YPJ menggunakan Kebijakan Persyaratan Sekolah PTFI-sponsor bersamaan dengan kebijakan pendaftaran sekolah YPJ untuk menentukan kesesuaian calon siswa yang dapat mendaftar masuk sekolah. YPJ adalah sekolah inklusif yang melayani anak-anak tanggungan karyawan PTFI, sejalan dengan kelayakan dan dokumen kebijakan dari PTFI-sponsor.

Administrasi sekolah akan berkonsultasi dengan Tim Layanan Khusus Pembelajaran (Students Support Services) berusaha memastikan para calon siswa YPJ adalah mereka yang mampu mengikuti kurikulum pendidikan anak usia dini hingga sekolah menengah yang ditetapkan. YPJ menerima anak-anak dengan berkebutuhan khusus ringan hingga sedang yang memenuhi semua kriteria kelayakan PTFI jika sumber daya dan ruangannya mencukupi. YPJ juga berusaha untuk memenuhi kebutuhan siswa dengan latar belakang bahasa yang berbeda. (Lihat kebijakan di sharepoint YPJ]

Saat pandemi COVID-19 ini kegiatan penerimaan dan pendaftaran siswa baru tahun pelajaran 2020/2021 dilakukan secara online.

Dalam situasi pembelaran normal, siswa diwajibkan hadir di sekolah secara reguler, tepat waktu, untuk memperoleh keuntungan maksimum dari proses pembelajaran. Mengembangkan kebiasaan disiplin dan tanggung jawab. Ada hubungan langsung antara tingkat kehadiran dengan prestasi siswa.

Jam Belajar

Dalam kondisi normal, pelaksanaan pembelajaran sebagai berikut:

Keterangan

Dalam masa Pandemi Covid-19, pelaksanaan pembelajaran Tahun pelajaran 2020/2021, dilakukan secara online dengan pangaturan pada masing -maing jenjang satuan pendidikan, dengan menggunakan berbagai pendekatan dan aplikasi. Beberapa aplikasi yang digubakan antara lain ; seesaw, google meet, google classroom, dan aplikasi lainnya, selain itu juga dilakukan pendekatan sosial emosional, selain itu juga dilakukan program "Breathe Day" untuk membatasi screen time siswa dan memberikan waktu kepada siswa untuk melakukan kegiatan tanpa layar sesuai panduan yang diberikan oleh Tim Studen Support Servicer (SSS).

Ketidakhadiran

Jika seorang siswa sakit atau tidak akan masuk sekolah karena ada keperluan yang sangat penting/ darurat, orang tua menginformasikan ke sekolah kepada wali kelas/guru kelas sebelumnya, sehingga guru dapat mengetahui hal tersebut. Demi kesehatan dan keselamatan anak, jika anak sakit sebaiknya tetap tinggal di rumah.

Untuk keperluan medis atau ketidakhadiran yang cukup lama, sekolah akan bekerja sama dengan orang tua untuk menyediakan bahan pembelajaran yang diperlukan. Untuk mendukung proses pembelajaran anak, waktu cuti orang tua sebaiknya menyesuaikan hari libur sekolah yang tertuang dalam kalender akademis, agar gangguan terhadap proses pembelajaran anak dapat diminimalisir atau tidak melebihi 20% dari total hari belajar siswa setiap semester berjalan.

Jika anak akan bersekolah di sekolah lain selama izin, dengan persetujuan YPJ, maka sekolah tersebut akan dimintai verifikasi kehadiran dengan daftar kehadiran/catatan.

Siswa wajib berpakaian sopan, menghormati nilai-nilai dan tradisi yang menunjukkan komunitas YPJ. Pakaian sekolah adalah salah satu sarana menghormati nilai-nilai budaya dan menunjukkan sebagai warga Negara yang baik.

Sekolah YPJ menggunakan berbagai cara untuk berkomunikasi dengan orang tua. Sekolah mengajak untuk menciptakan komunikasi terbuka dan teratur dengan orang tua. Di bawah ini adalah panduan untuk komunikasi orang tua-sekolah

2.4.1.  Komunikasi Guru dan Orangtua

• Orang tua sebaiknya selalu berkomunikasi dengan guru untuk mendiskusikan tentang pembelajaran anak. Komunikasi sebaiknya berfokus pada pembelajaran, bertujuan untuk mencari solusi produktif, mendukung keberhasilan pendidikan anak.

• Komunikasi orangtua-guru dapat melalui buku komunikasi siswa, newsletter, melalui surat, pengumuman, email atau panggilan telepon. Orangtua diharapkan melakukan cek secara berkala apakah anak telah menyampaikan informasi dari sekolah.

• Orangtua dipersilakan mengunjungi sekolah untuk berdiskusi tentang pembelajaran atau masalah belajar anak. Untuk mendukung hal tersebut diperlukan kesepakatan waktu terbaik untuk bertemu, yang bukan merupakan waktu/saat guru sedang melaksanakan pembelajaran.

• Orang tua diharapkan dapat terlibat aktif dalam Program Mitra Wali dan Program Komite Sekolah.

• YPJ mengharapkan orangtua menginformasikan ke sekolah jika ada perubahan yang dapat mempengaruhi proses pembelajaran anak (misalnya masalah kesehatan atau sosial). Setiap perubahan terhadap informasi alamat dan nomor telepon harus dikomunikasikan sesegera mungkin.

2.4.2.  Komunikasi Orangtua-Pimpinan Sekolah

Kepala sekolah dan wakil kepala sekolah secara rutin/berkala akan mengatur waktu pertemuan untuk mendukung proses komunikasi antara sekolah dengan orang tua. Selain pertemuan secara rutin juga komunikasi antara pimpinan sekolah dengan orang tua akan dilakukan secara intensive jika ada permasalahan berkaitan dengan proses pembelajaran yang perlu dibicarakan. Hal ini tentunya diselesaikan dengan alur komunikasi yang baik dan terus menerus dari mulai tingkat guru secara langsung maupun juga dengan pimpinan sekolah sesuai dengan relevansi masalah dan dengan cara yang produktif untuk meningkatkan kualitas pendidikan anak.

2.4.3.  Komunikasi Mitra Wali-Sekolah

Orangtua dapat memanfaatkan forum Mitra Wali untuk menyampaikan informasi tentang pendidikan anak mereka, terutama mengenai kegiatan kelas. Mitra Wali akan berkoordinasi dengan tim Wali /Guru Kelas untuk berkomunikasi dan mendiskusikan tentang dukungan atas proses pembelajaran bersama kepala sekolah. Komunikasi ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas pendidikan anak dan membangun kemitraan yang baik antara rumah dan sekolah.

2.4.4.  Komunikasi Komite Sekolah-Manajemen Sekolah

Komite sekolah adalah organisasi perwakilan orang tua yang dibentuk dengan tujuan untuk terjalinnya komunikasi dengan pimpinan unit sekolah maupun di tingkat kampus. Komite sekolah akan membantu orang tua berkomunikasi mengenai usulan-usulan peningkatan kualitas pendidikan di sekolah dan penyelesaian terhadap permasalahan yang terjadi. Komite sekolah bekerja bersama manajemen sekolah untuk meningkatkan mutu pendidikan. Jika ada permasalahan yang terdapat di orang tua, maka alur komunikasinya sebagai berikut:

• Orang tua melakukan komunikasi kepada komite sekolah

• Komite sekolah akan menyampaikan kepada pimpinan sekolah, kepala kampus ataupun bahkan kepada direktur yayasan, untuk penyelesaian masalah yang terjadi.

Saat ini seluruh komunikasi dilakukan secara online dengan menggunakan platform yang antara lain Google meet, Webex ataupun microsoft team.

2.4.5. Newsletters dan Website YPJ

Sekolah YPJ akan secara teratur mengirimkan newsletter secara online melalui email ataupun website unit dan website sekolah (www.ypj.sch.id.). Sumber informasi digital- online ini memberikan informasi tentang aktivitas dan kegiatan sekolah, sehingga orang tua dan dan komunitas mendapatkan informasi dengan baik. Website YPJ dapat diakses di www.ypj.sch.id.

 2.4.6.   Komunikasi dari Direktur YPJ

Direktur sekolah YPJ akan berkomunikasi dengan komunitas YPJ melalui email, website, pertemuan secara online. Dalam kondisi normal komunikasi dengan direktur YPJ diselenggarakan dengan berbagai agenda seperti pertemuan bersama direktur baik secara formal maupun non formal.

2.4.7.   Survei Orangtua, siswa dan guru

Untuk melihat progress sekaligus bahan evaluasi layanan pendidikan YPJ kepada siswa dan orangtua secara komprehensif, maka disetiap akhir tahun pembelajaran akan dilakukan survei. Survei dilaksanakan secara terencana pada akhir bulan Mei atau awal bulan Juni. Survey ini dilakukan secara online baik untuk orang tua, guru dan siswa.

Sejalan dengan visi, tujuan dan nilai-nilai sekolah, maka sekolah mendukung adanya kemitraan yang baik antara rumah dan sekolah. Masalah-masalah yang timbul antara orangtua dengan pihak sekolah berkaitan dengan layanan pendidikan anak harus diselesaikan sesuai kebijakan dan prosedur yang ada.

Semua bentuk komunikasi dalam rangka pemecahan permasalahan pendidikan anak, dilakukan secara konstruktif dan profesional, dibingkai dalam koridor nilai-nilai sekolah. Jika kesepakatan tidak tercapai, orang tua disarankan untuk berkomunikasi pada tingkat kepemimpinan sekolah berikutnya untuk mendapatkan bantuan lebih lanjut.

YPJ menghargai keterlibatan orangtua dan para tamu yang hadir. Kami mengharapkan agar para orangtua dan para tamu dapat melapor ke pos keamanan di depan pintu gerbang sekolah pada saat berkunjung ke sekolah.

Untuk alasan keamanan dan keselamatan, pengunjung diminta menunjukkan kartu identitas diri (ID Card untuk karyawan) dan KTP untuk non-karyawan. Semua pengunjung diwajibkan mengisi buku tamu yang disediakan.

Dalam situasi Pandemi Covid-19 saat ini, jumlah tamu sangat dibatasi untuk hal-hal yang sangat penting dan tidak bisa dilakukan tanpa kehadiran. Adapun SOP protokol kesehatan tamu sekolah YPJ saat Pandemi Covid-19 antara lain: menggunakan masker, menulis nama di buku tamu, mencuci tangan, menjaga jarak.

Sekolah memiliki prosedur penanggulangan situasi darurat, mencakup prosedur evakuasi kebakaran, gempa bumi, kerusuhan atau kejahatan dan lain-lain. Siswa YPJ dilatih secara teratur untuk menghadapi keadaan darurat sesuai prosedur. Beberapa SOP kondisi darurat yang ada di YPJ antara lain: SOP saat terjadi darurat kebakaran, ancaman kerusuhan (lockdown), bencana alam dan gempa bumi.

Agar dapat membantu sekolah dan komunitas terhadap prosedur darurat, orangtua diminta untuk:

• Memberikan nomor kontak orangtua / wali murid untuk digunakan dalam keadaan darurat.

• Secara reguler menginformasikan kepada sekolah jika ada perubahan alamat dan nomor kontak, terutama email (selain @fmi.com), terutama nomor telpon genggam.

• Memiliki rencana darurat di rumah, termasuk menyediakan peta/denah rumah, tempat aman yang bisa digunakan jika terjebak dalam keadaan darurat saat beraktifitas di rumah.

• Menyimpan rantai/alur nomor-nomor darurat di tempat-tempat yang mudah diakses. Rantai/alur nomor telepon darurat dibuat dan diperbarui secara teratur.

• Memiliki sistem peringatan SMS (phone tree) yang akan dilaksanakan untuk mendukung komunikasi darurat.

Dal kondisi Pembelajaran Normal, pelayanan bis disediakan di TPRA dan Kuala Kencana. Bus Sekolah di Kampus Tembagapura disediakan dan digunakan Bus

Perusahaan. Semua peraturan dan prosedur penumpang mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan. Di Kuala Kencana, layanan bus sekolah disediakan untuk siswa dari Timika dan siswa dari RWB Kuala Kencana. (Peraturan dan prosedur penumpang Bis, jadwal Bus dapat diperoleh di kantor admin sekolah masing-masing.)

Dalam masa pandemi COVID-19 tahun pelajaran 2020/2021, pembelajaran dilaksanakan secara online, sehingga tidak ada pelayanan bis sekolah.