REGRAS GERAIS

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ENVIO DE MERCADORIAS

Toda mercadoria destinada à exposição deverá ter, em sua embalagem, claramente identificados, o nome do evento, nome do expositor e a finalidade.
É de responsabilidade do Expositor observar os procedimentos legais para emissão de notas fiscais de qualquer natureza para entrega ou retirada de equipamentos, materiais duráveis ou de consumo, sendo de sua responsabilidade o recolhimento de qualquer encargo devido;

Não é permitida a entrada de qualquer equipamento/produto sem nota fiscal.

Os expositores são totalmente responsáveis pela entrega e retirada de seus produtos, portanto recomendamos que o agendamento de entrega e retirada seja feita com a certeza de que um representante da empresa esteja no local do evento.
O evento não dispõe de equipamentos ou profissionais para transporte dos materiais dentro do centro de eventos.
A entrega deverá ser realizada pela portaria de Serviços.

Regras para emissão de Nota Fiscal:

Para envio de materiais ou equipamentos, as Notas Fiscais deverão figurar o centro de eventos apenas como "local de entrega".
A emissão de nota fiscal para envio de produtos/mercadorias para exposição / brinde e afins deve:
- Ser emitida em nome do expositor, com seu CNPJ e Inscrição Estadual;
- No corpo da nota fiscal ou no campo "Informações Complementares" deverá constar também a seguinte observação "AS MERCADORIAS DESTINAM-SE A EXPOSIÇÃO..." (nome completo do evento, período...)
- Nos espaços próprios, discriminar as quantidades de produtos e os respectivos valores unitários e totais.

A ORGANIZADORA NÃO SE RESPONSABILIZA POR CONFERÊNCIA DE ITENS, QUANTIDADE E INTEGRIDADE DOS MATERIAIS ENVIADOS.

MATERIAIS SEM IDENTIFICAÇÃO DE EXPOSITOR OU COM IDENTIFICAÇÃO DIVERGENTE NÃO SERÃO RECEBIDOS.

Expositores com essa contrapartida em seu contrato de patrocínio devem enviar o material conforme informações abaixo:

Material para stand

🗓️ Data: 03/09/2025 - das 08:00h às 15:00h

Material para pasta

🗓️ Data: 03/09/2025 - das 08:00h às 12:00h

O material deverá ser identificado da seguinte forma:

73° Congresso Brasileiro de Coloproctologia

NOME DO EXPOSITOR

MATERIAL PARA ....
WTC Events Center

Rua Heinrich Hertz, s/n – Brooklin

São Paulo, SP. CEP: 04575-000

Atenção:

O material deverá ser entregue através do acesso às Docas. Carros de passeio ou motos não acessam as DOCAS, nesse caso a entrada deve ser feita pelo estacionamento do WTC.

⚠️Informações importantes: ⚠️

Identificar os materiais separadamente como:

MATERIAL PARA PASTA
MATERIAL PARA STAND - NÚMERO DO STAND

PROMOÇÕES

AÇÕES PROMOCIONAIS

Não será permitida nenhuma ação promocional do expositor fora dos limites de seu stand.
Os corredores são de uso comum, não sendo neles permitido o aliciamento de visitantes ou distribuição de impressos, ou quaisquer outros artigos de promoção, sob a penalidade de serem os mesmos recolhidos pela Comissão Organizadora do evento.
Não será permitida a instalação de infláveis, de nenhum tipo, forma ou tamanho, a colocação ou aposição de faixas, painéis, motivos decorativos ou tapetes, fora dos domínios do estande.
Não será permitida a circulação pelos corredores do evento ou áreas comuns, de pessoas caracterizadas com trajes de qualquer tipo ou espécie (infláveis, fantasias, etc.) que representem os produtos da empresa expositora - marca, personagem ou tema alusivo ao estande.
Todo material exposto no evento deverá ser retirado pelo expositor impreterivelmente no primeiro dia de desmontagem do evento. O material promocional que não for retirado neste prazo será destruído.
A Comissão Organizadora poderá sustar a demonstração de todo e qualquer material que não seja produto destinado ao setor, que a seu critério possa apresentar riscos a pessoas, mercadorias ou estruturas e elementos de estandes ou da própria área de exposição do evento. Todo e qualquer material promocional que infringir este regulamento será apreendido e devolvido somente após o término do evento.
Atividades científicas ou sociais realizadas pelos patrocinadores do evento, mesmo que fora das dependências do Centro de Convenções, deverão ser aprovadas previamente pela comissão do evento. Após a aprovação da comissão, estas atividades não poderão ser realizadas em horários que concorram com as atividades oficiais do evento.

DEMONSTRAÇÃO DE EQUIPAMENTOS

A comissão organizadora poderá sustar ou determinar o período (horário) de demonstração de qualquer equipamento, que a seu critério possa apresentar riscos às pessoas, produtos, estruturas ou stands, tais como: as que produzam alto nível de ruído, vibrações, fumaça, odores ou qualquer outro que possa perturbar o evento, bem como, as operações dos stands ou do centro de convenções em geral. Qualquer tipo de promoção a ser realizada por empresa expositora, no interior do centro de convenções, ou utilizando o nome deste, somente será admitido mediante autorização prévia.

PANFLETAGEM

A distribuição de panfletos só será permitida dentro da área do próprio stand.

BRINDES

Recomendamos que brindes distribuídos aos congressistas se resumam a itens de papelaria.

Ex: canetas, lápis, blocos, agendas, canecas e squeezes etc.

Lembramos que cada empresa possui seu próprio código de conduta, em conformidade com as associações das quais fazem parte (Abimed, Interfarma, Sindusfarma e etc).

DISTRIBUIÇÃO

A distribuição de brindes deve-se limitar a área de stand ou horário de seu simpósio satélite. Não é permitida a distribuição nas áreas comuns do evento.

RESOLUÇÃO RDC No 96 DE 17/12/2008 E RESOLUÇÃO RDC No 23 DE 21/05/2009 – ANVISA

Destacamos os seguintes requisitos para amostras grátis:

Art. 33 - A distribuição de amostras grátis de medicamentos somente pode ser feita pelas empresas aos profissionais prescritores em ambulatórios, hospitais, consultórios médicos e odontológicos.

§ 1º É vedado distribuição de amostras grátis de vacinas.

§ 2º É vedada a distribuição de amostras grátis de preparações magistrais.

§ 3º É vedada a distribuição de amostras grátis de medicamentos isentos de prescrição.

Requisitos para a propaganda ou publicidade e eventos científicos:

Art. 40 - O material de propaganda ou publicidade de medicamentos deve ser distribuído aos participantes dos eventos que estiverem com a identificação de sua categoria profissional claramente visível nos crachás.

Art. 41 - A identificação dos espaços na área de exposição e no interior dos auditórios e similares pode apresentar o nome comercial do medicamento, quando for o caso, juntamente com a respectiva substância ativa e/ou o nome da empresa, podendo ser utilizada a marca figurativa ou mista do produto presente na embalagem aprovada pela Anvisa.

Parágrafo único - Fica proibido a utilização de designações, símbolos, figuras, imagens, desenhos, slogans e quaisquer argumentos de cunho publicitário em relação aos medicamentos.

CREDENCIAMENTO

O Expositor é o responsável pelo credenciamento dos seus funcionários e fornecedores, mediante o preenchimento das informações no sistema online;
Para o staff que vai ficar no stand, serão concedidas duas credenciais cada 6m²;
O número de credenciais de prestadores de serviço (montagem, segurança, buffet e limpeza) será avaliado de acordo com a análise da organizadora da necessidade do expositor;
Lembramos a todos os expositores que os mesmos são responsáveis por todos seus fornecedores e equipe cadastrada junto ao evento. Possíveis danos, avarias ao complexo do evento ou, até mesmo, furtos e roubos, serão de incumbência do patrocinador responder conjuntamente pelos atos.

RETIRADA DE CREDENCIAIS

A retirada de credenciais de expositor se dará no dia 03/09/2025 à partir das 14h;
Cada expositor deverá retirar sua credencial individualmente;
Poderão ser adquiridas credenciais extras* através do sistema do expositor.

INFRAÇÕES

Caso o Expositor não obedeça às regras previstas neste manual, ficará sujeito às seguintes medidas:

O Expositor será comunicado de forma escrita sobre a irregularidade constatada, para que suspenda imediatamente a ação.

No caso de reincidência ou continuidade da infração, ao expositor serão aplicadas as seguintes multas não-compensatórias, de acordo com a infração cometida:

Atraso na entrega do projeto (PRÉ-EVENTO): R$ 500,00 + R$ 100,00 por dia de atraso.
Atraso na montagem do Stand: R$ 5.000,00 / por hora de atraso + custos de extras das equipes de acompanhamento.
Atraso na desmontagem do Stand: R$ 5.000,00 / por hora de atraso + custos de extras das equipes de acompanhamento.

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