ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

En el Data Center institucional contiene servidores físicos para almacenar y transmitir el contenido solicitado a los diferentes usuarios tanto institucionales como externos.

Dentro de las características de los servidores se encuentran uno dedicado como repositorio de sistemas que ya no están en uso, pero tienen en sus bases de datos información que quedó como consulta, por otra parte, está un servidor VRTX de Dell en el cual se ha configurado para tener una gran cantidad de servidores WEB para manejar los sistemas de información que actualmente están en uso como son:

• Document: Software especializado en Gestión Documental, el cual queda solo de consulta con la implementación del sistema G+

• Sicof ERP: Sistema de información compuesto por módulos que permiten la trazabilidad de información entre las áreas financieras de la Institución (presupuesto, nómina, almacén, talento humano, tesorería y contabilidad).

• Contratta: Sistema para administrar contratos interadministrativos de la institución controlando los presupuestos y ejecución de los mismos tanto en extensión académica como en el departamento jurídico, además de procesar los datos para los indicadores del Sistema de Gestión de Calidad.

• Estadísticas para autoevaluación: Software que permite gestionar la información estadística requerida para los procesos de autoevaluación de programas e institucional.

• Sistema de permanencia: Permite caracterizar la población de primer semestre, definiendo perfiles de posibles desertores, permitirá hacer alertas tempranas de porcentajes evaluativos, hacer seguimiento a materias canceladas, cancelación de semestres, reingresos, inasistencias, estadísticas de deserción, registro de los acompañamientos a estudiantes e informes para SPADIES.

• Servidores WEB de desarrollos colaborativos con estudiantes de otras universidades temporales.

• Control de acceso: servidor repositorio de ingresos y salidas de todo el personal de la institución a través de las talanqueras y torniquetes.

• Cuentas de dominio: Permisos para el acceso de todos los equipos en la red institucional.

• Bases de datos de consulta: servidores que quedaron que ya no se utilizan, pero tiene información que en algún momento se requiere por lo que se dejan en imagen para comprimir la utilización de disco.

• Isismaweb: Sistema de registro de historias clínicas de atenciones médicas y psicológicas.

Computación en nube a través de la empresa AWS con todos los protocolos de seguridad que la misma ofrece, tenemos alojados los sistemas de mayor complejidad o que requieren más recurso de máquina por las concurrencias, además de servicios con Google y Microsoft, estos son:

• Correo electrónico estudiantes: Se cuenta con el dominio asociado al servidor de correos de Microsoft dedicado exclusivamente para los estudiantes.

• Correo electrónico estudiantes con equipos Chromebook donados por Sapiencia, se les crea sub dominio en Google a 905 estudiantes.

• Correo electrónico administrativo: Se cuenta con el dominio Colmayor.edu.co asociado al servidor de correos de Gmail dedicado a uso exclusivo de personal administrativo y contratista.

• Academia: Sistema que permite el acceso de los diferentes operarios a (12) SISTEMAS/COMPONENTES WEB, los cuales están conformados por (38) MÓDULOS administrativos de parametrización, gestión, seguimiento, control e informes.

• Plannea: Sistema el cual permite el acceso de los diferentes operarios a (9) SISTEMAS WEB (Módulos generales, Sistema Banco de Proyectos, Sistema Mesa de Ayuda (Tecnología), Sistema Mesa de Ayuda (Infraestructura), Sistema Mesa de Ayuda (Comunicaciones), Sistema Indicadores Autoevaluación Institucional, Sistema Plan de Acción, Sistema Plan Indicativo, Sistema Mantenimiento Equipos Tecnología.

• Sipex: Sistema que permite el acceso de los diferentes operarios a (4) SISTEMAS WEB (Sistema Extensión académica, Sistema Presupuesto participativo PP, Sistema Vacunas, Sistema Permanencia (Quédate)), los cuales están conformados por (11) MÓDULOS administrativos de parametrización, gestión, seguimiento, control e informes, para procesos de Extensión académica se surte de las bases de datos de los estudiantes del software ACCADEMIA.

• Sistema de Prácticas: Permite registrar todo el canal de prácticas Institucionales creadas por los procesos académicos.

• Sistema investigación: Sistema para la administración y registro de actividades y proyectos de investigación.

• Sistema presupuesto participativo: Sistema para asignación y gestión de beneficios a los estudiantes.

• Naonquest: Es el sistema de encuestas Vía Web, el cual permite implementar cualquier tipo de formulario o encuesta que desee la Institución; con la gran ventaja de que los usuarios que deben diligenciar el instrumento, pueden ser seleccionados directamente de la base de datos del SIPEX (empleados, estudiantes, graduados, contratistas).

• Portal Web Institucional: Sitio Web Principal de la Institución. Contiene información de carácter informativo hacia el ciudadano. Contiene a su vez micro sitios para: internacionalización, graduados, Quédate en Colmayor, biblioteca, Extensión Académica, Gestión ambiental, Investigación, Laboratorio de fabricación digital y diseño paramétrico, laboratorio innovación, entre muchos otros a disposición de los visitantes de la página institucional.

• Moodle: Software para la preparación de clases en la web, espacio virtual para el aprendizaje, liderado por la Vicerrectoría Académica y Extensión Académica de la Institución Universitaria.

• SISTEMA DE INFORMACIÓN G +: Sistema integrado que permite hacer una eficiente distribución de la información, los recursos y las actividades del Sistema de Gestión de Calidad, apoyando la operación y funcionamiento, reduciendo los costos y aumentando el impacto de productividad en la Institución, adicionalmente interviene en los procesos de planeación, Gestión documental donde se realiza la digitalización e indexamiento de documento, consulta electrónica de documentos, control de correspondencia (radicados), flujo de documentos, entre otros. y Autoevaluación, para la Acreditación de los programas Institucionales y procesos de generación, transformación y difusión del conocimiento y mejoramiento de los procesos institucionales dentro de la Estructura del Modelo Estándar de Control Interno.

• PQRS: Como mecanismo para escuchar la voz de los usuarios y las partes interesadas, se creó el Programa de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias -PQRS- de la Institución.

• Mi bienestar: software de datos estadísticos de alumnos y eventos de bienestar alojado en AWS.