Persónuverndarstefna Ásgarðs 

Almennt

Skólaráðgjafaþjónusta Ásgarðs hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika og öryggi persónuupplýsinga sem ráðgjafar bera ábyrgð á og meðhöndla í starfsemi sinni, í samræmi við gildandi lög og reglur um persónuvernd. Ásgarður ber ábyrgð á vinnslu og meðferð persónuupplýsinga í starfseminni ýmist sem ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili, þó oftast sem ábyrgðaraðili. 

Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að veita almenna fræðslu til einstaklinga um vinnslu persónuupplýsinga sem Ásgarður hefur með höndum sem ábyrgðaraðili. Ásgarður mun þó einnig leitast við að veita frekari fræðslu til einstaklinga eftir þörfum, meðal annars í formi sértækrar fræðslu vegna einstakra aðgerða og í tengslum við fyrirspurnir sem berast félaginu um persónuvernd og persónuverndarstefnu þessa.

Um hverja safnar Ásgarður persónuupplýsingum?

Meginreglur persónuréttar fela meðal annars í sér að persónuupplýsingar séu áreiðanlegar og uppfærðar og að unnið sé með þær samkvæmt skýrt tilgreindum og málefnalegum tilgangi. Einnig, að hófsemi sé gætt við skráningu persónuupplýsinga. Hjá Ásgarði er löggð megin áherslu á að meginreglur persónuréttar séu virtar og ávallt hafðar í huga þegar persónuupplýsingar eru meðhöndlaðar. Til þess að tryggja það eru útbúnar öryggishandbækur um meðferð persónugagna í tenglsum við notkun á námsumsjónarkerfinu Askinum og við skráningu upplýsinga um nemendur á námskeiðum Ásgarðs. Starfsemi Ásgarðs er þess eðlis að það er óhjákvæmilegt að persónuupplýsingum sé safnað um mismunandi hópa einstaklinga. Sem dæmi um hópa einstaklinga sem Ásgarður safnar persónuupplýsingum um eru: starfsumsækjendur og kennarar; tengiliðir viðskiptamanna, framkvæmdaraðila almenningsverkefna, birgja og annarra aðila sem Ásgarður er í sambandi við; kennara sem sækja námskeið, skólastjórnenda og nemendur í valgreinaskólanum og tungumálaskólanum. 

Hvaða persónuupplýsingum er safnað ?

Ásgarður meðhöndlar meðal annars eftirfarandi tegundir persónuupplýsinga í starfsemi sinni:

• Upplýsingar um nemendur námskeiða, grunnupplýsingar; kennitölu, heimilisfang, símanúmer, nöfn forráðamanna (ef við á) og netföng. 

• Upplýsingar um námsmat og námsárangur

• Upplýsingar tengdar ráðningarsambandi starfsmanna, meðal annars upplýsingar í ráðningarsamningi, upplýsingar vegna námskeiða, upplýsingar tengdar launaákvörðunum og greiðslu launa, m.a. heilsufarsupplýsingar tengdar orlofi og upplýsingar um stéttarfélagsaðild.

Sjaldan er unnið með viðkvæmar persónupplýsingar en í þeim tilvikum eru gerðar viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir til að tryggja öryggi upplýsinganna. 

Á hvaða grundvelli safnar Ásgarður persónuupplýsingum? 

Ásgarður vinnur persónuupplýsingar í þágu starfseminnar og er tilgangurinn fyrst og fremst að þjónusta skóla, kennara og nemendur. 

Varðveislutími 

Meginhluti þeirra persónuupplýsinga sem safnað er í starfsemi Ásgarðs eru geymdar tímabundið og eytt við lok skólaársins. Áminningar eru í dagatölum starfsmanna og reglulegir öryggisfundnir eru haldnir. 

Öryggi persónuupplýsinga

Ásgarður leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar og tekur í því samhengi tillit til eðlis upplýsinganna sem um ræðir og umfangs. Þáttur í því er að stuðla að virkri öryggisvitund starfsmanna með reglulegri fræðslu og þjálfun. Verði öryggisbrestur sem hefur í för með sér áhættu fyrir einstaklinga mun slíkt verða tilkynnt án ótilhlýðilegrar tafar til Persónuverndar. Í ákveðnum tilfellum ber Ásgarði einnig að tilkynna skráðum einstaklingum um slíka öryggisbresti. Verkferlið felst í því að framkvæmdastjóri kallar tafarlaust til fundar og ferlum í öryggishandbók fylgt eftir. 

Miðlun persónuupplýsinga og notkun vinnsluaðila 

Ásgarður miðlar ekki upplýsingum til þriðja aðila nema að baki liggi vinnslusamningur eða undirvinnslusamningur. 

Réttindi skráðra einstaklinga 

Einstaklingar eiga rétt á því að vita hvaða persónuupplýsingar Ásgarður vinnur um þá og geta beint fyrirspurn um það til framkvæmdastjóra í gegnum netfangið asgardur@.AIS.is Í ákveðnum tilvikum eiga einstaklingar meðal annars rétt á að: óska eftir aðgangi að og afriti af persónuupplýsingum, að persónuupplýsingar séu leiðréttar og/eða að þeim sé eytt; að mótmæla vinnslu persónuupplýsinga og takmarka; og að draga til baka samþykki fyrir vinnslu. Réttindi skráðra einstaklinga kunna að vera háð takmörkunum sem leiða meðal annars af lögum eða hagsmunum annarra sem upplýsingarnar varða. Ásgarður mun verða við öllum beiðnum einstaklinga innan mánaðar frá viðtöku. Sé beiðni umfangsmikil eða flókin getur orðið töf á afgreiðslu. Tilkynnt er um slíkt og skýring gefin á töfinni. SKA mun krefjast auðkenningar áður en erindi eru afgreidd til að koma í veg fyrir að upplýsingar berist í hendur óviðkomandi aðila. 

Fyrirspurnir og kvartanir til Persónuverndar 

Öllum fyrirspurnum í tengslum við persónuvernd hjá SKA eða persónuverndarstefnu þessa skal beina til framkvæmdastjóra kristrun@.ais.is eða í síma 5550034. Ef einstaklingur er ósáttur við vinnslu Ásgarðs á persónuupplýsingum og afgreiðslu erinda er hægt að kvarta til Persónuverndar og má finna upplýsingar um slíkt ferli inn á heimasíðu Persónuverndar: www.personuvernd.is.

Breytingar á persónuverndarstefnunni 

Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann því að taka breytingum. 

Akureyri 1. águst 2023