El Subsistema de carga y edición de datos de la Plataforma #PerúCRIS permite la entrada masiva (en lote) de ítems a través de un archivo XLS (en adelante su usará el término plantilla, indistintamente), en las diferentes colecciones de la propia institución: personas, unidades organizativas (dependencias, grupos y/o líneas de investigación), financiamientos, proyectos, equipamientos y publicaciones).

Una vez cargados en el sistema, estos ítems se almacenan en el propio espacio de trabajo de la institución y son derivados a Concytec para su validación y publicación en los directorios de la plataforma correspondientes (ver sección Validación de ítems cargados por la institución por parte de Concytec).

Para realizar la carga masiva o en lote de ítems, seguir los siguientes pasos:}

1. Antes de iniciar la carga de datos, debe contar con la plantilla necesaria para la importación de ítems. Para obtenerla, seguir los pasos descritos en la sección Exportar ítems de una colección en formato XLS para la carga masiva de datos.

2. La plantilla generada puede utilizarse para llevar a cabo el proceso de entrada masiva de ítems (en lote). Para ello, deberá eliminar los registros que se han descargado en el archivo para ingresar los nuevos datos a importar al sistema.

3. Ingresar los datos de los ítems a importar: cada columna representa un metadato de la entidad a importar, y en cada fila debe considerar los datos de cada uno de los ítems.

4. Una vez llenados todos los datos de los ítems a importar, deberá agregar una columna adicional entre las columnas A y B y colocarle la palabra “ACTION” y en cada fila con ítems colocar la palabra “ADD” (para ver más opciones de importación de datos ver Estructura del archivo XLS, más adelante en este manual). La columna ID debe quedar en blanco. Adicionalmente, todo el archivo debe estar configurado como “texto”.

Cabe resaltar que la plantilla a importar puede ser nombrada como desee y contar con la extensión .xls (no .xlsx). El sistema admite archivos hasta 512 Mb.

5. Si ya cuenta con la plantilla culminada, ir a la opción Mi DSpace, dentro del espacio de trabajo de su Subsistema y hacer clic en el botón Importar, luego elegir la colección en la cual se realizará la entrada masiva de datos. Por ejemplo: Persona de la institución.

6. Seleccionar la plantilla a importar desde su computadora y dar clic en el botón Iniciar importación.

7. El sistema creará un proceso nuevo. Cuando en el estado del proceso figure la palabra “Completed” (será necesario recargar la página), el proceso ha concluido.

Si la plantilla tuviera un error o el proceso no se realizó adecuadamente, en el estado del proceso figurará la palabra “Failed”.

Puede visualizar el proceso generado con la entrada masiva de datos, ingresando al proceso a través de su ID o su nombre. Dentro del proceso, podrá visualizar y descargar dos archivos haciendo clic en sus nombres:

• [nombre del archivo].xls: que corresponde al archivo en formato xls importado.

• bulk-importX.log (donde X = número del proceso): con el archivo del log de todo el proceso.

8. Una vez culminado este proceso y si no se produjo ningún error en la carga de datos, los ítems importados son enviados al personal de Concytec de forma automática para su validación y publicación en los respectivos directorios de la Plataforma (ver sección Validación de ítems cargados por la institución por parte de Concytec).

9. Para visualizar los registros cargados al sistema, deberá ir a su espacio de trabajo dentro del Subsistema, a través de la opción Mi DSpace. Los ítems aparecerán con las siguiente etiquetas: “Flujo de trabajo” y “Nuevo envío”, adicionalmente el nombre de la colección donde fueron importados (por ejemplo: “Persona de la institución” .

Si el proceso de carga de la plantilla no arrojó ningún error, es decir, no apareció en su estado la palabra “Failed” y no logra visualizar los ítems cargados en su espacio de trabajo, quiere decir que el proceso no fue exitoso por algún error en la plantilla. Se recomienda revisar el log del proceso para más detalles.

10. Finalmente, cuando el personal de Concytec aprueba o rechaza los ítems importados en lote al sistema, aparecerán con la etiqueta “Archivado” dentro del espacio de trabajo de su institución. Para más opciones ver la sección Validación de ítems cargados por la institución por parte de Concytec.