Over 

VZW De Zwaan richt zich op het beheer en de uitbating van onze zaal en de financiën. We houden enkel toezicht op de in- en uitgaven van onze gezamenlijke activiteiten, zoals het eetfestijn, terwijl de praktische organisatie meestal door het bestuur wordt uitgevoerd.

Het bestuur komt samen om het financieel beheer van de vzw te overzien, het onderhoud van ons patrimonium te waarborgen en de verhuur van Zaal De Zwaan te regelen, inclusief voorwaarden en tarieven. We zorgen ook voor de nodige verzekeringen.

Volgens onze statuten (Artikel 3 van de statuten) is het ons doel om amateuristische kunstbeoefening te bevorderen, zoals volksmuziek, toneel, en dans. Daarnaast stimuleren we onderlinge vriendschap en organiseren we ontspannende activiteiten, waaronder sportmanifestaties en reizen.

VZW De Zwaan kan ook commerciële activiteiten ontplooien, zolang de opbrengsten ten goede komen aan ons doel. We streven ernaar om een breed scala aan activiteiten te ondersteunen en willen dat onze leden zich kunnen ontwikkelen in een veilige en ondersteunende omgeving. 

Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING

Vzw De Zwaan hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en willen dat uw privacy wordt gerespecteerd. 

Onderaan kan het document gedownload worden voor ondertekenen.

De vzw behelst volgende deeltakken waarvoor deze privacyverklaring geldt:

• Koninklijke Fanfare Sint-Cecilia De Zwaan 

• Jeugdensemble Ferventis

• Ferventis Mini's

• Trommelkorps De Zwaan

• Toneelkring Willen is Kunnen

• Twirlkorps De Zwaantjes

• Dansgroep De Zwaantjes

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen.

De vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wetgeving en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:

• wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;

• deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;

• het verwerken van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

• wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Contact

Als vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

vzwdezwaan@gmail.com

Welke gegevens verzamelen wij en voor welk doel

Uw persoonsgegevens worden door de vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• deelname aan de activiteiten van de verschillende deeltakken zoals hierboven beschreven;

• versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;

• bekomen van subsidiëring door de overheid;

• verzekering Vlamo.

Steeds worden volgende persoonsgegevens opgevraagd:

• naam;

• voornaam;

• adres;

• telefoonnummer;

• e-mail

Voor leden die deelnemen aan de activiteiten van de Koninklijke Fanfare Sint-Cecilia De Zwaan, jeugdensemble Ferventis, het mini-ensemble, het trommelkorps en de majorettes en voor de verzekering bij Vlamo worden de volgende extra persoonsgegevens opgevraagd:

• geslacht;

• geboortedatum;

• instrument

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Toelichting legaliteit gegevensverzameling en bewaartermijn

De vzw verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar leden anders niet de nodige voordelen kan aanbieden. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene in kwestie. Indien een betrokkene jonger is dan 18 jaar, is er nood aan een uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd. 

De betrokkenen zijn niet verplicht om alle gegevens door te geven, maar kunnen dan echter in mindere mate genieten van de ledenvoordelen. 

Indien een lid geen nieuwsbrief of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich uitschrijven hiervoor. 

De vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. 

Na het laatste gebruik worden de gegevens niet langer dan één jaar bewaard.

Beeldmateriaal

De Privacycommissie stelt duidelijk: “Het recht op afbeelding is een recht waarbij voor elke menselijke afbeelding, maar ook het gebruik van die afbeelding toestemming vereist is van de afgebeelde persoon. Dit recht staat los van de bescherming van de privacy.” Naast het “recht op afbeelding” geldt dus eveneens de AVG; het maken van beeldmateriaal is een verwerking van persoonsgegevens. 

De vzw kan sfeerbeelden van activiteiten en evenementen nemen, waarbij u steeds het recht behoudt om te weigeren op de beelden te staan. 

De vzw kan deze beelden aanwenden, enkel voor welbepaalde doeleinden van communicatieve aard (website, nieuwsbrief, sociale media, persmap). Ook hier heeft u steeds het recht, indien u in beeld komt, om het gebruik van deze beelden te beperken. 

Cookies

Indien iemand de website van de vzw bezoekt, maakt deze gebruik van Google Analytics om door middel van analytische cookies het surfgedrag na te gaan. Dankzij deze cookies krijgen wij inzicht in het gebruik van onze website en kunnen wij de website blijven afstemmen op de gebruikers voor een betere gebruikservaring. De privacy van de bezoeker blijft met deze analystische cookies gewaarborgd. Het enige wat bij acceptatie van cookies meegestuurd wordt, is het IP adres van de bezoeker. U kan de cookies ook weigeren door op de balk, onderdaan de website, op ‘neen’ te klikken of door naar uw browserinstellingen te gaan.

Wie zijn de ontvangers van de gegevens

De gegevens van leden worden bewaard in de beveiligde database omgeving. Deze worden daar geregistreerd door een lid in kwestie of door de medewerker van de ledenadministratie. De bestuursleden van de Koninklijke Fanfare Sint-Cecilia De Zwaan kunnen de gegevens in de database raadplegen met behulp van een wachtwoord. 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);

• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, cloud);

• het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen;

• het verzorgen van uw verzekering via Vlamo.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. 

Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens de vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

• De leden die met de persoonsgegevens werken zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

De vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

De laatste wijziging gebeurde op 04/09/2024

Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e- mail als u deze wilt raadplegen.