RODO

POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

W ZESPOLE SZKÓŁ W UŚCIU GORLICKIM


1DEFINICJE
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Administrator Danych Osobowych (ADO) – podmiot, który decyduje o środkach i celach przetwarzania danych osobowych – Zespół Szkół w Uściu Gorlickim, reprezentowany przez Dyrektora placówki.
Inspektor Ochrony Danych (IOD) – osoba nadzorująca stosowanie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych, odpowiednich do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną.
Przetwarzanie – operacje na danych osobowych takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
Dane osobowe – rozumie się przez to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”).
Osoba, której dane dotyczą – rozumie się przez to każdą osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora danych osobowych.
2WPROWADZENIE
Zapewniając bezpieczeństwo i poufność powierzonych danych osobowych poprzez ochronę interesów oraz praw osób, których dane dotyczą, a także przyjmując postanowienia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, a także Ustawy z dnia 10 maja 2018 r., o ochronie danych osobowych oraz wydane w ich oparciu przepisy szczególne innych Ustaw lub aktów wykonawczych, Zespół Szkół w Uściu Gorlickim (dalej „ZS Uście Gorlickie”) wprowadza niniejszą Politykę Przetwarzania Danych Osobowych. Dokument ma w szczególności na celu spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób których dane dotyczą tj. zagwarantowanie skutecznej realizacji praw i wolności podmiotom danych.
3
BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
Realizując zasady określone w RODO, a w szczególności zasady integralności i poufności oraz rozliczalności przetwarzania danych osobowych, ZS Uście Gorlickie wdrożyło zabezpieczenia techniczne i organizacyjne gwarantujące ochronę praw osób, których dane dotyczą m.in. poprzez umożliwienie wykonywania czynności na danych tylko i wyłącznie osobom upoważnionym przez Administratora Danych Osobowych, dobór podmiotów świadczących usługi na rzecz ZS Uście Gorlickie, spełniających wymagania określone w RODO, zabezpieczenie infrastruktury informatycznej przed nieuprawnionym dostępem czy też monitorowanie i rejestrowanie czynności przetwarzania. ZS Uście Gorlickie kontroluje stosowane rozwiązania techniczne i organizacyjne i regularnie dostosowuje je do ewentualnych zagrożeń.
4
ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem danych osobowych jest Zespół Szkół w Uściu Gorlickim, Uście Gorlickie 267; 38 – 315 Uście Gorlickie. Z Administratorem Danych osobowych można się kontaktować:
  • telefonicznie: 18 351 62 34
  • listownie, na adres: Uście Gorlickie 267; 38 – 315 Uście Gorlickie
  • za pośrednictwem poczty e – mail, na adres: sekretariat.zsuscie@usciegorlickie.pl

5
INSPEKTOR OCHRONY DANYCH
Administrator danych osobowych powołał Inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować:
  • listownie, na adres: Uście Gorlickie 267; 38 – 315 Uście Gorlickie
  • za pośrednictwem e – mail, na adres: iod.zsuscie@usciegorlickie.pl

6
PODSTAWY PRAWNE I CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
DZIECI/UCZNIOWIE
Dane osobowe dzieci/uczniów będą przetwarzane przez ADO na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. w związku z obowiązkiem prawnym ciążącym na ZS Uście Gorlickie, do celów prowadzenia rekrutacji dziecka do ZS Uście Gorlickie, ewidencji, a także realizacji zadań dydaktyczno – wychowawczo – opiekuńczych takich jak m.in. prowadzenie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej lub w celach sprawozdawczych zgodnie z Ustawą z dnia 14 grudnia 2016 r., Prawo oświatowe, Ustawą z dnia z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty, oraz rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Przetwarzanie danych osobowych (takich jak imię i nazwisko) w celu m.in. wyróżnienia dziecka/ucznia zaosiągnięcia edukacyjne na uroczystościach organizowanych przez ZS Uście Gorlickie lub też umieszczanie pod różnego rodzaju pracami artystycznymi podpisów zawierających pełne imię i nazwisko dziecka/ucznia, które prace wykonało, będzie odbywało się na podstawie art. 6 ust. 1 lit e RODO tj. w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi (wspierania dziecka/ucznia w rozwoju ku pełnej dojrzałości w sferze emocjonalnej, intelektualnej i społecznej).
RODZICE/ OPIEKUNOWIE PRAWNI
Dane osobowe rodziców lub opiekunów prawnych dziecka będą przetwarzane przez ADO na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. w związku z obowiązkiem prawnym ciążącym na ZS Uście Gorlickie, do celów prowadzenia rekrutacji dziecka do ZS Uście Gorlickie oraz ewidencji, w celach kontaktowych, a także realizacji zadań dydaktyczno – wychowawczo – opiekuńczych takich jak m.in. prowadzenie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej lub w celach sprawozdawczych zgodnie z Ustawą z dnia 14 grudnia 2016 r., Prawo oświatowe, Ustawą z dnia z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty, oraz rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji.
OSOBA UPOWAŻNIONA DO ODBIORU DZIECKA PRZEZ RODZICA/ OPIEKUNA PRAWNEGO
PRZEDSZKOLE/ODDZIAŁ PRZEDSZKOLNY:Dane osobowe osoby dorosłej upoważnionej przez rodzica lub opiekuna prawnego do odbioru dziecka z Publicznego Przedszkola w Uściu Gorlickim będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO w związku z art. 102 ust. 1 pkt 6 Ustawy z dnia z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe. ADO będzie przetwarzał pozyskane dane osobowe w celu ewidencjonowania osób upoważnionych. ADO zastrzega sobie również możliwość weryfikacji osób upoważnionych w oparciu o pozyskane dane osobowe.
SZKOŁA:Dane osobowe osoby dorosłej upoważnionej przez rodzica lub opiekuna prawnego do odbioru dziecka ze Szkoły Podstawowej w Uściu Gorlickim będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO w związku z art. 68 ust. 1 pkt 6 Ustawy z dnia z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe. ADO będzie przetwarzał pozyskane dane osobowe w celu ewidencjonowania osób upoważnionych. ADO zastrzega sobie również możliwość weryfikacji osób upoważnionych w oparciu o pozyskane dane osobowe.
KORESPONDENCJA TRADYCYJNA ORAZ E – MAIL
Dane osobowe przetwarzane będą do celów związanych z prowadzoną korespondencją w zależności od jej zakresu tj. odpowiedzi na wniosek lub skargę, wówczas przetwarzanie danych osobowych będzie odbywało się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. w związku z obowiązkiem prawnym spoczywającym na ADO.
USŁUGODAWCY/ UMOWY CYWILNO – PRAWNE
Dane osobowe będą przetwarzane w celu podjęcia działań na żądanie osobowy, której dane dotyczą przed zawarciem umowy oraz realizacji umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku realizacji umowy dane osobowe będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego spoczywającego na ZS Uście Gorlickie na podstawie obowiązujących przepisów prawa – art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny spoczywający na ADO m.in. z art. 34 ust. 6 ustawy z 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, który stanowi, że jeśli do opłacania składek ZUS za ubezpieczonego zobowiązanych jest kilku płatników, składka na ubezpieczenie emerytalne i rentowe ma być naliczana przez każdego z nich, chyba że ubezpieczony przedstawi dokumenty z których wynika brak takiego obowiązku, oraz z art. 46 ust. 1 ww. ustawy, na mocy którego płatnik składek jest obowiązany według zasad wynikających z przepisów ww. ustawy obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy, a także z art. 11 ust. 3 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, mówiącym o tym, iż płatnicy zobowiązani są do wymagania od podatników podania identyfikatora podatkowego i podawania go organom skarbowym na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych (np. na drukach PIT-11).
REKRUTACJA PRACOWNIKÓW
W przypadku złożenia/przesłania do ZS Uście Gorlickie CV lub listu motywacyjnego, dane osobowe będą przetwarzane w związku z prowadzoną rekrutacją oraz podjęciem przez ADO działań na żądanie osobowy, której dane dotyczą przed zawarciem umowy, a także w związku z obowiązkami prawnymi spoczywającymi na ZS Uście Gorlickie, które wynikają z Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r., Kodeks pracy. W przypadku gdy dane osobowe umieszczone w CV będą wykraczały poza zakres określony w art. 22 1 Ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, ADO będzie je przetwarzał na podstawie udzielonej zgody, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. ADO będzie przetwarzał dane osobowe również na potrzeby przyszłych rekrutacji, jednakże tylko i wyłącznie w sytuacji gdy uzyska na takie działania pozwolenie w postaci odpowiedniej zgody w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wyrażonej przez osobę, której dane dotyczą.
WIZERUNEK
Dane osobowe mogą być przetwarzane w związku z publikacją wizerunku zarejestrowanego podczas realizacji konkursów, zajęć dydaktyczno – wychowawczych, turniejów sportowych, wycieczek i innych uroczystości: na stronach internetowych, których administratorem jest ZS Uście Gorlickie, w szczególności na oficjalnej stronie internetowej ZS Uście Gorlickie, prasie, gazetkach promocyjnych, na tablicach ZS Uście Gorlickie, oraz w kronice ZS Uście Gorlickie w celach promocyjnych, informacyjnych, kulturalnych, edukacyjnych, oraz tworzenia historii ZS Uście Gorlickie, wówczas dane osobowe będą przetwarzane na podstawie udzielonej zgody tj. na podstawie art. 6 ust. lit. a RODO.
ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
MONITORING WIZYJNY
Dane osobowe pochodzące z zarejestrowanego w ZS Uście Gorlickie monitoringu wizyjnego przetwarzane są w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników oraz ochrony mienia. Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 108a Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r., Prawo oświatowe.
7
PRAWO DO COFNIĘCIA ZGODY
Osoba, której dane dotyczą ma prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych udzielonej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem. Oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych wymaga jego złożenia w formie pisemnej na adres: Uście Gorlickie 267; 38 – 315 Uście Gorlickie, elektronicznej na adres poczty e – mail: sekretariat.zsuscie@usciegorlickie.pl lub osobiście w siedzibie Administratora danych osobowych.
8ODBIORCY DANYCH
Przetwarzane przez ADO dane osobowe mogą być ujawniane upoważnionym osobom w ramach struktury organizacyjnej ZS Uście Gorlickie (pracownicy administracji, pracownicy obsługi oraz pracownicy pedagogiczni), podmiotom przetwarzającym dane osobowe na podstawie zawartych umów powierzenia lub innym administratorom danych przetwarzającym dane osobowe we własnym imieniu (w zależności od podstawy prawnej oraz celu przetwarzania danych osobowych), m.in. podmiotom prowadzącym i utrzymującym właściwe rejestry np. System Informacji Oświatowej, organowi prowadzącemu Przedszkole, podmiotom świadczącym usługi księgowe, ubezpieczeniowe, pomoc prawną, podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską, podmiotom wykonującym usługi ochrony osób i mienia, podmiotom świadczącym usługi teleinformatyczne (np. hosting), udostępniającym narzędzia lub obsługującym systemy teleinformatyczne, a także podmiotom uprawnionym, w przypadku gdy wykażą interes prawny lub faktyczny w otrzymaniu danych osobowych np. Sądy, Prokuratura, Komornicy sądowi czy Policja.
9
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH
ZS Uście Gorlickie przetwarza dane osobowe przy uwzględnieniu podstawy prawnej oraz celu przetwarzania.
  • Jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), ADO przetwarza je do czasu jej wycofania (np. zgoda na przetwarzanie danych osobowych w zakresie wizerunku).
  • W razie przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO tj. w celu realizacji umowy bądź podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy – do czasu jej realizacji (chyba, że obowiązek dalszego przetwarzania wynika z obowiązujących przepisów prawa np. Ustawy z dnia 29 września 1994 r., o rachunkowości). Jeżeli ADO przetwarza dane osobowe pozyskane w związku z prowadzoną rekrutacją pracowniczą, to tylko i wyłącznie do czasu jej zakończenia, chyba, że osoba której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie danych w celach przyszłych rekrutacji.
  • Gdy przetwarzanie danych osobowych określają przepisy obowiązującego prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), wówczas ADO przetwarza dane osobowe przez okres określony właściwymi przepisami powszechnie obowiązującego prawa z uwzględnieniem przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów, tj. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r., o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
  • W sytuacji gdy dane osobowe będą przetwarzane w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej ADO (art. 6 ust. 1 lit. e RODO), ADO będzie je przetwarzał do zakończenia edukacji dziecka/ucznia w placówce.
  • Zapisy monitoringu wizyjnego będą przechowywane przez Administratora danych osobowych przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia nagrania, natomiast w przypadku prowadzonego postępowania sądowego – do czasu jego zakończenia.

Okres przetwarzania danych może być wydłużony w sytuacji gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami (np. dane z monitoringu wizyjnego mogą być przetwarzane do czasu zakończenia postępowania sądowego).
Po realizacji ostatniego z celów, dla którego dane zostały pozyskane, dane osobowe są niezwłocznie usuwane lub archiwizowane przy uwzględnieniu właściwych przepisów RODO.
10
ZAKRES PRZYSŁUGUJĄCYCH PRAW
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez ZS Uście Gorlickie oraz w celu zapewnienia przejrzystości i rzetelności przetwarzania, ADO informuje o prawach, które przysługują osobom których dane dotyczą:
  • Prawo dostępu do danych, w tym prawo do uzyskania kopii danych – ADO przekazuje osobie której dane dotyczą informacje o celach i podstawach prawnych przetwarzania, a także o zakresie danych, które są przetwarzane. ADO przekazuje ponadto kopię danych osobie występującej z żądaniem przekazania kopii danych,
  • Prawo do sprostowania danych (poprawienia danych) – ADO na żądanie osoby, której dane dotyczą prostuje dane nieprawidłowe lub uzupełnia dane niekompletne.
  • Prawo do usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”) – osoba, której dane dotyczą może żądać od ADO usunięcia danych, w sytuacji gdy jej zdaniem nie służą one realizacji żadnego celu przetwarzania.
  • Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – ADO zaprzestaje przetwarzania danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania działań uzgodnionych z osobą, której dane dotyczą, w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub przetwarzane są niezgodnie z prawem, a także przypadkach gdy ADO nie potrzebuje zgromadzonych danych ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą do ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami bądź na czas wniesionego sprzeciwu względem przetwarzania,
  • Prawo do wniesienia sprzeciwu – osoba, której dane dotyczą może w każdym czasie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych, chyba że ADO wykaże istnienie ważnych – prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania,
  • Prawo do przenoszenia danych – osoba, której dane dotyczą ma prawo otrzymać od ADO dane jej dotyczące w formacie, który daje możliwość odczytania danych przez komputer. Osoba, której dane dotyczą ma prawo również do żądania przesłania tych danych (jeżeli możliwości techniczne na to pozwolą) innemu podmiotowi.

ADO nie jest zobowiązany do realizacji wszystkich ww. uprawnień, w każdym zakresie i w każdym przypadku. Konkretne uprawnienia przysługują bowiem w zależności od tego na jakiej podstawie prawnej oparte jest przetwarzanie i jaki jest jego cel.
ADO informuje również, o przysługującym prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego w przypadku gdy dane osobowe są przetwarzane w sposób niezgodny z obowiązującym prawem. Organem nadzorczym w kwestii ochrony danych osobowych jest Prezes Urząd Ochrony Danych Osobowych.
11
OBOWIĄZEK/DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH
Podanie ADO danych osobowych, które są następnie przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO tj. na podstawie zgody oraz art. 6 ust. 1 lit. e RODO, w celu wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi jest dobrowolne. Gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, wówczas podanie danych jest wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Podanie danych objętych art. 6 ust. 1 lit. c RODO jest warunkiem ustawowym. Niepodanie danych osobowych w zależności od konkretnej przesłanki przetwarzania określonej powyżej, może skutkować brakiem możliwości realizacji przez ADO poszczególnych celów, dla których dane osobowe są pobierane.
12
REALIZACJA PRAW, OSÓB KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
ADO komunikuje się z osobą, której dane dotyczą w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem, a także prowadzi komunikację w sprawie przetwarzania. Informacji udziela się na piśmie lub w inny sposób, w tym w stosownych przypadkach – elektronicznie, jak również ustnie, o ile potwierdzi się tożsamość osoby, której dane dotyczą. Odpowiedzi udziela się bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W terminie miesiąca od otrzymania żądania ADO poinformuję osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu. ADO w ramach powyższej komunikacji nie pobiera opłat, może jednak pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań. Jeżeli żądania osoby, której dane dotyczą, są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, ADO może odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.
13
ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI/ PROFILOWANIE
Dane osobowe nie są przetwarzane przez ZS Uście Gorlickie w sposób zautomatyzowany jak również nie podlegają profilowaniu.