今年1月に実施されたGoogleドライブの互換性向上に伴い、パスワード付きのWordファイルやExcelファイル(以下「Officeファイル」)が、Googleドライブ上で直接閲覧・編集可能となりました。
しかし、操作によっては設定したパスワード設定が削除される可能性があるため注意が必要です。一度削除されたパスワード設定は、Googleドライブ上では復元できません。
なお、PDFファイルの場合はGoogleドライブ上で開いてもパスワード設定は削除されません。
参照: [Google Workspace Updates]パスワードで保護された Microsoft Office ファイルを Google ドライブで直接編集する
パスワード付きのOfficeファイルをGoogleドライブ上で開くと、図1のようにパスワード入力欄と「プレビュー」「編集」ボタンが表示されます。
図1
パスワード入力後「編集」ボタンをクリックした場合、パスワード設定が削除されます。
削除されたパスワード設定は、Googleドライブ上では復元できません。
図2
パスワード入力後「プレビュー」ボタンをクリックした場合、ファイルの閲覧のみ行い、パスワード設定は保持されます。(プレビューのためファイルの編集は不可)
図3
ファイルをダウンロードし、Officeアプリ(Word、Excel、PowerPointなど)でパスワードを再設定後、Googleドライブに再アップロードしてください。
Googleドライブ上ではファイルを開かず、ダウンロードしてOfficeアプリ(Word、Excel、PowerPointなど)で編集を行い、編集後に再度Googleドライブにアップロードしてください。
Googleドライブの設定で閲覧権限や編集権限を設定することで、関係者のみへの共有が可能です。