Så, nu har er festival tydliga mål och förhoppningsvis en tydlig plan för att nå målen! Något annat som krävs för att ni som arrangörsgrupp ska nå era mål är att ni kommunicerar. I det här blocket kommer du att få lära dig vad kommunikation är för något, varför det är viktigt, hur en kommunicerar på rätt sätt och du kommer även få ta del av några kommunikationstips.

Vad är kommunikation och varför är det viktigt?

Vad är kommunikation?

Att kommunicera innebär att en förmedlar något till någon annan, eller är mottagare för något. Det som förmedlas kan exempelvis vara en känsla, en åsikt eller information. Kommunikation är ett stort begrepp. Inom utbildningen fokuserar vi på kommunikation som ett verktyg för er att samarbeta och förstå varandra, då främst i samtal, skriven text och grafiska uttryck. Kommunikation kan ske på flera olika sätt. Det första du tänker på är kanske genom språket, alltså med hjälp av att uttrycka ord muntligt eller i text, men du kan även förmedla saker med hjälp av ditt kroppsspråk, ditt ansiktsuttryck eller med hjälp av symboler. När du ser någon som sitter ned med böjd rygg och nacke, med sitt ansikte vilande i sina händer drar du kanske precis som jag snabbt slutsatsen att personen i fråga är ledsen, eller trött. Och när du ser den här symbolen (toalett-symbol) vet du att det finns en toalett i närheten.

Varför är det viktigt att kommunicera?

När du jobbar i grupp räcker det oftast inte med att du vet vad du själv har gjort, gör och ska göra utan du behöver även säkerställa att övriga i gruppen vet vad du har gjort, vad du gör och vad du ska göra. Precis som att du behöver veta vad de andra i gruppen har gjort, gör och ska göra. Genom att kommunicera med varandra i arrangörsgruppen kan ni;

Lättare förstå och bli förstådda av varandra. När ni har lätt för att göra er förstådda och förstå varandra underlättas samarbetet i gruppen.
I grupper som kommunicerar och samarbetar bra uppstår dessutom färre missförstånd och konflikter.

Som arrangör kommunicerar du dessutom med andra som inte ingår i arrangörsgruppen som t.ex. deltagare, nyckelfunktionärer och publik. Kommunikationen mellan dig och dessa personer är viktigt för att både du och de ska få en bra festivalupplevelse. Här kommer några exempel på situationer där det är viktigt att kommunicera:

Alla unga som deltar på festivalen måste få information om när de ska vara på plats på festivalen. De som kommer i tid hinner till sitt scentest eller sin uppsägningstid, vilket gör att en blir förberedd inför sitt uppträdande eller inför konstutställningen. Känslan av att vara förberedd bidrar till en positiv festivalupplevelse, vilket i sin tur skulle kunna leda

till att personen vill delta på en UKM-festival igen. Kommunikationen till deltagare är därför som ni ser väldigt viktig!

Ett annat exempel på en situation där det är viktigt att kommunicera är med publiken innan festivalen. För att det ska komma någon publik till din festival är det viktigt att du kommunicerar vilken tid publiken ska komma, och på vilken plats utställningen och scenföreställningen ska vara, så att alla hittar till festivalen i tid.

Kommunicera på rätt sätt.

I föregående avsnitt fick vi veta vad kommunikation är och varför det är viktigt när en arrangerar en festival. Tack vare vår kommunikation kan arrangörsgruppen arbeta mer effektivt och kommunikation är därför en viktig nyckel för att kunna nå sina mål och följa sin planering. Nu kommer vi att gå djupare in på hur du som arrangör kan göra för kommunicera på ett så bra och tydligt sätt som möjligt.

Rätt person…

Som arrangör går din roll ofta ut på att vara spindeln i nätet, och i många fall är nätet i fråga ganska så stort. Att kommunicera med många olika personer är både roligt, utvecklande och viktigt för att festivalen ska bli så bra som möjligt. Du som är arrangör kommer att kommunicera med många olika personer, både innan och under fin festivalen. Här är några som du med stor sannolikhet kommer att kommunicera med under tiden du arrangerar;

Dina teammedlemmar i arrangörsgruppen
Din lokala samordnare
Potentiella deltagare
De deltagare som anmält sig till din festival
Dina nyckelfunktionärer
De deltagare som ska arbeta som funktionärer på ditt område
Externa personer som ljud- och ljustekniker eller städare
Besökare och publik som kommer till festivalen

… ska få rätt information…

Alla personer som du kommunicerar med måste också få rätt information. De personer som kommer och besöker din festival behöver ju inte få samma information som dina nyckelfunktionärer. Rätt person måste alltså få rätt information. Här är ett exempel på när rätt person fått rätt information.

Publiken har blivit informerad om vilken tid vernissagen och föreställningen börjar.
Dina nyckelfunktionärer har fått reda på vilka arbetsuppgifter de ska ha under festivaldagarna.

… på rätt sätt!

När rätt person fått rätt information så måste den få informationen på rätt sätt. Alltså, alla personer som du är i kontakt med kanske inte kan eller måste ta del av rätt information på samma sätt. Nu ska vi ge några exempel på olika kommunikationssätt som passar olika personer i UKM-sammanhang;

Deltagare på festivalen bör få information via sms.
Besökare och publik bör få information via t.ex. facebook, instagram, tidningar eller affischer.

När rätt person har fått rätt information på rätt sätt så har du lyckats bra med din kommunikation!

Här är ett exempel på en lyckad kommunikation;

Ljud- och ljusteknikerna som arbetar på festivalen har fått en setlist, som är en lista över alla nummer, samt vilka instrument som används i varje nummer. Setlisten har de fått i pappersform som de kan tejpa fast vid mixplats.

Kommunikationstips.

Nu kommer vi att gå igenom några olika kommunikationstips som vi tror kan hjälpa dig och din arrangörsgrupp mycket när det kommer till hur ni ska kommunicera med varandra!

DOKUMENTERA...

Det finns några situationer då vi tycker att det är extra viktigt att dokumentera vad som görs, sägs och beslutas. Nu kommer vi ge några exempel på sådana situationer samt ge tips på hur du dokumenterar på ett bra sätt.

… för att komma ihåg.

En arrangörsgrupp träffas många gånger innan det är dags för festival och många gånger tas många viktiga beslut under arrangörsgruppens möten. För att du och dina arrangörskollegor ska komma ihåg vad ni beslutar på era möten är det därför superviktigt att ni dokumenterar vad som sägs! Vårt tips är att ni ser till att det finns ett mötesprotokoll för varje möte samt en sekreterare som ansvarar för att anteckna allt som sägs. Om ni antecknar, ritar och klottrar på en whiteboard-tavla tipsar vi om att ni fotar av den innan ni suddar och går för dagen. På så vis är det lätt för er att kolla tillbaka på vad ni gjort under tidigare möten, vilket gör nästa möte mer effektivt!

… för att underlätta samarbetet.

Som arrangör kommer du även att jobba mycket på egen hand när du inte träffar resten av arrangörsgruppen. Som vi redan nämnt är det viktigt för alla i arrangörsgruppen att ha koll på varandra och hur varje område ligger till när det kommer till planering. Just därför kan det vara bra om alla i arrangörsgruppen ser till att dokumentera vad de gör på egen hand, för att övriga i gruppen ska kunna ha koll. Så om alla antecknar och dokumenterar vad de gör blir det lättare för er som grupp att samarbeta!

… för att underlätta för en ersättare eller efterträdare.

I värsta fall kan det bli så att du som arrangör av någon anledning inte kan fullfölja ditt uppdrag som arrangör i arrangörsgruppen. Om det skulle hända innebär det att någon annan måste gå in och ersätta dig och därmed ta över dina arbetsuppgifter. Om du då har använt dig av en anteckningsbok för att skriva ned dina idéer och ditt arbete, eller för att komma ihåg vad du gjort, gör och ska göra, blir det jättesvårt för din ersättare att veta vad denne ska göra. Om du däremot dokumenterar digitalt i en gemensam google-drive-mapp är det lätt för din ersättare att ta över efter dig!

ANVÄND DIG AV SNABB KOMMUNIKATION...

Andra tillfällen kan kräva att ni som arrangörsgrupp kan kommunicera snabbt. Vi kommer nu att ge några exempel på situationer som vi menar kräver snabb kommunikation. Snabb kommunikation kan ske via kanaler som t.ex. messenger eller telefon.

… för att påminna.

Kanske sitter ni i arrangörsgruppen på möte och saknar någon som inte dykt upp än. Då kan det vara smart att snabbt försöka komma i kontakt med den personen. Kanske har personen i fråga bara glömt bort mötet och behöver en påminnelse. Nästa gång kanske ni kommer ihåg att påminna varandra om mötestillfället redan kvällen innan eller tidigare under dagen.

… för att kunna ta snabba beslut.

Ibland uppstår situationer då ni som arrangörsgrupp snabbt behöver komma fram till ett gemensamt beslut om något som rör festivalen. I en messengerchatt är det enkelt att skapa omröstningar genom att t.ex. skriva ett meddelande per alternativ och sedan be alla i gruppen att gilla det alternativ som denne röstar på. Eller så kanske det situationen är sådan att det räcker om du kontaktar någon i arrangörsgruppen för att ta ett beslut, och i ett sådant fall kan det räcka att ringa ett telefonsamtal.

… för att svara på frågor.

I rollen som arrangör för en festival är det vanligt att få mycket frågor från olika personer. Det kan t.ex. vara deltagare som hör av sig med viktiga frågor, publik som vill veta något innan sitt besök eller nyckelfunktionärer som vill kunna förbereda sig inför sitt uppdrag. Vid sådana tillfällen är det viktigt att du som arrangör kan svara snabbt och gärna på det sätt som frågeställaren valt. Om en förälder till en deltagare ringer upp dig för att ställa en fråga är det bra om du också svarar.

PLANERA DIN KOMMUNIKATION NOGA...

Som arrangör kommer du även att stöta på situationer då du behöver planera din kommunikation noga för att den ska vara så effektiv som möjligt. Att planera kommunikation kanske innebär att du behöver fundera över vad det är du behöver få sagt, när det behöver sägas och hur det ska sägas för att tas emot på ett så bra sätt som möjligt. Nu kommer vi gå igenom några exempel på sådana situationer samt ge våra bästa tips för hur du hanterar sådana situationer.

… när du vill förmedla tydlig information.

När du ska kommunicera viktig information till festivalens deltagare är det viktigt att du är tydlig. Många deltagare uppskattar inte att få tio sms eller mejl på rad som alla innehåller olika information, om det skulle ske är chansen stor att deltagare inte läser all information, glömmer bort eller tappar bort informationen. Just därför är det viktigt att deltagarutskicken är välplanerade, för att det ska räcka med ett utskick. Inför en festival är det mycket information som ska finnas med och det kan därför vara bra att låta någon annan läsa igenom utskicket innan du skickar iväg det. Då kanske den personen upptäcker fel som du lätt kan korrigera innan du skickar det till alla deltagare. När någon annan läser igenom ett utskick innan det skickas till rätt person kallas det för revidering.

… när du vill uppfattas som professionell.

I vissa situationer kanske du som arrangör behöver ha kontakt med personer som du inte annars brukar ha någon som helst kontakt med. Det kan t.ex. vara personer som jobbar på kommunen, personer som jobbar på tidningar eller andra personer som kan gynna dig och ditt arrangemang. I sådana situationer kan det ibland krävas att kommunikationen uppfattas som professionell för att personerna i fråga över huvud taget ska lyssna eller ta till sig av det som sägs eller skrivs. Här ger vi samma tips som tidigare! Be någon annan att läsa igenom det du tänkt skicka till sådana personer.

… när du ska kommunicera något i sociala medier.

Många arrangörer och arrangörsgrupper använder sig av olika sociala medier för att kommunicera i “festivalens” namn. Alltså, alla arrangörer som arrangerar en festival i Västernorrland använder sig av UKM Västernorrlands instagramkonto när de vill kommunicera något om festivalen där. Just därför är det bra om du tänker på att bara förmedla sådant som UKM kan stå bakom. Innehållet ska alltså ha med festivalen att göra och ligga i linje med UKM Sveriges värdegrund.

Sammanfattning om kommunikation.
Det finns alltså några anledningar till att kommunicera med hjälp av noggrann dokumentation - t.ex. när du och din arrangörsgrupp behöver komma ihåg något, när ni vill underlätta ert samarbete och för att ge ersättare bättre förutsättningar att klara av sitt uppdrag.

Anledningar att kommunicera snabbt kan vara att påminna varandra i arrangörsgruppen, att kunna ta snabba beslut som grupp eller för att svara på frågor om er festival.

I några situationer är det extra viktigt att planera kommunikationen noga - när du vill förmedla tydlig information, när du vill uppfattas som professionell och när du ska kommunicera något i sociala medier-konton som tillhör din UKM-festival.

Page updated

Google Sites

Report abuse