อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานสำหรับเลขานุการในอนาคต

งานสำนักงานในปัจจุบันนี้ เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆ ค่อนข้างจะทันสมัยมากขึ้น โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์ที่มีระบบปฏิบัติการเวอร์ชั่นใหม่ๆ ตอบสนองความต้องการสำหรับงานสำนักงานได้เกือบทุกรูปแบบ รวมถึงเครื่องใช้อื่นๆได้แก่ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องพริ้นเตอร์ เครื่องสแกนเนอร์ ที่มีการพัฒนารูปแบบการใช้งานอย่างต่อเนื่อง ทำให้ได้ข้อสังเกตอยู่หลายเรื่องว่า อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานในยุคก่อนหน้านี้กับปัจจุบันมีความต่างกันอย่างไร ซึ่งคนทำงานเลขานุการต้องใช้งานอุปกรณ์เหล่านี้อย่างปฏิเสธไม่ได้ จึงควรทราบถึงเทรนด์ของอุปกรณ์สำนักงานในอนาคตกันเสียหน่อย

1. รวมประโยชน์หลายอย่างในเครื่องเดียว เช่น เครื่องโทรสาร ที่สามารถรับโทรศัพท์ รับโทรสาร ถ่ายเอกสาร พ่วงระบบอินเทอร์เน็ต เครื่องถ่ายเอกสาร ที่ใช้ถ่ายเอกสารอัดสำเนา สแกนภาพ และยังเป็นเครื่องรับสัญญาณโทรสารได้ หนึ่งเครื่องสามารถใช้ได้หลากหลายประโยชน์ แทนที่จะซื้อแต่ละเครื่องมาใช้ ลดต้นทุนให้กับสำนักงานได้

2. ราคาไม่แพง อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานมีราคาไม่สูงเกินกว่าคนทั่วไปสามารถซื้อหามาใช้ทั้งส่วนตัวหรือในสำนักงาน อย่างเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่หนุ่มสาวออฟฟิศจะมีใช้กันเป็นการส่วนตัวคนละเครื่อง ก็คงไม่ต้องแปลกใจอะไรที่ในสำนักงานในปัจจุบันไม่มีเสียงพิมพ์ดีดให้ได้ยินอีกเลย แล้วอีกหน่อยคงจะต้องถามกันว่า แล้วเครื่องพิมพ์ดีดนี่หน้าตามันเป็นอย่างไร เหมือนที่ทุกวันนี้ที่คนทำงานในสำนักงานจะแปลกใจกับคำว่า เครื่องปรุกระดาษ เครื่องคิดเลขแบบมือหมุน เครื่องบันทึกและถอดข้อความ ไปจนถึงเครื่องอัดสำเนา

3. หาซื้อได้ง่าย ก่อนหน้านี้อุปกรณ์สำนักงานทั้งหลายก็จะพบเฉพาะร้านเครื่องใช้สำนักงานที่จะขายพวกวัสดุสำนักงานไปด้วยกัน แต่ทุกวันนี้ ในตัวจังหวัดทุกจังหวัดที่มีห้างสรรพสินค้า ห้างซุปเปอร์เซ็นเตอร์ ไฮเปอร์มาร์ท อย่างน้อยมุมหนึ่งในห้างจะต้องจัดให้มีมุมอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานแทรกอยู่เสมอ รวมถึงการโฆษณาที่เข้าถึงลูกค้าโดยตรงจากเกือบทุกสื่อ ไม่นับการจัดบูธ เพื่อเรียกเงินจากลูกค้าใกล้บ้านมากที่สุด

4. ใช้ง่ายและสะดวก อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานปัจจุบัน มีขั้นตอนการใช้ไม่ยุ่งยากสับสน ลดฟังชั่นการใช้งานให้สะดวกที่สุด ตอบสนองการใช้งานโดยตรง อีกทั้งยังมีฟังชั่นเป็นภาษาไทย พร้อมคู่มือที่เป็นภาษาไทยให้อ่านและเลือกใช้ได้ตามสะดวก ซึ่งก่อนหน้านี้คู่มือส่วนใหญ่จะเป็นภาษาอังกฤษ

5. รูปแบบที่ทันสมัย นอกจากใช้ง่ายและสะดวกแล้ว รูปแบบ ขนาดของเครื่องใช้สำนักงานก็ไม่ใหญ่เทอะทะ เคลื่อนย้ายสะดวก บางรุ่นบางแบบก็สามารถพกพาไปไหนได้สะดวก ทั้งยังมีการออกแบบให้สวยงามขนาดกะทัดรัด รวมไปถึงเมื่อนำมาใช้ในสำนักงานรูปแบบใหม่ก็เข้ากันได้ดี มีหลากสไตล์ให้เลือก

6. การบริการหลังการขาย เมื่อซื้อมาแล้ว เกิดกรณีที่จะต้องมีการซ่อมบำรุง ก็หาศูนย์ซ่อมบริการในแต่ละจังหวัดได้ง่ายขึ้น อีกทั้งยังมีร้านที่รับบริการซ่อมเครื่องใช้เหล่านี้อยู่ใกล้บ้าน ก่อนหน้านี้จะต้องส่งศูนย์บริการที่ส่วนกลาง (กรุงเทพฯ) หรือมีพนักงานซ่อมที่จะเวียนมาให้บริการนานๆ ครั้ง

7. บริการเช่า สำหรับสำนักงานใหญ่ๆ หรืออาจจะเล็ก เมื่อจะต้องทำงานเกี่ยวกับอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน แต่พิจารณาแล้วเห็นว่า การลงทุนสำหรับเรื่องนี้สูงเกินไป และเป็นภาระในระยะยาวเมื่อจะต้องซ่อมบำรุง ก็สามารถหาบริการเช่าอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานมาแทนได้

ดังนั้น เมื่อเลขานุการซึ่งอยู่ในฐานะผู้ใช้หรือผู้ที่ตัดสินใจในการเลือกใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน เหตุผลดังกล่าวข้างต้นที่ได้พบในปัจจุบัน ซึ่งเชื่อแน่ว่าในอนาคตอันใกล้ อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานคงจะพัฒนาวิธีการและรูปแบบต่อไปไม่สิ้นสุด เพื่อให้สะดวกกับผู้ใช้มากที่สุด ดังนั้น ผู้ที่จะเข้ามาอยู่ในอาชีพเลขานุการก็คงไม่ถึงขั้นต้องวิ่งตามหาเทคโนโลยีเหล่านี้มาใช้ทุกแบบทุกรุ่น เพียงแต่ให้รู้และสังเกตหลักของการใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานแต่ชนิด ที่สำคัญก่อนใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานชนิดใดก็ควรจะศึกษาคู่มือการใช้ให้ละเอียด ซึ่งทุกบริษัทที่ผลิตอุปกรณ์เครื่องใช้ฯ เหล่านี้คำนึงว่า คู่มือเป็นส่วนสำคัญอีกประการหนึ่งที่จะทำให้ผู้ใช้นั้นใช้แล้วเกิดประโยชน์และมีขั้นตอนการใช้ที่ถูกต้อง เท่ากับเป็นการบำรุงรักษาเครื่องใช้ไปในตัว ซึ่งก็เปเป็นการลดภาระให้บริษัทได้อีกทางหนึ่ง

ที่มา : nsdv.go.th