Persónuvernd

Reykjavíkurborg hefur bæði framkvæmt áhættumat og mat á áhrifum á persónuvernd fyrir Google Workspace for Education.  Skóla- og frístundasvið (hér eftir SFS) hefur gert vinnslusamning við Google og hafa aðilar sameiginlega staðfest skilmála varðandi notkun á lausninni. 

Mikilvægt er að skólastjórnendur, kennarar og starfsfólk skóla kynni sér framangreinda notkunarskilmála og fylgi leiðbeiningum SFS til að uppfylla kröfur um persónuvernd. 

Vinnsla persónuupplýsinga í Google Workspace for Education

Grunnskólar Reykjavíkurborgar hafa ákveðið að vinna með tilteknar persónuupplýsingar nemenda í námsumhverfinu Google Workspace for Education sem hluti af kennsluháttum skólanna. Hér á eftir koma þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru fyrir foreldra/forsjáraðila og nemendur að kynna sér til að tryggja gagnsæi og fræðslu í tengslum við framangreinda vinnslu persónuupplýsinga. Skóla- og frístundasvið Reykjavíkurborgar er ábyrgðaraðili vinnslunnar t.d. með því að stofna aðganga fyrir nemendur en flestöll vinnsla persónuupplýsinga fer fram í grunnskólum borgarinnar.

Hver er tilgangur vinnslunnar

Google Workspace for Education er tekið í notkun  í skólastarfi til að bjóða nemendum upp á heildræna notkunarmöguleika sem styðja við þjálfun flestra hæfniviðmiða í upplýsinga- og tæknimennt aðalnámskrár grunnskóla. Það er fyrst og fremst hugsað sem verkfæri við vinnslu skólaverkefna nemenda og nýtist vel til að vinna verkefni í tölvum og öðrum tækjum sem tengjast netinu. Það auðveldar nemendum aðgang að tilteknum námsforritum sem stuðla að auknum samskiptum og samvinnu nemenda og kennara. 


Reykjavíkurborg er nauðsynlegt að vinna með tilgreindar persónuupplýsingar á grundvelli lagaskyldu, það er að veita kennslu og þjónustu í samræmi við lög um grunnskóla nr. 91/2008 og aðalnámskrá grunnskóla. Lögmæti vinnslunnar byggir á því að vinnslan þyki nauðsynlegt vegna verkefnis sem unnið er í þágu almannahagsmuna og við beitingu opinbers valds sem Reykjavíkurborg fer með, sbr. 5. tölul. 9. gr. laga nr. 90/2018 enda leiðir það af hlutverki grunnskóla samkvæmt lögum um grunnskóla nr. 91/2008.


Skóla- og frístundasvið Reykjavíkurborgar kaupir leyfi fyrir nemendur og starfsfólk í Google skólaumhverfinu. Þessari útgáfu kerfisins, Google Workspace for Education, fylgja meðal annars hærri öryggisstaðlar, sem meðal annars býður upp á  að gögn sem verða til við notkun Google Workspace eru vistuð innan Evrópu (sjá nánari upplýsingar á vefsíðu Google). Vinnsla persónuupplýsinga kann að eiga sér stað utan Evrópska efnahagssvæðisins. Sem dæmi má nefna í þeim tilvikum sem Google sinnir tæknilegri þjónustu og eða viðhaldsþjónustu við lausnina. Flutningur gagna byggir á stöðluðum samningsskilmálum og er öryggi upplýsinga gætt meðal annars með gætt með ýmsum öryggisráðstöfunum þar á meðal dulkóðun.  

Í Google Workspace geta nemendur unnið með texta, myndir, myndbönd og hljóð, búið til kynningar, svo dæmi séu nefnd. Þeir geta vistað verkefni á heimasvæði sínu og skilað til kennara þegar þeim er lokið. Öll vinnsla er bundin við verkefnavinnu nemenda í skólastarfi og háð aðgangsstýringum upplýsingatæknideildar Reykjavíkurborgar (hér eftir UTR) svo að einungis nemendur og eftir atvikum kennarar hafa aðgang að efninu. Google notast við undirvinnsluaðila  sem geta verið staðsettir utan Evrópu, vegna tæknilegrar þjónustu og viðhaldsþjónustu við lausnina sem kann að leiða til vinnslu persónuupplýsinga en nánar má lesa um undirvinnsluaðila hér. 

Nemendum er úthlutað notandanafni sem endar á @gskolar.is og lykilorði (sem þarf að breyta við fyrstu innskráningu) sem veitir þeim aðgang að kerfinu. Þeir fá meðal annars aðgang að tölvupóstforritinu G-mail sem er eitt af kjarnaforritum kerfisins. Þetta gerir nemendum kleift að læra á og prófa sig áfram í notkun tölvupóstsamskipta í skólaumhverfi Google undir leiðsögn kennara. Tölvupóstkerfið er lokað og ekki er hægt að vera í tölvupóstssamskiptum út fyrir kerfið. 

Mikilvægt er að hafa í huga að Google Workspace aðgangur nemenda í skólastarfi er ekki sambærilegur almennum Google aðgangi fyrir almenning. Í stuttu máli er munurinn eftirfarandi:


Ráðherra menntamála gefur út aðalnámskrá og í henni er meðal annars að finna meginmarkmið náms og kennslu. Tilgangur innleiðingar stafræna skólaumhverfisins leiðir af almennri skólaskyldu og að veita nemendum kennslu í samræmi við ramma aðalnámskrár grunnskóla sem meðal annars útlistar hvaða þekkingu, leikni og hæfni stjórnvöld telja mikilvæg til framtíðar. Aðalnámskrá er leiðarvísir sem stýrir allri menntun og kennslu í skólastarfi og telst upplýsinga- og tæknifærni til grundvallarþekkingar sem grunnskólanemar skulu kunna skil á. Í henni segir að samþætta eigi upplýsinga- og tæknimennt við aðrar námsgreinar, bæta aðgengi allra að námi við hæfi og stuðla að fjölbreytni í kennsluháttum. Enn fremur eru þar talin upp ákveðin hæfniviðmið sem nemendur eiga að hafa náð við lok grunnskólagöngu. Sem dæmi eiga nemendur að geta nýtt rafrænt og gagnvirkt námsefni, eiga að geta nýtt rafrænar leiðir og samskiptamiðla af ábyrgð og farið eftir reglum um ábyrga netnotkun, eiga að geta nýtt hugbúnað við ritunar- og tölfræðiverkefni, við vefsmíði, forritun, myndvinnslu, hljóðvinnslu og myndbandagerð.


Ein af áherslum aðalnámskrár er að nýta margvíslegar leiðir við öflun þekkingar með notkun tæknimiðla og upplýsingatækni: 

„Nemandi þarf að búa sig undir virka þátttöku í nærsamfélagi jafnt sem alþjóðasamfélagi, þar sem samskipti, samvinna og alþjóðatengsl gegna mikilvægu hlutverki. Nemandi þarf að þekkja helstu leiðir að öruggum netsamskiptum og standa vörð um gott siðferði í öllu námi. Með því að veita hverjum nemanda heildstæða sýn og þjálfun í vinnubrögðum, í tengslum við flest svið samfélagsins, s.s. vísindi, listir og fræði, eykst hæfni hans til að bregðast við síbreytilegu umhverfi.“ (Aðalnámskrá grunnskóla, 2011).

Hvaða upplýsingar er unnið með?

Almennar persónuupplýsingar: 


Viðkvæmar persónuupplýsingar: 

 

Þau námsforrit sem notuð eru í Google skólaumhverfinu eru:

  

Engin sjálfvirk ákvörðunartaka fer fram á grundvelli veittra upplýsinga.

Hvaðan koma upplýsingarnar?

UTR  setur upp aðganga fyrir nemendur út frá upplýsingum úr notendagrunni Reykjavíkurborgar sem tengdur hefur verið við nemendaskráningakerfið Infomentor.  Allar aðrar upplýsingar eru þær sem nemendur setja sjálfir inn í kerfið, t.d. með verkefnavinnu og annarri notkun á kerfinu.

Hversu lengi eru persónuupplýsingarnar geymdar?

Nemendur hafa aðgang inn í kerfið þar til grunnskólagöngu þeirra lýkur. Verkefni nemenda eru varðveitt fram til loka annar en kunna að vera varðveitt lengur í sérstökum tilfellum á grundvelli annarra vinnsluheimilda samkvæmt lögum nr. 90/2018. Þá er Reykjavíkurborg skylt að afhenda Borgarskjalasafni hluta af verkefnavinnu nemenda sem hluta af gögnum sem unnið er með til varðveislu. Þegar nemendur hætta skólagöngu er stuðst við eyðingaferli UTR; 30 dögum eftir að nemandi hættir er aðgangur hans gerður óvirkur, 90 dögum síðar er aðgangi og gögnum eytt úr kerfinu, 20 dögum eftir það verða aðgangur og gögn óafturkræfanleg með öllu. Það getur tekið allt að 180 daga fyrir gögnin að eyðast endanlega úr Google kerfinu. 

Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinganna?

Reykjavíkurborg gætir öryggis persónuupplýsinga með viðeigandi skipulagslegum og tæknilegum ráðstöfunum, þar á meðal aðgangsstýringum og öðrum öryggisráðstöfunum. Gögn unnin í kjarnaþjónustum Google eru vistuð innan Evrópska efnahagssvæðisins í hvíld. Allt það starfsfólk sem kemur að vinnslu persónuupplýsinga nemenda er bundið þagnarskyldu. 

Í kerfinu er unnið út frá meginreglum um innbyggða og sjálfgefna persónuvernd. Þannig er læsing gagna sjálfgefin með þeim hætti að aðeins höfundur/eigandi hefur aðgang að þeim og þarf hann að framkvæma sérstaka aðgerð til að deila þeim. 

YouTube og aðrar viðbótarlausnir eru ekki hluti af kjarnaforritum Google Workspace for Education og er kerfi SFS stillt þannig að nemendur geta ekki verið innskráðir á þeim vettvangi. Lokað er fyrir vefkökur (e. cookies) í Google Maps, Google Earth, Google Translate og YouTube sem þýðir að nemendur geta notað hugbúnaðinn en eru ekki innskráðir og geta ekki skrifað athugasemdir. Nemendur geta ekki boðið notendum utan kerfis SFS aðild að samnýttum drifum. 

Miðlun persónuupplýsinganna til þriðju aðila

Í tilteknum árabilum kann Reykjavíkurborg að vera skylt að afhenda Borgarskjalasafni hluta af verkefnavinnu nemenda til varðveislu. Persónuupplýsingum nemenda eru settar inn í Google Workspace for Education kerfið til að stofna aðgang fyrir nemendur og veita þeim aðgang að framangreindum kennslulausnum. Persónuupplýsingunum er ekki miðlað til annarra þriðja aðila eða út úr því kerfi.

Gögn sem verða til í Google skólaumhverfi Reykjavíkurborgar eru vistuð með öruggum hætti innan Evrópska efnahagssvæðisins (EES). Vinnsla persónuupplýsinga kann að eiga sér stað utan EES. Sem dæmi má nefna í þeim tilvikum sem Google sinnir tæknilegri þjónustu og eða viðhaldsþjónustu við lausnina. Reykjavíkurborg hefur gert vinnslusamning við Google um notkun Google Workspace for Education. Flutningur gagna byggir á stöðluðum samningsskilmálum og er öryggi upplýsinga gætt meðal annars með ýmsum öryggisráðstöfunum þar á meðal dulkóðun.

Reykjavíkurborg mun að öðru leyti ekki miðla persónuupplýsingum foreldra, forsjáraðila, aðstandenda eða barna til annarra aðila nema borginni sé slíkt skylt á grundvelli laga, stjórnvaldsfyrirmæla eða dómsúrskurðar. Þá mun borgin ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema á grundvelli sérstakrar heimildar þar um og án þess að upplýsa þig um slíkt.

Andmæli við vinnslu upplýsinga

Vilji foreldri/forsjáraðili eða nemandi andmæla vinnslu persónuupplýsinga við notkun Google skólaumhverfisins er hægt að koma þeim andmælum áleiðis til skólastjóra grunnskólans. Andmæli verða tekin til skoðunar og eftir atvikum boðið upp á aðrar lausnir fyrir nemendur sé talið tilefni til þess.  

Réttindi þín

Foreldrar/forsjáraðilar og nemendur kunna að eiga rétt til þess að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Reykjavíkurborg vinnur með í tengslum við notkun á kerfinu. Þá kann að vera réttur til að andmæla vinnslunni, fá upplýsingarnar leiðréttar, krefjast þess að þeim verði eytt, að vinnslan verði takmörkuð og/eða að fá upplýsingar afhentar á tölvulesanlegu formi. Nánari upplýsingar um þessi réttindi  má finna í persónuverndarstefnu Reykjavíkurborgar sem aðgengileg er á vefsíðu Reykjavíkurborgar sem nálgast má á eftirfarandi hlekk: https://reykjavik.is/personuverndarstefna-reykjavikurborgar.

Kvörtun yfir vinnslu

Sérstök athygli er vakin á því hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Reykjavíkurborgar (persónuverndarfulltrui@reykjavik.is) eða senda erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is). 

Ítarupplýsingar