移行概要

次期教職員メールの移行実施について

　現在、教職員用のメールサービスとして情報処理センターシステムの「DEEPMail（クオリティア社製）」を提供しておりますが、WEB メールとしての使い易さや、メール検索の速度など、利用者の利便性に関わる部分の課題があるため、次期教職員メールシステムでは、クラウドメールサービスの利用を目指すこととなりました。

　当該システム更新にあたり、上記クラウドメールサービスで利用するクラウド基盤は、大学のみならず本院全体で利用するものであるため、情報処理センター単独での検討・構築・運用が難しいことから、2024 年度に東北学院大学情報処理センター委員会から東北学院事務情報システム管理運営委員会へ次期教職員メールシステムにかかる検討・構築・運用主管を移管するとともに、同委員会に教職員メール検討・構築作業部会を設置し検討および検証を重ね、クラウドメールサービスとして「Google Workspace for Education（@g.tohoku-gakuin.ac.jp）」の「Gmail」を選定いたしました。（2025 年度第３回東北学院事務情報システム管理運営委員会（2025 年11 月21 日開催）にて承認）。

　次期教職員メールシステムへの移行にかかる概要ならびに詳細については、後述のとおりですが、個人利用者に関する現在利用中のメールアドレス（mail.tohoku-gakuin.ac.jp）の利用継続、受信済みデータの移行措置（一部例外あり）等、可能な限り利用者の皆様の移行負担を軽減する措置を講じた上での移行実施を目指しておりますことを申し添えます。

　また、移行にかかる情報を随時お届けするため本サイト「次期教職員メール更新サイト（https://sites.google.com/g.tohoku-gakuin.ac.jp/tggm26/）」を立ち上げましたので、適時内容をご確認いただきますようお願い申し上げます。

 　次期教職員メールシステムへの切り替え時期は、「新メール（Gmail）」に対する事前作業と「現メール（DEEPMail）」の事後確認期間を考慮し、2026 年８月の休日（全休期間を含む）での実施を計画しており、今後、準備ができ次第、段階的に移行に係る情報（各種設定手順や各種手続きなど）をご案内いたします。 

　なお、移行に伴い、システム上の制約で「システム管理者で移行が可能なもの」の他に「利用者による操作で移行が可能なもの」「移行ができないもの」（詳細は後述のとおり）があり、利用者の皆様にお手数をおかけすることにつきましては、何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 

次期教職員メールシステムへの移行概要

• 次期教職員メールを「Gmail」サービスにすることで、「メール保存容量」「メール検索性能」「迷惑メール対策」「セキュリティー対策」「稼働率」等の機能や性能が向上する。

• 個人利用者については「別名を含む現在のメールアドレス（mail.tohoku-gakuin.ac.jp）」は継続して利用可能。

• 個人利用者の受信済みのメールデータについては、ほとんどが移行可能。ただし、Gmailのセキュリティー要件やデータ要件に反するメールについては、移行できない。（現メールシステムからダウンロードすることは可能）

• メールサーバでの個人設定については、各利用者においてあらためて設定していただく必要がある。（個人住所録や定型文・署名、自動振り分け設定等の各種設定）

• メーリングリストサービスについては「Google Workspace for Education」の「Googleグループ」サービスに移行し、現在のメールアドレス（ml.tohoku-gakuin.ac.jp）については2030年度末を期限として、継続して利用可能。

• 情報処理センターローカルアカウントについては、2023年度より情報処理センターからの案内の通り、原則、移行できない。ただし、ローカルアカウントの別名メールアドレス（mail.tohoku-gakuin.ac.jp）については、メーリングリストサービスに準じて、「Googleグループ」サービスに移行し、メールアドレスとしては継続して利用可能。

• 新メールシステムへの切替作業に伴うサービス停止時間は、数時間程度で可能と判明。

• 新メールシステムの移行にかかる技術的な事前作業は、現メールシステム等へのサービス停止の影響なく、３か月程度で可能と判明。

現状のメールおよびメーリングリストの利用状況（2025年９月時点）

• 有効アカウント数：1,654（内ローカルアカウント数：203）

• 全体使用データサイズ：5TB、一人あたり平均使用サイズ：3.1GB

• 15GB以上利用（ヘビーユーザ）のアカウント数：32

• 全体通数：1,972万通、一人あたりの平均通数：1.2万通

• 10万通以上利用（ヘビーユーザ）のアカウント数：23

• ML総数：453