السجل الأساس (الماسترشیت):

یكون تسلیم السجل الأساس بنسخه الثلاث (الیدوي، الالكتروني، الورقي) بمدة أقصاھا شھر بعد اعلان نتائج الدور الثاني الى السید معاون العمید المسؤول عن شؤون الطلبة في الكلیة/المعھد والذي بدوره یرسلھا الى قسم التسجیل. 

 سجل الأساس الیدوي:

1.  یعد السجل الأساس الیدوي ھو السجل الرسمي المعتمد لدرجات الطلبة منذ التحاقھم بالدراسة وحتى تخرجھم، ویشتمل على كل أسماء الطلبة ودرجاتھم لكل المواد مع توصیف لحالاتھم معززة رسمیاً بأرقام الكت ب  وتواریخھا  والقرارات الخاصة بمعالجة حالاتھم،  ونتائجھم ومعدلاتھم واسماء أعضاء اللجنة الامتحانیة أو التدقیقیة وتواقیعھم في كل صفحة من صفحات السجل.

2. یجب الا یقل حجم ورقة سجل الأساس الیدوي عن ( ).

3. تسلیم السجل الأساس وتسلمّھ بین رئیس اللجنة الامتحانیة و السید معاون العمید المسؤول عن شؤون الطلبة لتلك السنة من خلال اعتماد محضر وتحفظ نسخة لدى اللجنة الامتحانیة وتسجیل الكلیة بعد انتھاء الامتحانات النھائیة لتلك السنة ویتم تزوید تسجیل الجامعة بالسجلات على قرص مدمج( cd) .

4. إلزام أعضاء اللجنة الامتحانیة بالاتي:  

   • ‌ توخي  أقصى درجات الدقة  أثناء القیام بعملیة نقل الدرجات الامتحانیة وتثبیتھا في السجلات مع ضرورة مراعاة التدقیق وتثبیت أسماء التدریس یین القائمین بتثبیت الدرجات والقائمین بالتدقیق في السجلات واعتبار الحك والشطب والمسح بالحبر الأبیض حالة تزویر الا اذا اقترن بتوقیع عمید الكلیة/المعھد علیه وأن یكون بعلم الذین ساھموا في تثبیت الدرجات والتدقیق والنقل.

   •  حفظ النسخة الأصلیة من السجل الأساس بعد انتھاء أعمال اللجان الامتحانیة في تسجیل الكلیة ووجوب ان یكون مكان حفظ السجلات محصناً ویضمن حفظھا بأفضل حال وصدور أمر إداري بالشخص المعني بمسؤولیة حفظ تلك السجلات. 

   • ‌مسك السجل الأساس یكون في ضوء التعلیمات الامتحانیة النافذة والتعلیمات والتوجیھات الصادرة عن الوزارة وقرارات مجلس الجامعة والكلیة.

   • ‌تكون كـتابة سجل الأساس بقلم الرصاص ثم یحبر بعد تأكد استكمال أعمال اللجنة وذلك بھدف تجنب الأخطاء، ویكـتب السجل بالقلم الجاف الأسود  حصراً وبخط واضح .

   • ‌لا  تتسلم  شعبة  التسجیل  أي سجل  أساس  مكـتوبٍ  بقلم الرصاص بل یفترض ان یكون محبرا ً ومكـتوباً بالقلم الجاف الأسود حصراً.

   • ‌ أن تكون الصفحة الأولى من سجل الأساس مثبتاً علیھا النسخة الاصلیة من الأمر الإداري الخاص بتشكیل اللجنة الامتحانیة  وتواقیعھم الحیة وتغطیتھا بنایلون لاصق شفاف. 

   • ‌ یستخدم القلم الجاف حصرا ً لتحبیر الدرجات وعلى النحو الآتي :

     • • 1.  اللون الأسود: لتحبیر الدرجات.

         2.  اللون الأحمر: لتأشیر دروس الرسوب وتنفیذ القرارات.

         3. اللون الأزرق: لكتابة أیة ملاحظة ومن ضمنھا قرار مجلس الكلیة.

         4. اللون الأخضر: لتأشیر دروس الاستیفاء. 

سجل الأساس الالكتروني (الماسترشیت الالكتروني:) 

1.  من المھم جدا ان تستخدم الكلیة سجل  أساس  الكـتروني في  أعمالھا  في ضوء التعلیمات الامتحانیة النافذة  والتعلیمات والتوجیھات الصادرة عن الوزارة  وقرارات مجلس الجامعة والكلیة وبما لا یتناقض مع ا لسجل الأساس الیدوي. 

2.  اعتماد السجل المكتوب على الحاسبة بعد تحویلھ الى ملف بصیغة (pdf) وطباعته  ورقیاً أو سحبه عن طریق أجهزة استنساخ الخرائط وتوقیعه وختمه بأختام حیة وثم إدخاله باستخدام جهاز الماسح الضوئي ویتم حفظ نسخ ورقیة (والتي تمثل السجل الأساس الورقي) والكترونیة متعددة توزع على العمادة والتسجیل والقسم.         

ملاحظات یجب مراعاتها عند تدوین الدرجات 

1.  تدون الدرجات في الحقول  المخصصة لها (درجة السعي،  درجة الامتحان النهائي ، الدرجة النهائیة)، علما ً أن مقدار السعي السنوي یحدد من قبل مجلس الكلیة في بدایة العام الدراسي ویراعى  فهی  طبیعة  المادة ان كانت نظرية  ام عملیة  أم  تطبیقیة.  ویجب  على (الفرع  أو  القسم) ان  یعلن  السعي النهائي للطالب قبل  خمسة  أیام على الأقل من بدء الامتحان النهائي  لإتاحة الفرصة والوقت الكافي للطالب للاعتراض على الدرجة  أو تصحح الخطأ خلال تلك المادة ولا یجوز تصحیحه بعد  تسلّمّه من اللجنة الامتحانیة كي یتم بعد ذلك تثبیته في سجل  الاساس. 

2.  تثبت كلمة غیر مطالب في حقل المادة للطالب المكـفوف -المعفو من أداء الامتحان في بعض الموا د-  و یثبت في حقل الملاحظات  الأمر  الإداري  الخاص بإعفائه من  أداء الامتحان في تلك المواد .

3.  الطالب الغائب بعذر عن اداء احد الامتحانات  یثبت في حقل الامتحان النهائي حرف (م) للدلالة على تأجیل الامتحان.

4.  الطالب الغائب بدون عذر عن أداء أحد الامتحانات  یثب ت في حقل الامتحان النهائي حرف (غ) للدلالة على الغیاب. 

5.  تفرد حقول خاصة لمواد العبور ومواد المقاصة إن وجدت مع ضرورة مراعاة ان تحتسب درجة امتحان مادة العبورعلى انها نجاح في الدور الثاني عند احتساب المعدل حتى وان نجح الطالب بها في الدور الأول . 

6.  في حالة ثبوت غش الطالب وصدور الأمر الإداري باعتباره راسبا ً بالغش بج میع المواد خلال السنة الدراسیة فلا تعتمد درجاته وتثبت عبارة راسب بالغش مع تثبی ت رقم الأم ر الإداري وتاریخه، ولا تشمل دروس العبور بذلك الا إذا كان ت حالة الغش قد حدثت بها. 

7.  الطالب الراسب والمستوفي لمواد دراسیة  من سنة  سابقة تثبت في حقل المادة كلمة مستوفي أو تثبت الدرجة التي حصل علیها في العام السابق باللون الاخضر مع مراعاة التعلیمات النافذة بش نها في حقل الدرجة النهائأ ةی  لأغراض احتساب المعدل .

8.  لا تحتسب درجات الطالب المنقول بین الكلیات المتناظرة من جامعة الى جامعة أخر ى للمواد الدراسیة التي درسها في جامعته الأم وغیر  الموجودة في الجامعة المنقول الیها عند احتساب معدله ومرتبته على أن تتضمن وثیقة تخر جه المواضیع الدراسیة كافة التي درسها في كلتا الجامعتین (المادة الدراسیة، عدد الوحدات، الدرجة، التقدیر.)