ユーザー向け Cmosy活用ナビ - 作業効率を上げる　個人設定の活用

作業効率を上げる　個人設定の活用

「日々の業務をもっと効率的にしていきたいな・・」

「入力内容を保存して作業時間を短縮できないかな・・」

この記事では「作業効率を上げる　個人設定の活用」についてご機能便別の活用を交えながらご紹介します。

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作業効率を上げる工夫の1つとして「個人設定」がおすすめです。

個人設定では、パスワードや有効期限など、よく使う設定を初期値として設定し保存できます。

Cmosy管理者にて初期値が設定されている場合には、管理者の設定を上回る設定ができません。

設定項目

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個人設定では、様々な設定項目があります。

ファイル便の場合には下記の設定項目があり、機能便に応じて設定項目が異なります。

[送信タイプ]

「セキュアメール便」「簡易ファイル便」のどちらかを初期値に設定できます。

[メールタイトルを編集する]

「メールタイトルを編集する」のチェックボックスの初期状態を設定できます。

[メッセージ定型文]

メッセージの初期データを設定できます。

[ダウンロードURLを宛先に送信しない]

「ダウンロードURLを宛先に送信しない」のチェックボックスの初期状態を設定できます。

[ダウンロード有効期限＋日数]

「ダウンロード有効期限」の初期値(現在から○日後が有効期限)を設定できます。

[ダウンロード回数制限]

「ダウンロード回数」の初期値（○回までダウンロード可能）を設定できます。

[ダウンロード開始の通知]

「ダウンロード開始の通知」のチェックボックスの初期状態を設定できます。

1.設定方法

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Cmosyホーム画面＞設定＞個人設定　

右側のURLからアクセスできます。URL ▶https://www.cmosy.jp/cloud/setting

2.機能便別の活用例

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ファイル便

ファイル便は、社内外にファイルのダウンロードURLを送付するための機能です。

下記の設定項目が保存できます。

[ 設定項目 ]

■ 送信タイプ　セキュアファイル便 / 簡易ファイル便　（関連：セキュアファイル便 / 簡易ファイル便の違い）

■ メールタイトル

■本文「おすすめ：本文をテンプレート機能で作成する」

例：いつもお世話になっております。

　　　○○会社の○○でございます。

　　　〇〇件において、ファイルを送付致します。

　　　ご確認のほどよろしくお願いします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

　　　　吉積情報株式会社

　　　　吉積　太郎

　　　　〒000−0000

　　　　東京都千代田区大手町○○

　　　　○○@○○.co.jp

　　　　ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー　　　

■ ダウンロードURLを宛先に送信しない

■ ダウンロード有効期限＋日数

■ ダウンロード回数制限

■ ダウンロード開始の通知

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共有便

共有便は、社内外の相手とファイルやフォルダを有効期限付きで安全に共有するための機能です。

下記の設定項目が保存できます。

[ 設定項目 ]

■ メールタイトル

■本文

例：いつもお世話になっております。

　　　○○会社の○○でございます。

　　　〇〇件において、共同スペースを準備しております。

　　　ご確認のほどよろしくお願いします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

　　　　吉積情報株式会社

　　　　吉積　太郎

　　　　〒000−0000

　　　　東京都千代田区大手町○○

　　　　○○@○○.co.jp

　　　　ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー　

■ 共有URLを宛先に送信しない

■ 共有期限＋日数

■ URLのアクセスを通知する

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集荷便

集荷便は、任意の Google ドライブフォルダで直接ファイルを受け取るための機能です。

下記の設定項目が保存できます。

[ 設定項目 ]

■ 宛先アドレス別に子フォルダを作成　（関連：記事 / 使い方動画）　

■ メールタイトル

■本文

例：いつもお世話になっております。

　　　○○会社の○○でございます。

　　　○○契約書をお受け取りしたく、下記のURLよりアップロードをお願できますでしょうか。

　　　ご確認のほどよろしくお願いします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

　　　　吉積情報株式会社

　　　　吉積　太郎

　　　　〒000−0000

　　　　東京都千代田区大手町○○

　　　　○○@○○.co.jp

　　　　ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー　

■集荷URLを宛先に送信しない

■ 集荷期限＋日数

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パスワード設定

よく使用するパスワードのパターンを設定できます。

※ファイル便・公開便・集荷便のパスワード設定のデフォルト値となります。

[ 設定項目 ]

■ 常にパスワード設定を有効にする

　　・自動生成

　　・任意のパスワード

■ 先方にメールを送信する

「作業効率を上げる　個人設定の活用」は以上です。ぜひ、日々の業務で活用してみて下さい。

機能便ごとに複数のテンプレートを作成したい場合には「作業効率を上げる　テンプレートの活用」をご覧下さい。