Wat is de relatie met derden?

Wie zijn derden?

De regel is dat elke derde die persoonsgegevens wil verkrijgen dat rechtstreeks bij de persoon moet bevragen. We gaan altijd uit van privacy by default. Er zijn echter uitzonderingen op deze regel. Je mag persoonsgegevens doorgeven aan derden als zij kunnen aantonen dat zij er een geldige rechtsgrond hebben voor het gebruik van zijn gegevens. Let wel: het kan enkel gaan om informatie die waarvoor wij de authentieke bron zijn en die relevant is en strikt noodzakelijk is voor onze opdracht arbeidsbemiddeling. Geen waardeoordelen, meningen, enkel feiten.

Er zijn bij VDAB verschillende derden.

Derden die (wettelijk) gemachtigd zijn.

Een aantal derden heeft een recht op de informatie van de werkzoekende omdat de wet het zegt. Hier kan zelfs een verzet van de werkzoekende niet tegen op. Voorbeelden van personen of instellingen die op basis van een wettelijke bepaling, een wettelijke opdracht of een machtiging handelen, zijn:

• RVA: heeft recht op transmissiegegevens op basis van de werkloosheidsreglementering

  • een politieman en meer bepaald een officier van gerechtelijke politie gemandateerd door een onderzoeksrechter met een gemotiveerd bevelschrift om over te gaan tot opsporingen of inbeslagname van documenten. Aan een politieagent die handelt op eigen initiatief of op vraag van het Openbaar Ministerie mogen niet zomaar gegevens worden gegeven; er moet juridisch gezien een rechterlijk bevel zijn. In de praktijk wordt dit meestal door een onderzoeksrechter gegeven.

  • het Openbaar Ministerie bij de arbeidsgerechten; het gaat hier met andere woorden om het specifieke arbeidsauditoraat; het “gewone” openbare ministerie kan het dus niet; de reden is dat artikel 138 van het gerechtelijk wetboek voorziet dat zij de “nodige bestuurlijke inlichtingen” voor alle betwistingen die behoren tot de bevoegdheid van de arbeidsgerechten kunnen bekomen

  • alle rechtbanken en hoven met een gerechtelijke beslissing

  • een voorlopige bewindvoerder

Als het gaat om structurele uitwisseling, gebeurt deze uitwisseling bij voorkeur via Het doorgeven elektronische stromen. Als dat niet zo is, moet je je altijd je er altijd voor zorgen dat je zekerheid hebt over de ontvanger van de gegevens en enkel strikt noodzakelijke gegevens bezorgen.

Derden die een rol spelen in de arbeidsbemiddeling, begeleiding en opleiding van werkzoekenden

De instellingen en partners waarmee VDAB een overeenkomst heeft om samen onze opdracht te realiseren. De uitwisseling van persoonsgegevens gebeurt hoofdzakelijke en bij voorkeur via Mijn loopbaan.

Derden die een expliciete toestemming van de werkzoekende hebben.

De andere “soort van derden” zijn dan de derden waarvoor de werkzoekende toestemming heeft gegeven om de gegevens door te geven. Let wel: het kan enkel gaan om informatie die waarvoor wij de authentieke bron zijn en die relevant is en strikt noodzakelijk is voor onze opdracht arbeidsbemiddeling. Geen waardeoordelen, meningen, enkel feiten.

Het gaat bijvoorbeeld om:

• • iedereen die over een uitdrukkelijke toestemming van de werkzoekende beschikt.

  • Ouders van minderjarige kinderen (wel opletten bij een echtscheiding of de ouder bijvoorbeeld nog het ouderlijk gezag heeft).

  • Aan personen met een schriftelijk mandaat (of lastgeving) van de werkzoekende met de vermelding om welke gegevens het exact gaat. Het mandaat moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Het mandaat moet:

  • schriftelijk zijn;

    • opgesteld zijn door de titularis van de gegevens of zijn wettelijke vertegenwoordiger;

    • de titularis identificeren met naam, voornaam, adres, geboorteplaats en datum;

    • gedateerd zijn;

    • ondertekend zijn;

    • de lasthebber identificeren met naam, voornaam, adres, geboorteplaats en datum;

    • de types of het soort persoonsgegevens omschrijven die de lasthebber mag krijgen;

    • de doeleinden bepalen waarvoor de lasthebber deze gegevens mag gebruiken;

    • een geldigheidsduur vastleggen. Dit moet niet in tijdseenheden (bijvoorbeeld een week) maar mag ook met een einddatum of met een vaste datum zoals “het aflopen van de gerechtelijke procedure”.

Je kan geen algemene lastgeving, voor alle gegevens en onbeperkt in de tijd bekomen. De geldigheidsduur van de lastgeving zal afhangen van de doeleinden. Heel vaak denken advocaten dat ze over dergelijke algemene lastgeving beschikken maar dat is in deze materie onvoldoende.

Derden die geen toegang hebben tot de gegevens van de werkzoekende.

Derden die geen een (wettelijke) machtiging, noch een expliciete toestemming hebben kunnen geen toegang tot persoonsgegevens krijgen. Het gaat met andere woorden over iedereen die niet kan bewijzen tot de groep van erkende derden te behoren. Voorbeelden zijn:

• • Ouders ten opzichte van hun meerderjarige kinderen.

  • Advocaten of raadsmannen (opgelet is niet hetzelfde als raadsheren, dit zijn rechters). Advocaten moeten ook over een schriftelijk mandaat beschikken. Ook al zijn ze de lasthebbers van hun cliënteel, toch kunnen zij niet zomaar aan de gegevens. Deze regeling is in tegenspraak met de klassieke leer dat advocaten geen mandaat nodig hebben. De wet is nochtans duidelijk: zij moeten een schriftelijk verzoek hebben waar hun cliënt ondubbelzinnig in wordt geïdentificeerd. Deze regeling moet voorkomen dat een advocaat gegevens van de tegenpartij bemachtigd.

  • Familie- en gezinsleden.

  • De (gehuwde) partner (vaak opletten met zogenaamde “evidente” informatie zoals het verblijfsadres).

  • Alle personen die “in naam van” de betrokken werkzoekende komen maar geen schriftelijk mandaat hebben.

  • Een schuldbemiddelaar (tenzij gerechtelijke machtiging)

  • Een (federaal of deelstatelijk) ombudsman.

  • Een derde die beweert dat de info nuttig zou zijn in het kader van een wettelijke opdracht. Opgelet hierbij want nuttig is niet gelijk aan noodzakelijk.

TREFWOORDEN

gegevens aan derden / derden / verzet /

Toezichtscomité van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid / politie / arbeidsauditoraat / openbaar ministerie / RVA / gemachtigde derde / derde met expliciete toestemming / onderzoeksrechter / officier van gerechtelijke politie / ouders / lastgeving / mandaat / advocaat / bemiddelaar / schuldbemiddelaar / ombuds / familie

Wat is de relatie met de Nederlandse VDAB (genaamd UWV)? Wat voor derde is dat?

Er is een samenwerking met andere Europese arbeidsbemiddelingskantoren. Er zijn geen specifieke afspraken over gegevensuitwisseling. Er is dus een vrije en uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene nodig om gegevens door te geven.

VDAB verwerkt niet zomaar gegevens, maar in functie van hun doel: arbeidsbemiddeling. De gegevens die je doorgeeft moeten beperkt zijn tot dit doel en relevant en noodzakelijk zijn om dit doel te bereiken.

Aan wie kan, mag, moet ik CV’s meegeven?

De CV’s van de werkzoekenden zijn publiek toegankelijk voor de geregistreerde gebruikers via de CV databank. Het is de werkzoekende zelf die in grote mate bepaalt wat er in het CV staat. De werkzoekende kiest zelf of hij zijn CV publiceert. Het publiceren van het CV geldt als toestemming voor het opnemen ervan in de CV-databank. Je mag als consulent het inactieve CV niet terug op actief zetten, zonder de werkzoekende hiervan op de hoogte te brengen. Je mag dit CV niet voor andere doeleinden gebruiken zonder de werkzoekende op de hoogte te brengen en over zijn toestemming te beschikken.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / CV

Wat mag ik aan de uitbetalingsinstelling laten weten?

De uitbetalingsinstelling mag enkel gegevens krijgen als hiervoor een grondslag bestaat en als deze persoonsgegevens relevant en noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de doelstelling die werd vooropgesteld bij het bepalen van deze grondslag.

Als de uitbetalingsinstelling wettelijk gemachtigd is om deze gegevens te ontvangen of als er een vrije en uitdrukkelijke toestemming bestaat van de betrokkene, dan mag je gegevens doorgeven.

VDAB verwerkt niet zomaar gegevens, maar in functie van hun doel: arbeidsbemiddeling. De gegevens die je doorgeeft moeten beperkt zijn tot dit doel en relevant en noodzakelijk zijn om dit doel te bereiken.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / uitbetalingsinstelling / vakbond / verzet

Wat mag ik aan de VDAB-partners laten weten?

VDAB mag, zonder de toestemming van de werkzoekende, gegevens doorgeven aan partners die zich bezig houden met bemiddeling, begeleiding en opleiding en hiervoor een samenwerkingsovereenkomst met VDAB hebben getekend. Derden die deze taak niet hebben kunnen enkel gegevens ontvangen als er een vrije en uitdrukkelijke toestemming bestaat van de betrokkene. Let wel: betrokkene moet er van op de hoogte zijn dat je zijn gegevens doorgeeft.

VDAB verwerkt niet zomaar gegevens, maar in functie van hun doel: arbeidsbemiddeling. De gegevens die je doorgeeft moeten beperkt zijn tot dit doel en relevant en noodzakelijk zijn om dit doel te bereiken.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / partner / Mijn loopbaan voor partners/ VDAB-partner / verzet

Welke privacyregels zijn er van toepassing op VDAB-partners?

De medewerkers van de partners zijn onderworpen aan dezelfde regels als VDAB-medewerkers. Zij tekenen een verwerkersovereenkomst met VDAB als verwerkingsverantwoordelijke met daarin alle voorwaarden die beide partijen moeten naleven bij het verwerken van persoonsgegevens.

De medewerkers van de partners hebben ook een discretieplicht zoals de VDAB-medewerkers. Ze moeten ook zorgvuldig omgaan met de gegevens van de werkzoekenden. Daarnaast is de AVG en het handvest van de werkzoekende van toepassing op deze organisaties.

In het kort: alle regels die van toepassing zijn op VDAB gelden op dezelfde manier voor de VDAB-partners, met de uitzondering op het doorgeven van persoonsgegevens. Door en met VDAB mag dit op basis van de wettelijke opdracht; de partners moeten steeds een vrije en uitdrukkelijke toestemming hebben om gegevens door te geven aan andere verwerkers.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / partner / VDAB-partner

Kan een VDAB-partner aan het vertrouwelijk luik van de klant?

Het vertrouwelijk luik heeft een apart toegangsbeheer. De bemiddelaar kan anderen die de info nodig hebben uit het vertrouwelijk luik toegang geven. Dat kunnen ook VDAB-partners zijn.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / partner / Mijn loopbaan voor partners / VDAB-partner

Kan een VDAB-partner aan de medische gegevens van de klant?

Ja. als hij toegang heeft tot het vertrouwelijk luik. Het vertrouwelijk luik heeft een apart toegangsbeheer. De bemiddelaar kan anderen die de info nodig hebben uit het vertrouwelijk luik toegang geven. Dat kunnen ook VDAB-partners zijn.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / partner / Mijn loopbaan voor partners/ medische gegevens / VDAB-partner

Mag ik het inkomen of de vergoedingen van de klant doorgeven aan het OCMW?

Neen, want wij zijn niet de authentieke bron van de gegevens. We lopen daarom het risico dat we foutieve informatie doorgeven. Het OCMW moet deze gegevens opvragen bij de betrokkene of rechtstreeks bij de bron/ authentieke verwerkers van deze gegevens, bijvoorbeeld RVA of de FOD Volksgezondheid.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / partner / OCMW / inkomen klant

Mag ik het inkomen of de vergoedingen van de klant doorgeven aan een advocaat?

Neen, want wij zijn niet de authentieke bron van de gegevens. We lopen daarmee het risico dat we foutieve informatie doorgeven. De advocaat moet deze gegevens opvragen bij de betrokkene of rechtstreeks bij de bron/ authentieke verwerkers van deze gegevens, bijvoorbeeld RVA of de FOD Volksgezondheid.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / partner / advocaat / inkomen klant / mandaat

Wat moet ik doen als de echtgenoot/vriend/partner/kennis van een cursist contact opneemt omdat de cursist in kwestie niet alles verstaat?

Er moet een grondslag bestaan om persoonsgegevens te delen met derden. In dit geval moet er sprake zijn van een vrije en uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Je moet er voor zorgen dat je zeker weet dat de cursist instemt met het delen van gegevens met een derde zoals de echtgenoot, vriend, partner of kennis.

Je kan best de cursist uitnodigen voor een gesprek en duidelijk maken dat hij iemand mag meebrengen wiens vertrouwen hij geniet. Als je je er dan persoonlijk (en bijvoorbeeld niet telefonisch) van vergewist dat de werkzoekende er mee instemt dat je de gegevens deelt, dan kan je een driehoeksgesprek opstarten.

Als de taalbarrière zo groot blijkt dat het zelfs niet lukt om de cursist uit te nodigen, weet dan dat je beroep kan doen op tolken van VDAB. (Vlaamse Tolkentelefoon)

Hulp van derden is met andere woorden niet verboden of uitgesloten. Alleen moet het duidelijk zijn dat de werkzoekende of cursist instemt met de hulp. Vandaar dat een persoonlijk contact het meest aangewezen is.

TREFWOORDEN

taalkundigheid / onvoldoende taalkennis / hulp van derden / toestemming / cursist

Mag ik gegevens van ex-cursisten doorgeven aan bedrijven?

Er moet een grondslag bestaan om gegevens te delen met derden. In dit geval moet er sprake zijn van een vrije en uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Als bedrijven er op aandringen dan is het aangewezen om hen te wijzen op een alternatieve piste. VDAB deelt de gegevens van het bedrijf mee aan de ex-cursisten met de exacte vraag van het bedrijf. Zo beschikken de ex-cursisten zelf over de mogelijkheid om te beslissen tot het overdragen van de bepaalde gegevens.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / cursist

Mag ik weigeren het telefoonnummer van een klant aan de politie te geven?

Ja, indien de politie niet over een gerechtelijk bevel beschikt.

Neen, indien de politie over een gerechtelijk bevel beschikt. Rechters, rechtbanken of hoven kunnen via gerechtelijke beslissing VDAB bevelen om gegevens vrij te geven. In principe kan dit om iedereen gaan maar in de praktijk gaat het om meestal om een politieman en meer bepaald een officier van de gerechtelijke politie gemandateerd door een onderzoeksrechter met een gemotiveerd bevelschrift om over te gaan tot opsporingen of inbeslagname van documenten. Let op, een bevelschrift van de Procureur des Konings is geen gerechtelijk bevel.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / partner / politie

Moet ik informatie geven aan een ex-werkgever over een klant?

Er moet een grondslag bestaan om gegevens te delen met derden. In dit geval moet er sprake zijn van een vrije en uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Als de ex-werkgever de betrokkene opnieuw in dienst wil nemen, dan moet hij een sollicitatiegesprek hebben waarbij de gegevensuitwisseling tussen de klant en de ex-werkgever rechtstreeks verloopt.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / ex-werkgever

Hebben ouders het recht om het dossier in te zien van hun kinderen?

Er moet een grondslag bestaan om gegevens te delen met derden. In dit geval moet er sprake zijn van een vrije en uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Enkel bij minderjarige kinderen hebben ouders dit recht. Maar zelfs dan moet er zeer omzichtig te werk worden gegaan.

Kinderen mogen zelf en zelfstandig een arbeidsovereenkomst (in casu studentenovereenkomst) tekenen vanaf de leeftijd van 15 jaar indien ze in dat kalenderjaar 16 jaar worden. Ouders hebben daar slechts zeer uitzonderlijk een recht van verzet op. In de meest extreme gevallen komt dit voor de arbeidsrechtbank. Als je denkt dat er een conflict tussen het kind en de ouders is, dan moet je eerst het kind inlichten met de vraag of het kind instemt of niet.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / ouders

Hebben familieleden, partners, vrienden of kennissen het recht om het dossier in te zien van de klant?

Er moet een grondslag bestaan om gegevens te delen met derden. In dit geval moet er sprake zijn van een vrije en uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. Je moet er voor zorgen dat je zeker weet dat de klant instemt met het delen van gegevens met een derde zoals de echtgenoot, vriend, partner of kennis.

Je kan best de cursist uitnodigen voor een gesprek en duidelijk maken dat hij iemand mag meebrengen wiens vertrouwen hij geniet. Als je je er dan persoonlijk (en bijvoorbeeld niet telefonisch) van vergewist dat de werkzoekende er mee instemt dat de gegevens gedeeld worden, dan kan je een driehoeksgesprek opstarten. Hulp van derden is niet verboden of uitgesloten. Alleen moet het duidelijk zijn dat de werkzoekende of cursist instemt met de hulp.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / familieleden (inzage) / partners (inzage) / vrienden (inzage) / kennissen (inzage)

Mag ik zelf gegevens opvragen bij derden?

Neen. In principe moet je alle gegevens via de werkzoekende ontvangen. Het is de werkzoekende klant die centraal staat in de gegevensuitwisseling over zijn persoon. Als de werkzoekende instemt met de gegevensopvraging bij derden dan mag het wel. Het is belangrijk dat de werkzoekende weet dat je het doet. Bij twijfel mag je het in ieder geval niet doen en dan moet je dit via de werkzoekende zelf regelen.

Er zijn een aantal derden waarvan VDAB toch gegevens mag verwerken. Voorbeelden hiervan zijn het adres uit Rijksregister, de studies via de LED databank van het onderwijs, de loopbaan via de DIMONA databank. VDAB heeft voor deze gegevens een machtiging de privacycommissie of een wettelijke basis om ze rechtstreeks te ontvangen.

TREFWOORDEN

gegevens via een derde / gemachtigde derde / derden / actief onderzoek

Mag ik naar een dokter bellen om het verhaal van een klant na te trekken?

Ja, dit mag op voorwaarde dat de klant het weet en er ook uitdrukkelijk mee instemt.

Het mag niet als de klant het niet wil.

Als je twijfelt aan het verhaal van de klant, dan moet je hier een gesprek over aangaan. Je kan bij twijfel ook een om een medisch onderzoek vragen.

TREFWOORDEN

derden / actief onderzoek / medische gegevens / dokter

Welke informatie mag ik doorgeven en welke niet, en aan wie wel en aan wie niet?

Je mag gegevens niet doorgeven aan derden tenzij er een grondslag bestaat. Bij VDAB zijn er vier mogelijke grondslagen voor de verwerking (doorgifte).

• • De vrije en uitdrukkelijke toestemming van de werkzoekende,

  • Wettelijke grondslag: Een wetsbepaling die de verwerking oplegt

  • Algemeen belang: Om onze doelstelling van algemeen belang (arbeidsbemiddeling) te bereiken is het noodzakelijk om gegevens te verwerken.

  • Machtiging van de privacycommissie (VTC)

Een derde die gegevens wil krijgen van VDAB zal steeds moeten aantonen dat een van deze grondslagen van toepassing is.

VDAB verwerkt niet zomaar gegevens, maar in functie van hun doel: arbeidsbemiddeling. De gegevens die je doorgeeft moeten beperkt zijn tot dit doel en relevant en noodzakelijk zijn om dit doel te bereiken.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / gegevens aan derden / derden / verzet / gemachtigde derde / derde met expliciete toestemming

Wie beschouw je als een partner van VDAB?

VDAB doet een beroep op niet-commerciële en commerciële begeleidingsorganisaties voor sommige aspecten van de begeleiding en opleiding. Via samenwerkingsakkoorden besteedt VDAB deze taken uit.

Soms doet VDAB dit in onderaanneming. Dit zijn de tenderpartners

Daarnaast zijn er ook partners die samen met VDAB werken aan een beleid met zoveel mogelijk tewerkstellingskansen voor werkzoekenden. Zo zijn er onder meer Unizo, VOKA, lokale besturen, sectoren.

TREFWOORDEN

derden / partner

Wat mag of moet ik zeggen als OCMW's, partners, kandidaat werkgevers bellen in verband met klanten die in opleiding zijn (komen ze op tijd, doen ze hun best, leren ze goed)?

OCMW’s, partners en kandidaat werkgevers zijn derden aan de arbeidsbemiddelingsovereenkomst. Zij hebben niet zomaar toegang tot de gegevens van werkzoekenden.

Wanneer het OCMW of de partner een rol speelt in de arbeidsbemiddeling mag je informatie doorgeven over de betrokken klant. Je doet dit enkel met medeweten van de klant. Als de derde geen rol speelt, moet de klant expliciet instemmen met de gegevensverschaffing. Je mag in beide gevallen enkel gegevens uitwisselen die relevant en strikt noodzakelijk zijn voor de arbeidsbemiddeling.

Aan kandidaat werkgevers mag je niets zomaar meedelen. Voor hen moet je aansturen op een sollicitatiegesprek.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / OCMW / partner kandidaat werkgever / cursist/ gegevens aan derden / derden / verzet / gemachtigde derde / derde met expliciete toestemming

Mag ik via de schuldbemiddelaar een overzicht van de schulden ontvangen van de klant?

Nee. Er is geen verband tussen de arbeidsbemiddeling en de noodzaak om een overzicht van de schulden te hebben. Dit is irrelevant om de werkzoekende aan werk te helpen.

Als je toch een relevantie kan vinden om dit concrete overzicht nodig te hebben voor de arbeidsbemiddeling dan moet je dit vragen via de werkzoekende zelf.

TREFWOORDEN

schuldbemiddelaar / schulden

Mag ik aan de vakbond of hulpkas doorgeven of iemand als klant is ingeschreven?

Het principe is dat je die informatie aan de klant bezorgt en dat hij ze doorgeeft.

TREFWOORDEN

uitbetalingsinstelling / toegang tot dossier voor derden

Zien de partners alle informatie uit een dossier?

Op basis van hun opdracht en eventuele machtigingen, kunnen partners al dan niet specifieke gegevens raadplegen (bijvoorbeeld VDAB kan op de tab transmissie registreren, OCMW kan dit niet).

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden

Zijn partners gehouden tot dezelfde privacyregels als VDAB?

Ja, er gelden dezelfde regels als voor VDAB. De opleidings- en begeleidingspartners verwerken gegevens ook in functie van arbeidsbemiddeling. De medewerkers van de partners hebben met andere woorden een discretieplicht zoals VDAB medewerkers. Zij moeten zorgvuldig omgaan met de gegevens van de werkzoekenden.

Daarnaast is de Algemene Verordening Gegevensbescherming en het Handvest van de werkzoekende van toepassing op deze organisaties.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / partner / VDAB-partner / derden / privacy

Mogen medische gegevens gedeeld worden met partners van VDAB?

Ja, als zij dit nodig hebben voor hun opdracht.

De medische gegevens komen meestal in het “vertrouwelijk luik”. Omdat het meestal gaat om medische gegevens heeft VDAB zelf gekozen om die tab extra te beveiligen met een apart toegangssysteem. Partners kunnen toegang krijgen tot het vertrouwelijk luik als zij het nodig hebben voor hun opdracht.

TREFWOORDEN

medische gegevens / toegang tot dossier voor derden / partner / derden / privacy

Mag ik dimona-gegevens doorgeven aan de werkzoekende zelf?

Ja. Dit mag.

De dimona-gegevens maken juridisch integraal deel uit van het arbeidsbemiddelingsdossier. De werkzoekende heeft een recht op inzage voor alle gegevens die over hem verwerkt worden. Ook de dimona-gegevens vallen onder dit recht.

LET OP: VDAB is niet de authentieke bron van deze gegevens, wel de RSZ. We kunnen daarom deze gegevens niet attesteren.

TREFWOORDEN

dimona

Aan wie mag ik dimona-gegevens doorgeven?

Aan niemand buiten aan de werkzoekende klant zelf. De machtiging van de privacycommissie voor het gebruik van dimona-gegevens betreft enkel taken die VDAB consulenten uitoefenen

UITZONDERING: OCMW's hebben van de Privacy commissie de machtiging gekregen om met hun e-ID de dimona-gegevens van hun cliënten in onze dossiers te bekijken.

TREFWOORDEN

dimona / toegang tot dossier voor derden / partner / derden

Mag ik zelf contact opnemen met een school of instelling voor begeleid zelfstandig wonen om extra info te krijgen over mogelijke problematieken?

Neen. In principe moeten je alle gegevens via de werkzoekende bevragen. Het is de werkzoekende die centraal staat in de gegevensuitwisseling over zijn persoon. Scholen of instellingen voor begeleid zelfstandig wonen vallen niet onder de derden die wettelijk gemachtigd zijn om gegevens mee uit te wisselen.

Als je kunt verantwoorden dat het voor de arbeidsbemiddeling nodig is om contact te hebben met een school of een instelling, dan moet je hiervoor altijd de toestemming vragen aan betrokkene. Je hebt geen actief opsporingsrecht.

TREFWOORDEN

gegevens via een derde / gemachtigde derde / actief onderzoek / zelfstandig wonen

Wanneer moet ik zeggen dat de derden de informatie zelf aan de klant moeten vragen?

In principe moeten derden altijd informatie vragen via betrokken klant.

Derden die een expliciete toestemming van de werkzoekende hebben of de zogenaamde wettelijk gemachtigde derden (zoals een rechter of de RVA) mag of moet je altijd helpen. Let wel, je geeft enkel info door die relevant is en strikt noodzakelijk voor de arbeidsbemiddelings- en/of controle opdracht.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / partner / derden / verzet / toestemming

Welke informatie mag ik geven aan een gerechtsdeurwaarder?

Een gerechtsdeurwaarder is een derde.

Je mag hem enkel informatie geven met een rechterlijk bevel of expliciete toestemming van de werkzoekende (best via een mandaat).

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / partner / derden / gerechtsdeurwaarder / mandaat

Welke informatie mag ik geven aan een rechter?

Als een rechter je vraagt om informatie via formele weg (dat wil zeggen schriftelijk of mondeling tijdens een zitting) dan ben je verplicht daar eerlijk op te antwoorden. Dit is een rechterlijk bevel. Je mag dan alle gevraagde informatie geven.

Een lid van de rechterlijke macht (de zogenaamde zittende magistratuur) is geen gewone derde.

Personen die over een bevel van de rechtbank beschikken kunnen ook informatie krijgen bij VDAB. Bijvoorbeeld:

- een officier van gerechtelijke politie met een gemotiveerd bevelschrift van een onderzoeksrechter;

- een schuldbemiddelaar;

Je mag de gegevens enkel doorgeven op vertoon van het bevelschrift (mag ook per mail of fax) en enkel de gegevens doorgeven van de burger die vermeld zijn in het bevel.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / derden / rechter

Moet ik op vragen over een klant van de politie antwoorden?

Ja, op voorwaarde dat de politie over een rechterlijk bevel van een rechter (meestal een onderzoeksrechter) beschikt. Het moet een gemotiveerd bevelschrift zijn dat vermeld welke gegevens van de werkzoekende je moet geven.

Een bevelschrift van de Procureur des Konings geldt niet als een rechterlijk bevel.

Let wel: als de agent over een rechterlijk bevel beschikt, dan ben je ook echt verplicht om mee te werken aan het onderzoek. Je kan je dan niet achter de privacy van de klant verschuilen.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / derden / politie

Op welke informatie hebben opvangcentra voor daklozen, wijkgezondheidscentra, jongerenbegeleidingsdiensten en dergelijke meer recht op informatie over de situatie van de bij hen verblijvende of in begeleiding zijnde klanten?

Zij hebben geen recht op informatie.

Zonder rechterlijk bevel of expliciete toestemming van de werkzoekende (best via een mandaat) mag je geen informatie aan hen geven.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / derden / opvangcentra voor daklozen / wijkgezondheidscentra / jongerenbegeleidingsdiensten

Moet ik meewerken aan een moraliteitsonderzoek van de politie over een klant?

Neen. Je kan daar niet toe verplicht worden tenzij een rechter het oplegt.

Een moraliteitsonderzoek past meestal in het kader van een misdrijf. Als je opgeroepen wordt als getuige dan ben je juridisch gezien verplicht te gaan. Moraliteitsonderzoeken passen meestal in zware misdrijven zoals moord om een beter inzicht te krijgen in de dader of het slachtoffer.

TREFWOORDEN

moraliteitsonderzoek / politie

Als een uitzendkantoor belt om een referentie te vragen over een cursist of ex-cursist en beweert mondelinge toestemming te hebben om te bellen, mag je dit dan geven? Of is dit enkel mits schriftelijke bevestiging?

Een uitzendkantoor is een derde. Je mag geen gegevens delen met derden zonder expliciete instemming.

Je moet zelf contact opnemen met de werkzoekende en nagaan of het verhaal van het uitzendkantoor klopt. Je mag dus niet zomaar antwoorden op de vraag van het uitzendkantoor. Als de werkzoekende akkoord is beperk je je tot informatie die relevant is en strikt noodzakelijk voor de arbeidsbemiddeling. Ga voorzichtig om met gevoelige gegevens.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / derden / uitzendkantoor / toestemming/ geschrift / mandaat

Als een partner belt om vragen te stellen of iets aan te kaarten zoals de vooruitgang in de cursus, problemen met mede cursisten, bedenkingen bij de methode of de inhoud van de cursus, wat mag/moet je dan zeggen?

Als de partner een samenwerkingsovereenkomst voor bemiddeling, begeleiding of opleiding heeft met VDAB en hij een actieve rol speelt in de arbeidsbemiddeling van de werkzoekende, mag je alle relevante info met hem delen. Let wel: betrokkene moet hiervan op de hoogte zijn.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / derden / partner / cursist

Hoe moet ik persoonlijke gegevens bespreken in situaties waarbij partners of zelfs kinderen van klanten de communicatie overnemen omdat ze zelf anderstalig zijn?

Je moet er voor zorgen dat je zeker weet dat de klant instemt met het delen van gegevens met een derde zoals partners of kinderen.

Als de communicatielijn via de partner of de kinderen net een onderdeel is van de problematiek van de zoektocht naar werk, dan moet je het anders aanpakken. VDAB beschikt over tolken die kunnen helpen in de begeleiding. Hulp van derden is niet verboden of uitgesloten. Het moet duidelijk zijn dat de werkzoekende of cursist instemt met de hulp.

TREFWOORDEN

derden / taalkundigheid / Nederlands / onvoldoende taalkennis / hulp van derden / toestemming

Als een moeder belt om te vragen of de zoon daadwerkelijk aanwezig is of was op de opleiding, mag/moet ik die vrouw een eerlijk antwoord geven?

Je mag niet antwoorden. De moeder is een derde. Je mag zelfs niet aangeven of je de klant kent of weet hebt van zijn arbeidsbemiddeling.

TREFWOORDEN

toegang tot dossier voor derden / derden / ouders / cursist

Wat moet ik doen als een klant mij in vertrouwen neemt over zijn zelfmoordpogingen en doodswens? Mag ik contact opnemen met de familie? Is contactopname tegen de privacywetgeving?

Je mag geen contact opnemen met de familie. Je bent geen psychotherapeut en kent niet alle ins en outs van de familiale relaties of gezinsrelaties die spelen. Misschien maak je de zaken nog acuter of erger.

Je kan best de klant wijzen op de zelfmoordlijn of door verwijzen naar een dokter of gespecialiseerd centrum.

TREFWOORDEN

zelfmoord / doodswens / overmacht / toestemming

Wat moet ik doen als een klant een gezondheidsprobleem bewust verzwijgt bij een sollicitatie terwijl de klant daardoor mogelijks de eigen veiligheid of die van anderen in gevaar brengt (bijvoorbeeld een epileptische klant die solliciteert voor dakwerker)?

Je moet de klant hierover aanspreken.

Net zoals de arbeidsbemiddeling is ook de arbeidsovereenkomst een overeenkomst die te goeder trouw moet worden uitgevoerd.

Het bewust verzwijgen van belangrijke gegevens tijdens een sollicitatiegesprek kan een inbreuk vormen op die goede trouw. Een werkgever kan de ontbinding van de arbeidsovereenkomst vragen zonder enige schadevergoeding als hij kan aantonen dat de werknemer dit verzweeg. Een sollicitant is juridisch verplicht de zaken mee te delen waarvan men redelijkerwijze kan veronderstellen dat de werkgever er belang aan hecht. In het bovenstaand voorbeeld is dit het geval. Meer zelfs de werkgever kan mogelijkerwijze een schadevergoeding eisen van de werknemer als later zou blijken dat er door zijn verzwijgen van relevante gegevens fouten zijn gebeurd.

Je kan best de klant op de hoogte brengen van de rechten en plichten van de sollicitant en de mogelijke gevaren die verbonden zijn aan het verzwijgen van gegevens.

Wat je niet moet of mag doen, is de (kandidaat) werkgever contacteren. Noch jij noch VDAB dragen een verantwoordelijkheid voor andermans fouten. Onze rechtstelsel is op dat vlak heel eenvoudig: je kan enkel aansprakelijk gesteld worden voor de fouten van anderen als de wet het voorziet. Een typisch voorbeeld is de aansprakelijkheid van de ouders voor de fouten van de eigen kinderen. In casu heeft VDAB geen dergelijke aansprakelijkheid te dragen ten opzichte van de daden van de klanten.

TREFWOORDEN

medische gegevens / verzwijgen / veiligheid / epilepsie / overmacht

Mag ik een arts bellen als ik heel zeker weet dat hij een onterecht ziekteattest heeft afgeleverd?

Neen. De diagnose van de arts is zijn alleenrecht. Wat je wel kan doen, is een onafhankelijk medisch onderzoek gelasten. VDAB heeft deze bevoegdheid. Als je herhaaldelijk vaststelt dat een arts – vermoedelijk – onterecht attesten uitschrijft, dan kun je dit melden aan de directie. De directie beslist om al dan niet een schrijven te richten aan de orde van geneesheren om melding te maken van dergelijke onregelmatigheden.

TREFWOORDEN

doktersattest / derden / actief onderzoek / medische gegevens / dokter / orde van geneesheren

Wat moet ik doen als ik een geantidateerd ziekte-attest krijg van een klant (een briefje van gisteren dat vandaag werd uitgeschreven)?

Als je kan aantonen dat het relevant en strikt noodzakelijk is voor de arbeidsbemiddeling of voor de zoektocht naar werk dan moet je dit gegeven noteren. Het zou er bijvoorbeeld op kunnen wijzen dat er geen goede trouw is van de klant in zijn arbeidsbemiddelingsproces. Dit moet je geval per geval beoordelen.

Wat je kan doen, is zelf een onafhankelijk medisch onderzoek gelasten. VDAB heeft deze bevoegdheid.

Als je herhaaldelijk vaststelt dat een arts – vermoedelijk – onterecht attesten uitschrijft, dan kun je dit melden aan de directie. Het is een beslissing van de directie om al dan niet een schrijven te richten aan de orde van geneesheren om melding te maken van dergelijke onregelmatigheden.

TREFWOORDEN

doktersattest / derden / actief onderzoek / medische gegevens / dokter / fraude

Als ik de gesprekken van de collega’s met de klanten hoor, is dat dan geen schending van de privacy van die klanten?

Neen. Bemiddelaars moeten discreet zijn en hebben een discretieplicht. Dit geldt niet alleen voor de klanten die jezelf behandelt, maar voor alle gegevens die je ontvangt van alle VDAB klanten in eender welke omstandigheden.

TREFWOORDEN

discretieplicht

Mag ik in elk dossier rechtzettingen doen?

Als er fouten in het dossier staan ben je volgens de privacyregelgeving verplicht om rechtzettingen te doen De gegevens in het dossier moeten accuraat en up to date zijn. Je moet betrokkene er over informeren.

TREFWOORDEN

rechtzetting / fout

Mag ik een rechtzetting weigeren?

Als er fouten in het dossier staan ben je volgens de privacyregelgeving verplicht om rechtzettingen te doen. De gegevens in het dossier moeten accuraat en up to date zijn. Als het om de interpretatie van een gegeven gaat waarbij er twee visies mogelijk zijn, dan kan je best beide inzichten te noteren. Dit gebeurt steeds in alle openheid met de klant. De klant moet niet akkoord zijn met de bemiddelaar. Hij moet wel op de hoogte zijn dat je het in zijn dossier vermeldt.

Als de klant een rechtzetting vraagt en je weet dat de informatie niet klopt dan kun je ze weigeren. Het gaat dan om een leugen. Het kan zijn dat je deze leugen op zich al moet noteren. Liegen past niet in de uitvoering te goeder trouw van de arbeidsbemiddelingsovereenkomst. Je moet dat geval per geval beoordelen.

TREFWOORDEN

rechtzetting

Mag de uitbetalingsinstelling een adresaanpassing aanvragen?

Principe is dat we alle informatie rechtstreeks bij de klant bevragen en dat we geen aanpassingen doen op vraag van derden.

TREFWOORDEN

uitbetalingsinstelling / adres / vakbond

Welke gegevens mag ik doorgeven aan de uitbetalingsinstelling?

Uitbetalingsinstellingen moeten hun informatie rechtstreeks bij betrokkene bevragen.

TREFWOORDEN

uitbetalingsinstelling / toegang tot dossier voor derden / derden / partner /