Nu har du fått lära dig massor om mål och varför det är viktigt att sätta mål för din festival. Att sätta mål är toppenbra och ger dig en tydlig riktning i ditt arbete. Men om du vill försäkra dig om att du kommer nå ända fram till ditt mål måste du planera för hur du ska ta dig dit. I det här blocket kommer du att få lära dig om vad planering är för något, varför det är viktigt och även få ta del av våra bästa planeringstips!

Vad är planering och varför ska jag planera?

Vad innebär det att planera?

Enligt ne.se är planering en process, som innebär att nå ett framtida mål genom ett systematiskt och målinriktat handlande från givna utgångspunkter. Planeringen är ditt stöd under arbetet och ett sätt att sortera alla uppgifter som du finner behov av att utföra för att nå målen och slutligen skapa den festival du och din arrangörsgrupp önskar.

Varför ska jag planera?

Så, du bör planera för att du ska kunna uppnå dina mål! Nu kommer vi förklara varför planering leder till att du når dina mål, samt ge några verkliga exempel på hur en bra planering kan komma att gynna sig som arrangör och din festival.

Du bör planera för att du ska kunna/hinna genomföra allt som du har tänkt dig.

Som marknadsföringsansvarig kanske du har som mål att du ska hinna publicera 20 bilder med tillhörande text innan anmälan till er festival stänger. Om du inte planerar in att du ska välja ut bilder, skriva en text och även fastställa vilka datum du ska posta varje enskild bild så finns det en risk att du glömmer bort och därmed inte hinner posta alla bilder. Vill det sig illa så står du där en vecka innan anmälan stänger och måste posta 3 bilder om dagen för att hinna posta allt som du tänkt. Och det blir kanske inte helt bra?

Du bör planera för att undvika att det uppstår missförstånd mellan dig och andra.

Genom att planera vem i arrangörsgruppen som ska göra vilken uppgift, ser ni till att alla arbetsuppgifter blir utförda och att inget glöms bort. Planering kan också effektivisera arrangörsgruppens arbete, då uppgifterna blir fördelade mellan olika personer, istället för att flera personer gör dubbelt arbete på samma uppgift.

Du bör planera för att få en positiv festivalupplevelse.

När du planerar och skriver ner vad som ska göras, undviker du att viktiga arbetsuppgifter glöms bort. Planeringen gör det också enklare att dela upp dina arbetsuppgifter under en längre tid, så att du slipper göra allting på en gång. Med andra ord är planering ett sätt att undvika stress, vilket gör att du får en bättre upplevelse både innan, under och efter festivalen.

Du bör planera för att andra ska få en positiv festivalupplevelse.

Genom att planera kan du även se till att deltagare, crew och andra som deltar på festivalen får en bra festivalupplevelse. Om du meddelar tider, platser och annan viktig information i god tid, kan du bidra till att de som befinner sig på festivalen känner sig lugna, trygga, glada och informerade.

Du bör planera för att du ska kunna se att dina mål går att nå!

När du gör upp en plan för hur du ska nå ditt mål så blir det dessutom tydligt för dig att ditt mål faktiskt går att uppnå. När du vet att ditt mål är uppnåeligt blir det även lättare att följa din plan, eftersom du vet vad planen kommer att ge för resultat.

Du bör planera för att det ska vara lätt för någon annan att ta över ditt arbete om du av någon anledning inte skulle kunna fullfölja ditt uppdrag som arrangör.

Ibland kan oförutsedda saker som sjukdomar eller liknande uppstå, vilket kan leda till att någon behöver hoppa in och ta över dina arbetsuppgifter. Om du har planerat i förväg underlättar du arbetet för personen som ska ta över efter dig. Föreställ dig till exempel att du deltar i en arrangörsgrupp och att du dagen innan festivalen vaknar du upp med magsjuka! Situationen blir löst av att en snäll nyckelfunktionärer hoppar in i ditt ställe. För att inhopparen inte ska få en stressig och jobbig dag är det viktigt att du har planerat vilka arbetsuppgifter som ska göras under festivalen och att du skrivit ned dessa någonstans. Det är mycket enklare att ta över någons arbete när det finns en nedskriven planering, än om du bara har massa idéer och tankar inne i ditt huvud.

Planeringstips.

Nu har du nog förstått vikten av att planera för att genomföra en så bra festival som möjligt. Men det räcker inte att veta att en måste planera, utan det är också viktigt att veta hur en ska planera. Därför ska du nu få 4 olika planeringstips.

TIDSLINJE

En tidslinje är ett verktyg för att ni enklare ska kunna se vad som ska göras och när det ska göras. Tidslinjen börjar på dagens datum och slutar antingen på ert festivaldatum eller någon vecka senare. Att använda sig av en tidslinje kan exempelvis göra det lättare att dela upp arbetsuppgifterna under flera månader, för att undvika att allt “glöms av” till sista veckan innan festivalen, vilket lätt kan bli ganska stressigt.

Några tips när ni arbetar med en tidslinje är att:

Börja bakifrån. Det kan vara enklare att komma på vad som ska göras närmast festivalen. T.ex. vet ni att det ska komma deltagare på festivalen. För att deltagarna ska komma måste de anmäla sig och då måste ni öppna anmälan på ukm.se. Och för att unga ska anmäla sig måste de veta om att festivalen ska äga rum, vilket ni kanske måste marknadsföra genom instagram. Som ni ser kan det därför vara enklare att börja bakifrån när ni arbetar med en tidslinje.
Gör en fysisk tidslinje. Ett annat tips är att göra en fysisk tidslinje, om ni har möjlighet till det. Ni kan t.ex. använda er av en lina och klädnypor, eller post It-lappar. Genom en fysisk tidslinje är det enklare att föreställa sig arbetsprocessen när en ser alla arbetsuppgifter visuellt och det är också enklare att flytta runt arbetsuppgifterna om det blir mycket att göra på en och samma gång.

CHECKLISTA

Ett annat planeringstips är att använda sig av en checklista. På checklistan skriver ni ner alla era arbetsuppgifter och ni checkar sedan av uppgifterna när de genomförts. För att enklare komma på uppgifter att skriva på er checklista kan ni dela upp listan i intervaller; innan, under efter festival.

Innan festivalen kan t.ex. innehålla uppgifter som:

Gör en affisch
Marknadsför på Instagram

Under festivalen kan t.ex. innehålla uppgifter som:

Lägg fram T-shirt till crew
Häng upp festivalschemat i logerna

Efter festivalen kan t.ex. innehålla uppgifter som:

Gör urvalet till regionsfestivalen
Meddela deltagare om kvarglömda saker.

Det kan också vara smart att skriva i checklistan vem i arrangörsgruppen som ansvarar för varje uppgift, för att undvika att uppgiften faller mellan stolarna eller att två personer gör samma uppgift.

ACTIONPLAN

En form av checklista som kan användas i ert planeringsarbete är en Actionplan. En actionplan är gruppens gemensamma avstämningsdokument, som är till för att stämma av vilka arbetsuppgifter som är klara och vilka som är kvar att göra innan er festival. Actionplanen kan se ut på lite olika sätt, men ett sätt som vi tycker är bra är dela in den efter arrangörsgruppens olika ansvarsområden. I actionplanen beskrivs arbetsuppgifter, vem som ansvarar för varje uppgift, status för uppgifterna, deadline för när varje uppgift ska vara klar, samt en ruta för kommentarer. Med andra ord är en actionplan en mer utförlig checklista, där arrangörsgruppen kan ta del av alla teammedlemmars planeringsarbete.

Genom att använda en actionplan kan ni se till så att alla i arrangörsgruppen är i fas med sina uppgifter. Om t.ex. jag är färdig med alla mina uppgifter men ser att min kompis ligger efter, kan jag erbjuda mig att hjälpa till för att allt ska hinna bli klart innan festivaldagen. Det samma gäller om det istället är jag som inte hunnit klart. Då kan jag se i actionplanen om någon av mina arrangörskompisar ligger bra till och jag kan fråga om jag kan få hjälp.

GEMENSAM TEAMKALENDER

Ett sista planeringstips är att använda sig av en gemensam kalender som används av alla i arrangörsgruppen. Google har t.ex. en sådan kalender, vilket är den ni ser på bilden här. En fördel med att använda en gemensam kalender är att ni kan hitta alla mötesdatum ni kommit överens om på ett och samma ställe, och det blir lättare för alla att hålla koll på era möten. Ni undviker också missförstånd, vilket hade kunnat uppstå om ni bara skrev ner tider i olika anteckningsdokument eller kalendrar. Genom Google-kalender kan ni även få aviseringar som påminner om mötestiderna, vilket är toppen för de som är bra på att glömma bort tider.

Reflektion om planering.
Som ni ser finns det massa olika sätt att planera på. Vilken eller modeller ni vill använda för att planera just er festival är upp till er i arrangörsgruppen att bestämma. Vi vill dock tipsa om att komma igång med planeringen så snabbt som möjligt, eftersom en bra och genomtänkt planering underlättar ert arbete och förbättrar er festival!

Page updated

Google Sites

Report abuse