CONTROL DE ESTUDIOS

Es el departamento que se encarga de coordinar la aplicación de normas y procedimientos para la ejecución y seguimiento de los procesos académicos de INGRESO, PROSECUCIÓN y EGRESOS de los participantes.

QUÉ ES

• Es un departamento adscrito a la Secretaría (nivel central) y a las subdirecciones de Secretaría en cada núcleo.

• Su finalidad es consolidar y mantener la información académica oficial de los participantes, y emitir constancias, certificaciones y documentos para decisiones académicas.

MISIÓN

Garantizar el cumplimiento de normas y procedimientos de admisión, registro, control estudiantil y graduación, atendiendo de forma eficiente a docentes, administrativos, estudiantes y público.

OBJETIVOS

Ejecutar y controlar los procesos de admisión, graduación, registro y control estudiantil, planificando y supervisando las actividades para asegurar un servicio eficaz y acorde con las autoridades. 

FUNCIONES

• Planificar y organizar el registro del récord estudiantil (expediente académico, notas, equivalencias).

• Custodiar y mantener los datos de los expedientes académicos.

• Gestionar procesos de inscripción, reinscripción y modificaciones de cursos (retiros, cambios de sección, etc.).​

• Tramitar reingresos, traslados, cambios de carrera o mención y equivalencias internas/externas.

• Recibir y verificar la entrega de calificaciones por parte de los facilitadores, levantar actas de corrección/omisión y actualizar notas en el sistema.

• Emitir constancias de estudios, récord académico, créditos aprobados, buena conducta u otras certificaciones oficiales provisorias.

• Atender y orientar a los estudiantes durante toda su trayectoria, incluyendo reclamos y verificación de notas.

• Organizar y controlar los procesos de graduación (apertura de expedientes, verificación de requisitos, inclusión en actas de grado).

RELACIÓN CON EL RÉGIMEN DE ESTUDIO

• El Reglamento sobre el Régimen de Estudios establece cómo se ofrecen los estudios (pregrado, postgrado, extensión, educación permanente) y las normas de inscripción, carga académica, evaluación, repitencia, etc.

• Control de Estudios se encarga de aplicar y hacer cumplir esas normas en los procesos concretos: inscripción según índices, límites de unidades crédito, registros de evaluación, recuperaciones y equivalencias.

COMO SE USA DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL ESTUDIANTE

• Inscribirse/reinscribirse (o resolver problemas de SICE) y consignar documentos.

• Solicitar constancias (estudios, notas, inscripción, créditos, etc.).

• Gestionar cambios académicos: equivalencias, cambio de carrera/mención, traslado de núcleo, reingreso.

• Reclamar errores en notas o faltas de registro de calificaciones.

• Abrir expediente de grado y verificar que todo esté en orden para el acto de grado.

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