä vain poikkeustapauksissa. 

• Vanhentuneen tiedotteen saa hallintanäkymässä näkyviin valitsemalla oikean ryhmän; jos ei tiedä ryhmää, kannattaa valita ryhmä Helsingin Suunnistajat. Näkymän oletusasetuksena on suodatus Tiedotteen tila on Tuleva, aktiivinen.  Suodatuksen voi poistaa (klikkaa x). Tällöin näkyvät myös vanhat tiedotteet, joista haluamaansa voi etsiä järjestämällä tai valitsemalla lisää suodatin. 

Viestit: Voit lähettää sähköposteja suoraan jäsenpalvelusta käyttöoikeuksiesi mukaan ryhmille tai tapahtumien osallistujille. Tämä onnistuu

Tapahtumakohtaisesti (apuvalmentaja tai valmentaja käyttöoikeuksilla):
- Mene > Hallinta > Tapahtumat
- Avaa oma tapahtumasi niin että näet sen osallistujalistan
- Valitse oikeasta reunasta toiminto Uusi sähköposti

Jäsenryhmille (valmentaja käyttöoikeuksilla):
- Mene > Hallinta > Jäsenet
- Valitse oikea ryhmä niin että näet sen jäsenlistan
- Valitse vasemmasta reunasta raksimalla halutut jäsenet (tai kaikki otsikosta)
- Valitse jäsenlistan yläpuolelta toiminto Uusi sähköposti

Myös jäsenpalvelun tiedotteen voi lähettää vielä erikseen sähköpostina:
- Mene > Hallinta > Tiedotteet
- Avaa haluamasi tiedote (ei muokkaus)
- Toiminto Lähetä sähköpostina löytyy tiedotteen otsikon alapuolelta

Julkaisut ovat tiedotteiden kaltaisia ja HS:ssa vähemmän käytettyjä. Julkaisu on tarkoitettu pysyville tiedoille, sillä julkaisu ei vanhene, toisin kuin tiedote.

Ryhmissä Helsingin Suunnistajat, HS Jäsenet, Tapahtumat ja Seuran yhteiset tapahtumat on mukana kaikki tai suunnilleen kaikki seuran jäsenet. Näissä ryhmissä sähköpostien tai tekstiviestin lähettämisestä tulee ennen viestin lähettämistä sopia seuran toiminnanjohtajan kanssa. 

Mihin ryhmään tapahtuma tai tiedote luodaan? 

Valmennuksen tapahtumat luodaan siihen ryhmään, joka toiminnan kannalta on perusteltua. Jos harjoitus on tarkoitettu vain sinisten urheiijoille, niin se luodaan ryhmään Sininen ryhmä, jos taas harjoitus o tai n tarkoitettu laajemmalle joukolle se on syytä julkaista ryhmässä valmennusryhmät tai valmennus. 

Jos harjoitus on tarkoitettu sekä ryhmälle HS Junnut että Nuorten valmennusryhmä, se kannattaa julkaista ryhmässä valmennus. Sille vaihtoehto on tehdä erilliset tapahtumat molempiin ryhmiin. 

Sellaiset tapahtumat, jotka ovat tarkoitettu kaikille seuran jäsenille, julkaistaan ryhmässä seuran yhteiset tapahtumat. Näiden tapahtumien asetuksiksi on hyvä valita näkyy seuralle ja ilmoittautuminen ryhmän jäsenille. Jäsenrekisteriryhmässä HS Jäsenet julkaistaan seuran kokouskutsut ja muu virallinen tieto ja tiedotus, kuten Toimarin viestit.

Linkkejä

Tuki: jasenpalvelu@helsinginsuunnistajat.fi (pääkäyttäjät)
Esittely: http://helsinginsuunnistajat.fi/jasenpalvelu/
Rekisteriseloste: http://helsinginsuunnistajat.fi/jasenrekisterin-rekisteriseloste/
Palveluntuottajan ohjeet: http://myclub.helpscoutdocs.com/collection/5-paakayttaja

Jäsenrekisteri

Ryhmä HS jäsenet on varsinainen jäsenrekisteri, jonka ylläpito tulee yhdistyslaista. Seuran jäseniä ovat kaikki tämän ryhmän jäsenet, joille on määritelty jäsentaso. Ryhmässä voi olla henkilöitä, jotka eivät ole seuran jäseniä vaan osallistuneet tälle ryhmälle julkaistuun tapahtumaan, mutta tällaiset pyritään sieltä aika ajoin poistamaan. Tähän ryhmään jaetaan käyttöoikeuksia rajoitetusti.

Ryhmään Uudet HS jäsenet  kuuluvat jäsenhakemuksen täyttäneet henkilöt ennenkuin heidän jäsenprosessinsa on saatu päätökseen.

Ryhmässä Eroavat jäsenet voi olla henkilö erovuotensa loppuun.  Normikäytäntö on, että jäsenkirjuri poistaa eroavan jäsen heti saatuaan tiedon jäsenyyden päättämisestä:

- lisätään "lopettanut seurassa" pvm-tieto
- poistetaan "kirjautuminen sallittu" -rasti
- poistetaan kaikki ryhmien jäsenyydet

Pääkäyttäjä listaa ja poistaa eronneiden jäsenten tiedot lopullisesti järjestelmän osiosta Arkisto vuodenvaihteen tilastoinnin jälkeen.

Virheelliset sähköpostiosoitteet

myClub tyhjentää sähköpostiosoite-kentän automaattisesti, Jos jäsenelle on yritetty lähettää sähköpostia virheelliseen sähköpostiosoitteeseen. Virheelliset sähköpostiosoitteet löytyvät näin: - > Hallinta > Jäsenet > Lisää hakuehto > "Kenttä on tyhjä" = sähköposti

Jäsentietojen käyttöoikeus

Jäsenpalvelun kaikkia ylläpitäjiä koskevat jäsentietojen käyttöoikeusehdot.

Jäsenpalvelu on myClub-verkkopalvelussa toteutettu sähköinen palvelu jäsenille ja seuran jäsentiedot sisältävä henkilötietorekisteri (https://helsinginsuunnistajat.myclub.fi). Jäsentiedoilla tarkoitetaan kaikkia jäsenpalvelun sisältämiä henkilötietoja.

Käyttäjä saa:
- Tehdä hakuja jäsentiedoista, kun hakutarve nousee sueran toiminnan tarpeista.
- Liittää jäsentiedoista haettuja henkilöitä oman jaostonsa alaryhmiin, mikäli hänelle on annettu siihentarvittavat oikeudet.
- Käyttää jäsenten yhteystietoja seuran järjestämien tapahtumien viestinnässä (tapahtumat, tiedotteet, sähköpostit, tekstiviestit)

Käyttäjä EI saa:
- Käyttää, hyödyntää tai ilmaista jäsentietoja jäsenpalvelun ulkopuolella
- Kopioida tai siirtää jäsentietoja jäsenpalvelun ulkopuolelle
- Lisätä, muokata tai poistaa jäsentietoja

Käyttäjä ymmärtää henkilötietolain (523/1999, http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990523) velvoitteet henkilörekisterin huolelliseen käsittelyyn. Käyttäjä on perehtynyt jäsenpalvelun käytöstä annetuihin ohjeisiin sekä erityisesti ylläpitäjän ohjeisiin (https://helsinginsuunnistajat.myclub.fi/flow/notifications/34311). Käyttäjä ottaa yhteyttä jäsenpalvelun pääkäyttäjiin (jasenpalvelu@helsinginssuunnistajat.fi) mahdollisissa epäselvissä käyttötilanteissa.

Niiltä käyttäjiltä, joille annetaan oikeus seuran jäsenrekisteriin (ryhmään HS Jäsenet), edellytetään vähintään sähköpostilla annettua kuittausta siitä, että oikeuden saaja on ymmärtänyt nämä ehdot ja sitoutuu niitä noudattamaan. Oikeus voidaan myöntää toistaiseksi tai määräaikaisena ja se on aina sidottu henkilön rooliin seurassa.