Questions fréquentes

1. Vous recevrez un courriel de la part de Scolago ayant comme objet « ANNULÉE – Demande #1234). En cliquant sur le message, vous verrez le détail de la demande.  Vous y trouverez d’ailleurs le motif d’annulation. 

2. Vous devrez retourner sur Scolago, dans le menu mes demandes pour visualiser la demande, vous pourrez aussi voir le motif d'annulation en cliquant sur le bouton ?.

• La demande est En attente :
  
  Si la demande avait été envoyée à plusieurs personnes, celle-ci revient disponible pour toutes les autres personnes. 

Astuce : Il est possible de retourner dans la demande et refaire rechercher pour l’envoyer aux personnes nouvellement disponibles.

• La demande est Annulée par le suppléant :
  
  Cela signifie que vous aviez envoyé cette demande à une seule personne. Vous devez retourner dans la demande, cliquez sur Réactiver, puis sur Rechercher pour l’envoyer à de nouveaux remplaçants.

Si vous n'avez plus besoin de remplaçant pour ce besoin, veuillez annuler la demande. Cela vous évitera de vous re-questionner à nouveau!

1. Vous recevrez un courriel de la part de Substitutus ayant comme objet « REFUSÉE – Demande #1234). En cliquant sur le message, vous verrez le détail de la demande. Si le remplaçant a inscrit un motif de refus, il sera inscrit.

2. Vous devrez retourner sur Substitutus, dans le menu mes demandes pour visualiser la demande.

3. Dans la demande, vous pourrez cliquer sur Rechercher et sélectionner de nouveaux remplaçants.

1. Vous devrez retourner sur Substitutus, dans le menu Mes demandes pour visualiser la demande.

2. Dans la demande, vous pourrez cliquer sur Rechercher et vous verrez les nouveaux remplaçants disponibles que vous pourrez sélectionner.

1. Vous devrez aller dans le menu Mes demandes pour visualiser la demande.

2. Dans la demande, vous pourrez visualiser à qui la demande a été envoyée. 

3. Vous verrez sous le nom de la personne la date et l’heure à laquelle la demande a été transmise à la personne.

Substitutus envoie les demandes en séquence, pour éviter de solliciter tous les suppléants en même temps. Il permet cependant aux remplaçants de voir les demandes qu'ils vont potentiellement recevoir, selon l'algorithme d’envois.

Par exemple, si une demande est prévue être envoyée à un remplaçant à 16h50 demain, il pourrait la voir dès maintenant. Il pourrait la pré-accepter, ce qui fera en sorte qu’à 16h50 demain, si personne n'a accepté cette demande, elle sera automatiquement attribuée à ce remplaçant.

Cependant, si quelqu’un accepte la demande avant, la demande sera retirée, car elle aura été comblée par un autre remplaçant.

ATTENTION : Si un remplaçant a pré-accepté une demande, cela ne veut pas dire qu'il a obtenu le remplacement. Pour obtenir le remplacement, vous devez attendre de voir la demande au statut "Accepté" dans Substitutus.

• En attente : La personne a reçu la demande, mais n’a pas répondu.

• Refusée : La personne a refusée la demande.

• Indisponible : La personne a acceptée un autre remplacement entretemps.

• Acceptée : La personne a acceptée le remplacement.

• Pré-acceptée : La personne a pré-acceptée le remplacement.

• Annulée par le suppléant : La personne avait acceptée le remplacement, mais l’a annulée.

• En file d'attente : La demande sera envoyée selon l'heure de livraison indiquée. 

Afin d'éviter de solliciter tous les suppléants en même temps, et selon le temps disponible avant le début du remplacement, Substitutus séquence l'envoi des demandes selon les paramètres suivants :

• Moins de 24 heures avant le début du remplacement : la demande est considérée comme urgente et les envois se font à quelques secondes d'intervalle. L'objectif premier reste d'assurer que le poste soit comblé.

• Entre 24 heures et 5 jours avant le remplacement : la demande n'est pas considérée urgente et un délai est appliqué entre les envois. Plus nous sommes près du 24 heures, plus le délai sera court. Plus nous serons près du 5 jours, plus le délai sera prêt de 15 minutes entre les envois.

• Plus de 5 jours : les demandes sont séquencées aux 15 minutes.

Aussi, dans le calcul du temps disponible, nous avons inclus des périodes de silence. Ces périodes s'appliquent pour les demandes non urgentes. 

• Si plus de 24 heures d'avance, les demandes ne seront pas envoyées avant 6h le matin, sur les heures de classes, sauf l'heure du dîner et après 22h.  Pendant la fin de semaine, les demandes sont aussi retenus jusqu'au dimanche heure du souper afin que les remplaçants puissent déconnecter!

Pour établir l'ordre d'envoi sans toujours privilégier les mêmes suppléants, un tri aléatoire est appliqué sur les candidats choisis dans la demande.

En début d'année scolaire 

Vous pourriez faire une demande de remplacement en inscrivant la date du début de l’année scolaire et la date de fin de l’année. Assurez-vous de bien choisir la spécialité. Les résultats afficheront TOUS les suppléants disponibles pour la TOTALITÉ du remplacement. Si un suppléant n'est pas disponible à un seul ou plusieurs moments, il ne s’affichera pas dans la recherche.  

Durant l’année scolaire

N'oubliez pas de contacter le service des Ressources humaines, secteur des relations de travail afin de vérifier si un employé sur la liste de priorité d'embauche serait disponible. 

Secteur du personnel enseignant : 418-666-4666 p. 4606 - Secteur du personnel de soutien : 418-666-4666 p. 4758

 Si la liste est vide, vous pourriez faire une recherche en inscrivant plusieurs dates. 

OU

Dans le menu Remplaçants, vous pouvez sélectionner la spécialité désirée et choisir le statut spécialité Qualifié. Le système vous affichera tous les suppléants ayant ces critères. 

C’est une tâche un peu manuelle, mais vous pourriez visualiser les disponibilités des suppléants en cliquant sur l’icône Calendrier. Ensuite, il faudra les contacter par courriel ou téléphone. 

Note : Substitutus développe un menu qui permettra d’afficher des remplacements de longue durée, mais ce n’est pas encore prêt.