ไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ในออฟฟิศขนาดใหญ่ หรือทำงานคนเดียวในโฮมออฟฟิศ คุณก็จำเป็นต้องใช้เครื่องใช้สำนักงานเพื่อทำให้ธุรกิจสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น แต่เครื่องใช้สำนักงานก็มีให้เลือกหลายหมวดหมู่ ซึ่งคุณก็จำเป็นต้องเลือกใช้ให้เหมาะกับการใช้งานแต่ละวันของคุณ
ในบทความนี้เรามาดูกันว่าเครื่องใช้สำนักงาน ที่ออฟฟิศคุณขาดไม่ได้ มีอะไรกันบ้าง
เรามาเริ่มกันที่เครื่องใช้สำนักงานพื้นฐานกันก่อนครับ ถึงแม้โลกเราจะหมุนไปเร็วแค่ไหน เทคโนโลยีก็ยังไม่สามารถแทนคุณค่าของเครื่องใช้สำนักงานพวกนี้ได้เลย อุปกรณ์และเครื่องใช้สำหรับงานเอกสารยังไงก็ยังสำคัญเสมอ
เครื่องใช้สำนักงานในหมวดนี้จะมีราคาไม่ค่อยแพง มีตัวเลือกเยอะ แล้วก็หาซื้อง่ายอีก ถ้าคุณซื้อไม่กี่ชิ้นก็เดินไปซื้อที่ร้านขายเครื่องเขียนแถวที่ทำงานก็ได้ หรือถ้าคุณอยากซื้อในจำนวนมากหน่อยเพราะออฟฟิศมีขนาดใหญ่ ก็ให้ลองติดต่อพวกร้านขายส่ง หรือบริษัทขายเครื่องใช้สำนักงานเฉพาะทางดู
ผมคิดว่ายังไงคุณก็ต้องใช้เครื่องใช้สำนักงานพวกนี้ไม่ว่าทางใดก็ทางหนึ่ง ต่อให้คุณยังรีบไม่ใช้เดี๋ยวนี้ การซื้อเก็บไว้เผื่อเวลาที่ต้องใช้ก็เป็นทางเลือกที่ดีครับ เพราะเครื่องใช้สำนักงานเหล่ามีประโยชน์แถมมีราคาไม่แพงด้วย
ปากกา (และ ลิควิด)
ดินสอ (และ ยางลบ)
แฟ้มเก็บเอกสาร
กระดาษ
สมุดจดโน๊ต
สมุดแพลนเนอร์
ปฏิทิน
แม็กเย็บกระดาษ
ลวดเสียบกระดาษ (Paperclips)
คลิปหนีบกระดาษ (Binder Clips)
กรรไกร
ไม้บรรทัด
เครื่องคิดเลข
กระดาษโพสต์อิท
ปากกามาร์คเกอร์
ปากกาไฮไลท์
กาว
หนังสติ๊ก
กล่องจัดเก็บอุปกรณ์เครื่องเสียง
เทปกาว
หมึกเครื่องพิมพ์
ป้ายห้อยบัตร และ สายคล้องคอ
อุปกรณ์ข้างบนพวกนี้ยังไงเราก็ต้องได้ใช้ครับ ต่อให้เราทำงานบนคอมมากแค่ไหน เอกสารบางอย่างโดยเฉพาะเอกสารด้านกฎหมาย หรือที่เราต้องส่งรัฐบาล ยังไงเราก็ต้องพิมพ์ออกมาอยู่ดี
ถ้าสำนักงานของคุณต้องทำการค้าขาย ยกตัวอย่างเช่นมีการเก็บเงินสด คุณก็อาจจะต้องดูเครื่องใช้สำนักงานพวกนี้ไว้ด้วย
กระดาษใบออกบิล
สมุดบัญชีรายรับรายจ่าย
กล่องใส่เหรียญ
ตรายาง ‘จ่ายแล้ว’
ถุงใส่ของ
ธุรกิจค้าขายมีอุปกรณ์เยอะ พูดทั้งวันก็ไม่หมด ให้ลองคิดดูว่าเครื่องใช้สำนักงานแบบไหนเหมาะสำหรับสินค้าหรือร้านค้าของคุณมากที่สุด
ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเทคโนโลยีสามารถทำให้งานของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น เครื่องใช้สำนักงานในหมวดนี้อาจจะมีราคาแพง บางอย่างก็อาจจะมีอายุการใช้งานไม่นาน แป๊บเดียวก็ตกรุ่น แต่รับรองว่าทุกอย่างที่ควรซื้อมาสามารถใช้สร้างเงิน สร้างคุณค่าให้กับธุรกิจคุณได้อย่างแน่นอน
คอมพิวเตอร์
แล็ปท็อป
มือถือสมาร์ทโฟน
แท็บเล็ต
เครื่องพิมพ์
เครื่องถ่ายเอกสาร
เครื่องสแกนเนอร์
เครื่องทำลายเอกสาร
ฮาร์ดดิสก์
แฟลชไดรฟ์ USB
อุปกรณ์ป้องกันไฟกระชาก
ระบบโทรศัพท์
ปลั๊กพ่วง
ไฟกระชาก Surge Protector
สำหรับเครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องสแกน ถ้าออฟฟิศคุณมีขนาดไม่ใหญ่มาก ก็ซื้อเป็นปริ้นเตอร์ All In One เลยก็ได้ แต่หากออฟฟิศเริ่มมีคนประมาณ 20-30 คนขึ้นไป คุณก็ควรจะซื้อเครื่องพิมพ์สำหรับสำนักงานใหญ่โดยเฉพาะ
ผมก็เป็นคนฝ่ายไอทีเหมือนกัน ถ้าจะให้ทำรายการของใช้งานในหมวดนี้ ผมคงเขียนได้ทั้งวัน เอาเป็นว่าดูรายการข้างบนก่อนแล้วลองปรึกษากับไอทีที่บริษัทอีกทีละกันว่าต้องใช้อะไรมากกว่าหรือน้อยกว่านี้
ผมคิดว่าเครื่องใช้สำนักงานส่วนนี้เป็นสิ่งที่ควรคิดถึงกันอันดับแรกอยู่แล้วมั้ง เพราะคงไม่มีใครสามารถเดินเข้ามาในออฟฟิศที่โล่งไม่มีโต๊ะทำงาน ไม่มีเก้าอี้ แล้วสามารถเลือกทำงานได้ทันที
ถ้าคุณมีงบมากหน่อย คุณก็ควรจะเลือกเฟอร์นิเจอร์พวกนี้ให้เหมาะสำหรับสไตล์การทำงานของบริษัทคุณ อาจจะให้เหมาะกับรูปแบบการทำงานเช่นโต๊ะที่สามารถใส่เอกสารได้เยอะสำหรับบางแผนก หรือเก้าอี้ที่มีสีสันหน่อยให้เหมาะกับสไตล์การทำงานของคน
โต๊ะทำงาน
เก้าอี้ทำงานแบบมีล้อ
ฉากกั้นห้อง
โต๊ะประชุม
โคมไฟ
นาฬิกา
โต๊ะยืน
หรือถ้าออฟฟิศคุณมีผู้บริหาร หรือส่วนทำงานที่ต้องรับลูกค้าบ่อยๆ คุณก็อาจจะดูเฟอร์นิเจอร์ส่วนของผู้บริหารได้ ราคาแพงแต่ก็สมกับคุณภาพและภาพลักษณ์
ในส่วนนี้คือหมวดสำหรับการเก็บเอกสารต่างๆ บางคนอาจจะไม่เห็นค่าของการจัดออฟฟิศให้เป็นระเบียบ แต่การจัดวางของให้เรียบร้อย ก็เป็นทริคในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางานอย่างหนึ่งเลยนะครับ
นอกจากนี้แล้ว บางแผนกในออฟฟิศ เช่นแผนกการเงิน ฝ่ายบุคคล หรือแผนกฝ่ายขายที่ต้องเก็บข้อมูลลูกค้าเยอะๆ อาจจะต้องใช้ที่เก็บเอกสารแบบที่ล็อคได้หรือว่าที่มีความปลอดภัยมากหน่อย ในส่วนนี้คุณก็ต้องดูการใช้งานให้พอดีนะครับ
ตู้เก็บเอกสาร
ลิ้นชักเก็บของ
ชั้นวางของ
กล่องพลาสติกใส
ที่กั้นเอกสารในลิ้นชัก
แล้วถ้าคุณมีเอกสารต้องจัดเก็บเยอะ อาจจะต้องซื้อฉลากสติ๊กเกอร์มาแปะเพื่อไว้เตือนตัวเองว่าตู้เอกสารแต่ละที่ เก็บเอกสารแบบไหนไว้บ้าง เพราะถ้าไม่มีระบบอะไรไว้เตือนบ้าง ผ่านไปสามสี่เดือนเราก็ลืมแล้วครับ
ถ้าคุณเป็นแผนกที่ต้องมีการจัดส่งของ หรือจัดวางบิลผ่านทางไปรษณีย์ คุณก็จำเป็นต้องมีเครื่องใช้สำนักงานที่เกี่ยวข้อง ในหมวดนี้เรามาดูกันว่าเครื่องใช้สำนักงานที่เกี่ยวข้องกับการส่งไปรษณีย์ และการขนส่งมีอะไรบ้าง
ซองจดหมาย
เครื่องเขียนต่างๆ (กลับไปดูหมวดแรก)
ซองเอกสาร
กล่อง
เทปกาวสีน้ำตาล
ฉลากแปะเอกสาร
แผ่นกันกระแทก
แสตมป์
ธุรกิจที่ผมทำอยู่มีการส่งไปรษณีย์ ส่งพัสดุออกบ่อยมาก ผมต้องซื้อบอร์ดไม้มาแปะใบราคาค่าส่งไปรษณีย์ไทยและค่าส่งเคอรี่ เพื่อเป็นการง่ายต่อการคำนวณราคาให้ลูกค้าเลย
ถ้าคุณต้องจัดประชุมหรือร่วมงานกับคนอื่นหรือแผนกอื่นบ่อยๆ ให้ลองดูว่าเครื่องใช้สำนักงานข้างล่างนี้สามารถทำประโยชน์ให้กับคุณได้หรือเปล่า
กระดานไวท์บอร์ด
แปรงลบไวท์บอร์ด
กระดานดำ
ชอล์ก
บอร์ดไม้
หมุด
ขาตั้ง
เครื่องฉายภาพโปรเจคเตอร์
ระบบประชุมทางโทรศัพท์ (conference call)
ไม่ว่าที่ทำงานเราควรจะใหญ่หรือเล็กแค่ไหน ความสะอาดก็เป็นสิ่งสำคัญเสมอ ต่อให้คุณมีคนดูแลรับผิดชอบด้านทำความสะอาดอยู่แล้ว การซื้ออุปกรณ์ทำความสะอาดมาสำรองไว้ในบริษัทก็เป็นสิ่งที่ดีครับ บางวันพนักงานเราอาจจะทำกาแฟหกโต๊ะ ทำพื้นเลอะ ซึ่งในกรณีนี้ เราก็ต้องรีบทำความสะอาดไม่งั้นก็คงทำงานต่อกันไม่ได้
น้ำยาทำความสะอาด
ผ้าเช็ดโต๊ะ
สบู่
กระดาษชำระ
ถังขยะ
ถุงขยะ
หรือถ้าคุณไม่มีอะไรเลยก็อาจจะต้องเริ่มซื้อตั้งแต่ไม้ถูพื้น ไม้กวาด ถุงมือและน้ำยาทำความสะอาดต่างๆเป็นต้น
หมวดนี้ก็คงเป็นหมวดที่พนักงานบางคนชอบใจมากที่สุด ของใช้ในครัวสำคัญสำหรับการเป็นอยู่ของพนักงาน บางคนก็คงอยากทานกาแฟเพื่อกระตุ้นให้ตัวเองทำงานได้เร็วขึ้น บางคนก็คงอยากได้ที่ทานอาหารกลางวัน ในกรณีนี้คุณอาจจะไม่จำเป็นต้องเตรียมจานชามมาให้พนักงาน แต่เครื่องใช้ในครัวบางอย่างก็จะช่วยอำนวยความสะดวกให้พนักงานได้เยอะ
เครื่องชงกาแฟ
กาน้ำชา
แก้ว
ถ้วย
น้ำดื่ม
ตู้เย็น
ไมโครเวฟ
ของบางอย่างเช่นเครื่องชงกาแฟ คุณอาจจะทดแทนด้วยการซื้อเป็นกาต้มน้ำร้อนพร้อมด้วยกาแฟซองแทนก็ได้
ความปลอดภัยเป็นสิ่งที่สำคัญ กรณีที่พนักงานเราเกิดเจ็บป่วยขึ้นมา เราก็ควรมีอะไรเตรียมเผื่อไว้บางเพื่อช่วยเหลือเขา
ชุดปฐมพยาบาลพื้นฐาน
ไฟฉาย
เครื่องดับเพลิง
เครื่องตรวจจับควัน
เครื่องดับเพลิงกับเครื่องตรวจจับควันส่วนมากจะมากับตึกอาคารนะครับ แต่ถ้าอาคารคุณไม่มีให้ด้วยเหตุผลอะไรก็แล้วแต่ คุณก็อาจจะต้องเตรียมมาเผื่อไว้
ในหมวดนี้เราจะไม่ดูจากประโยชน์การใช้งาน แต่จะดูประโยชน์จากความสวยงามแทน เพราะการสร้างบรรยากาศที่ดีก็ทำให้คนเรามีความกระตือรือร้นอยากทำงานมากขึ้น
ต้นไม้เล็กๆ
ภาพติดกำแพง
กรอบรูป
พรม
ผ้าม่าน
ป้ายชื่อ
ถาดโต๊ะ
แจกัน
ข้อสำคัญของหมวดนี้ก็คือหากธุรกิจของคุณ ‘ให้ลูกค้าเข้ามาในออฟฟิศ’ ยังไงคุณก็ต้องมีการตกแต่งออฟฟิศเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของธุรกิจ ของบางอย่างดูฟุ่มเฟือยใช้การไม่ได้ แต่มันทำให้ลูกค้าอยากซื้อสินค้าหรือร่วมธุรกิจกับเรามากขึ้นนะครับ
รายชื่อเครื่องใช้สำนักงานในบทความนี้อาจจะดูเยอะไปหน่อย แต่การทำธุรกิจมีรายละเอียบเยอะ มีอะไรจุกจิกหลายอย่าง บางรายการต่อให้คุณไม่ได้ใช้ทุกวัน ไม่ได้ใช้เดี๋ยวนี้ แต่ถ้าวันที่คุณต้องรีบใช้จริงๆ ถ้าออกไปซื้อใกล้ตัวแล้วหาไม่ได้ คุณก็คงลำบากไม่น้อย
ที่มา ไทยวินเนอร์.com