🏊‍♂️ Espace Bénévoles : Objectif Buvette Éphémère Summer 2026 ! ☀️

Chers membres des Lynx du Triathlon Valognes Cotentin, un immense MERCI ! Vous êtes plus de 50 à avoir répondu présents pour nous prêter main-forte cet été. 🐾

Grâce à votre engagement exceptionnel sur les 25 créneaux de la saison (du 8 juillet au 31 août, chaque mercredi, samedi, dimanche + les jours fériés du mardi 14 juillet et samedi 15 août), nous allons pouvoir collecter les fonds nécessaires pour financer l'intégralité de nos créneaux de piscine avec notre coach ! 🎯

🤝 Un grand merci aux Bains du Cotentin pour la confiance absolue qu'ils nous accordent en nous confiant la gestion de cet espace tout au long de l'été pour soutenir notre club.

🧭 La Buvette : Où la trouver ?

Le local dédié à la buvette se situe au sein même des Bains du Cotentin :

• • • 🚪 Pour les bénévoles : L'accès se fait par les bassins couverts. Empruntez la porte du local technique située juste à côté de la pataugeoire, puis ouvrez la porte marquée "Buvette" tout au fond à gauche. 

    • 🍦 Pour les clients : Le comptoir donne directement sur le bassin nordique extérieur, juste en face de la plage verte.
       

📋 La Checklist de Mission : Réussir son Après-Mini

⏰ Horaires d'ouverture au public : 14h00 à 18h00.

• • • Arrivée des bénévoles : Vers 13h45 pour installer le stand. 

    • Départ des bénévoles : Vers 18h15 après le rangement et le nettoyage. 

    • 👥 Sécurité & Convivialité : Vous êtes toujours au minimum 2 licenciés par après-midi. 

    • 👕Dress code : Pensez à porter un vêtement aux couleurs du club pour être facilement identifiables.
       

1️⃣ À l'arrivée (vers 13h45) 🧼

• • • [ ] Récupération des clés du local & de la caisse : Présentez-vous directement à l'accueil de la piscine pour récupérer les clés du local et de la caisse. 

    • [ ] Vérification technique impérative ⚠️ : S'assurer que le combiné réfrigérateur / congélateur fonctionne parfaitement et que les produits sont bien frais.
      🔴 Attention : Si vous constatez que la partie congélateur est en panne, ne vendez surtout pas les glaces ! 

    • [ ] Mise en place de l'affichage 📝 : Vérifier que les affiches officielles avec les prix ronds et les visuels des produits sont bien présentes, propres et parfaitement visibles depuis le bassin pour les clients. 

    • [ ] Installation des outils 💳 : Sortir la caisse (fond de caisse de 420 € disponible), allumer le terminal SumUp autonome, et placer judicieusement quelques produits gourmands sur le comptoir pour donner envie aux baigneurs. 

    • [ ] Kit Hygiène & Propreté 🧽 : Installer au point l'essuie-tout, l'éponge, le spray nettoyant et préparer le sac poubelle. Il y a une grande poubelle avec sac poubelle noir pour les déchets recyclés, cette poubelle sera ensuite vidée par le personnel de la piscine. Il y a des sacs poubelles blancs pour les déchets non recyclables.

    • [ ] Le coup de pouce micro 📣 : Demander gentiment à l'équipe de l'accueil si une petite annonce micro peut être diffusée vers 16h00 pour annoncer aux baigneurs "l'heure du goûter".
       

2️⃣ Pendant le service (14h00 - 18h00) 🛒

[ ] Sécurité 🛑 : Bord de bassin oblige, aucun verre ni aucune canette ne doivent circuler ! Tout est vendu en briquette ou versé dans un gobelet. À défaut, les consommations doivent impérativement se faire sur la plage verte. 

[ ] Règle de l'Éco-cup (Consigne 1 €) 🥤 : Eviter de donner une canette (fermée ou ouverte) directement au client. Versez systématiquement le soda ou l'eau dans un gobelet consigné au nom de la piscine (60 gobelets à disposition). 

[ ] Tracer TOUTES les ventes & consommations 📝 : Notez rigoureusement chaque article vendu dans le cahier papier dédié, y compris le détail des mouvements de consignes Eco-cup (prises et rendues).
🥤 Important pour les stocks : Notez également dans le cahier toutes les boissons prises gratuitement par les bénévoles. Elles doivent apparaître dans le bilan pour nous permettre de suivre l'état réel des stocks et de planifier les futurs achats chez Intermarché.

[ ] À l'écoute des clients 💬: Demandez aux clients s'il y a des produits manquants qu'ils apprécieraient trouver. Notez scrupuleusement leurs suggestions dans le cahier pour que le bureau puisse adapter les prochains approvisionnements.
 

3️⃣ Au départ (Dès 18h00) ✨

• • • [ ] Nettoyage complet du local 🧼 : Nettoyer impeccablement le plan de travail et le comptoir avec le spray, laver et rincer tous les Éco-cups récupérés. Le local doit être rendu parfait. 

    • [ ] Comptabilité & Numérique 📊 : Ouvrir le fichier Excel de suivi (via les liens ci-dessous) pour y consigner les ventes (et la consommation bénévole), vérifier le stock restant, et recompter le cash (espèces) + le montant total validé sur la CB. 

    • [ ] Fermeture & Sécurisation 🔒 : Ranger le matériel, éteindre les lumières et verrouiller soigneusement le local de la buvette. 

    • [ ] Gestion de la caisse 💰 : Laisser le fond de caisse (420 €) dans la caisse au sein de la buvette. Si possible, prenez la recette du jour avec vous pour la confier rapidement à un membre du bureau. Sinon, sécurisez la recette dans la caisse du local, puis rendez impérativement toutes les clés à l'accueil de la piscine.
       

🛠️ Vos Outils Numériques : Liens Pratiques

Pour que la gestion soit un jeu d'enfant, voici vos outils connectés indispensables :

(si vous n'arrivez pas à ouvrir les fichiers vous devez vérifier vos conditions d'accès ICI)

• 📊 Fichier Excel ICI : À remplir en fin d'après midi les 2 premiers Onglets les cellules en jaune (vous pouvez le faire le soir sur un PC si vous préférez) :

  • • Caisse du jour : remplir uniquement les cellules jaunes des deux colonnes suivantes : Stock de début d'après-midi (en recopiant les valeurs de stock de fin d'après-midi de la session précédente), puis Quantité vendue dans votre session.

    • Suivi des recettes : remplir les cellules jaunes de votre date de session. Renseignez le nom des bénévoles, la Recette théorique du jour (calculée par la feuille Caisse du jour), la Recette en espèces, la Recette en carte bancaire et, si besoin, un commentaire s'il y a un écart de caisse important. 

• 🖼️ L'affiche des tarifs ICI : Modèle visuel officiel avec les prix ronds à imprimer ou vérifier sur place.
   

💳 Utilisation du Terminal SumUp Autonome

Pas besoin de smartphone ! Notre terminal fonctionne de manière 100 % autonome grâce à sa carte SIM intégrée :

1. 1. 1. Allumez le terminal en restant appuyé sur le bouton Marche/Arrêt. 

      2. Saisissez le montant exact de la vente en euros. 

      3. Validez et tendez le terminal au client pour un paiement sans contact ou par code. 

      4. ⚠️ Consigne importante : L'appareil est configuré pour l'équipe, merci de ne pas modifier ses paramètres. Pensez simplement à le rebrancher sur son socle en partant pour qu'il soit chargé à 100 % pour les copains du lendemain !
          

🍧 Les Avantages Bénévoles (Le petit + !)

• • • Rafraîchissement offert 🥤 : Les bénévoles présents sur le stand peuvent bien évidemment se rafraîchir gratuitement (de façon raisonnable et responsable) durant l'après-midi. (N'oubliez pas de le noter sur le cahier de suivi !) 

    • Accès famille 🏊‍♂️ : Pour chaque licencié qui donne de son temps, 1 entrée piscine gratuite est offerte par Vert Marine pour son conjoint ou son enfant qui l'accompagne ! Pas besoin de suivi écrit au club, signalez-vous simplement à l'accueil de la piscine en arrivant.
       

🙋‍♂️ Une question ? Un problème de planning ? Consultez le planning sous forme de sondage épinglé dans notre groupe WhatsApp "Triathlon Valognes Cotentin" ou contactez directement un membre du bureau. Il existe aussi le sous groupe BUVETTE Piscine.

Bon été, bonnes ventes à tous et encore merci... Allez les Lynx ! 🦊🐾