活動終了に伴う動画の管理についてのお知らせ

具体的には，課外活動団体の広報担当者様とW2Sの管理者がSkypeやLINE通話などで通話し，必要に応じて「画面共有機能」を使用して活動の様子や概要を示したPowerPointのスライドなどをSkype等に映して頂きます。

W2Sの管理者はSkypeやLINE通話の通話画面をYouTube Liveに配信致します。この方法によって，広報担当者の皆様にYouTube Live配信の知識がなくても，気軽にご参加頂けるシステムを構築しております。

新入生からの質問や相談については，管理者がファシリテーターとなり，寄せられたコメントを紹介しながらお話を振りますので，それに合わせてお答え頂けます。

参加までの流れ

新入生の混乱を避けるため，ご参加は原則的に上智大学学生センターから公認を受けている課外活動団体に限定させて頂きます。

2020年度に新設する課外活動団体は，フレッシュマンウィークに参加することは出来ず，これと同様の措置とさせて頂きます事をご了承下さい。

◆配信前

エントリーフォームからエントリーして頂く

説明配信(配信日未定・アーカイブ(生放送ではない)の可能性あり)をご覧頂く

チャットやメールにて配信内容や形態の確認

W2S運営より配信日時をご連絡

候補日を複数提示して頂いた上で，W2Sにて配信日時を決定させて頂きます。

他の団体との兼ね合いなどがありますので，必ずしもご期待に添えない事を予めご了承下さい。

◆配信日

一団体あたりの配信時間については，応募数の推移を見て決定させて頂きます。

配信開始の10分前までには配信準備を完了させ，PC前で待機をお願いします

配信には3名までご参加頂けます。3名の方は同じオンライン会議システムにて会話をして頂きますので，事前に試験通話をして正常に会話できることをご確認下さい。

W2S管理者と広報担当者様がSkypeなどのオンライン会議システムで通話を開始する

サークル紹介の発表後に質疑応答時間をつくります

W2S管理者が新入生のコメントを拾い，ご紹介しますのでその相談や質問にお答え下さい。

配信時間の都合により，質問や相談に対応頂いている途中でも配信を打ち切らざるを得ない可能性がありますことをご了承下さい。

◆配信後

W2Sを通じてサークルを知った新入生がTwitterなどのSNSで皆様のサークルにコンタクトをする

配信アーカイブ(録画)は残ります
この録画については，上智大学のキャンパスにおける授業が始まった後 2週間程度で削除します。

※ 配信やアーカイブ(録画)は，全世界に公開されます。顔写真を含め，個人情報の扱いには十分ご注意下さい。顔写真には，ぼかしを入れるなどの措置をご検討下さい。

※ 個人のLINEアカウントなどを，配信時に新入生に連絡先として示すことは避けるよう強く推奨致します。

フレッシュマンウィーク実行委員会や皆様のSNS等との棲み分けについて

情報源が複数になってしまうことや，相談窓口がわからなくなってしまうことは，新入生を混乱させる原因であると考えております。

そこで，W2Sとフレッシュマンウィーク実行委員会(以下「フレ実」と呼称)のWebサイト，各種課外活動団体等の発信媒体(SNS等)との関係性について以下の通り明らかにすることによって，新入生の混乱の回避を図ります。

◆各団体の役割分担
フレ実：一覧からサークルを探すため，連絡先を知るためのWebサイト提供
W2S：各団体と新入生がコミュニケーションを取る機会提供
各団体：配信前後の個別対応

W2Sは，各団体の配信時間に新入生とリアルタイムで双方向性のあるコミュニケーションを取る機会をご提供しますが，その後は新入生からの問い合わせ等の対応は各団体にお任せしたいと思います。

また，新入生が連絡先などを知りたいときに参照するのはフレ実のWebサイトとなるようにW2SのWebサイトやSNSアカウントにて誘導します。

※ 原則的に1つの団体につき1回の配信とさせて頂きます。ご了承下さい。

【必ずお読み下さい】使用出来るオンライン会議システムにつきまして

使用できるオンライン会議システムは以下の通りとさせて頂きます。

パソコンから，以下のオンライン会議システムを使用できる環境を確保してからお申し込み下さい。

◆対応しているオンライン会議システム
Skype，Discord，Zoom(インストール版のみ)
LINE通話(非推奨・PCのみ・Chromeの拡張機能によるアプリは不可)

【必ずお読み下さい】免責事項につきまして

以下の事項を参加にあたってのお約束とさせて頂きます。

W2Sスタッフは全員有志で集まったメンバーであり，無償にて活動しており，W2Sが配信希望団体から金品を頂くことはございません。配信体制の構築・維持には全力を尽くしますが，この体制下では対応に限界がありますことを何卒ご承知おき下さい。