Unida 3 - Organización

Etapas del Proceso Administrativo

El proceso administrativo se divide en cuatro etapas principales:

1. Planificación: Se definen los objetivos, se establecen las estrategias y se diseñan los planes para alcanzar las metas de la organización.

2. Organización: Se estructura la organización, se asignan tareas y responsabilidades, se establecen jerarquías y se definen los canales de comunicación.

3. Dirección: Se guía y motiva al personal, se toman decisiones, se coordinan actividades y se supervisa el desempeño.

4. Control: Se evalúa el progreso hacia los objetivos, se identifican desviaciones y se toman medidas correctivas.

La Organización como Etapa del Proceso Administrativo

La organización es una de las etapas fundamentales del proceso administrativo. Se enfoca en diseñar la estructura y las relaciones internas de la organización para facilitar el logro de los objetivos.

Concepto de Organización

La organización puede definirse como un conjunto de personas y recursos coordinados que trabajan en conjunto para alcanzar objetivos comunes bajo una estructura definida. Implica la división del trabajo, la asignación de responsabilidades, la definición de la autoridad y la coordinación de actividades.

Objetivo de la Organización

El objetivo principal de la organización es crear un marco de trabajo eficiente y efectivo que permita a la organización alcanzar sus metas. Esto implica:

• Definir la estructura jerárquica y funcional de la organización.

• Establecer canales de comunicación claros y efectivos.

• Asignar responsabilidades y tareas de manera adecuada.

• Coordinar actividades y recursos.

• Promover un ambiente de trabajo colaborativo y productivo.

Importancia de la Organización

La organización es crucial para el éxito de cualquier empresa o institución. Una buena organización permite:

• Optimizar los recursos: Al asignar tareas y responsabilidades de manera eficiente, se evitan duplicidades y se aprovechan al máximo los recursos disponibles.

• Mejorar la coordinación: Una estructura organizativa clara facilita la comunicación y la coordinación entre los diferentes departamentos y áreas de la organización.

• Aumentar la eficiencia: Al definir procesos y procedimientos claros, se agilizan las tareas y se reducen los tiempos de ejecución.

• Promover el crecimiento: Una organización bien estructurada puede adaptarse más fácilmente a los cambios del entorno y aprovechar nuevas oportunidades de crecimiento.

• Alcanzar los objetivos: Una organización sólida y bien gestionada tiene mayores probabilidades de alcanzar sus metas y cumplir su misión.

En resumen, la organización es una etapa esencial del proceso administrativo que permite a las empresas crear un marco de trabajo eficiente y efectivo para alcanzar sus objetivos. Una buena organización es fundamental para el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa o institución.

Los principios de la organización 

Son normas o fundamentos que guían la estructuración, funcionamiento y eficiencia de cualquier entidad, ya sea una empresa, una institución gubernamental o cualquier tipo de organización. 

Estos principios permiten una administración eficiente de los recursos y aseguran el logro de los objetivos organizacionales.

División del trabajo: Permite la especialización y asignación de tareas específicas a cada individuo, lo que aumenta la eficiencia y productividad.

Jerarquía o autoridad: Establece una cadena de mando clara, definiendo niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la organización.

Unidad de mando: Cada trabajador debe recibir órdenes de un solo superior para evitar confusión y conflictos en la toma de decisiones.

Unidad de dirección: Todas las actividades con un mismo objetivo deben estar bajo la supervisión de un solo líder o departamento.

Coordinación: Es la integración de esfuerzos y actividades para lograr los objetivos organizacionales de manera eficiente y armoniosa.

Equilibrio entre autoridad y responsabilidad: La autoridad asignada a cada puesto debe estar en proporción con sus responsabilidades para garantizar el cumplimiento de tareas.

Eficiencia y productividad: Se busca el uso óptimo de los recursos (humanos, materiales y financieros) para maximizar los resultados con el menor esfuerzo y costo posible.

Eficacia: Tiene como obligación alcanzar los objetivos empresariales

Eficiencia: Su objetivo principal es tener un aprovechamiento en los recursos de la empresa o, dicho de otra manera, generar un ahorro en el mismo.

Productividad: Se trata de una unión entre el producto y el insumo en un cierto tiempo

Flexibilidad y adaptabilidad: Las organizaciones deben ser capaces de ajustarse a los cambios del entorno para garantizar su continuidad y éxito.

Adecuación a los objetivos: La estructura organizacional debe diseñarse en función de los objetivos que se buscan alcanzar.

Continuidad: La organización debe mantenerse operativa y funcional a lo largo del tiempo, asegurando la permanencia de sus procesos y estrategias.

Las ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN son un conjunto de pasos que se siguen para estructurar y coordinar los recursos de una empresa con el fin de alcanzar sus objetivos de manera eficiente. 

Planificación: Se definen los objetivos, se establecen las estrategias y se determinan los recursos necesarios.

Diseño de la estructura organizativa: Se definen los puestos, se agrupan las actividades en departamentos y se establecen las relaciones jerárquicas y de autoridad.

Asignación de recursos: Se distribuyen los recursos humanos, materiales y financieros a los diferentes departamentos y puestos.

Comunicación y coordinación: Se establecen los canales de comunicación y los mecanismos de coordinación entre los diferentes departamentos y puestos.

Control y evaluación: Se establecen los indicadores de desempeño y se evalúa el progreso hacia los objetivos. Se toman medidas correctivas si es necesario.

Tipología de la Organización

La tipología de la organización se refiere a los diferentes tipos de estructuras organizacionales que las empresas pueden adoptar. Algunos de los tipos más comunes incluyen:

1. Organización Lineal: Estructura jerárquica con autoridad centralizada y comunicación vertical.

2. Organización Funcional: Estructura dividida en departamentos con base en funciones especializadas (marketing, finanzas, producción, etc.).

3. Organización Matricial: Estructura que combina elementos de la organización lineal y funcional, con equipos de proyecto que se reportan a múltiples gerentes.

4. Organización en Comités: Grupos de personas con diferentes especialidades que se reúnen para tomar decisiones en conjunto.

5. Organización en Trébol: Modelo que divide la fuerza de trabajo en tres partes: núcleo estratégico, colaboradores tercerizados y fuerza de trabajo flexible.

1. Organización Lineal:

• Descripción:

  • Es la estructura más simple y antigua.

  • Se basa en la autoridad lineal, donde cada persona tiene un superior directo.

  • La comunicación fluye de arriba hacia abajo (vertical).

  • La toma de decisiones está centralizada en la cima de la jerarquía.

  • Suele representarse con un organigrama piramidal.

• Características Clave:

  • Claridad en la autoridad y responsabilidad.

  • Disciplina estricta.

  • Rapidez en la toma de decisiones (en situaciones sencillas).

• Ventajas:

  • Sencillez y fácil comprensión.

  • Definición clara de roles.

  • Control estricto.

• Desventajas:

  • Rigidez e inflexibilidad.

  • Centralización excesiva que puede sobrecargar a los líderes.

  • Comunicación limitada.

  • Puede no ser adecuada para organizaciones grandes y complejas.

2. Organización Funcional:

• Descripción:

  • Divide la organización en departamentos especializados por funciones (marketing, finanzas, producción, etc.).

  • Cada departamento tiene un gerente funcional con autoridad sobre su área.

  • Los empleados pueden reportar a múltiples gerentes funcionales, dependiendo de la tarea.

• Características Clave:

  • Especialización y eficiencia en cada función.

  • Mayor conocimiento técnico en cada área.

  • Comunicación horizontal entre departamentos.

• Ventajas:

  • Alta especialización y eficiencia.

  • Aprovechamiento de la experiencia técnica.

  • Mejora la coordinación dentro de cada función.

• Desventajas:

  • Posible falta de coordinación entre funciones.

  • Conflictos entre gerentes funcionales.

  • Dificultad para adaptarse a cambios rápidos.

  • puede haber una falta de visión global de la empresa.

3. Organización Matricial:

• Descripción:

  • Combina la estructura funcional y la de proyectos.

  • Los empleados reportan tanto a un gerente funcional como a un gerente de proyecto.

  • Se forman equipos de proyecto con miembros de diferentes departamentos.

  • Es útil para proyectos complejos que requieren múltiples habilidades.

• Características Clave:

  • Flexibilidad y adaptabilidad.

  • Enfoque en proyectos específicos.

  • Comunicación multidireccional.

• Ventajas:

  • Flexibilidad para adaptarse a proyectos diversos.

  • Mejora la comunicación y coordinación entre funciones.

  • Desarrollo de habilidades multifuncionales.

• Desventajas:

  • Posible confusión y conflictos de autoridad.

  • Mayor complejidad administrativa.

  • Requiere una comunicación clara y una buena gestión de proyectos.

4. Organización en Comités:

• Descripción:

  • Grupos de personas con diferentes especialidades que se reúnen para tomar decisiones.

  • Pueden ser permanentes o temporales.

  • Se utilizan para abordar problemas complejos que requieren múltiples perspectivas.

  • Las desiciones son colegiadas.

• Características Clave:

  • Participación y colaboración.

  • Diversidad de opiniones.

  • Toma de decisiones consensuada.

• Ventajas:

  • Decisiones más informadas y equilibradas.

  • Mayor participación y compromiso.

  • Aprovechamiento de la experiencia colectiva.

• Desventajas:

  • Proceso de toma de decisiones lento.

  • Posible falta de claridad en la responsabilidad individual.

  • Puede generar conflictos y compromisos excesivos.

5. Organización en Trébol:

• Descripción:

  • En este modelo, la empresa se estructura a partir de un núcleo central donde se ubica la dirección. A partir de ahí nacen las distintas hojas del trébol:

    • Núcleo profesional: Formado por trabajadores profesionales, técnicos y administrativos de la empresa.

    • Margen contractual: Son las empresas y personas subcontratadas.

    • Trabajo flexible: Trabajadores a tiempo parcial o temporal que forman parte de la empresa de manera puntual.

    • Clientes: Es propio de negocios y empresas donde se ayudan del propio cliente, como ocurre en la banca, con las gestiones por Internet o los cajeros automáticos, las gasolineras e incluso los supermercados (cuando pesas la fruta, por ejemplo).

  • Se enfoca en la flexibilidad y la reducción de costos.

• Características Clave:

  • Flexibilidad y adaptabilidad.

  • Reducción de costos fijos.

  • Enfoque en el núcleo de competencias.

• Ventajas:

  • Mayor flexibilidad para adaptarse a cambios en el mercado.

  • Reducción de costos laborales.

  • Enfoque en las actividades principales.

• Desventajas:

  • Posible pérdida de control sobre actividades tercerizadas.

  • Dificultad para mantener la cohesión y la cultura organizacional.

  • Dependencia de proveedores externos.

Técnicas de Organización. 

Las técnicas de organización son herramientas y métodos que se utilizan para estructurar y gestionar eficientemente los recursos y procesos dentro de una organización. Estas técnicas son esenciales para lograr los objetivos de la empresa, optimizar el rendimiento y fomentar un ambiente de trabajo productivo.

Tipos de técnicas de organización:

• Organigramas:

  • Representan gráficamente la estructura jerárquica de la organización, mostrando las relaciones entre los diferentes departamentos, equipos y roles.

  • Ayudan a visualizar la cadena de mando, la división del trabajo y la comunicación dentro de la empresa.

• Manuales:

  • Documentos que describen los procedimientos, políticas y normas de la organización.

  • Proporcionan una guía para los empleados sobre cómo realizar sus tareas y responsabilidades.

  • Existen diferentes tipos de manuales, como manuales de organización, de procedimientos, de políticas y de bienvenida.

• Diagramas de flujo:

  • Representaciones gráficas de los procesos de trabajo, mostrando la secuencia de actividades y decisiones.

  • Ayudan a identificar cuellos de botella, ineficiencias y áreas de mejora en los procesos.

• Cartas de distribución de actividades:

  • Muestran las actividades que realiza cada persona dentro de la organización, el tiempo que se le dedica a cada una, y el nivel de autoridad que se tiene.

  • Ayuda a ver la carga de trabajo de cada persona, y a distribuir las actividades de una forma correcta.

• Técnicas de control:

  • Permiten supervisar y evaluar el desempeño organizacional para garantizar que se alcancen los objetivos establecidos. 1  

  • Ejemplos: indicadores clave de rendimiento (KPI), auditorías, informes de seguimiento.

Importancia de las técnicas de organización:

• Mejoran la eficiencia y productividad de la organización.

• Facilitan la comunicación y coordinación entre los miembros del equipo.

• Ayudan a definir roles y responsabilidades claras.

• Permiten optimizar el uso de los recursos.

• Contribuyen a alcanzar los objetivos de la empresa.