หน่วยที่ 4 การประยุกต์ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปด้านงานเอกสารด้วยโปรแกรม Microsoft Word

4.1.1 ความหมายของโปรแกรม microsoft word 2013

โปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด เป็นโปรแกรมประมวลผลคํา ที่ผลิตโดยบริษัทไมโครซอฟท์ จึงนิยมเรียกว่าไมโครซอฟท์เวิร์ด ซึ่งปัจจุบันพัฒนามาถึงรุ่นหรือเวอร์ชั่น (Version) 2013 ตามปีค.ศ. ที่ผลิตออกมาจําหน่าย เป็นโปรแกรมที่นิยมใช้สําหรับการพิมพ์งานเอกสารต่าง ๆ เช่น จดหมาย รายงาน หนังสือ หนังสือราชการ วิทยานิพนธ์เป็นต้น และสามารถจัดรูปแบบของเอกสารให้ดูสวยงาม นอกจากนี้ยังสามารถสร้างงานพิมพ์แบบคอลัมน์ (Column) ได้และในเวอร์ชั่นปัจจุบันได้มี การปรับความสามารถของโปรแกรมให้น่าใช้และทันสมัยมากขึ้น

4.1.2 ส่วนประกอบของโปรแกรม microsoft word 2013

1. หมายเลข 1 แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) แถบชื่อเรื่อง เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงชื่อของไฟล์เอกสารที่กําลังใช้งานและแสดงชื่อของ โปรแกรมจากภาพงานเอกสารที่กําลังใช้งานมีชื่อว่า “Document1” และชื่อโปรแกรมที่กําลังใช้งาน คือ “Microsoft Word”

2. หมายเลข 2 แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Tool Bar) แถบเครื่องมือด่วน เป็นส่วนที่แสดงคําสั่งที่ต้องการใช้งานบ่อยๆ ปรากฏอยู่ด้านบนซ้าย ของหน้าต่างหรือเราสามารถสั่งให้แสดงอยู่ใต้ริบบอนก็ได้ที่แสดงในรูปของปุ่มรูปภาพ หรือไอคอนเราสามารถเพิ่มหรือลดจํานวนของเครื่องมือบนแถบเครื่องมือด่วนได้โดยการคลิกที่ ที่อยู่ด้าน ท้ายสุดของแถบเครื่องมือด่วน แล้วเลื่อนเมาส์คลิกในบริเวณคําสั่งที่ต้องการให้ปรากฏเครื่องมือบน แถบเครื่องมือด่วน โดยเครื่องมือที่จะปรากฏบนแถบเครื่องมือด่วนจะปรากฏเครื่องหมาย üหน้า เครื่องมือเหล่านั้น ในทํานองเดียวกันหากต้องการยกเลิกเครื่องมือบนแถบเครื่องมือด่วนก็กระทํา เช่นเดียวกัน แต่เครื่องหมาย üจะหายไป

3. หมายเลข 3 แท็บคําสั่ง “ไฟล์” (File Tab) แท็บคําสั่ง “ไฟล์” เป็นปุ่มรายการที่รวบรวมคําสั่งที่เกี่ยวข้องกับการจัดการแฟ้มหรือ งานนําเสนอ ซึ่งประกอบด้วยคําสั่ง “ข้อมูล” “ใหม่” “เปิด” “บันทึก” “บันทึกเป็น” “พิมพ์” “แชร์” “ส่งออก” และ “ปิด”

4. หมายเลข 4 แท็บเครื่องมือหรือริบบอน (Ribbon) ริบบอน เป็นแท็บที่รวบรวมเครื่องมือคําสั่งต่างๆของโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด ซึ่งจะถูก แบ่งออกเป็นแท็บ (Tab) ตามหมวดหมู่ของการใช้คําสั่ง ได้แก่แท็บ “หน้าแรก” “แทรก” “ออกแบบ” “เค้าโครงหน้ากระดาษ” “การอ้างอิง” “การส่งจดหมาย” “รีวิว” และ “มุมมอง”

5. หมายเลข 5 ไม้บรรทัด (Ruler) ไม้บรรทัด เป็นส่วนที่แสดงมาตราส่วนเช่นเดียวกับไม้บรรทัดทั่วไป เพื่อบอกระยะของข้อความในเอกสาร มีทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ใช้ได้ทั้งเป็นนิ้วและเซนติเมตร

6. หมายเลข 6 ตําแหน่งพิมพ์ (Cursor) ตําแหน่งพิมพ์หรือเคอร์เซอร์เป็นเครื่องหมายที่บอกตําแหน่งการพิมพ์งานในปัจจุบัน

 7. หมายเลข 7 แถบสถานะ (Status Bar) แถบสถานะ เป็นส่วนที่แสดงสถานะของการใช้งานเอกสารในขณะนั้น บางสถานะของ การทํางานส่วนนี้จะแสดงคําอธิบายการทํางานให้ทราบด้วย

8. หมายเลข 8 มุมมอง (View) เราสามารถใช้มุมมองของเอกสารในแบบต่าง ๆ จากริบบอน “มุมมอง” หรือใช้จากแถบ สถานะด้านมุมล่างขวามือตามหมายเลข 8 ก็ได้ซึ่งได้แก่มุมมอง “โหมดการอ่าน” “เค้าโครงเหมือนพิมพ์” และ “เค้าโครงเว็บ”

 9. หมายเลข 9 มุมมองย่อ/ขยาย มุมมองย่อ/ขยาย ใช้สําหรับปรับมุมมองของเอกสาร ซึ่งสามารถปรับได้ทั้งแบบย่อและ แบบขยาย โดยเปรียบเทียบได้จากตัวเลขแสดงเปอร์เซ็นต์ (Percent) ของการย่อ/ขยาย

 10. หมายเลข 10 แถบเลื่อน (Scroll Bar) แถบเลื่อน โดยปกติมีทั้งแนวตั้งและแนวนอน ใช้สําหรับการเลื่อนดูเอกสารทั้งในแนว บน-ล่าง และแนวซ้าย-ขวา

4.2 ความหมายและการใช้คำสั่งแถบเครื่องมือ

                แถบเครื่องมือ คือกลุ่มของคำสั่งที่ใช้บ่อย จัดไว้เป็นชุดๆ ปกติเมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมา โปรแกรมจะแสดงแถบเครื่องแถบเครื่องมือย่อยให้ผู้ใช้เลือกเครื่องมือต่างๆ ตามความเหมาะสมกับรูปแบบงานที่หำลังใช้งาน เมื่อนำตัวชี้เมาส์ไปวางบนปุ่มสักครู่ จะปรากฏชื่อนั้นขึ้นมา ถ้าต้องการใช้ปุ่มใดให้คลิกปุ่มนั้น1 ครั้ง แต่ละปุ่มมีหน้าที่แตกต่าง

4.3 ขั้นตอนการเปิด-ปิด ละบันทึกข้อมูลบนโปรแกรม Microsoft Word

4.3.1 ขั้นตอนการเปิดโปรแกรม microsoft word

1.เลือกปุ่ม start

2.เลือกProgram

3. เลือก microsoft office

4.เลือก microsoft word 2013

4.3.2 ขั้นตอนการบันทึกข้อมูลบนโปรแกรม microsoft word

1. เลือกเมนู file

2. เลือก save as เพื่อระบุไดร์ฟที่ต้องการบันทึก

3. ในส่วนของ file name ป้อนชื่อบันทึกข้อมูล

4. เลือก save

4.3.3 ขั้นตอนการปิดโปรแกรม microsoft word

1. เลือกเมนู file

2. เลือกCloseปิดแฟ้มงาน

3 .เลือกเมนู file

4. เลือก Exit ปิดโปรแกรมการใช้งาน

4.5 การจัดรูปแบบตัวอักษร

     การกำหนดตำแหน่งข้อความสามารถจัดวางข้อความในเอกสารว่าจะให้ชิดด้านใดในเอกสารก็ได้ ซึ่งการจัดข้อความจะมีผล ต่อข้อความในย่อหน้านั้น

           วิธีกำหนดการจัดวางตำแหน่งข้อความในเอกสารทำได้ดังนี้

1. คลิกที่ใดๆ ในเอกสารที่ต้องการจัดวางตำแหน่งข้อความ

2. คลิกปุ่มเครื่องมือ เพื่อเลือกรูปแบบการจัดวางข้อความ

• ถ้าต้องการวางข้อความในเอกสารให้ ชิดซ้ายให้คลิกสัญรูป 

• ถ้าต้องการข้อความในเอกสารให้อยู่ ตรงกลาง ให้คลิกสัญรูป 

• ถ้าต้องการข้อความในเอกสารให้ ชิดขวา ให้คลิกสัญรูป 

• ถ้าต้องการข้อความในเอกสารให้เต็มบรรทัดใหคลิกสัญรูป  

• ถ้าต้องการจัดวางข้อความให้ชิดขอบซ้ายและขวา โดยการแยกช่องไฟระหว่างตัวอักษรแต่ละตัวเท่าๆ กัน (มีใช้เฉพาะภาษาไทยเท่านั้น) ใหคลิกสัญรูป

4.7 การแทรกรูปภาพและอักษรศิลป์