Privacy en arbeidsbemiddeling

Content

  1. 1 Moet een klant informatie geven?
  2. 2 Is een werkloze verplicht zich in te schrijven bij VDAB?
  3. 3 Mag een klant weigeren zijn identiteitskaart te tonen?
  4. 4 Kun je een klant verplichten zijn e-mailadres te geven?
  5. 5 Is een werkzoekende verplicht zijn email te lezen? 
  6. 6 Wat is privacy?
  7. 7 Vallen foto’s ook onder privacy van een klant?
  8. 8 Weet een werkzoekende wel wat VDAB doet?
  9. 9 Wat moet een werkzoekende weten over VDAB?
  10. 10 Mag een werkzoekende weigeren mee te werken?
  11. 11 Wat is privacy voor een werkzoekende?
  12. 12 Bepaalt een werkzoekende zelf wat zijn privacy is?
  13. 13 Wanneer is er werkweigering in het licht van de privacy?
  14. 14 Is de privacyregelgeving van toepassing op VDAB en op de medewerker?
  15. 15 Waarom mag VDAB persoonsgegevens van de werkzoekende verwerken
  16. 16 Heeft de AVG een effect op VDAB?
  17. 17 Wat zegt de AVG over VDAB?
  18. 18 Wat moet een werkzoekende doen in het licht van de privacy?
  19. 19 Wat mag een werkzoekende weigeren in het licht van de privacy?
  20. 20 Is een werkzoekende verplicht om alle relevante informatie te geven? Zoals diploma’s?
  21. 21 Kan VDAB weigeren iemand in te schrijven?
  22. 22 Vormen de zogenaamde MMPP'ers een aparte categorie voor de privacy?
  23. 23 Hoe komt het dat VDAB gegevens mag verwerken van werkzoekenden?
  24. 24 Heeft een werkzoekende een vetorecht op de verwerking van zijn gegevens?
  25. 25 Moet een werkzoekende toestemming geven om zijn dossier aan een VDAB-partner door te geven?
  26. 26 Welke partners hebben recht op toegang tot (welke) dossiers?
  27. 27 Hoe beschermt VDAB de gegevens van de werkzoekenden?
  28. 28 Wat bedoelt men met “transparantie" of "open communicatie” in relatie tot privacy?
  29. 29 Heeft de werkzoekende het recht om zijn gegevens te (laten) corrigeren?
  30. 30 Heeft de werkzoekende het recht om zijn gegevens te laten wissen?
  31. 31 Hoe komt VDAB aan medische gegevens of gezondheidsgegevens?
  32. 32 Mag VDAB strafrechtelijke gegevens verwerken?
  33. 33 Mag een werkgever het bewijs van goed gedrag en zeden opvragen bij een werkzoekende?
  34. 34 Mag VDAB aan een werkzoekende vragen om het bewijs van goed gedrag en zeden te tonen?
  35. 35 Wie heeft er toegang tot het persoonlijk dossier?
  36. 36 Welke VDAB-medewerker heeft beroepsgeheim?
  37. 37 Welke medewerker heeft discretieplicht?
  38. 38 Heeft de baas/een hiërarchische overste toegang tot de dossiers van de werkzoekende?
  39. 39  Mag een klant zelf zijn bemiddelaar kiezen?
  40. 40 Mag ik een gesprek met een klant / werkzoekende al dan niet heimelijk opnemen en/of filmen?
  41. 41 Mag een werkzoekende mij (heimelijk) filmen of opnemen? En desgevallend op sociale media plaatsen?
  42. 42 Sommige derden mogen pas informatie van de werkzoekende krijgen als de werkzoekende daarmee toestemt. Hoe moet die toestemming er uitzien?

Moet een klant informatie geven?

Ja, een klant moet informatie geven. Er zijn twee soorten gegevens: 

  1. de gegevens opgesomd in de wet die een werkzoekende bij de inschrijving moet geven. Als hij dat niet doet kan VDAB weigeren in te schrijven. Het Besluit van de Vlaamse Regering houdende organisatie van de arbeidsbemiddeling en de beroepsopleiding bevat een lijstje van wat de werkzoekende die zich bij VDAB inschrijft, moet verstrekken. Het gaat om:
    1. identificatiegegevens;
    2. studie- en beroepsverleden;
    3. beroepskwalificaties met de eventuele vermelding van de behaalde titel of titels van beroepsbekwaamheid;
    4. beroepsaspiraties;
    5. ervaring en verworven competenties.
  2. alle andere gegevens die relevant zijn en strikt noodzakelijk voor arbeidsbemiddeling. De klant is verplicht om de arbeidsbemiddeling te goeder trouw uit te voeren, hij moet zich inspannen voor zijn zoektocht naar werk. Eén van de elementen daarin is dat hij alle relevante gegevens moet verschaffen die nodig zijn voor de arbeidsbemiddeling. Het gaat om gegevens om in te schatten wat de afstand tot de arbeidsmarkt is, over de beschikbaarheid voor de arbeidsmarkt, de evaluatie van het pad naar werk en de randvoorwaarden die een belemmering zijn bij de zoektocht naar werk. 
TREFWOORDEN
arbeidsbemiddeling als overeenkomst / wettelijke gegevens

Is een werkloze verplicht zich in te schrijven bij VDAB?

Neen. Er is geen verplichting tot inschrijving. Doordat men geen werkloosheidsuitkeringen krijgt als men niet als werkzoekende is ingeschreven, zou de interpretatie kunnen ontstaan dat arbeidsbemiddeling verplicht is. Dit is juridisch fout. Je mag het gevolg (geen uitkeringen) niet verwarren met het recht (arbeidsbemiddeling). Zich inschrijven is een voorwaarde om uitkeringen te ontvangen. Iemand die niet ingeschreven is, kan geen uitkeringen genieten. Bij de inschrijving horen rechten en plichten en de werkloze moet daar van op de hoogte zijn.

TREFWOORDEN
verplichting tot inschrijving 

Mag een klant weigeren zijn identiteitskaart te tonen?

Strikt juridisch gezien wel. VDAB heeft hier over geen regels.

Als je de identiteitskaart van een klant vraagt, dan moet je steeds kunnen verantwoorden waarom het noodzakelijk is dat de klant deze toont. 

Let ook op: als je een kopie vraagt van de identiteitskaart worden er vaak meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk (bv. geldigheidsduur, foto, kaartnummer).

TREFWOORDEN
identiteitskaart 

Kun je een klant verplichten zijn e-mailadres te geven?

Nee, je kan ze niet verplichten. De klant is nu enkel verplicht om zijn e-mailadres op te geven als hij zichzelf online inschrijft. Via Werkwinkel of servicelijn kan hij zich inschrijven zonder e-mailadres.

TREFWOORDEN
verplichting tot inschrijving / e-mailadres

Is een werkzoekende verplicht zijn email te lezen? 

Ja. VDAB stimuleert het mailgebruik, maar verplicht het niet. De werkzoekende kan kiezen of VDAB hem via brief of email mag contacteren.

TREFWOORDEN
email / goede trouw/ arbeidsbemiddeling als overeenkomst

Wat is privacy?

Er bestaat geen algemeen aanvaarde standaarddefinitie omdat privacy een begrip is dat evolueert, naar gelang de tijd en de plaats.
Theoretisch gezien omvat de privacy de persoonsgebonden feiten, gevoelens, meningen en gedragingen die een persoon voor zichzelf wenst te houden of enkel wil delen met een beperkt aantal mensen. 

De onduidelijkheid rond de precieze inhoud van de notie privacy leidt tot een moeilijke afbakening van het recht op eerbiediging van de privacy en de schendingen daarvan. 
Ondanks het gebrek aan een duidelijk omlijnd begrip, wordt de bescherming van het privéleven erkend als een persoonlijkheidsrecht. Persoonlijkheidsrechten zijn subjectieve rechten met betrekking tot de fysieke, psychische en morele bestanddelen en uitingen van de persoonlijkheid. Het is derden verboden binnen te dringen in het gebied van andermans persoonlijkheid. Het Belgisch recht kent tal van bepalingen die het privéleven als persoonlijkheidsrecht regelen: belaging (art. 442bis Sw), hacking (art. 550bis Sw), het briefgeheim (art. 460, 460bis, 460ter Sw), de wetgeving met betrekking tot het afluisteren, kennisnemen, het openen van privé- en telecommunicatie en de Wet Verwerking Persoonsgegevens.

De bescherming van persoonsgegevens, zoals geregeld in de AVG, is een onderdeel van de privacy van een betrokkene. 

TREFWOORDEN
privacy (begrip) 

Vallen foto’s ook onder privacy van een klant?

Ja, foto’s zijn portretrechtelijk beschermd. Foto’s behoren in het kader van de arbeidsbemiddeling: niet tot de informatie die een werkzoekende moet geven. Dit kan je nooit verplichten. Een werkzoekende mag het vrijwillig geven en/of in zijn CV kenbaar maken.

Foto's vallen onder de specifieke wettelijke bescherming van het portretrecht. Je zal in de meeste gevallen zowel voor het nemen van een foto als voor het (her-)gebruiken van een foto de (aparte) toestemming moeten vragen van de betrokkene. Eén van de uitzonderingen hierop is wanneer je een foto neemt van een menigte op een evenement en geen van de personen "centraal" staat op een foto. 

Als iemand poseert voor een foto, dan kan je ervan uitgaan dat dit een impliciete toestemming is voor het nemen van de foto. Voor het gebruik van deze foto zal je apart een toestemming moeten vragen. 

Idem voor videobeelden.

TREFWOORDEN
foto / portret

Weet een werkzoekende wel wat VDAB doet?

Je mag er vanuit gaan dat een klant/werkzoekende weet wat VDAB doet en waarvoor VDAB staat. Bij de inschrijving leggen we uit waarvoor VDAB staat en wat het doel is van de arbeidsbemiddeling. 

Als je het gevoel hebt dat de werkzoekende geen idee heeft over de rol en betekenis van VDAB of de arbeidsbemiddeling, dan ben je verplicht dit met hem op te nemen. Er moet duidelijkheid zijn over de rechten en plichten die verbonden zijn aan de inschrijving bij VDAB. 

Om ervoor te zorgen dat de klant weet waarvoor je persoonsgegevens verwerkt is het belangrijk dat hij ook goed weet wat de taak en de rol van VDAB is. 

TREFWOORDEN
arbeidsbemiddeling / informatieplicht

Wat moet een werkzoekende weten over VDAB?

Het is belangrijk dat de werkzoekende heel goed begrijpt wat VDAB voor hem kan doen en welke rechten en plichten er allemaal verbonden zijn aan de arbeidsbemiddeling. Arbeidsbemiddeling is niet vrijblijvend. Als je merkt dat een werkloze de rol van VDAB niet begrijpt, dan kan je dat best uitleggen. Je neemt best ook de rol van RVA en de vakbond of uitbetalingsinstelling mee in je uitleg om het verhaal te kaderen.

Om ervoor te zorgen dat de klant weet waarvoor je persoonsgegevens verwerkt is het belangrijk dat hij ook goed weet wat de taak en de rol van VDAB is. 

TREFWOORDEN
arbeidsbemiddeling als overeenkomst / informatieplicht / toestemming

Mag een werkzoekende weigeren mee te werken?

Een werkzoekende moet meewerken aan zijn arbeidsbemiddeling. Een werkzoekende is verplicht zich in te spannen voor zijn zoektocht naar werk. Eén van de elementen daarin is dat hij alle kwalitatieve en relevante gegevens moet verschaffen die relevant zijn voor de arbeidsbemiddeling. Dit kan gaan over 

  1. identificatiegegevens, 
  2. studie- en beroepsverleden, 
  3. beroepskwalificaties met de eventuele vermelding van de behaalde titel of titels van beroepsbekwaamheid, 
  4. beroepsaspiraties,
  5. ervaring en verworven competenties en 
  6. elementen om de afstand tot de arbeidsmarkt, de beschikbaarheid voor de arbeidsmarkt, de evaluatie van het pad naar werk en de randvoorwaarden die een belemmering zijn bij de zoektocht naar werk, in te schatten

Het is niet eenvoudig om in de praktijk vast te stellen wanneer iemand wel of niet meewerkt aan zijn arbeidsbemiddeling. Dat moet je geval per geval beoordelen. Elk geval is anders en het is onmogelijk om alle elementen op te sommen die kunnen leiden tot een transmissie. De weigering tot medewerking aan de arbeidsbemiddeling is vaak een optelsom van verschillende zaken die als geheel doorslaggevend zijn.

TREFWOORDEN
weigering tot medewerking / arbeidsbemiddeling als overeenkomst / toestemming / transmissie

Wat is privacy voor een werkzoekende?

Er bestaat geen algemeen aanvaarde standaarddefinitie van wat privacy is, maar er wordt vanuit gegaan dat privacy de volgende elementen omvat: de persoonsgebonden feiten, gevoelens, meningen en gedragingen die een persoon voor zichzelf wenst te houden of enkel wil delen met een beperkt aantal mensen. 
Dat betekent ook dat privacy iets persoonlijk is. Wat voor de ene persoon privacy is, is dat niet voor de andere. 

Het is onvermijdelijk dat er persoonlijke elementen in een dossier van arbeidsbemiddeling verwerkt worden. Maar daar zijn grenzen aan. Deze moeten altijd relevant en strikt noodzakelijk zijn om aan arbeidsbemiddeling te kunnen doen en vertaald worden in functie van bemiddeling.

TREFWOORDEN
privacy (begrip)

Bepaalt een werkzoekende zelf wat zijn privacy is?

Ja, privacy is iets persoonlijk. Wat voor de ene persoon onder privacy valt, valt daarom niet voor een andere persoon onder privacy. 
Zolang de persoonlijke invulling van de privacy de arbeidsbemiddeling niet belemmert, is dat ook niet problematisch. Privacy is immers een recht en de werkzoekende moet enkel de relevante gegevens voor de arbeidsbemiddeling vrijgeven.

Als je echter het gevoel krijgt dat een werkzoekende zich bewust verschuilt achter zijn privacy om zo de arbeidsbemiddeling moeilijker of zelfs onmogelijk te maken, moet je er met de werkzoekende over praten. Als de werkzoekende bepaalde informatie niet wil meedelen omwille van privacy redenen dan moet je geval per geval nagaan of dit correct en/of gerechtvaardigd is. De klant moet immers persoonsgegevens meedelen met het oog op het werk.

TREFWOORDEN
arbeidsbemiddeling als overeenkomst / toestemming / privacy

Wanneer is er werkweigering in het licht van de privacy?

Een werkzoekende moet principieel meewerken aan zijn arbeidsbemiddeling. Hiervoor moet hij of zij persoonsgegevens meedelen. Anderzijds is privacy een recht van de werkzoekende. Er kan een spanningsveld ontstaan tussen enerzijds de arbeidsbemiddeling en de privacy van de werkzoekende.

Het is in de praktijk vaak niet eenvoudig om vast te stellen wanneer iemand wel of niet meewerkt aan zijn arbeidsbemiddeling. Privacy louter inroepen zonder rechtvaardiging kan niet maar dit moet ook omzichtig aangepakt worden. Dat moet je geval per geval beoordelen.

TREFWOORDEN
weigering tot medewerking / arbeidsbemiddeling als overeenkomst / toestemming / transmissie

Is de privacyregelgeving van toepassing op VDAB en op de medewerker?

Ja, de privacyregelgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is van toepassing op VDAB en op alle persoonsgegevens die VDAB verwerkt. Dit kan gaan over persoonsgegevens van werkzoekenden, maar ook over werkgevers, partnerconsulenten of personeelsleden van VDAB.

TREFWOORDEN
Privacy-wet / Algemene Verordening Gegevensbescherming / GDPR

Waarom mag VDAB persoonsgegevens van de werkzoekende verwerken

VDAB heeft alle relevante informatie nodig van de klant om zijn decretale opdracht van arbeidsbemiddeling uit te oefenen. Als overheid mogen wij ons beroepen op het algemeen belang om deze informatie te verzamelen. Dat geeft ons echter geen vrijgeleide om eender wat te registreren. De persoonsgegevens die we verwerken moeten altijd relevant en strikt noodzakelijk zijn voor de arbeidsbemiddeling. Wij moeten op elk moment voor elk persoonsgegeven dat we verwerken, kunnen aantonen dat dat zo is.
Een klant moet alle relevante informatie geven als hij instapt in de arbeidsbemiddeling. Er zijn twee soorten gegevens:

  1. de gegevens opgesomd in de wet die een werkzoekende bij de inschrijving moet geven. Als hij dat niet doet kan VDAB weigeren in te schrijven. Het Besluit van de Vlaamse Regering houdende organisatie van de arbeidsbemiddeling en de beroepsopleiding bevat een lijstje van wat de werkzoekende die zich bij VDAB inschrijft, moet verstrekken. Het gaat om:
    1. identificatiegegevens;
    2. studie- en beroepsverleden;
    3. beroepskwalificaties met de eventuele vermelding van de behaalde titel of titels van beroepsbekwaamheid;
    4. beroepsaspiraties;
    5. ervaring en verworven competenties.
  2. alle andere gegevens die relevant zijn en strikt noodzakelijk voor arbeidsbemiddeling. De klant is verplicht om de arbeidsbemiddeling te goeder trouw uit te voeren, hij moet zich inspannen voor zijn zoektocht naar werk. Eén van de elementen daarin is dat hij alle relevante gegevens moet verschaffen die nodig zijn voor de arbeidsbemiddeling. Het gaat om gegevens om in te schatten wat de afstand tot de arbeidsmarkt is, over de beschikbaarheid voor de arbeidsmarkt, de evaluatie van het pad naar werk en de randvoorwaarden die een belemmering zijn bij de zoektocht naar werk. 

TREFWOORDEN
wettelijke gegevens 

Heeft de AVG een effect op VDAB?

Ja, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft een direct effect op VDAB. Europese verordeningen zijn belangrijke Europese wetten omdat ze een zogenaamde “algemene strekking” hebben. Dat wil zeggen dat de privacy verordening bindend is in al haar onderdelen en vooral ook rechtstreeks van toepassing is in elke lidstaat. In elke lidstaat van de Europese Unie geldt met andere woorden de verordening op dezelfde wijze en dit met dezelfde rechtskracht als het nationale recht.
VDAB is onderworpen aan de AVG en moet deze bij elke verwerking van persoonsgegevens naleven. 

TREFWOORDEN
privacyverordening  / Europa / AVG / GDPR

Wat zegt de AVG over VDAB?

Niets. De Algemene Gegevensverordening (AVG) is een algemene wet met een ruim toepassingsgebied. Er wordt niet expliciet naar VDAB verwezen maar de wet is wel van toepassing op alle organisaties, personen en instellingen die persoonsgegevens verwerken, dus ook op VDAB.

TREFWOORDEN
Algemene Verordening Gegevensbescherming / AVG / GDPR

Wat moet een werkzoekende doen in het licht van de privacy?

De werkzoekende moet meewerken aan de arbeidsbemiddeling en daarom kwalitatieve en relevante informatie geven.
De informatie die de werkzoekende moet verschaffen, moet aan een aantal criteria voldoen. De informatie moet relevant zijn voor en strikt noodzakelijk voor dus proportioneel aan de arbeidsbemiddeling. VDAB heeft geen recht op alle informatie van de werkzoekende. De werkzoekende heeft een recht op privacy.
De werkzoekende is de eigen beschermer van zijn privacy. De werkzoekende beslist welke gegevens hij wenst mee te delen. Als dit leidt tot een inbreuk op de goede trouw van de arbeidsbemiddeling dan kan dit leiden tot sanctionering. Je moet dan beoordelen of de informatie die betrokkene niet gedeeld heeft strikt noodzakelijk is voor de arbeidsbemiddeling. Daar zijn geen regels voor, dat moet je geval per geval beoordelen.

TREFWOORDEN
arbeidsbemiddeling / geen toestemming 

Wat mag een werkzoekende weigeren in het licht van de privacy?

De werkzoekende moet meewerken aan de arbeidsbemiddeling en daarom kwalitatieve en relevante informatie geven. De werkzoekende mag weigeren  gegevens te delen die niet kwalitatief of relevant zijn voor de arbeidsbemiddeling.
Er is geen standaardlijst van wat relevante of kwalitatieve gegevens zijn. Dit is zeer persoonlijk en verbonden aan de persoonlijke competenties van elk individu. Wat voor sommige mensen geldt als privé is voor andere mensen misschien een competentie voor een specifieke beroepsaspiratie. Zo kan religie bijvoorbeeld privaat zijn voor de ene maar voor de andere net een kwalificatie om als redacteur te gaan werken voor een godsdienstig geïnspireerd tijdschrift.
De werkzoekende is de eigen beschermer van zijn privacy. De werkzoekende beslist welke  gegevens hij  wenst mee te delen. Als dit echter leidt tot een inbreuk op de goede trouw van de arbeidsbemiddeling dan kan dit leiden tot sanctionering. Je moet dan beoordelen of de informatie die betrokkene niet gedeeld heeft strikt noodzakelijk is voor de arbeidsbemiddeling. Daar zijn geen regels voor, dat moet je geval per geval beoordelen.

TREFWOORDEN
weigering tot medewerking / privacy 

Is een werkzoekende verplicht om alle relevante informatie te geven? Zoals diploma’s?

Ja. Een werkzoekende moet actief meewerken aan de arbeidsbemiddeling en daarvoor alle relevante en strikt noodzakelijke info geven. Diploma’s horen daar toe.

TREFWOORDEN

Relevante gegevens / medewerking

Kan VDAB weigeren iemand in te schrijven?

Principieel is het antwoord: neen. 
Arbeidsbemiddeling is namelijk een recht dat grondwettelijk verankerd is (art. 23 GW).
Aan dit recht zijn wel een aantal voorwaarden verbonden. De belangrijkste is bijvoorbeeld dat de werkzoekende meewerkt met zijn arbeidsbemiddeling. Er zijn twee uitzonderingen op het principiële inschrijvingsrecht. 
Ten eerste kan VDAB een inschrijving weigeren als een werkzoekende weigert gegevens te verstrekken die volgens het Besluit van de Vlaamse Regering houdende organisatie van de arbeidsbemiddeling en de beroepsopleiding verstrekt moeten worden. Het gaat om:

  1. identificatiegegevens;
  2. studie- en beroepsverleden;
  3. beroepskwalificaties met de eventuele vermelding van de behaalde titel of titels van beroepsbekwaamheid;
  4. beroepsaspiraties;
  5. ervaring en verworven competenties.
Als een werkzoekende weigert één van deze gegevens te geven, dan kan VDAB de inschrijving weigeren.

Ten tweede kan VDAB  een inschrijving weigeren als  een werkzoekende geen toegang heeft tot de arbeidsmarkt, met andere woorden niet mag werken in België. 
Let wel: iedereen – ongeacht de status - kan een account in “Mijn loopbaan” aanmaken zonder zich in te schrijven als werkzoekende. Deze account staat juridisch los van de inschrijving als werkzoekende.

TREFWOORDEN
arbeidsbemiddeling als recht / inschrijving / vreemdeling / toegang tot de arbeidsmarkt / wettelijke gegevens

Vormen de zogenaamde MMPP'ers een aparte categorie voor de privacy?

Neen, MMPP'ers (personen met medische, mentale, psychische of psychiatrische problemen) zijn net zoals alle andere werkzoekenden. Alle informatie die we verwerken, ook gevoelige info moet relevant en strikt noodzakelijk zijn voor de arbeidsbemiddeling en vertaald worden naar de gevolgen voor een tewerkstelling.

TREFWOORDEN
MMPP / medisch, mentale, psychisch of psychiatrische problemen 

Hoe komt het dat VDAB gegevens mag verwerken van werkzoekenden?

VDAB mag als overheid gegevens verwerken in het algemeen belang. Dat wil niet zeggen dat we zomaar alle persoonsgegevens mogen verwerken. We doen dit om onze missie te realiseren. Die is als volgt omschreven in het VDAB decreet: 

"In het belang van werkgevers, werknemers en werkzoekenden, enerzijds de arbeidsbemiddeling en anderzijds de begeleiding en de opleiding met het oog op de levenslange en duurzame inschakeling op de arbeidsmarkt van werkzoekenden en werknemers te verzekeren, te organiseren en te bevorderen. De missie, vermeld in het eerste lid, houdt ook de controle op de beschikbaarheid voor de arbeidsmarkt van de verplicht ingeschreven werkzoekende in "

Alle persoonsgegevens die we verwerken moeten relevant en strikt noodzakelijk zijn om deze missie te realiseren. VDAB moet voor alle verwerkte persoonsgegevens kunnen aantonen dat dit zo is.

TREFWOORDEN
wettelijke gegevens / decretale opdracht / doelbinding / finaliteitsbeginsel

Heeft een werkzoekende een vetorecht op de verwerking van zijn gegevens?

Hij heeft geen vetorecht als het gaat om gegevens die relevant en strikt noodzakelijk zijn voor de bemiddeling (doelbinding en minimale gegevensverwerking).
Let wel: inschrijving bij VDAB is geen verplichting op zich. Het is wel een verplichting als men werkloosheidsuitkeringen wenst te genieten. Iemand die geen werkloosheidsuitkering wenst kunnen we niet dwingen zich in te schrijven bij VDAB.

Principieel mag je dus enkel gegevens vragen die relevant en strikt noodzakelijk zijn voor de bemiddeling. Dit moet je geval per geval inschatten. Er moet een juiste verhouding bestaan tussen de reden waarom je bepaalde informatie wenst te verkrijgen en het (vooraf bepaalde) doel van de verwerking. Alles wat niet nodig is voor de arbeidsbemiddeling moet je niet vragen en verwerken.

TREFWOORDEN
veto / weigering / plicht tot inschrijving (geen) 

Moet een werkzoekende toestemming geven om zijn dossier aan een VDAB-partner door te geven?

Neen. Opleiding- en begeleidingspartners zijn een noodzakelijk onderdeel van de dienstverlening van VDAB. Om zijn opdracht te realiseren moet het steeds mogelijk zijn om werkzoekende door te sturen naar een partner die hem het beste verder kan helpen in zijn zoektocht naar werk. De werkzoekende heeft hier geen keuze en kan dit niet weigeren. Dit betekent dat er geen sprake kan zijn van een vrije toestemming en dat we deze ook niet mogen/moeten vragen. Je bespreekt dit uiteraard wel eerst met de werkzoekende en geeft hem de nodige informatie.

TREFWOORDEN

verzet / derden / VDAB-partner 

Welke partners hebben recht op toegang tot (welke) dossiers?

VDAB werkt voor de arbeidsbemiddeling samen met partners. Deze partners kunnen op basis van de rol die zij spelen toegang krijgen tot (bepaalde) gegevens van werkzoekenden die naar hen zijn doorverwezen. VDAB neemt de nodige maatregelen om te waarborgen dat dat op een veilige en vertrouwelijke manier gebeurt. 

TREFWOORDEN
VDAB-partner  / toegang tot dossiers 

Hoe beschermt VDAB de gegevens van de werkzoekenden?

VDAB is onderworpen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze bepaalt dat de organisatie alle nodige technische en organisatorische maatregelen moet nemen, rekening houdend met de risico's die verbonden zijn aan de gegevensverwerking. Welke deze maatregelen exact zijn wordt aan de organisaties zelf overgelaten.

VDAB heeft een informatieveiligheidsbeleid en een privacybeleid en verschillende andere richtlijnen en gedragscodes die de veiligheid van de persoonsgegevens moeten waarborgen.

TREFWOORDEN
Algemene Verordening gegevensbescherming / AVG / GDPR 

Wat bedoelt men met “transparantie" of "open communicatie” in relatie tot privacy?

De AVG beschrijft een aantal maatregelen die moeten voorkomen dat de privacy van de burger geschonden wordt. Eén daarvan is het transparantiebeginsel. Een organisatie die persoonsgegevens verwerkt moet dat op een eerlijke manier doen en daar transparant en open over communiceren met betrokkene. Stiekem gegevens verwerken zonder dat betrokkene daarvan op de hoogte is een schending van de privacy en de rechten van de betrokkene.
Hoe moeilijk dit in de praktijk ook kan zijn, het is vanuit juridisch standpunt de enige weg.
Je moet alle gegevens neutraal verwerken. Je mag geen waardeoordeel vellen. Best communiceer je duidelijk met de betrokkene over wat er in het dossier komt en wat niet. Je legt uit waarom dit moet gebeuren en waarom het voor hem belangrijk is.

TREFWOORDEN
open communicatie  / transparant / eerlijk

Heeft de werkzoekende het recht om zijn gegevens te (laten) corrigeren?

Ja. Er is in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) een correctierecht voorzien.
VDAB en de intermediaire organisaties moeten de foute gegevens in het dossier verbeteren wanneer een werkzoekende erom vraagt.
De werkzoekende kan ook vragen om gegevens te verbeteren die niet automatisch toegankelijk voor hem. Dit recht van verbetering omvat:

  • het recht op de verbetering van onjuiste gegevens;
  • de verwijdering van of het verbod op de aanwending van gegevens die niet ter zake doend zijn voor de arbeidsbemiddeling
  • de aanvulling van gegevens.

Bij het noteren van gegevens kan er een discussie ontstaan met de werkzoekende over de notie “fout gegeven”. Je kan bepaalde zaken neerschreven waarmee de werkzoekende het niet eens is. Dit is daarom niet fout. Het is belangrijk om te kunnen aantonen dat je de privacyregelgeving naleeft en dat je kunt verantwoorden waarom je bepaalde gegevens genoteerd hebt. Je moet je baseren op de feiten en ook noteren wat de visie van de werkzoekende is. Meningen of waardeoordelen mag je nooit opnemen in het dossier.

TREFWOORDEN
correctierecht / foute gegevens  / bewijs 

Heeft de werkzoekende het recht om zijn gegevens te laten wissen?

Neen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft het recht op vergetelheid (of gegevenswissing) in het leven geroepen. Wanneer er persoonsgegevens over iemand worden verwerkt, dan heeft deze persoon in principe het recht om te vragen om deze gegevens te wissen. Er is echter een uitzondering gemaakt wanneer de persoonsgegevens worden verwerkt met als grondslag het algemeen belang. Omdat VDAB de gegevens nodig heeft om zijn decretale opdracht uit te oefenen baseren ze zich op het algemeen belang. De werkzoekende kan dus niet vragen dat VDAB de gegevens die ze over hem verwerken verwijderen. Dit zou de arbeidsbemiddeling onmogelijk maken. 

Er is één uitzondering, de cv-databank: De betrokkene geeft zijn toestemming om het cv te publiceren en heeft op elk moment het recht om dit te depubliceren en te (laten) verwijderen.

TREFWOORDEN
Wissen / Verwijderen 

Hoe komt VDAB aan medische gegevens of gezondheidsgegevens?

VDAB mag gezondheidsgegevens verzamelen als dat relevant is en strikt noodzakelijk voor de arbeidsbemiddeling. Daarnaast kan VDAB ook medische gegevens opvragen om rechten toe te kennen op tewerkstellingsondersteunende maatregelen voor personen met een arbeidsbeperking. Hiervoor bestaat een specifieke procedure.
We kunnen gezondheidsgegevens krijgen via de werkzoekende zelf.
VDAB kan ook een onderzoek vragen aan een dokter of psycholoog. We beschikken  hiervoor over een wettelijke basis en kunnen van de werkzoekende vragen om een medisch onderzoek te ondergaan. Als de werkzoekende dit weigert dan moet je nagaan waarom en of de weigering gegrond is. Zo niet, kan de je de medewerking te goeder trouw van de werkzoekende in vraag stellen.

TREFWOORDEN
gezondheid / gezondheidsproblemen / medische gegevens / VAPH / Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap

Mag VDAB strafrechtelijke gegevens verwerken?

Neen. De AVG bevat een principieel verbod op de verwerking van strafrechtelijke gegevens. Enkel wanneer een organisatie onder één van de mogelijke uitzonderingen valt voor de verwerking van strafrechtelijke gegevens dan kan een instelling of persoon deze verwerking doen. VDAB valt niet onder zo een uitzondering en mag dus geen strafrechtelijke gegevens verwerken.
Voorbeelden van strafrechtelijke gegevens zijn het bewijs van goed gedrag en zeden, veroordelingen, gevangenisstraf, enkelband, straatverbod, intrekking van het rijbewijs, etc.

TREFWOORDEN
strafrechtelijke gegevens / privacy 

Mag een werkgever het bewijs van goed gedrag en zeden opvragen bij een werkzoekende?

Werkgevers die aanwerven hebben het recht om dit te vragen. Let wel: elke werkgever moet de privacy van de sollicitant bij de selectieprocedure eerbiedigen. Vragen over het privé leven zijn slechts verantwoord als zij relevant zijn voor de functie en de voorwaarden om de functie uit te oefenen.

De werkgever kan vragen stellen aan de sollicitant over zijn gerechtelijk verleden als deze informatie voor de functie relevant en noodzakelijk is. Als de gevraagde informatie relevant en noodzakelijk is voor de functie, moet de sollicitant eerlijk antwoorden op de gestelde vraag. Als de werkgever een vraag stelt aan de sollicitant die niet relevant is voor de job, neemt de rechtspraak aan dat de sollicitant mag zwijgen en volgens bepaalde rechtspraak en rechtsleer zelfs zou mogen liegen.

Een werkgever mag aan een sollicitant een “bewijs van goed gedrag en zeden” vragen maar een sollicitant kan dit verzoek echter weigeren. Als de sollicitant dit document toch voorlegt, mag de werkgever enkel kennis nemen van de inhoud van het bewijs. Hij mag het niet bijhouden of verwerken in zijn dossiers.
Voor sommige beroepen is het wettelijk vereist dat betrokken kandidaat een blanco strafregister heeft (bijvoorbeeld taxichauffeur, bewakingsagent, kinderoppas). De sollicitant moet in dat geval wel een bewijs aan de werkgever voorleggen en de werkgever mag deze ook verwerken.

Het is niet aan VDAB om een bewijs van goed gedrag en zeden op te vragen in naam van de werkgever.

TREFWOORDEN
strafrechtelijke gegevens / bewijs van goed gedrag en zeden / werkgever / sollicitatie

Mag VDAB aan een werkzoekende vragen om het bewijs van goed gedrag en zeden te tonen?

Neen. Dit valt onder de verwerking van strafrechtelijke gegevens en dit is absoluut verboden in functie van arbeidsbemiddeling. Het mag zelfs niet als de werkzoekende of klant er expliciet mee instemt of er om vraagt.

TREFWOORDEN
strafrechtelijke gegevens / bewijs van goed gedrag en zeden

Wie heeft er toegang tot het persoonlijk dossier?

Naast de werkzoekende zelf, kunnen bemiddelaars van VDAB en partners waar we mee samenwerken aan het dossier van een werkzoekende
Wij bewaken daarbij dat die toegang beperkt is tot diegenen die daar recht op hebben. Je moet kunnen rechtvaardigen waarom je in een dossier gaat kijken of wat je nodig hebt in een dossier. Het uit loutere nieuwsgierigheid gaan kijken in dossiers is volstrekt uit den boze. VDAB logt de toegang en registratie in de Mijn loopbaan toepassing en kan dus te allen tijde controleren welke dossiers je raadpleegt.

TREFWOORDEN
persoonlijk bestand / dossier / toegang

Welke VDAB-medewerker heeft beroepsgeheim?

VDAB medewerkers hebben geen beroepsgeheim maar een discrectieplicht. Uitzondering hier op zijn de beroepen waar dat bij wet geregeld is. Bij VDAB (of partners) zijn dit bijvoorbeeld de psychologen die effectief als psycholoog werken.

TREFWOORDEN
beroepsgeheim (bemiddelaar) / arts / geneesheer / psycholoog

Welke medewerker heeft discretieplicht?

In principe heeft elke medewerker die in contact komt met persoonsgegevens een discretieplicht. Dit geldt automatisch ook voor alle medewerkers die in contact komen met werkzoekenden.

TREFWOORDEN
discretieplicht (bemiddelaar)

Heeft de baas/een hiërarchische overste toegang tot de dossiers van de werkzoekende?

Ja. 
De discretieplicht geldt niet ten opzichte van hiërarchische oversten. Dit is de logica van de discretieplicht. Doordat de informatie toebehoort aan de dienst zelf, is het logisch dat de dienstoversten toegang hebben tot deze informatie als zij daar valide redenen voor hebben. Zij moeten ook kunnen verantwoorden dat zij dit nodig hebben voor hun opdracht 
De essentie van het onderscheid tussen het beroepsgeheim en de discretieplicht is dat de dragers van een gewone discretieplicht niet ten persoonlijke titel informatie krijgen. Er is er geen sprake van "toevertrouwen". Als zij persoonlijke aangelegenheden te weten komen, dan gebeurt dat in naam van de dienst waarvoor ze werken en dus buiten elke vertrouwensrelatie. De informatie die de ambtenaar of werknemer verneemt, behoort toe aan de dienst waarvoor hij werkt. 
Concreet behoort de informatie over een klant of werkzoekende dan ook toe aan VDAB en niet aan de medewerker.

TREFWOORDEN
gedeelde discretieplicht / discretieplicht (bemiddelaar) / toegang dossier

 Mag een klant zelf zijn bemiddelaar kiezen?

Neen.
Een klant heeft als werkzoekende niet het recht om te bepalen wie hem of haar moet voorthelpen in het arbeidsbemiddelingsproces. De VDAB of partner bepaalt de taakverdeling, de klant heeft daar geen zeg in.
Als er een conflict ontstaat of ontstaan is tussen een klant en een bemiddelaar, dan zoek je naar een klantgerichte oplossing. Maar dit moet je geval per geval beoordelen. 

TREFWOORDEN
persoonlijke keuze van bemiddelaar

Mag ik een gesprek met een klant / werkzoekende al dan niet heimelijk opnemen en/of filmen?

Neen, dit staan we niet toe.
Vanuit VDAB verwerken we enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Zowel beeld als geluidmateriaal kan je enkel opnemen mits duidelijke toestemming, aangezien dit niet noodzakelijk is. Voor het gebruik (bijvoorbeeld op het internet op de sociale media) moet je een aparte toestemming krijgen. 
Het heimelijk opnemen of filmen is een inbreuk op de privacy en een inbreuk op het recht van afbeelding (portret)recht. Binnen VDAB, in een professionele hoedanigheid, willen en moeten we steeds op een transparante en open manier communiceren met de klant. Je doet niks in het geheim. 

TREFWOORDEN
opnemen / geheim (in het) / filmen / heimelijk / acteurs / sportvedetten / zangers / politici

Mag een werkzoekende mij (heimelijk) filmen of opnemen? En desgevallend op sociale media plaatsen?

Hij mag dit niet zomaar.
Als een klant, in het kader van jullie professionele relatie, een gesprek wil opnemen, dan is dit mogelijk. Hij moet hier wel een duidelijk en gerechtvaardigd doel mee nastreven. Zowel beeld als geluidmateriaal kan hij enkel opnemen wanneer het belang dat hij hiermee nastreeft groter is dan jouw belang om dit niet toe te staan. Het doel van de klant mag uiteraard niet laster en eerroof, stalking, denigreren of kwaadsprekerij zijn. 

Er zijn twee situaties mogelijk:

  1. De werkzoekende maakt een geheime opname en brengt jou hiervan niet op de hoogte: Je kan enkel achteraf optreden als je dit toch te weten komt. Wanneer je van mening bent dat het gebruik van de opname jouw privacy schendt, dan kan je een klacht indienen bij de GBA. Deze zullen een belangenafweging maken tussen de reden waarom de werkzoekende die opname heeft gemaakt en gebruikt en jouw reden om je hiertegen te verzetten
  2. De werkzoekende vertelt je dat hij graag een opname zou maken van jullie gesprek: Je gaat hierover best in gesprek. Waarom wil hij deze opname maken? Wat gaat hij er mee doen? Vertel er ook bij dat hij deze niet zomaar met derde personen mag delen. Je kan in principe niet weigeren dat hij deze opname maakt als hij hier een gerechtvaardigd doel mee nastreeft. 

Voor het verspreiden van deze opname (bijvoorbeeld op het internet op de sociale media) moet de klant jouw aparte en uitdrukkelijke toestemming krijgen. 
Het heimelijk opnemen of filmen kan een inbreuk op de privacy zijn als de werkzoekende hier geen legitiem doel mee nastreeft. 

TREFWOORDEN
filmen / opnemen / geheim (in het)

Sommige derden mogen pas informatie van de werkzoekende krijgen als de werkzoekende daarmee toestemt. Hoe moet die toestemming er uitzien?

Er zijn verschillende soorten derden. In principe staan we enkel toe dat personen die dicht bij de werkzoekende staan informatie kunnen krijgen op basis van een toestemming. Bv. de ouders, partner, kinderen, beste vriend. Op die manier kunnen we er in de meeste gevallen zeker van zijn dat deze toestemming ook echt vrij is. De toestemming moet aan een aantal voorwaarden voldoen. 

De toestemming moet uitdrukkelijk zijn. Als we iemand vragen of we zijn persoonsgegevens mogen doorgeven aan derden, moet hij actief en in positieve zin op de vraag kunnen reageren. Dat kan zowel mondeling als schriftelijk (elektronisch of op papier). In het kader van de bewijslast is het in sommige omstandigheden beter om het schriftelijk te doen. Dat moet je geval per geval bekijken.
Een schriftelijk mandaat moet aan een aantal voorwaarden voldoen. Het mandaat moet:
opgesteld zijn door de titularis van de gegevens of zijn wettelijke vertegenwoordiger;
de titularis identificeren met naam, voornaam, adres, geboorteplaats en datum;
gedateerd zijn;
ondertekend zijn;
de lasthebber identificeren met naam, voornaam, adres, geboorteplaats en datum;
de types of het soort persoonsgegevens omschrijven die de lasthebber mag krijgen;
de doeleinden bepalen waarvoor de lasthebber deze gegevens mag gebruiken;
een geldigheidsduur vastleggen. Dit moet niet in tijdseenheden (bijvoorbeeld een week) maar mag ook met een einddatum of met een vaste datum zoals “het aflopen van de gerechtelijke procedure”.

TREFWOORDEN
uitdrukkelijke toestemming / gegevens aan derden / derden / derde met expliciete toestemming