• Email: instellingen, opties, etc.

• Groepen: Hoe te gebruiken, etc.

• Drive: hoe bestanden te delen en bewerken

Google Workspace instellingen voor BS Leiden

Het basis principe

Email voor BS Leiden is ingedeeld op 3 nivo's:

1. Gedeelde inboxen

2. Email distributie lijsten

3. Persoonlijke email adressen

Het idee is dat iedereen al zijn mail kan lezen, schrijven en beantwoorden vanuit zijn persoonlijke inbox, ongeacht hoeveel rollen en functies je hebt binnen de club. Daarnaast zou het zo moeten zij dat zowel intere als externe correspondenten makkelijk mail kunnen sturen naar functies binnen de club zonder dat ze hoeven te weten wie er ou precies wat doet binnen de club.

Voorbeelden van email structuur zijn:

Gedeelde Inbox Email Lijst Email leden

Webmaster - martin@bsleiden.nl

- jeroen.vanalphen@bsleiden.nl

gsuiteadmin jeroen.vanalphen@bsleiden.nl

Jeroen is in dit voorbeeld zowel een van de webmasters als de G-suite beheerder. Als er echter een nieuwe G suite beheerder komt hoeft alleen de nieuwe naam ingevoerd te worden. Alle archieven, rechten, permissies, deelmappen, etc. kunnen blijven wat ze zijn. Er zouden ook tijdelijk 2 G-suite admins kunnen zijn.
Op vergelijkbare manier zullen we ook het bestuur indelen in functies die bezet worden door personen.

Waarom doen we dit ?

Naast het gemak voor lezers en verzenders van mail is er een aantal redenen om email op deze manier in te richten.

1. Verandering en continuïteit: het is belangrijk om voorbereid te zijn op verandering en wisseling van rollen op een manier die snelle overdracht en continuïteit mogelijk maakt.

2. Overdracht en delegatie: de manier van werken ondersteunt overdracht, waarbij een rol tijdelijk - of misschien wel permanent - door 2 of meer personen wordt vervult die allemaal kunnen acteren vanuit de rol en ook kunnen zien wat anderen zeggen en doen.

3. Zichtbaarheid, AVG, etc.: de manier van werken maakt dat alle mail onder beheer blijft van en zichtbaar blijft voor de club op een gecontroleerde manier. Relevante personen kunnen op de hoogte blijven van alle voorstellen, afspraken en besluiten en zaken zullen altijd terug te vinden zijn. Daarnaast denkt dit ons in tegen verschillede vormen van AVG verzoeken.

Email vormen

Gedeelde Inbox

Een gedeelde inbox is een on-line inbox waarin meerdere mensen gecoördineerd kunnen werken. Functies en eigenschappen:

• Zowel personen als groepen kunnen lid zijn

• De gedeelde inbox kan interne en/of externe berichten ontvangen

• Deelnemers kunnen kiezen of en hoe ze mail van de gedeelde inbox in hun persoonlijke mail willen ontvangen

  • • alle berichten individueel

    • een dagelijkse samenvatting

    • geen mail

• Beheerders van de gemeenschappelijk inbox kunnen mail aan anderen toewijzen (groepen, functies of personen) om af te handelen

• Mail in de box kan een status krijgen (te doen, klaar, geen actie nodig, etc.) die voor iedereen zichtbaar is

• Mail kan voorzien worden van gedeelde tags zodat mail per onderwerp snel terug gevonden kan worden.

• Mail in de gezamenlijke inbox wordt gearchiveerd en kan door mensen die daar rechten toe hebben altijd doorzocht worden

• Leden van een gedeeelde inbox of lijst kunnen mail sturen als zichzelf maar ook "Als de lijst/inbox" Bijvoorbeeld: Mark Stoop kan mail versturen als mark.stoop@bsleiden.nl, secretaris@bsleiden.nl of bestuur@bsleiden.nl

  • • BS Leiden kan in alle gevallen zien dat Mark degene was die de mail verstuurde. De ontvanger kan dat niet.

• Gedeelde inboxen zijn op vele manieren en verschillende nivo's te beschermen en af te schermen

Email lijsten

Email lijsten zijn verzendlijsten die mail doorzetten naar 1 of meer leden. Zoals bij gedeelde inboxen kunnen leden kiezen of en hoe ze de mails willen ontvangen maar gewone email lijsten hebben geen "samen-werk" features. Wel wordt er een online archief opgebouwd van alle in en uitgaande mail. Leden van een lijst kunnen mail sturen als zichzelf maar ook "Als de lijst".

Persoonlijke email boxen

Iedereen kan een persoonlijke emailbox krijgen. Vooralsnog voorzien we dat alleen voor leden van commissies en vrijwilligers maar in principe is er niets dat ons belet een mail structuur te maken voor alle leden, teams, taken, etc. Persoonlijke email boxen zijn echt persoonlijk en in principe niet toegankelijk voor "BS Leiden IT" (die kan wel je password resetten). In je persoonlijke mailbox kan je:

• Persoonlijke BS Leiden mail sturen en ontvangen

• Je mail ontvangen en verwerken voor al je gedeelde boxen en lijsten

• Verzenden namens alle rollen, groepen, functies, etc. waar je maar lid van bent als ook namens jezelf Je eigen onderschriften en andere dingen beheren.

• Je eigen tags, mappen, etc. structuur inrichten

• Andere mailbox configuratie (rules, forwards, etc.) inrichten zoals je maar wil

Naast voor email kan je je persoonlijke BS Leiden google account ook gebruiken om:

• Documenten te maken en samen te bewerken

• Bestanden te beheren en te delen via Google Drive

• On-line meetings te houden

• Je BS Leiden contacten te beheren