FONCTIONNEMENT DE L'EQUIPE

Rôles

Comme il s'agit d'un projet type Recherche et Développement dans lequel nous ne pouvions définir nos activités dès le lancement, nous avons choisi de n'établir ni rôle permanent ni hiérarchie entre les membres de l'équipe.

Tâches

Pour répartir le travail efficacement, nous avons fonctionné par binôme. Après avoir rendu compte et évalué quelles tâches étaient clôturées ou non en réunion, nous attribuions les tâches suivantes. Étaient pris en compte : les intérêts, les compétences, les tâches précédemment effectuées par chacun et la durée estimée de la tâche par rapport au planning. Souvent, nous avons composé les binômes pour mélanger les expertises, par exemple quelqu'un qui avait travaillé sur la synthèse et l'autre sur le dernier entretien.

Réunions

Des réunions hebdomadaires ou bi-mensuelles en interne ont été structurantes dans notre travail, pour permettre de rendre compte des avancements ainsi que répartir ou mieux définir les tâches suivantes. Les réunions mensuelles avec le client ainsi que les échanges fréquents par mail nous ont permis garder une direction conforme à ses attentes.

Pour maximiser l'efficacité de ces réunions, nous avons mis en place deux rôles que nous avons alterné sur la base du volontariat. Le secrétaire se chargeait de produire les comptes-rendus pour que toutes les informations soient claires, disponibles et à jour. Le coordinateur lui devait gérer la réunion selon un ordre du jour qu'il proposait au préalable au reste de l'équipe.

Outils

Nous avons beaucoup utilisé un répertoire Google Drive pour y rédiger, versionner et partager nos différents documents.

Egalement, une conversation Messenger de groupe nous permettait de nous retrouver rapidement pour chaque réunion et de discuter la veille de l'ordre de jour proposé.

Enfin, les binômes communiquaient librement entre eux, mais les séances à deux étaient privilégiées.

DOCUMENTS PRINCIPAUX

Cahier des charges

Ce cahier des charges a été réalisé pour la première version au début du projet. Il présente les contraintes, les exigences, les risques et les conditions à respecter durant le projet tout en présentant celui-ci et son contexte permettant de vérifier l'accord entre le client et l'équipe du projet.

Il est régulièrement mis à jour, à chaque grande étape du projet, lorsque des modifications sont nécessaires à apporter. La dernière version est disponible ci-dessous.